Comment un système de suivi des candidatures aide-t-il les responsables des ressources humaines ?

Les responsables des ressources humaines ont un rôle important à jouer pour s'assurer que les organisations attirent et retiennent les bons talents. En tant que premières personnes rencontrées par les candidats lors du processus d'entretien, ils doivent s'assurer qu'ils représentent la culture et les valeurs de l'organisation de manière positive. Il est essentiel de bien faire les choses à chaque interaction, car une expérience négative à un moment ou à un autre du processus d'entretien peut dissuader un candidat de poursuivre ou le convaincre de décliner une offre d'emploi. Ces expériences sont également partagées avec les amis et la famille, ce qui peut convaincre un groupe encore plus important de personnes de ne pas envisager un emploi dans une organisation.

Outre les problèmes de réputation, les entreprises sont également confrontées à des difficultés pour retenir leurs employés. La propension des jeunes employés à passer d'un emploi à l'autre à la recherche de meilleures opportunités s'est transformée en une "grande démission", les travailleurs quittant volontairement leur emploi en nombre record. Si les raisons de ces départs varient, les professionnels invoquent le plus souvent une plus grande flexibilité, un salaire plus élevé ou le désir d'un travail plus intéressant. Ce phénomène, qui a débuté en 2021, s'est poursuivi à un rythme soutenu en 2022 et ne montre aucun signe de ralentissement. En fait, une étude de PwC indique qu'un travailleur sur cinq est susceptible de changer d'employeur cette année.  

Dans certains secteurs, les employeurs peuvent également avoir plus de mal à se démarquer de leurs concurrents et à attirer les professionnels les plus qualifiés. Dans le secteur des technologies, par exemple, la pénurie de talents à long terme exacerbe les difficultés de recrutement. Une étude de ManpowerGroup indique que trois employeurs sur quatre dans le monde ont des difficultés à trouver les talents dont ils ont besoin. En outre, le président nord-américain du fournisseur de solutions de main-d'œuvre a noté que "les employeurs américains étant confrontés à la plus forte pénurie de compétences depuis plus d'une décennie, la relation entre l'employeur et l'employé est en train de changer". Ce changement joue en faveur des employés, créant une sorte de marché des acheteurs dans le domaine du recrutement, les entreprises s'efforçant de pourvoir les postes vacants et de retenir les travailleurs.

Ces faits signifient pour les employeurs qu'il est plus important que jamais de faire preuve de flexibilité pour répondre aux besoins des employés potentiels, d'investir dans la formation du personnel actuel et de sortir des sentiers battus en ce qui concerne les besoins actuels et futurs en matière de ressources. Plus le déséquilibre entre les entreprises et les salariés persiste, plus l'organisation risque d'avoir du mal à innover et à se développer.

La bonne nouvelle, c'est que les responsables des ressources humaines sont aidés par l'émergence rapide de nouvelles solutions de recrutement qui leur permettent de soutenir une stratégie plus large d'acquisition de talents et de se concentrer davantage sur leurs efforts d'embauche. Les solutions de recrutement telles que le système de suivi des candidats aident également les équipes RH à rationaliser les activités - comme l'analyse d'un grand nombre de candidats sur plusieurs canaux et la gestion des offres d'emploi sur tous les canaux - et à raccourcir le processus global de recrutement. La technologie de recrutement permet également aux professionnels des ressources humaines de se concentrer sur la gestion de l'expérience des candidats afin de s'assurer qu'ils n'abandonnent pas le processus d'entretien. Avant d'approfondir la manière dont un système de suivi des candidats peut aider les équipes RH dans leurs activités de recrutement et améliorer leurs résultats, il est d'abord essentiel de définir ce qu'est cet outil.

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Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures?

Si les organisations et les services de ressources humaines utilisent de nombreuses solutions pour gérer leurs activités, l'outil le plus répandu est le système de suivi des candidatures. Les premières méthodes de suivi des candidats au sein d'une organisation s'effectuaient à l'aide de feuilles de calcul. Toutefois, des solutions logicielles basées sur le cloud ont été introduites pour répondre directement aux besoins des professionnels des ressources humaines. Les solutions actuelles consolident les offres d'emploi des pages carrières, des portails d'emploi et des réseaux sociaux dans une base de données unique afin que les professionnels des RH puissent rapidement identifier les bons candidats pour un poste vacant et gérer les listes de manière efficace. Quel que soit le nombre de candidats, un système de suivi des candidats utilise la technologie de l'intelligence artificielle pour identifier les professionnels les plus qualifiés en quelques minutes au lieu de plusieurs jours ou semaines.

Les solutions les plus complètes combinent également des informations sur les candidats provenant de sources multiples - telles que leur CV et leurs réseaux sociaux - pour créer des profils de candidats. Cette opération s'effectue de manière transparente dans le nuage et les informations sont mises à jour automatiquement. Ces fonctionnalités garantissent que les professionnels des RH sont toujours en mesure de travailler simultanément avec un accès 24/7 aux informations les plus récentes. 

Les équipes peuvent également personnaliser le pipeline de recrutement afin d'automatiser les étapes du processus. Les communications avec les candidats et les notifications peuvent être envoyées par lots afin de réduire le temps administratif des professionnels des ressources humaines. Cela permet de s'assurer que les candidats ont une expérience cohérente et que personne n'est oublié lors du processus d'entretien. Les équipes RH peuvent également suivre des statistiques pertinentes sur leurs activités de recrutement et identifier les problèmes potentiels qui pourraient faire augmenter les taux de rotation. 

L'une des critiques les plus courantes à l'égard des anciennes générations de systèmes de suivi des candidats est que l'analyse des CV par mot-clé ou selon des critères trop simplistes augmente le risque que les recruteurs passent à côté de candidats qualifiés. Dans certains cas, ces outils ont également renforcé les préjugés innés des humains et maintenu des pratiques d'embauche discriminatoires. Ces erreurs apparemment mineures peuvent avoir des conséquences considérables sur le marché du travail. Des chercheurs d'Accenture et de la Harvard Business School ont conclu que les travailleurs cachés - des professionnels à la recherche d'un emploi qui travaillent à temps partiel ou qui ont été au chômage pendant une longue période, intentionnellement ou non - sont freinés par quelques obstacles clés :

1. Un déficit de formation de plus en plus important ;
2. Utilisation rigide des systèmes de recrutement automatisés ;
3. L'incapacité à faire valoir l'intérêt de ces travailleurs au-delà des initiatives de citoyenneté d'entreprise.

Pour surmonter les systèmes de recrutement rigides qui favorisent les préjugés, il faudra changer d'état d'esprit et adopter des pratiques d'embauche plus inclusives. Cela signifie que les équipes RH devraient s'efforcer de réécrire les descriptions de poste pour encourager les candidats plutôt que de les décourager, et axer les listes de postes sur les compétences dont les candidats auront besoin pour réussir dans une fonction. Ce n'est pas parce que la technologie est utilisée dans le processus que l'élément humain doit être complètement supprimé de l'acquisition des talents. C'est non seulement meilleur pour la fidélisation des employés et la réputation de l'entreprise, mais c'est aussi la bonne chose à faire à long terme. 

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Pourquoi il est important pour les organisations de "bien" recruter ?

Pour les services des ressources humaines, il est essentiel d'embaucher la bonne personne pour pourvoir un poste vacant dès la première fois, et ce pour diverses raisons. Bien que ces raisons puissent sembler contre-intuitives, il est important de comprendre pourquoi le fait de recruter la bonne personne au bon moment peut s'avérer extrêmement bénéfique pour les organisations.

• Rentabilité - Le processus de recrutement d'une personne peut être très coûteux en fonction du type de poste et du niveau d'expérience que vous recherchez chez les candidats. En outre, les dépenses liées à une équipe de recrutement, à l'affichage sur les portails d'emploi, à la maintenance d'un site web de carrière et à la vérification des antécédents peuvent rapidement s'accumuler. En effet, le coût total d'une embauche se situe entre 4 000 et 20 000 dollars. Des pratiques de recrutement inefficaces peuvent également allonger le délai d'embauche à partir du moment où un poste vacant est publié. Imaginez que ces coûts soient répercutés sur plusieurs postes ou qu'il y ait une forte rotation du personnel.
• Amélioration de l'engagement, de la productivité et de la fidélisation des employés - Les entreprises qui appliquent une stratégie bien pensée à leurs activités de recrutement ont tendance à se retrouver avec des employés plus heureux, plus engagés dans leur rôle et plus déterminés à rester plus longtemps. Des chercheurs de l'Université d'Oxford, de l'Université Erasmus de Rotterdam et du Massachusetts Institute of Technology (MIT) ont constaté que les employés heureux sont 13 % plus productifs. Cela peut sembler peu, mais tout avantage peut faire la différence dans l'environnement économique actuel. Ces sentiments des employés aident les organisations à maintenir leur compétitivité et contribuent également aux résultats financiers.
• Augmentation de la satisfaction des clientsAugmentation de la productivité, de l'innovation et du chiffre d'affaires - Des employés plus engagés et plus productifs sont généralement plus dévoués à la réussite globale d'une organisation, surtout s'ils savent clairement quel est leur rôle dans la croissance de l'entreprise. De nombreuses études sont arrivées à la conclusion que des employés heureux font des clients satisfaits, ce qui semble logique. Pensez simplement à une interaction récente avec le service clientèle que vous avez peut-être eue avec un représentant pétillant et serviable. Cela ne vous a-t-il pas donné envie de faire un autre achat auprès de cette entreprise, même si votre interaction avait pour but de résoudre un problème ?

Comment les professionnels des ressources humaines peuvent-ils utiliser les systèmes de suivi des candidats à leur avantage ?

Les chefs d'entreprise savent que l'achat d'une solution technologique ne suffit pas à redresser les activités d'une entreprise. Elle doit être associée à une stratégie solide, à long terme et alignée sur les objectifs commerciaux de l'organisation. Les systèmes modernes de suivi des candidats constituent un outil puissant pour garantir que les départements des ressources humaines ont des pratiques de recrutement inclusives qui favorisent des plans plus larges de gestion des talents. Le fait de recruter pour soutenir la santé à long terme de l'organisation, plutôt que de recruter pour simplement pourvoir des postes vacants, aide également les responsables des ressources humaines à démontrer leur valeur aux autres membres de la direction. 

Un système de suivi des candidats peut également permettre aux équipes des ressources humaines de se concentrer sur l'amélioration de l'expérience des candidats. Il permet aux professionnels du recrutement de mieux contrôler le processus d'entretien et l'expérience du candidat. Avec le système de suivi des candidats automatisant les étapes du processus d'entretien, les professionnels des ressources humaines peuvent consacrer leur temps à entretenir des relations avec les candidats et à prêter attention à leurs expériences individuelles. Il raccourcit également l'ensemble du processus, ce qui permet d'éviter que les candidats n'abandonnent en faveur d'une autre opportunité. Dans des fonctions telles que l'ingénierie, où il faut parfois jusqu'à 49 jours pour pourvoir un poste vacant, le raccourcissement du processus peut faire une énorme différence.

Ce point est extrêmement important, car il peut faire la différence entre une nouvelle embauche réussie et une offre refusée. Les expériences négatives peuvent également avoir un impact sur la réputation d'une organisation, car les candidats peuvent partager leurs expériences avec leur famille et leurs amis. Selon le Talent Board, plus le ressentiment des candidats est élevé, moins ils sont susceptibles de postuler à nouveau auprès de l'entreprise ou de recommander d'autres personnes.

Les bases de données obsolètes sont un autre problème auquel les professionnels des ressources humaines ont toujours été confrontés. L'embauche et le recrutement en ligne ayant gagné en popularité, il est plus difficile que jamais de maintenir un vaste réseau de talents et d'actualiser les informations. Avec un système de suivi des candidats basé sur le cloud , les équipes RH peuvent être sûres d'avoir toujours accès aux informations de profil les plus récentes. Lorsque des candidats précédents modifient les informations de leur profil LinkedIn, par exemple, les nouveaux détails sont automatiquement inclus dans la base de données des RH. Ces caractéristiques des systèmes modernes de suivi des candidats aident les équipes RH depuis l'entretien jusqu'à l'intégration dans l'entreprise.

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Les systèmes de suivi des candidats sont un outil puissant pour les professionnels des ressources humaines qui cherchent à prendre le dessus dans leurs activités d'acquisition de talents. Bien que la plupart des organisations utilisent une forme ou une autre de solution de suivi des candidats, les départements RH peuvent se démarquer par la manière dont ils utilisent la solution - c'est-à-dire en soutenant l'acquisition de talents à long terme et la stratégie de rétention. Avec le système de suivi des candidatures facile à utiliser et basé sur l'IA de Manatal, les équipes RH disposent d'une solution qui rationalise et simplifie toutes leurs activités d'embauche, du recrutement à l'intégration dans l'entreprise.

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