Comment établir des relations avec un nouveau collègue à distance ?

Saviez-vous que près d'un tiers des nouveaux employés quittent leur emploi dans les six premiers mois ? Les raisons varient, mais le manque évident d'efforts pour que les nouveaux arrivants se sentent les bienvenus a été cité comme l'une des principales raisons pour lesquelles tant de travailleurs ont choisi de démissionner si peu de temps après avoir été nommés. Lorsque les nouveaux collègues établissent un lien social fort avec les membres de leur équipe, ils sont tout simplement plus productifs et plus engagés dans leur travail. Le défi que nous devons relever est que l'établissement de relations avec de nouveaux collègues n'est pas devenu plus facile dans un monde post-pandémique où une majorité de travailleurs âgés de 22 à 65 ans travaillent à distance.  

Alors, comment établir des relations avec de nouveaux collègues dans un monde de plus en plus numérique ?  

C'est un défi qui peut être facilement relevé en utilisant les stratégies ci-dessous.   

Les défis de la communication numérique sur le lieu de travail

La technologie est l'épine dorsale de notre main-d'œuvre à distance. Franchement, elle est devenue l'épine dorsale de la société moderne ! Si les organisations ont dû surmonter les difficultés liées à la mise en place d'une main-d'œuvre à distance au début de la pandémie, c'est aujourd'hui devenu la norme. Malheureusement, dans ces environnements distants, nous perdons notre capacité à lire et à interpréter les signaux non verbaux que nous recevons de nos collègues, comme leur langage corporel et leurs expressions faciales. Cependant, la société a connu une sorte d'évolution et nous avons mis au point de nouvelles méthodes de communication efficaces dans un monde qui repose beaucoup plus sur la communication numérique qu'il y a seulement deux ans et demi.  

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L'importance des rapports sur le lieu de travail virtuel

Le rapport Work Trend Index récemment publié par Microsoft révèle que les entreprises sont confrontées à un sentiment croissant de déconnexion entre les employés en raison d'un manque profond de relations entre eux. Plus précisément, il a été établi que seule la moitié de la main-d'œuvre mondiale travaillant à distance ( ) a le sentiment d'entretenir des relations étroites avec ses collègues.  

Ce manque de relation peut conduire à des tensions inutiles et à des conflits entre employés, ce qui peut nuire considérablement à la productivité. Des employés plus heureux sont des employés plus productifs, et lorsque les organisations atteignent des niveaux maximaux de rapports entre collègues, l'ensemble de l'organisation fonctionne de manière plus efficace et plus rentable. 

Avant de vous présenter les meilleures stratégies pour établir des relations avec de nouveaux collègues, il convient de souligner que ces stratégies ne seront efficaces qu'une fois que les collègues auront reçu l'équipement et les informations dont ils ont besoin pour s'acquitter de leurs responsabilités professionnelles. Une bonne première étape consiste à tendre la main aux nouveaux collègues et à leur demander s'ils disposent des outils dont ils ont besoin.  

Toujours partir d'une intention positive

Cet aspect est crucial dans un monde post-pandémique qui repose si fortement sur les communications numériques. Les messages électroniques qui comportent une ponctuation excessive ou qui sont rédigés en majuscules (par exemple, "FAITES-LE MAINTENANT !!!") risquent fort d'être mal interprétéspar le destinataire. En présumant d'une intention positive, nous commençons chaque interaction (en particulier avec un nouveau contact) en supposant que l'expéditeur a de bonnes intentions, quel qu'en soit le contenu. Cette étape n'est pas toujours facile, mais elle nous permet de poser les bonnes bases de la relation.  

Faire en sorte que les nouveaux collègues se sentent compris

Dans "Les 7 habitudes des personnes très efficaces" de Stephen Covey, l'un des livres les plus populaires de l'histoire, l'une des habitudes les plus appréciées est la suivante : "Cherchez d'abord à comprendre" : Chercher d'abord à comprendre. Ensuite, se faire comprendre. Dans la pratique courante, il s'agit de montrer à votre nouveau collègue que vous voulez comprendre son point de vue. Le simple fait de poser des questions qui invitent vos nouveaux collègues à s'ouvrir peut vous permettre de démontrer que vous appréciez leurs sentiments et leurs contributions.

Être accessible

Les nouveaux collègues auront sans aucun doute beaucoup de questions à poser, alors montrez-leur que vous vous efforcez de maintenir toutes les lignes de communication ouvertes. Prenez contact avec eux dès le début de la relation et dites-leur qu'il est normal qu'ils aient beaucoup de questions au début et que vous êtes heureux de pouvoir répondre à ces questions.

En étant plus accessible à vos nouveaux collègues, vous leur montrez que vous voulez les soutenir et ils se sentiront plus à l'aise pour poser les questions clés au début de la relation. Il est également judicieux d'indiquer à votre collègue comment il peut poser ses questions. Par exemple, le courrier électronique, la vidéoconférence, les réunions hebdomadaires, le chat instantané, etc.

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Encourager les discussions "virtuelles" avec les membres de l'équipe

Saviez-vous que, pour certaines personnes, il est plus probable qu'elles ressentent des émotions négatives lorsqu'une nouvelle personne rejoint les rangs ? La crainte d'être remplacé ou de voir un nouveau collaborateur révéler des faiblesses internes au sein du groupe de travail sont des préoccupations bien réelles. Ce sont également les principales raisons pour lesquelles les nouvelles recrues peuvent créer un sentiment d'intimidation au sein d'un groupe très soudé.  

Nous pouvons surmonter ces sentiments lorsque les membres de l'équipe entrent en contact avec un nouveau collègue et l'invitent à une pause-café "virtuelle". Il s'agit d'une "rencontre et d'un accueil" qui peut impliquer plus de deux personnes, et c'est un moyen efficace de mettre le nouveau venu à l'aise au sein du groupe. Bien sûr, les nouveaux embauchés vont parfois chercher à se faire connaître par eux-mêmes, mais cela peut aussi être intimidant. Pourquoi ajouter au stress que vos nouveaux collègues ressentent déjà probablement du fait de leur nouvel emploi ?  

Lorsqu'on leur propose de prendre un café et de bavarder, les nouveaux collègues se sentent beaucoup plus à l'aise et c'est la première étape idéale pour établir une nouvelle relation. C'est aussi l'occasion idéale de parler de l'entreprise et d'introduire le jargon de l'entreprise.

Utiliser les options vidéo 

55 % de la communication est visuelle. Il n'est donc pas étonnant que l'utilisation d'applications vidéo pour les réunions ait augmenté de 50 % par rapport à ce qu'elle était avant le début de la pandémie. Les textes, les messages électroniques et les appels téléphoniques ont tous leur utilité, mais sans les repères visuels auxquels nous sommes habitués, nous passons littéralement à côté de plus de la moitié du message réel de l'expéditeur.

Alors que les environnements de travail à distance continuent d'être mis en place, les applications de vidéoconférence font de plus en plus partie de nos habitudes quotidiennes au bureau. La vidéo n'offre peut-être pas toutes les fonctionnalités d'une interaction en personne, mais elle permet de réduire considérablement la distance entre les membres de l'équipe et donne à votre nouveau collègue une idée plus précise de la culture de votre organisation.

Adoptez le pouvoir de l'"Emoji" ! 

Dans le monde professionnel, les emojis ne sont plus un jeu d'enfant - ils sont un moyen utile de communiquer nos émotions. Des études récentes montrent que nous nous sommes tellement habitués à utiliser des émojis dans nos communications que nous avons été conditionnés à réagir aux émojis de la même manière qu'à une véritable expression faciale humaine. En 2020, 7 professionnels sur 10 utilisaient des emojis dans leurs communications, et ce chiffre ne fait qu'augmenter à mesure que notre monde devient de plus en plus numérique !

Montrez à votre nouveau collègue que l'utilisation des emojis est parfaitement acceptable dans la culture de votre organisation, et vous découvrirez rapidement à quel point ils peuvent être efficaces pour "lire" avec précision l'état émotionnel d'une personne. 

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Le rire crée des liens - Utilisation de mèmes et de gifs

Demandez à n'importe quel professionnel de la vente et il sera d'accord avec vous : si vous pouvez les faire rire, vous pouvez les faire acheter. Nous ne sommes pas sûrs qu'il soit aussi facile d'amener quelqu'un à ouvrir son portefeuille, mais nous avons constaté que les gens qui rient ensemble ont tendance à s'apprécier davantage. Les médias sociaux regorgent de mèmes et de gifs que vous pouvez partager avec un nouveau collègue pour le faire rire ou simplement sourire.

Créer un peu de rire entre vous et votre collègue ne fait pas qu'améliorer la communication ; cela joue un rôle crucial dans le niveau de lien émotionnel entre vous deux.

Conclusion

Alors que les pauses café, les emojis et les rires peuvent sembler n'apporter que peu de choses en termes de contributions significatives aux objectifs d'une équipe de travail, nous devons comprendre que la capacité à établir des rapports plus profonds, en particulier avec un nouveau collègue, est un facteur crucial de la performance d'un groupe de travail. 

Si les dirigeants d'entreprise souhaitent constituer des équipes de travail hautement fonctionnelles sur le marché moderne, ils doivent aller au-delà des titres, des certifications et des compétences techniques - ils devront commencer à considérer leur personnel comme des personnes avant tout.

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Nous avons mentionné précédemment que la technologie était devenue l'épine dorsale de la société moderne, et que les organisations leaders du secteur réussissent aujourd'hui grâce à leurs investissements dans la technologie des ressources humaines.   

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