Les meilleures stratégies éprouvées pour trouver des candidats avec ATS et CRM

La plupart des recruteurs ont connu le stress de ne pas pouvoir trouver des candidats à temps pour un poste à pourvoir.

Lorsque les entreprises ne peuvent pas embaucher à temps, cela a un impact direct sur leur croissance. Faute de personnel pour occuper les postes vacants, elles devront soit reporter leurs projets, soit confier davantage de travail aux employés existants, qui sont déjà très occupés par leurs tâches quotidiennes.

D'une manière ou d'une autre, la lenteur des recrutements entraîne une pression énorme sur l'entreprise, ce qui peut se traduire par plusieurs mois d'opportunités de croissance perdues. 

Par exemple, le délai médian d'embauche pour un nouveau poste est de 33 à 49 jours, selon le secteur d'activité, d'après une étude menée par LinkedIn. Et quand on parle d'un mois pour embaucher une seule personne, il y a manifestement matière à amélioration.

Le fait que 75 % des entreprises dans le monde aient connu des pénuries de talents ou des difficultés de recrutement (selon une enquête de ManpowerGroup réalisée en 2022) n'aide pas non plus.

Toutefois, c'est précisément parce qu'il s'agit d'un défi majeur pour le secteur que les agences de recrutement ont fait de la rapidité des délais d'embauche un avantage concurrentiel, en tirant le meilleur parti des outils qui les aident à trouver des candidats de qualité beaucoup plus rapidement.

Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu'il faut savoir sur l'utilisation d'outils tels que les systèmes de suivi des candidats (ATS) et la gestion de la relation client (CRM) pour accélérer votre recrutement, tout en améliorant la qualité des candidats que vous trouvez pour vos clients.

Avant d'aborder les avantages des outils de recrutement modernes, il convient de comprendre pourquoi le processus d'embauche peut être si long, du point de vue du recruteur.

Les 3 principales raisons pour lesquelles les recruteurs ne peuvent pas aider leurs clients à embaucher assez rapidement :

En général, les recruteurs ne peuvent pas aider leurs clients assez rapidement parce que.. :

1. Ils ne parviennent pas à trouver le bon candidat à temps pour la période d'embauche.

Si les recruteurs ne parviennent pas à trouver les bons candidats, leurs clients s'adresseront très probablement à quelqu'un d'autre, quelle que soit la rapidité avec laquelle vous trouvez des candidats.

Pour réduire votre temps d'embauche, il ne suffit pas d'apprendre à inonder vos clients de centaines de demandes d'emploi pour les impressionner. C'est l'inverse ! 

Tout d'abord, trouvez un moyen de trouver des candidats incroyablement talentueux (nous vous montrerons comment ci-dessous), puis faites plus de ce qui fonctionne, afin de maximiser vos chances de trouver les bonnes personnes pour vos clients.

2. Ils s'occupent de trop de clients en même temps.

Le recrutement est une activité stressante. Et si vous travaillez avec plusieurs, voire des centaines de clients à la fois, le stress est décuplé.

Outre la sélection d'un nombre incalculable de candidatures, les recruteurs doivent également équilibrer la gestion des comptes afin d'établir et d'entretenir des relations avec les clients.

Si vous n'utilisez pas d'outils tels qu'un système de gestion de la relation client (CRM) pour vous aider à gérer vos clients, il vous sera difficile de vous concentrer sur ce qui compte le plus : obtenir des candidats de qualité avant la date limite de dépôt des offres d'emploi.

3. Ils ne disposent pas d'un processus rationalisé pour traiter plusieurs offres d'emploi à la fois.

Les recruteurs doivent régulièrement publier des offres d'emploi sur plusieurs plateformes. Si l'on considère un seul emploi, cela peut se traduire par cinq annonces différentes, par exemple. Ce n'est pas si mal.

Mais supposons que vous travailliez avec dix clients différents à la fois, qui souhaitent que vous les aidiez à pourvoir cinq postes chacun : Cela fait 50 postes à surveiller.

Et si vous publiez chaque offre d'emploi sur cinq plateformes différentes, cela représente 250 publications dont vous devez assurer le suivi chaque jour, sans compter le processus de sélection et d'examen de chaque candidat.

Sans outils tels qu'un STA (voir ci-dessous) pour gérer toutes ces inscriptions, la situation peut rapidement devenir incontrôlable. 

Que sont les outils ATS et CRM, et comment peuvent-ils vous aider à trouver des candidats plus rapidement et plus efficacement ?

Systèmes de suivi des candidats (ATS)

Un système de suivi des candidatures, ou ATS, est un système qui vous aide à gérer les candidats et les postulants à partir de vos offres d'emploi ou de votre vivier de talents.

Les ATS ayant été conçus pour optimiser le processus de recrutement, ils contribuent généralement à l'amélioration de ces paramètres :

• Délai d'embauche - utilisé pour mesurer le temps qu'il faut à un recruteur pour trouver un candidat qui aboutisse à la décision d'embauche d'un client.
• Qualité de l'embauche - une mesure qualitative utilisée pour déterminer si le candidat embauché convient à l'entreprise, la durée de la mesure variant d'une entreprise à l'autre.
• Coût par embauche - calculé en divisant la somme de toutes les dépenses liées à l'embauche par le nombre de candidats effectivement embauchés.

L'amélioration de ces paramètres permet de trouver plus rapidement des candidats de meilleure qualité.

Toutefois, si l'on se contente de parler de métriques, il est difficile de visualiser l'impact réel d'un bon système de gestion des candidatures sur le processus de recrutement.

Voici quelques exemples :

Pensez à votre journée de travail moyenne en regardant cette interface "glisser-déposer" d'une page, au lieu de 30 onglets de navigateur et de piles de documents sur votre bureau : 

Source : https://www.manatal.com/features/ats/ 

Un autre grand avantage de l'utilisation d'un ATS pour accélérer le recrutement est que le système enregistre automatiquement chaque étape à laquelle se trouve chaque candidat, en termes de processus de recrutement. Il n'est donc plus nécessaire de faire des allers-retours entre les candidatures lorsque vous devez soumettre votre liste de candidats présélectionnés à un client.

Outre les candidats recommandés par l'IA pour faciliter le processus de sélection, un bon ATS comprend également des profils de candidats, où le système compile automatiquement les informations accessibles au public sur une page par candidat. En particulier pour les clients qui accordent une grande importance à l'adéquation culturelle, cette fonction vous aide à établir une liste restreinte des candidats les plus susceptibles de convenir à l'entreprise.

Voici un exemple de profil de candidat complet :

Source : https://www.manatal.com/features/ats/ 

Il ne faut pas non plus oublier la possibilité de publier des offres d'emploi sur des milliers de plateformes en même temps, ainsi que la possibilité d'envoyer des courriels en masse. Un bon ATS élimine les tâches redondantes en faisant plus avec moins.

Avec un STA, vous devriez être en mesure de sélectionner vos plateformes d'offres d'emploi préférées et de voir l'évolution de chaque offre sur toutes les plateformes, le tout en un seul endroit :

Source : https://www.manatal.com/features/ats/ 

Il devrait en être de même pour l'envoi de courriers électroniques, puisque les données des statistiques du travail des États-Unis indiquent qu'il y a en moyenne deux emplois disponibles par personne à la recherche d'un emploi. Cela signifie que tout courrier électronique ou contact avec des candidats doit être effectué le plus rapidement possible.

Si vous avez plusieurs candidats que vous souhaitez contacter pour la première fois, il serait plus efficace d'envoyer tous les courriels de présentation en même temps.

Les capacités d'envoi massif d'e-mails de l'ATS devraient vous permettre de gagner des heures sur votre journée, en compilant les e-mails de plusieurs plateformes en un seul, et en les intégrant à votre calendrier, comme ceci : 

Source : https://www.manatal.com/features/ats/ 

En résumé, l'ATS vous fait gagner du temps avant l'embauche parfaite, en vous permettant de publier des milliers d'offres d'emploi en quelques clics, en organisant vos candidats, en améliorant votre processus de sélection et en vous fournissant tout ce dont vous avez besoin pour établir la liste des meilleurs candidats.

Maintenant que nous avons abordé les avantages de l'ATS, passons au monde de la gestion de la relation client, pour découvrir comment vous pouvez gagner plus de temps dans le processus de recrutement, du point de vue de la gestion des clients.

Module de Gestion de la Relation Client

Le pain et le beurre d'un recruteur dépendent de ses relations avec ses clients et de la satisfaction de leurs besoins en matière de recrutement. 

Plus il y a de clients, plus il y a de revenus pour votre entreprise. Ainsi, en plus de répondre aux besoins des clients existants, les équipes de recrutement doivent constamment trouver de nouveaux prospects qui se transformeront en clients à l'avenir.

C'est pourquoi les agences de recrutement ou les équipes RH finissent souvent par arriver à un point où l'approche traditionnelle de la gestion des clients (feuilles de calcul, échanges d'e-mails) ne suffit plus.

La gestion de la relation client en file d'attente vous permet de gagner en efficacité. Un bon CRM doit vous aider à gérer des centaines de clients et à suivre des prospects simultanément, afin de ne pas mélanger les priorités.

Cela signifie que le succès d'un CRM réside dans le maintien et la création de nouvelles relations entre le cabinet de recrutement et les clients. Ainsi, les mesures clés liées à la gestion de la relation client sont les suivantes :

• Taux de fidélisation des clients - mesure générale de la capacité d'une agence de recrutement à fidéliser ses clients par mois. Ce taux est généralement exprimé en pourcentage, par exemple 90% des clients sont conservés, ce qui signifie que le cabinet a perdu 10% de ses clients.
• Recettes mensuelles - montant des recettes mensuelles d'une entreprise avant déductions.

Un bon CRM doit améliorer ces deux paramètres pour être considéré comme réellement efficace, car ils sont tous deux interdépendants. Selon cet article de Forbes, une augmentation de seulement 5 % du taux de fidélisation des clients peut se traduire par une augmentation de plus de 25 % des bénéfices de votre entreprise.

Voici comment les systèmes de gestion de la relation client peuvent vous aider à atteindre cet objectif :

Par exemple, remarquez ici comment un CRM vous aide à distinguer les pistes, les prospects, les prospects engagés et ceux qui en sont au stade de la négociation avant de signer un contrat avec vous :

Source : https://www.manatal.com/features/recruitment-crm 

Il est ainsi beaucoup plus facile de gérer son énergie lors de la communication avec les clients. De plus, cela simplifie les mises à jour des progrès aux échelons supérieurs, où vous pouvez indiquer en interne combien de pistes sont en cours de traitement ou combien de nouveaux clients ont signé au cours de la semaine écoulée, par exemple.

L'abonnement à un système de gestion de la relation client permet également de gagner du temps en exportant les données relatives à l'embauche pour les montrer aux clients. 

Cela signifie que vous devez fournir à vos clients une liste complète de candidats, y compris leurs compétences clés, leur dernier emploi, leur dernier salaire, etc. Vous pouvez également personnaliser ce que vous voulez que vos clients voient dans les rapports.

Mais pour vous, l'une des caractéristiques les plus avantageuses d'un système moderne de gestion de la relation client doit être la possibilité de suivre les revenus générés par tout cela.

Le CRM vous permet de connaître les rentrées d'argent de chaque client, la rémunération de chaque recruteur, et bien d'autres choses encore.

Voici à quoi ressemble le suivi des revenus sur Manatal :

Source : https://www.manatal.com/features/recruitment-crm 

La clarté des finances permet de mesurer le retour sur investissement et de développer des indicateurs clés de performance et des objectifs importants pour la croissance de l'entreprise. Enfin, vous serez en mesure d'aller au-delà de mesures telles que le coût par embauche ou de chiffres généraux tels que le taux de fidélisation des clients pour valider ce que vous faites.

Vous pouvez utiliser les données sur les recettes provenant des clients et des membres de votre équipe pour développer une vision à trois, six ou douze mois sur les objectifs de recettes, par exemple, ce qui a toujours été difficile à mesurer.

Comment l'ATS et le CRM fonctionnent ensemble pour réduire les délais d'embauche et permettre aux recruteurs d'économiser plusieurs heures par semaine.

En termes simples, un STA sert à trouver et à gérer les candidats. Un système de gestion de la relation client sert à gérer vos clients, qui vous engagent pour trouver des candidats.

Un ATS vous aide à créer et à entretenir un vivier de talents toujours à portée de main. Ainsi, même dans les délais les plus serrés, vous aurez toujours au moins quelques candidats à recommander, au lieu de rechercher frénétiquement des candidats à partir de zéro.

Un système CRM vous aidera à gérer des centaines de clients existants, tout en gérant les prospects qui pourraient devenir vos clients à l'avenir.

Ces fonctionnalités de base vous aident à augmenter les revenus de votre entreprise, en gérant les clients tout en leur trouvant les meilleurs talents dans leurs secteurs respectifs.

Quels sont donc l'ATS et le CRM les mieux adaptés à mes besoins ?

Jusqu'à présent, de nombreux recruteurs considéraient le système de gestion des candidatures et le système de gestion de la relation client comme deux logiciels distincts. Mais l'idée de passer d'une plateforme à l'autre va à l'encontre de l'objectif de gain de temps et de commodité.

C'est pourquoi il est intéressant de trouver un service qui peut faire les deux au sein d'une même plateforme. La bonne nouvelle pour les recruteurs, c'est qu'il existe des SaaS modernes qui offrent des services complets de STA et de CRM dans un seul et même logiciel.

Les SaaS comme Manatal intègrent un ATS et un CRM dans la même plateforme, ce qui signifie que vous et votre équipe pourrez profiter des deux fonctionnalités sans avoir besoin d'être intégrés deux fois.

Du côté de l'ATS, Manatal vous aide à raccourcir votre délai d'embauche en vous fournissant.. :

• Des offres d'emploi automatisées, pour vous aider à publier des offres sur des milliers de canaux à partir d'une seule plateforme, au lieu de devoir créer manuellement une nouvelle offre pour chaque site.
• Une interface "glisser-déposer" pour organiser tous vos candidats par liste, de sorte que vous n'aurez plus à gérer le stress et la perte de temps liés à la gestion des statuts de plusieurs candidats au cours du processus d'entretien.
• Des profils de candidats complets avec des informations accessibles au public intégrées dans une seule page, ce qui est particulièrement essentiel pour les entreprises qui croient fermement au recrutement pour l'adéquation culturelle.
• Recommandation et recherche de candidats pilotées par l'IA, pour que vous ne manquiez jamais une occasion de trouver les meilleures personnes pour le poste.
• Et bien plus encore

Voici les principales fonctionnalités de Manatal en matière de gestion de la relation client (CRM) pour vous aider à gagner du temps dans la gestion de vos clients :

• Tableau de bord de gestion des clients par glisser-déposer, qui vous aide à répartir votre temps entre vos clients existants et la recherche de nouveaux prospects.
• Fonctions de courrier électronique intégrées, pour vous éviter de changer d'onglet et de perdre du temps à naviguer sur plusieurs pages.
• Une fonction de vue externe personnalisable pour montrer à vos clients tout ce qu'ils ont besoin de savoir, comme les salaires des candidats, les emplois précédents, les médias sociaux, etc., tout en vous permettant de sélectionner les parties que vous ne souhaitez pas partager avec les clients
• Suivi des revenus de chaque client, afin de maximiser le temps passé à générer des revenus pour l'entreprise.

La plateforme de recrutement de bout en bout de Manatal est actuellement utilisée par des milliers d'entreprises dans 135 pays. Et le plus beau, c'est que le logiciel et son IA s'améliorent constamment, pour que tous ses utilisateurs restent à la pointe du recrutement.

Que pouvez-vous tirer de tout cela ?

Nous allons donc explorer les principaux enseignements de cet article, afin de vous aider à prendre la meilleure décision possible pour réduire les délais d'embauche et améliorer l'efficacité de votre processus de recrutement :

1. Si vous travaillez dans le domaine du recrutement, il est indispensable d'intégrer les services ATS et CRM dans votre stratégie de recrutement.

Les cabinets de recrutement modernes doivent tirer le meilleur parti des outils et des ressources dont ils disposent pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Les SaaS tels que l'ATS et le CRM ont été conçus pour rationaliser le processus de recrutement, afin que vous puissiez gérer des milliers de candidats et des centaines de clients en un minimum de temps.

Tout recruteur qui n'utilise pas ces outils pour maximiser ses efforts risque d'être à la traîne de ceux qui le font.

2. Envisagez de vous abonner à un service qui comprend à la fois un STA et un CRM (et encore plus de fonctionnalités).

L'objectif de l'introduction d'une plateforme SaaS tout-en-un dans une entreprise est de rendre le travail plus rapide, plus facile et plus efficace. Si vous donnez aux employés deux ou trois logiciels distincts à utiliser en même temps, vous risquez de les submerger.

C'est pourquoi il est essentiel de trouver un logiciel complet capable de prendre en charge les tâches les plus fastidieuses, telles que le suivi des candidats et la gestion des candidats/clients.

Manatal offre un essai gratuit de 14 jours pour aider les recruteurs à en savoir plus sur le service et sur la façon dont il peut leur convenir. Si vous êtes intéressé, inscrivez-vous à l'essai gratuit ici!

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