Le recrutement se fait partout. Cependant, 87 % des professionnels des ressources humaines déclarent n'avoir que peu ou pas de candidats qualifiés pour les postes qu'ils tentent de pourvoir.
C'est précisément la raison pour laquelle trouver les bonnes personnes pour chaque poste est l'un des plus grands défis de toute équipe de RH. Bien qu'il soit beaucoup plus difficile de contrôler qui postule réellement à chaque emploi, il existe des moyens de commencer en interne, en veillant à ce que votre propre processus d'évaluation des candidats soit le meilleur possible.
Les méthodes éprouvées de notation des candidats pour qualifier et classer les talents vous permettent de ne pas perdre votre temps avec les mauvaises personnes, tout en étant en mesure de classer les candidats pour de futures opportunités d'emploi.
Dans cet article, nous aborderons tout ce que vous devez savoir sur les différentes méthodes de notation des candidats, leur application dans le processus d'embauche et la manière de les utiliser à votre avantage.
Lisez la suite pour savoir comment vous pouvez appliquer ces méthodes.
Qu'est-ce que la notation des candidats ?
La notation des candidats fait référence à toute forme de classement ou de système d'attribution de mérite que vous utilisez pour classer les candidats au cours du processus de recrutement. Il s'agit d'un moyen d'attribuer des "notes" représentatives pour des compétences souhaitables en rapport avec le poste à pourvoir, telles que la capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois ou à coder dans différentes langues.
Ces méthodes de notation sont normalement utilisées comme outils de collaboration pour normaliser le processus de qualification, de sorte que toutes les personnes impliquées dans le recrutement et l'embauche de votre organisation auront un point de référence commun lorsqu'elles prendront le volant.
Les types les plus courants de notation des candidats
1. Reprise de l'analyse syntaxique
La sélection des CV intervient dès les premières étapes du recrutement, lorsque les candidats envoient leur candidature accompagnée de leur CV. Au lieu d'examiner manuellement des centaines de CV à la fois, les recruteurs peuvent désormais utiliser des outils qui organisent automatiquement les CV.
Cette fonction s'appelle l'analyse de CV et consiste à scanner, analyser et extraire automatiquement des informations de chaque CV.
ManatalIl organise les informations dans des profils de candidats qui comprennent le nom, l'âge, les coordonnées, l'adresse, les compétences, l'expérience, l'éducation et les langues parlées de chaque candidat, entre autres critères.
C'est au cours de cette étape qu'a lieu la première "notation" : le recruteur ou le responsable du recrutement décide généralement quels sont les candidats suffisamment qualifiés pour être retenus, sur la base des compétences, de l'expérience et d'autres critères pertinents pour le poste à pourvoir.
2. Recommandations de candidats fondées sur l'IA
Le type suivant d'évaluation des candidats consiste à utiliser l'intelligence artificielle (IA) pour recommander des personnes de votre vivier de talents - à la fois celles de votre base de données existante et les profils de candidats issus de l'analyse des CV.
Les recommandations de candidats modernes basées sur l'IA vous suggèrent des personnes sur la base d'un pourcentage de ressemblance avec vos critères spécifiés, qui peut être utilisé comme un score pour comparer les candidats de votre vivier de talents. Ce score reflète généralement les similitudes d'un candidat avec les exigences du poste en termes de compétences, d'expérience professionnelle et d'adresse actuelle.
Dans un système de suivi des candidatures, les recommandations devraient ressembler à ceci :
Grâce à ces scores pilotés par l'IA, les recruteurs et les responsables de l'embauche pourront accélérer leur processus de notation des candidats et sélectionner les meilleurs talents pour les faire passer à l'étape suivante.
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3. Fiches d'évaluation des candidats
Les tableaux de bord des candidats sont le plus souvent utilisés par le personnel des ressources humaines ou du recrutement après ou pendant les entretiens, afin d'évaluer les candidats sur la base de critères prédéterminés. Ils sont souvent considérés comme un outil de collaboration pour tous les membres de l'équipe, car ils contribuent à normaliser le processus de qualification des candidats.
Les fiches de notation sont très utiles lorsque plusieurs recruteurs doivent recruter pour plusieurs postes à la fois. Bien qu'elles soient traditionnellement imprimées ou conservées dans des fichiers séparés sur un ordinateur, les outils modernes permettent désormais d'utiliser les fiches de notation des candidats dans un logiciel de suivi des candidatures.
Par exemple, voici une capture d'écran de la fonction de notation des candidats sur le système Manatalet de la manière dont elle peut être envoyée aux recruteurs de l'équipe pour qu'ils la remplissent :
Pourquoi l'évaluation des candidats est-elle nécessaire dans le cadre du recrutement ?
Statistiquement, il faut en moyenne 33 à 49 jours pour embaucher quelqu'un, selon le secteur d'activité. Si vous recrutez pour plusieurs postes à la fois, vous pouvez imaginer le temps que le recrutement et les entretiens prennent sur votre journée.
Si l'on ajoute à cela les autres fonctions RH qui vous incombent quotidiennement - la paie, les avantages sociaux, le développement du personnel, la conformité et la documentation, pour n'en citer que quelques-unes - il n'y a qu'un nombre limité de choses que vous pouvez faire entrer dans une semaine de travail équitable.
Cela signifie que tout effort visant à normaliser le processus d'embauche, à la fois en termes de gain de temps et d'amélioration de la qualité, est crucial.
La notation des candidats a été développée pour réduire le temps nécessaire à chaque embauche, en organisant toutes les informations pertinentes pour chaque décision d'embauche, afin que l'utilisateur puisse prendre des décisions plus éclairées.
Ainsi, tout professionnel des ressources humaines ou du recrutement qui n'utilise pas au moins une forme d'évaluation des candidats risque d'être distancé dans la bataille pour les meilleurs talents. Plus précisément, voici quelques-uns des principaux inconvénients :
1. Vous risquez de perdre les meilleurs candidats.
Environ 60 % des candidats se désintéressent d'un poste si le processus d'embauche est trop long à leurs yeux. C'est pourquoi l'expérience candidat que vous générez pour chaque candidat favorable doit être rapide.
Cela signifie que si vous mettez plusieurs semaines, voire plusieurs mois, à faire une offre aux candidats préférés, ceux-ci accepteront probablement une autre offre qui leur a déjà été faite. Vous pouvez accélérer les choses dès le processus d'entretien lui-même en introduisant des méthodes de notation, comme les tableaux de bord des candidats, qui permettent de transformer les données de l'entretien en chiffres que vous pouvez utiliser pour noter rapidement les candidats.
2. Vous pourriez perdre de la valeur en tant que professionnel du secteur.
Dans le monde professionnel, la plupart des gens préfèrent être pris au sérieux. Et comme les meilleures pratiques de travail à l'échelle mondiale commencent à s'orienter vers les données, de plus en plus d'entreprises mesurent le succès sur la base de chiffres, dans tous les départements.
Cela signifie que si vous êtes constamment incapable d'embaucher les meilleures personnes en temps voulu pour répondre aux besoins de votre organisation, vous risquez de perdre de la valeur en tant que professionnel des ressources humaines. À ce jour, les recruteurs traitent généralement de 30 à 40 demandes d'emploi en même temps.
De telles charges de travail sont plus susceptibles d'être observées chez les recruteurs externes dans les agences de recrutement ou d'intérim. Mais ce qu'il faut retenir pour les responsables du recrutement interne et le personnel des ressources humaines, c'est qu'il y a déjà des personnes qui travaillent à ce niveau de productivité - certaines poussant même leur capacité au-delà de cette norme.
Les professionnels des ressources humaines de l'ère moderne auront donc besoin de toute l'aide disponible pour ne pas se laisser distancer par d'autres recruteurs lors de la période d'embauche.
Outre la gestion du temps, des outils tels que les systèmes de suivi des candidats et les tableaux de bord des candidats contribuent également à améliorer la qualité de chaque embauche. Étant donné que le remplacement d'un employé peut coûter jusqu'à deux fois son salaire annuel, vous serez probablement plus apprécié si vous pouvez embaucher les bonnes personnes, en plus de les trouver assez rapidement.
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3. Vous manquerez des occasions de collecter des documents relatifs au processus d'embauche.
Selon cet article du New York Times, certaines entreprises du classement Fortune 500 auraient pratiqué des formes de discrimination à l'embauche. Dans certains cas, cela pourrait conduire les candidats à intenter une action en justice s'ils estiment qu'ils ont été écartés à tort d'un poste.
Même s'il est peu probable que cela se produise dans des organisations qui ne pratiquent pas vraiment la discrimination, le fait de disposer d'une documentation prête à être utilisée en cas de problème permet d'éviter que les choses ne dégénèrent.
C'est pourquoi il est préférable d'être prêt à démontrer comment votre organisation aborde le processus de recrutement. Et si vous utilisez des méthodes de notation des candidats, comme les fiches de notation des candidats, par exemple, vous pourrez prouver que vos décisions sont basées sur des points et non sur des préférences.
Dans l'ensemble, la notation des candidats vous offre un processus centralisé et reproductible qui vous permet d'éviter ces risques dans votre charge de travail quotidienne.
Dans la section ci-dessous, nous verrons comment vous pouvez déjà commencer à utiliser des formes de notation des candidats dans vos processus de recrutement et d'embauche.
Normaliser votre processus de notation des candidats grâce à la technologie de recrutement
Nous avons brièvement abordé ci-dessus des outils tels que les cartes de pointage des candidats, ainsi que la manière dont ils peuvent vous être utiles en tant que professionnel des ressources humaines. L'étape suivante pour ceux qui cherchent à améliorer leur façon de recruter consiste toutefois à comprendre le rôle que joue la technologie dans ce domaine en général.
Les logiciels modernes tels que les systèmes de suivi des candidats (ATS) permettent d'automatiser les pratiques de notation des candidats à toutes les étapes du processus d'embauche. Une bonne façon d'expliquer cela est de séparer les méthodes de notation en deux étapes : avant le premier entretien avec un candidat et après l'entretien.
1. Avant le premier entretien : Transformer les postulants en candidats
À ce stade, la notation des candidats est utilisée pour gagner du temps qui serait autrement consacré à l'examen de plusieurs formulaires de candidature à la fois. Comme indiqué ci-dessus, vous pouvez utiliser un système de gestion des candidatures qui vous offre les fonctionnalités suivantes pour vous aider à filtrer les meilleurs candidats :
a. Analyse du curriculum vitae
Un système de gestion des candidatures fiable doit être en mesure d'extraire des informations de plusieurs CV et de les classer en différents profils de candidats, qui seront téléchargés dans la base de données du système de gestion des candidatures, également connue sous le nom de réserve de talents. Vous pouvez ensuite sélectionner ces profils de candidats en fonction des compétences souhaitées dans la base de données elle-même, par exemple, au lieu d'examiner manuellement chaque CV sur papier ou au format PDF.
En outre, cela élimine la possibilité de perdre du temps avec des demandes en double émanant des mêmes candidats.
b. Recommandations de candidats fondées sur l'IA
Avec un ATS tel que Manatalvous aurez accès à des suggestions de candidats provenant de votre vivier de talents et d'autres sources, telles que LinkedIn. Ces recommandations, basées sur l'intelligence artificielle, vous aideront à prendre la meilleure décision possible en matière de recrutement.
Cette méthode de notation des candidats vous aide à trouver des candidats favorables au cours du processus de sélection, avec plus de précision et en moins de temps. Le système vous présente le profil du candidat, ainsi qu'un pourcentage de ressemblance avec les critères que vous avez sélectionnés pour le poste.
Gardez toutefois à l'esprit qu'il ne s'agit que de recommandations. Elles doivent être considérées comme un outil permettant d'améliorer votre décision finale, et non pas vous remplacer en tant que décideur sur les personnes qualifiées ou non pour un poste.
c. Les faire passer par le pipeline
Une fois que vous avez choisi les candidats à contacter pour votre offre d'emploi, l'étape suivante consiste à les placer dans un vivier de candidats automatisé, où vous pouvez faire glisser vos talents vers différentes étapes au fur et à mesure que vous les qualifiez.
Cette méthode de notation vous permet d'économiser le temps que vous auriez autrement passé à consulter des feuilles de calcul compliquées pour savoir qui vous avez déjà contacté.
Voici un exemple d'une filière d'emploi entièrement fonctionnelle provenant de l'ATS de Manatal, afin que vous puissiez voir comment le système se présente en tant qu'utilisateur :
Vous pouvez librement déplacer les candidats en fonction de vos entretiens par la suite, jusqu'à ce qu'une décision d'embauche soit prise. Plus précisément, Manatal vous permet également de personnaliser vos pipelines, ce qui signifie que vous pouvez modifier les titres des pipelines pour les adapter à votre nombre d'entretiens, ainsi qu'à d'autres étapes propres à votre organisation.
Maintenant que nous avons abordé la question de l'évaluation des candidats avant le premier entretien, passons à la manière dont vous pouvez utiliser la technologie de recrutement pour qualifier les candidats après les entretiens.
2. après le premier entretien : Qualifier les candidats et prendre des décisions d'embauche
À ce stade, la technologie sera axée sur une qualification plus poussée basée sur les informations recueillies lors du premier entretien, par exemple un premier appel téléphonique pour s'assurer que le candidat a le potentiel nécessaire pour occuper le poste. Voici quelques-unes des options qui s'offrent aux recruteurs :
1. Envoi des évaluations aux candidats
Les évaluations sont utilisées dans plusieurs secteurs pour qualifier les candidats, comme les tests d'optimisation du marketing numérique ou les missions d'essai. Bien que nombre de ces évaluations nécessitent un lieu physique, les outils modernes permettent désormais d'effectuer des évaluations à distance efficaces.
Les tests à distance, tels que les évaluations de codage ou les exercices de développement web, sont couramment utilisés dans le cadre du recrutement pour des emplois nécessitant des compétences spécialisées. Ils sont utiles lorsque le recruteur n'a pas les compétences nécessaires pour qualifier des compétences de niche comme le développement de logiciels, par exemple.
ManatalL'ATS, par exemple, vous permet d'envoyer aux candidats n'importe quelle évaluation appropriée au sein de sa plateforme. Les évaluations seront notées par les entreprises qui s'intègrent à l'ATS, telles que Codility, ce qui signifie que le recruteur peut qualifier les candidats à un niveau plus approfondi avant de les envoyer à ses clients.
Voici comment les évaluations peuvent être facilement envoyées dans le pipeline de candidats sur Manatal, par exemple :
Ces évaluations peuvent être envoyées avant ou après le premier entretien, en fonction des préférences de qualification de chaque recruteur ou entreprise.
Toutefois, pour que l'expérience des candidats soit positive, il est recommandé d'organiser un premier appel ou un entretien téléphonique afin d'établir une bonne relation avec chaque candidat, avant de leur demander de remplir les évaluations.
2. Remplir les fiches d'évaluation des candidats
Une fois les entretiens et les évaluations terminés, la méthode suivante d'évaluation des candidats assistée par la technologie est l'utilisation de fiches d'évaluation des candidats.
Les tableaux de bord sont généralement utilisés par les recruteurs pour évaluer les compétences et les réponses des candidats une fois que toutes les informations ont été collectées. En utilisant les tableaux de bord dans un ATS (comme nous l'avons vu plus haut dans l'article), les recruteurs qui trouvent des candidats pour le même poste peuvent collaborer les uns avec les autres grâce aux différentes notes qu'ils attribuent.
Là encore, les recruteurs peuvent également les envoyer et les demander au sein de la même plateforme. Les recruteurs peuvent également créer des tableaux de bord pour les candidats en personnalisant les champs propres à une offre d'emploi, tels que le permis de conduire :
Lorsque vous réfléchissez aux champs d'application des tableaux de bord des candidats, prenez en compte ces trois thèmes principaux pour commencer :
- Toutes les compétences requises pour le poste : Ingénierie, codage, par exemple
- Toutes les compétences non techniques requises pour le poste : Compétences analytiques, travail en équipe
- Adaptation culturelle : Valeurs de l'entreprise, alignement sur la vision et la mission de l'entreprise
Sans la qualification des candidats assistée par la technologie, les recruteurs passeraient plusieurs jours à effectuer toutes ces tâches pour un seul candidat. Ainsi, pour vous assurer de pouvoir rivaliser dans la guerre des talents, envisagez d'améliorer votre processus d'évaluation des candidats à l'aide des outils que nous avons mentionnés ci-dessus.
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ManatalATS propose actuellement une période d'essai de 14 jours aux professionnels du recrutement qui souhaitent transformer leur manière de recruter.
Le logiciel complet comprend également des recommandations de candidats pilotées par l'IA, des évaluations à distance et des fiches de notation des candidats, ainsi que plusieurs autres fonctionnalités.
Par exemple, voici comment créer et personnaliser les fiches d'évaluation des candidats sur Manatal:
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