Guide ultime du système de suivi des candidats - Comment ça marche ?

Vous êtes-vous déjà demandé comment les recruteurs font pour trier des milliers de candidatures pour chaque offre d'emploi ? Il faudrait des milliers d'heures de travail pour lire et évaluer chaque CV manuellement. C'est pourquoi la plupart des entreprises utilisent un système de suivi des candidats, un logiciel qui automatise le processus d'embauche et permet aux recruteurs de trouver plus facilement et plus rapidement les meilleurs candidats. Mais comment fonctionne exactement un système de suivi des candidatures ?

Un ATS est un logiciel intelligent qui analyse, note et classe les CV en fonction de leur adéquation avec le poste et les exigences de l'entreprise. Il aide également les recruteurs à gérer les candidats et à communiquer avec eux au moyen d'une plateforme conviviale. L'ATS permet de programmer des entretiens, de synchroniser les calendriers et de suivre les dossiers des candidats.

Un STA peut faciliter l'embauche pour les recruteurs comme pour les candidats. Il est utile pour divers scénarios et besoins de recrutement, que vous recherchiez des travailleurs à distance, des talents diversifiés ou du personnel saisonnier.

Comment un système de suivi des candidatures fonctionne-t-il en coulisses ?

Un STA est un système logiciel complexe qui utilise diverses technologies et algorithmes pour remplir ses fonctions. Les principaux composants d'un STA sont les suivants :

La base de données : C'est là que sont stockées et organisées toutes les informations relatives aux candidats, aux postes, aux responsables du recrutement et autres données pertinentes. La base de données peut être hébergée sur site ou dans le nuage, en fonction des préférences et des besoins de sécurité de l'organisation.

L'analyseur : Un STA extrait les informations pertinentes des CV, telles que le nom, les coordonnées, la formation, les antécédents professionnels, les compétences, etc., et les convertit dans un format standardisé qui peut être facilement recherché et analysé par le STA.

L'appariement : il s'agit d'un outil qui compare les CV analysés avec les exigences du poste et le profil du candidat idéal, en utilisant divers critères tels que les mots clés, les compétences, le niveau d'expérience, le lieu, etc. et attribue une note ou un rang à chaque candidat en fonction de sa compatibilité.

IA / ML : un STA utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) pour améliorer ses capacités. Par exemple, l'IA/ML peut aider à créer des profils dynamiques de candidats en fonction de leur comportement et de leurs préférences ; suggérer des emplois ou des candidats pertinents en fonction de l'enrichissement des données ; prédire les résultats futurs tels que le succès de l'embauche ou le chiffre d'affaires ; et fournir des idées et des recommandations pour améliorer le processus d'embauche.

Communication : Un STA est doté d'une fonction qui permet une communication transparente entre les recruteurs, les candidats et les responsables du recrutement par courrier électronique ou par SMS. L'outil de communication peut également automatiser certaines tâches telles que l'envoi de confirmations, de rappels, de commentaires et de mises à jour, la programmation d'entretiens, la génération de rapports, etc.

Intégration : Un STA complet est capable de s'intégrer à d'autres systèmes logiciels ou plateformes utilisés dans le processus de recrutement. Par exemple, l'intégration peut permettre de publier des offres d'emploi sur plusieurs canaux, de synchroniser les calendriers avec les fournisseurs de messagerie électronique, d'importer des données à partir des médias sociaux ou des réseaux professionnels, d'exporter des données vers les systèmes de paie ou de ressources humaines, etc.

Ces composants travaillent ensemble pour créer un flux de travail fluide et efficace pour le processus de recrutement. Selon les caractéristiques et les fonctionnalités de l'ATS, celui-ci peut également offrir des outils supplémentaires tels que des analyses, des rapports, des tableaux de bord, des alertes, des notifications, etc.

Pourquoi l'utiliser pour le recrutement

Un ATS peut offrir de nombreux avantages aux recruteurs, aux candidats et aux organisations. Voici quelques-uns de ces avantages :

1. Trouver et attirer des candidats qualifiés

Un système de gestion des candidatures peut aider les recruteurs à atteindre un plus grand nombre de candidats potentiels par le biais de diverses plateformes et canaux. Il peut également les aider à créer une marque employeur forte en mettant en avant leur culture, leurs valeurs, leur mission, leur vision, etc. et en attirant des candidats qui partagent leur vision.

En outre, un STA peut aider les recruteurs à trouver des candidats passifs qui ne sont pas activement à la recherche d'un emploi mais qui peuvent être intéressés par de nouvelles opportunités. Par exemple, un ATS peut utiliser l'IA/ML pour analyser le comportement en ligne et les préférences des candidats et leur envoyer des messages personnalisés ou des recommandations d'emploi en fonction de leurs centres d'intérêt.

2. Accroître l'engagement des candidats

Un système de gestion des candidatures peut aider les recruteurs à maintenir l'engagement des candidats tout au long du processus d'embauche en leur fournissant une communication rapide et personnalisée. Il peut également les aider à créer une expérience positive pour les candidats en rendant le processus de candidature facile et convivial, en fournissant un retour d'information et des mises à jour, en respectant leur temps et leur vie privée, et en répondant à leurs questions et préoccupations.

Par exemple, un ATS peut utiliser des outils de communication pour envoyer des messages automatisés aux candidats à différents stades du processus de recrutement, tels que l'accusé de réception de leur candidature, l'invitation à un entretien, l'information sur les étapes suivantes, etc.

3. Améliorer l'efficacité et réduire les coûts

Un ATS peut aider les recruteurs à gagner du temps et de l'argent en automatisant les tâches manuelles et répétitives telles que la publication des offres d'emploi, la sélection des CV, la planification des entretiens, etc. Il peut également les aider à réduire les erreurs et les préjugés en utilisant des critères standardisés et objectifs pour évaluer les candidats.

En outre, un ATS peut les aider à optimiser leur stratégie de recrutement en leur fournissant des données et des analyses sur des paramètres clés tels que le coût par embauche, le délai d'embauche, la qualité de l'embauche, etc. Par exemple, un SEA peut utiliser des outils d'analyse pour scanner les CV rapidement et avec précision, des outils d'appariement pour filtrer les candidats non qualifiés, des outils d'intégration pour publier des offres d'emploi sur plusieurs plates-formes en un seul clic, etc.

EN SAVOIR PLUS : Guide pas à pas du système de suivi des candidats

4. Optimiser le processus d'accueil

Un système de gestion des candidatures peut aider les recruteurs à assurer une transition en douceur pour les nouveaux employés, de la phase d'embauche à la phase de travail. Il peut les aider à fournir aux nouveaux employés toutes les informations et tous les documents dont ils ont besoin pour commencer à travailler, à les présenter à leur équipe et à leur responsable, à leur assigner des tâches et des objectifs et à suivre leurs progrès et leurs performances.

Un SEA peut également aider les recruteurs à fidéliser les nouveaux employés en leur fournissant un retour d'information, une reconnaissance et un soutien. Par exemple, un SEA peut utiliser des outils d'intégration pour exporter des données du SEA vers le système de paie ou de ressources humaines, des outils de communication pour envoyer des messages de bienvenue ou des enquêtes aux nouveaux employés, des outils d'analyse pour suivre leurs performances ou leur satisfaction, etc.

Un ATS peut également offrir d'autres avantages, tels que l'amélioration de la conformité avec les réglementations légales ou les normes du secteur, l'amélioration de la collaboration entre les recruteurs et les gestionnaires d'embauche, le renforcement de la diversité et de l'inclusion dans le processus d'embauche et le soutien de la culture et des valeurs de l'organisation.

Comment Manatal le fait : Un exemple

Si vous êtes à la recherche d'une solution de recrutement fiable et efficace, vous êtes peut-être submergé par les nombreux systèmes de suivi des candidats (ATS) disponibles sur le marché aujourd'hui. Chaque ATS prétend avoir des caractéristiques et des capacités uniques qui peuvent optimiser votre processus de recrutement. Mais comment savoir lequel vous convient le mieux ?

L'un des ATS qui sort du lot est Manatal. Manatal est un logiciel de recrutement IA de premier plan qui vous aide à trouver et à embaucher des candidats plus rapidement. Il est conçu pour les équipes RH, les agences de recrutement et les chasseurs de têtes qui souhaitent simplifier et rationaliser leur flux de travail d'embauche.

Comment Manatal ATS utilise l'IA

Grâce à l'IA, le système de suivi des candidatures de Manatalsystème de suivi des candidats est capable d'automatiser le processus et vous permet de faire les choses en quelques clics. Une fois les offres d'emploi prêtes, Manatal peut vous aider à partager les annonces sur plus de 2500 canaux, y compris Indeed, LinkedIn, Monster, CareerJet, JobStreet, et plus encore, en un seul clic.

Et pour vous aider à vous assurer que les postes ouverts sont pourvus par les bons talents, sans aucun parti pris, les recommandations de l'IA de Manatalanalysent les descriptions de poste et en extraient rapidement les compétences et exigences clés. Il croise ensuite le résultat avec votre vivier de talents basé sur les compétences, l'expérience et la formation afin d'identifier les candidats qui correspondent le mieux au poste, en fonction de leur sexe et de leur origine ethnique.

Gestion du recrutement

Pour les recruteurs, jongler entre les responsables de l'embauche et les candidats est l'un des plus grands défis à relever. Sans une gestion adéquate, toutes les parties peuvent se retrouver dans une situation difficile. Avec le CRM de recrutement de Manatal, ce problème ne se posera plus. Vous pouvez facilement suivre et gérer vos clients ou vos responsables du recrutement, de la prospection à la conclusion du contrat. Vous pouvez également collaborer avec vos clients, leur donner accès aux données des candidats pour qu'ils puissent donner leur avis sur les personnes qu'ils aimeraient connaître davantage, et les tenir au courant 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 grâce à la fonction de messagerie de Manatal.

Rapports et analyses

Enfin, le processus le plus essentiel à la fin de chaque campagne de recrutement est de revenir sur vos performances et de pinpoint les erreurs commises afin d'élaborer une stratégie plus solide. Grâce à la fonction Rapports et analyses de Manatal, vous pouvez avoir une visibilité totale sur tous les indicateurs clés de votre recrutement, suivre ce qui s'est bien passé, voir qui a commis des erreurs dans votre équipe et trouver une solution adéquate pour votre prochaine campagne.

EN SAVOIR PLUS : ManatalRapports et analyses

Conclusion

Un outil efficace est indispensable dans la guerre des talents qui sévit aujourd'hui. Un système de suivi des candidats est un outil puissant qui peut aider les recruteurs et les professionnels des ressources humaines à gérer le processus d'embauche de bout en bout.

La capacité à les aider à trouver et à attirer des candidats qualifiés, à augmenter l'engagement des candidats, à améliorer l'efficacité et à réduire les coûts, à optimiser le processus d'intégration, à améliorer la qualité et la quantité de leur vivier de talents, fait de l'ATS un outil essentiel pour tous les recruteurs et les professionnels des ressources humaines.

En utilisant un ATS puissant tel que Manatal, vous pouvez tirer parti de ses fonctionnalités innovantes pour rendre le processus d'embauche plus facile, plus rapide et meilleur pour toutes les personnes impliquées.

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