EP30 : Honest - Talent Acquisition in the Age of AI (avec Francesco Diomaiuta)

All-In Recruitment est un podcast de Manatal qui se concentre sur tout ce qui concerne les missions et les tendances de l'industrie du recrutement. Rejoignez-nous dans nos conversations hebdomadaires avec les leaders du secteur du recrutement et découvrez leurs meilleures pratiques pour transformer votre façon d'embaucher.

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Transcription 

La transcription a été éditée pour plus de clarté.

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Lydia : Bienvenue dans le podcast All-In Recruitment de Manatal, où nous explorons les meilleures pratiques, les apprentissages et les tendances avec des leaders dans le domaine du recrutement. Si vous avez aimé notre contenu jusqu'à présent, abonnez-vous à nos chaînes sur YouTube et Spotify, et restez à l'écoute pour les épisodes hebdomadaires. 

Je m'appelle Lydia et je suis accompagnée aujourd'hui de Francesco Diomaiuta, responsable du personnel chez Honest. 

Bonsoir, Francesco, et merci de nous avoir rejoints.

Francesco : Bonjour, Lydia. C'est un plaisir d'être ici. Je vous remercie de votre attention.

Le voyage de Francesco dans l'espace de recrutement

Lydia : Francesco, vous avez construit votre carrière principalement dans le domaine de l'acquisition de talents et du recrutement de cadres, n'est-ce pas ? 

Parlez-nous un peu de ces fonctions que vous avez occupées. Quels sont les aspects des ressources humaines qui vous intéressent, en particulier lorsque vous élaborez les stratégies de ressources humaines à partir de la base ?

Francesco : Au cours des dix dernières années, j'ai commencé ma carrière dans une agence de recrutement. J'ai commencé du côté de l'agence, ce qui est très souvent une fonction commerciale pour l'agence. À l'époque, j'étais chargé du développement commercial et je cherchais à trouver de nouveaux clients pour l'agence avec laquelle je travaillais. 

Au bout d'un certain temps, j'ai commencé à m'intéresser au recrutement, ou à faire du recrutement moi-même, en plus de travailler principalement du côté des clients. 

J'ai donc commencé par travailler pour une société de recherche de cadres à l'époque. Je m'occupais principalement de trouver des professionnels de la vente et du marketing pour nos clients. Au bout de trois ans environ, j'ai commencé à travailler en interne. J'ai mis à profit l'expérience que j'avais en matière de recrutement et j'ai rejoint Omise à l'époque. L'entreprise s'est aujourd'hui rebaptisée Opn.

Chez Omise, j'ai commencé à travailler dans le domaine de l'acquisition de talents. Je me trouvais assez tôt dans la croissance de l'organisation, qui comptait alors environ 120 personnes. Mon travail consistait principalement à répondre à tous les besoins de l'organisation en matière de recrutement.

Lydia : Où en était-on à ce moment-là ?

Francesco : Je dirais qu'elle était déjà en phase d'hypercroissance. C'était déjà l'époque où il y avait différentes filiales de l'organisation, et chaque filiale avait de nombreux besoins en matière d'embauche. 

Si je me souviens bien, nous avions en permanence 35 à 40 postes à pourvoir. Mais en termes d'opérations d'acquisition de talents, il n'y avait pas encore grand-chose d'établi. Par exemple, il n'y avait pas d'ATS et peu de bonnes pratiques étaient mises en œuvre. J'ai eu la chance d'acquérir beaucoup d'expérience pratique sur la manière de mettre en place des opérations de recrutement, ce que j'ai fait.

À un moment donné, j'ai quitté l'acquisition de talents pour m'occuper des questions générales de ressources humaines. J'ai ensuite travaillé au niveau du groupe de la Holdings Company pendant quelques années, et nous avons fait évoluer l'organisation. 

Je pense que lorsque j'ai quitté l'entreprise, elle comptait environ 500 personnes. Il y a donc eu beaucoup de croissance au niveau régional. Et maintenant, j'ai rejoint Honest, qui est aussi une jeune entreprise technologique avec un bureau ici à Bangkok, où nous recrutons également des équipes d'ingénieurs et des équipes commerciales en Indonésie. Et nous commençons lentement à développer la fonction d'acquisition de talents ici aussi.

Comment s'assurer que vos stratégies en matière de ressources humaines sont en phase avec la stratégie de l'entreprise ?

Lydia : La mise en place d'une fonction de gestion du personnel est évidemment une tâche importante, n'est-ce pas ? 

Quelles sont donc les premières mesures que vous avez prises pour vous assurer que vos stratégies en matière de ressources humaines, en particulier les premières, s'inscrivent dans le droit fil de votre stratégie d'entreprise ?

Francesco : D'après mon expérience, plus l'entreprise est petite ou plus la startup est jeune, plus certains besoins sont urgents. Il est donc nécessaire de réduire les points sur lesquels vous vous concentrez. 

Si vous êtes une entreprise de 50 personnes et que vous devez embaucher cinq ingénieurs supplémentaires, cela n'a pas beaucoup de sens de penser à la meilleure expérience d'intégration du marché, n'est-ce pas ?

"Si vous travaillez avec des entreprises plus petites ou des start-ups, vous devez consacrer votre temps à ce qui est le plus bénéfique pour l'organisation, et cela consiste souvent à trouver les bonnes personnes". 

Maintenant, si vous avez de l'expérience et que vous avez fait du recrutement pendant un certain temps, ou si vous avez une bonne aide qui peut vous soutenir, vous pouvez vous concentrer sur la construction d'un recrutement ou d'une expérience candidat en même temps. 

Et lorsque vous construisez ou travaillez sur le recrutement, vous avez la responsabilité d'instaurer une certaine culture du recrutement au sein de votre organisation.

Lydia : La culture du recrutement. Pouvez-vous nous en dire plus à ce sujet ?

Francesco : Bien sûr. Une chose que nous avons faite assez tôt, c'est de bien faire savoir qui est responsable du recrutement dans une organisation, sans avoir à travailler dans trop d'organisations différentes. 

Souvent, les gens me disent que les RH sont considérées comme la personne responsable de l'embauche. Pour être honnête, je pense que c'est une erreur. Les professionnels des RH ne recrutent pas pour eux-mêmes lorsqu'ils recherchent des ingénieurs. Notre travail consiste en fait à faciliter le processus de recrutement du mieux que nous pouvons, afin de permettre à nos responsables de recrutement d'embaucher les meilleurs talents du marché. 

Car c'est ce que nous voulons faire. Nous voulons trouver les meilleures personnes possibles pour rejoindre nos organisations. 

"Lorsqu'il s'agit de créer une culture autour du recrutement, cela signifie que vous vous faites entendre et que vous prenez des mesures pour que la responsabilité du recrutement soit assumée par vos responsables et que vous jouiez un rôle de facilitateur". 

Il s'agit donc de faciliter les choses, de les rendre claires, de leur offrir de nombreuses options. Mais il ne faut pas prendre les décisions à la place de vos managers et leur confier certaines responsabilités dans le processus de recrutement.

Réfléchir aux compétences nécessaires à l'avenir

Lydia : En développant cette fonction, vous devrez également réfléchir à la manière d'élaborer des stratégies de recrutement qui répondent aux besoins de l'entreprise. Comme vous l'avez dit, immédiats et urgents, mais aussi futurs. Au moins sur une période prévisionnelle d'un an ou de deux ans. 

Quels sont donc les moyens d'envisager la pérennisation de votre stratégie de recrutement ?

Francesco : J'aimerais réfléchir aux compétences dont on a besoin aujourd'hui par rapport à celles dont on aura besoin à l'avenir. 

Je pense que beaucoup d'organisations gagneraient à réfléchir à l'évolution d'une certaine fonction au cours des six à douze mois, voire des dix-huit mois à venir. Lorsqu'elles rédigent un projet ou réfléchissent au type de personne qu'elles doivent embaucher pour ce poste, je ne pense pas qu'il suffise de penser aux responsabilités immédiates du poste. En effet, le problème qui se pose alors est que votre organisation dépasse les capacités de votre personnel plus rapidement que vous ne pouvez l'embaucher.  

"J'aime penser à l'évolution de ce poste dans 18 mois et au type de compétences dont j'aurai besoin à l'avenir. Et cela peut signifier que vous embauchez un peu plus que le niveau de compétences dont vous pourriez avoir besoin actuellement". 

Vous devez être très clair à ce sujet lors du processus de recrutement, afin de ne décevoir personne au moment de l'embauche. 

Mais en même temps, vous avez l'occasion d'exposer la progression de carrière de ce candidat, ce qui, à long terme, est tout à fait logique. Vous préparez ainsi l'avenir de votre organisation en recrutant des compétences qui vous permettront de vous développer au cours de la prochaine période.

Une solution pour chaque problème

Lydia : J'ai cru comprendre que vous avez eu l'occasion de créer des outils en Ruby et en Python pour automatiser et contrôler toutes vos activités de recrutement. 

Quelle a été votre expérience en ce qui concerne la mise en œuvre d'une solution, en tant que recruteur et développeur d'entreprise ? 

Il est intéressant de voir comment vous vous êtes adaptés et comment vous l'avez fait vous-même. Quelle est votre expérience ?

Francesco : Je pense que pour moi, c'est le fait d'avoir été exposé à ces organisations d'ingénieurs. J'ai eu la chance de me faire des amis dans ces organisations et d'avoir de bons contacts. À une époque, un ingénieur travaillait même avec nous dans l'équipe des ressources humaines. 

J'y ai donc été exposé très tôt et cela m'a intéressé. J'ai adopté cette culture ou cet état d'esprit de devoir ou de vouloir tout automatiser. 

"Je pense que les professionnels de l'acquisition de talents dans les RH, en général, ont tendance à passer leur temps à faire de la paperasserie ou des tâches administratives. J'aime donc réfléchir aux choses que je suis le seul à pouvoir faire et à la manière dont je peux y consacrer la majeure partie de mon temps. Au lieu d'avoir à créer manuellement des rapports, à rédiger des descriptions de postes ou à envoyer des lettres d'offre où l'on est susceptible de faire des erreurs". 

C'est donc par l'intermédiaire de notre organisation que j'ai découvert Ruby à l'époque. C'est le langage de code que nous utilisions dans notre travail, et j'ai appris qu'il était possible de créer des documents PDF à l'aide du code Ruby. La première chose qui m'est venue à l'esprit a été : "Ce serait bien si je pouvais créer des lettres d'offre d'emploi avec Ruby". 

Parce que, pour moi en tout cas, lorsque vous avez des espaces réservés pour des informations qui varient d'un candidat à l'autre, il est facile de passer à côté de quelque chose. Et je suppose que c'est la même chose pour d'autres personnes dans les organisations, parce que les lettres d'offre sont un peu délicates. 

Il arrive parfois que vous envoyiez une lettre d'offre contenant des informations erronées. Ce que j'ai fait, c'est que j'ai élaboré un petit questionnaire qui me demandait des informations sur le candidat. Par exemple, le nom, le salaire et le lieu de travail, et je les ai remplis. Tant que ces informations sont correctes, elles sont traduites correctement dans la lettre d'offre, et ce que je reçois en retour est un format PDF que je peux utiliser immédiatement. C'est le premier outil que j'ai créé à cet effet. 

La deuxième fois, c'était avec Python. À l'époque, nous disposions d'un système de gestion des candidatures doté d'une API, et j'ai pu accéder à cette API par le biais d'un code Python. Comme j'ai mentionné un peu que le processus de recrutement était la propriété des managers, ce que je voulais dire par là, en pratique, c'est que les managers doivent examiner les candidats pour décider s'ils veulent procéder à un entretien ou non. 

Souvent, nous devons assurer un suivi auprès des candidats. Les responsables sont très occupés et ne sont pas forcément disponibles pour examiner les candidatures à ma place. Il peut donc m'arriver de passer une demi-journée à consulter les pipelines ou les postes de 35 emplois différents, juste pour voir s'il y a des candidats que nous devons examiner, puis d'envoyer le lien vers le pipeline à mes responsables, en leur demandant de les examiner, voire de compter les candidats. 

J'ai donc créé en Python un script qui va chercher tous ces postes pour moi, compte rapidement le nombre de candidats à examiner et m'envoie toutes ces informations que je peux ensuite copier et coller sur Slack. Mon travail d'une demi-journée s'est donc transformé en 20 minutes.

L'acquisition de talents peut-elle devenir efficace grâce à l'IA ?

Lydia : Il est en fait très impressionnant de voir ce genre d'esprit d'innovation et de résolution de problèmes se manifester. 

L'IA a été largement adoptée dans de nombreux aspects de l'activité économique aujourd'hui. Il existe essentiellement une IA pour chaque tâche, et nous voyons aujourd'hui les différents types de cas d'utilisation pour des choses comme ChatGPT. 

Alors, comment pensez-vous que les professionnels de l'AT peuvent bénéficier de l'IA ?

Francesco : Je pense qu'à l'instar d'autres fonctions, même dans les fonctions industrielles, lorsque nous pensons à l'automatisation, il est toujours question qu'elle remplace les humains, mais je ne pense pas vraiment que nous en soyons encore là. 

Je pense que c'est quelque chose qui peut vous aider à faire votre travail plus rapidement et peut-être même mieux. Surtout ChatGPT. C'est très intéressant, les résultats obtenus sont très étonnants.

Lydia : L 'avez-vous déjà essayé ?

Francesco : Je l'ai fait. J'ai pas mal tâté le terrain. Par exemple, pour créer des modèles et des politiques. C'est un peu dangereux car il faut être prudent car il est bien connu que toutes les informations ne sont pas correctes sur ChatGPT. 

Mais l'une des compétences que vous devez acquérir pour interagir avec cette technologie, et qui, je pense, deviendra de plus en plus importante, est de savoir comment fournir les bonnes instructions à un outil tel que ChatGPT, car cela peut augmenter considérablement la qualité des réponses que vous recevez. 

"Apprendre à poser les bonnes questions et à rédiger les bons messages-guides pour une IA est donc la compétence dont vous avez besoin pour l'utiliser dans votre travail quotidien.

‍Lamontée en puissance des travailleurs contractuels - Que faut-il faire pour en trouver un ?

Lydia : Nous observons de nombreuses tendances en matière d'acquisition de talents, notamment une augmentation du travail contractuel et la nécessité de renforcer la connectivité au sein de la main-d'œuvre. Et cela va de pair avec la productivité au sein de la main-d'œuvre. 

Ainsi, les compétences non techniques, le travail d'équipe, etc. restent aussi importants que les compétences techniques, car les entreprises ont besoin de renforcer leurs équipes en interne, en particulier dans les périodes d'incertitude. 

Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la recherche des meilleurs talents pour une nouvelle startup chez Honest ? 

Francesco : Je pense que c'est l'une des choses les plus importantes que l'on puisse faire dans une startup. Et l'une des tâches les plus importantes est de construire les 100 premiers employés ou les 50 premiers employés, quelle que soit l'échelle que vous rejoignez. Nous aimons répéter dans nos organisations que les 100 premiers employés définiront les 500 suivants. 

Vous ne pouvez donc pas faire de compromis sur les personnes que vous embauchez. C'est un peu plus facile à dire qu'à faire. Je pense que beaucoup de startups se débattent avec des personnes qui ont trop de travail, et elles veulent embaucher aussi vite que possible. 

Mais en matière d'acquisition de talents, vous pouvez soutenir votre organisation en veillant à ne pas faire de compromis chaque fois que vous le pouvez.

"Embauchez pour la culture. Embauchez des personnes qui veulent être avec vous et construire ce que vous avez l'intention de construire avec vous". 

Parce qu'il y a toujours un autre emploi qui les paiera davantage, en particulier pour les ingénieurs logiciels qualifiés, il n'est pas recommandé d'être compétitif uniquement sur le plan salarial. Vous devez trouver des personnes qui adhèrent à votre vision, et exactement pour cette raison. En effet, ce sont eux qui embaucheront les 500 prochaines personnes de votre organisation, et la personne que vous désignerez pour ces 50 à 100 premiers postes fera vraiment la différence.

Favoriser une culture de haute performance et développer une PVE forte

Lydia : Aujourd'hui, les employeurs s'efforcent souvent de trouver un équilibre entre la productivité et le bien-être. 

Selon vous, quel est le rôle de l'employeur dans la promotion d'une culture de haute performance, en particulier dans les start-ups ? Il y a tant à faire. Et comme vous l'avez dit, il est essentiel d'avoir des employés qui veulent rester à vos côtés et voir l'entreprise se développer. 

Francesco : Je pense qu'il ne faut pas avoir peur de demander et de rechercher ce que veulent réellement les employés. N'hésitez pas à réaliser des enquêtes dès le début. Vous pouvez vous charger vous-même du service d'engagement ou demander à un fournisseur tiers de vous aider dans cette tâche. 

"Il ne faut pas hésiter à se demander ce qui fait la qualité de notre culture ou ce qu'est une culture performante .

Deuxièmement, j'aimerais vous recommander de ne pas oublier que les erreurs d'embauche existent. Elles se produisent partout. Vous n'embauchez donc pas toujours la personne que vous pensiez avoir embauchée. Pour conserver cette culture de haute performance que vous avez mis beaucoup de temps à construire, cela signifie aussi que vous devrez peut-être vous séparer de certaines personnes à un moment donné.

Et d'après mon expérience, c'est mieux pour les deux. Ainsi, si un employé ne répond pas à toutes les attentes, il n'aime pas non plus son travail. Il a peut-être du mal à travailler avec vous, ou cela ne lui convient tout simplement pas. Et tous les membres performants de votre équipe subissent les conséquences négatives d'une personne qui ne fait pas le poids. 

Je pense donc qu'il est sain pour les organisations qui veulent conserver une culture de haute performance de se séparer lorsque c'est nécessaire.

Lydia : Quelles sont les étapes à suivre pour développer un PVE solide afin de garantir que les stratégies de talents pour la culture et les compétences techniques soient toutes deux alignées ?

‍Francesco: Vous devez donc parler à vos employés et à vos employeurs, faire des enquêtes, poser des questions et, si vous êtes assez petit, organiser des assemblées générales où les gens peuvent s'exprimer pour vraiment définir ce qui fait de ce lieu un endroit spécial où travailler. Qu'est-ce que les gens apprécient ? Pourquoi sont-ils enthousiasmés par ce que nous sommes en train de construire ? Ensuite, vous traduisez cela comme d'habitude dans votre matériel de marketing de recrutement et dans vos messages sur les médias sociaux pour faire connaître ce que vous faites.

Mais pour aller plus loin et parler de la manière dont vous mettez cela en œuvre dans votre stratégie de recrutement, je suggérerais que vous ayez une déclaration de mission que vous suivez avec votre équipe RH et qui définit ce qu'est le travail des RH dans cette organisation. 

"Il faut définir ce que nous faisons et ce que nous ne faisons pas. Il faut le dire clairement, l'écrire, le présenter à tout le monde, obtenir l'adhésion de tous, puis le présenter également aux candidats." 

Traitez vos candidats de la même manière que vous traitez vos employés.

‍Lydia: A ce propos, quel rôle peut jouer un professionnel de l'acquisition de talents pour s'assurer que l'expérience positive du candidat qui a été construite sur le dos du PVE se traduise par une expérience épanouissante et authentique pour l'employé ?

‍Francesco: Je pense qu'une chose que j'ai tendance à faire, c'est de ne pas édulcorer les choses. Si vous parlez à des candidats qui sont sur le point de rejoindre votre startup, il se peut que ce soit très désordonné pour le moment, que vous n'ayez pas beaucoup de structure et qu'il y ait des problèmes. 

Pour la plupart des gens, vous auriez intérêt à leur dire les choses franchement, telles qu'elles sont réellement, plutôt que de les enjoliver et de leur dire : "Oui, nous sommes la meilleure entreprise du monde". Et lorsqu'ils arrivent, ils ont une surprise qui les attend. 

Pour moi, l'honnêteté est donc très importante. Dans notre organisation, la façon dont nous interagissons les uns avec les autres - nous sommes très honnêtes. Nous encourageons tout le monde à être honnête avec les candidats. Cela ne signifie pas qu'il faille parler en mal de votre organisation ou souligner tous les défauts qui existent, mais simplement brosser un tableau réaliste de la situation actuelle. 

Pensez à ce que nous serons à l'avenir. Et c'est généralement plus bénéfique pour les candidats comme pour les responsables du recrutement.

‍Closingthe Gap of the Entire Employment Journey (Combler lefossé de l'ensemble du parcours professionnel)

Lydia : Passons à la technologie du recrutement. C'est déjà la base qui est construite sur la façon dont nous devons penser ou traiter la réussite des candidats, etc. 

Quel est l'impact des technologies de recrutement, telles que l'ATS de Manatal, sur l'embauche dans les startups, et quels sont les avantages que vous avez constatés dans votre expérience ?

Francesco : Je pense que je ne serais pas là où je suis aujourd'hui sans avoir découvert l'ATS ou sans l'aide de la technologie de recrutement. Pour illustrer mon propos, je dirai que lorsque j'étais en poste dans un service de recrutement interne, il y avait un grand nombre de postes à pourvoir, mais pas d'ATS. Tout se faisait donc par courrier électronique et par Excel. Je passais littéralement neuf heures par jour à organiser des entretiens. 

Ainsi, neuf heures par jour, j'ai essayé de savoir qui voulait interviewer ce candidat, en écrivant un courriel au candidat, en l'appelant peut-être, puis en m'informant du calendrier auprès de mes responsables du recrutement. Il y a beaucoup de va-et-vient. La majeure partie de ma journée était consacrée à la planification. L'introduction d'un système de gestion des candidatures m'a permis d'automatiser, je dirais, 70 ou 80 % de mon travail. Tout était donc autogéré. 

Vous mettez en place certains pipelines qui prévoient des actions automatisées dès qu'un candidat entre dans le pipeline. Cela vous permet de créer un parcours d'expérience pour l'employé ou le candidat, où vous pouvez lui envoyer des informations sur votre entreprise avant l'entretien. 

Vous pouvez leur donner un guide sur notre processus d'entretien et leur présenter le responsable du recrutement. La programmation peut également être autogérée grâce à des liens de programmation. Ensuite, vous disposerez de tableaux de bord qui vous permettront de suivre ce qui fonctionne dans notre organisation et de combler les lacunes en matière d'analyse des données. Vous pourrez ainsi collecter des données dans le cadre du processus de candidature, les comparer au processus d'évaluation de la période d'essai et, si vous le souhaitez, les comparer à l'évaluation de mi-année. 

Ainsi, vous comblez vraiment le fossé qui sépare l'ensemble du parcours de l'emploi. Et c'est extrêmement important pour moi.

‍Jedébute en tant que recruteur ? Trouvez-vous un mentor

Lydia : Merci, Francesco. C'était vraiment une très bonne idée. Bien sûr, vous avez également brossé un tableau de ce qu'était la vie d'un recruteur avant la technologie, ainsi que des différentes choses que vous avez vécues avec l'IA générative et les ATS. 

Quels conseils donneriez-vous à quelqu'un qui débute dans le recrutement aujourd'hui ? 

Francesco : J'ai beaucoup réfléchi à cette question. Ce qui m'a beaucoup aidé dans mon parcours en RH, c'est d'avoir de bons mentors. Je viens du monde de la vente et j'ai beaucoup négocié en interne. Aussi stupide que cela puisse paraître, de bonnes compétences en matière de vente vous aideront dans ce domaine, car elles vous apprendront à réfléchir à ce que votre interlocuteur attend de vous et à la manière dont vous pouvez créer une situation gagnant-gagnant pour tous les deux. 

Donc, pour moi, un bon conseil est de trouver quelqu'un dans l'industrie que vous admirez et d'essayer de commencer à travailler avec lui. Et d'apprendre autant que possible pendant les deux premières années. Ensuite, vous pourrez commencer à faire vos propres expériences et à expérimenter par vous-même. 

Ne soyez pas trop timide. La seule chose que je voudrais ajouter est qu'il ne faut pas hésiter à briser la perception de ce que les RH doivent être dans votre organisation. Personne ne vous dit ce que vous pouvez ou ne pouvez pas faire. Alors, essayez.

Lydia : Merci beaucoup pour vos commentaires aujourd'hui, Francesco. Je suis sûre que le public veut en savoir un peu plus sur vous et sur votre expérience dans le domaine des startups technologiques et du recrutement. 

Où peuvent-ils vous trouver ?

Francesco : Bien sûr. Je suis principalement actif sur LinkedIn. Il vous suffit donc de me suivre avec mon nom Francesco Diomaiuta et de m'envoyer une demande de connexion. Je serai heureux de discuter avec vous à tout moment.

Lydia : Nous avons discuté avec Francesco Diomaiuta, responsable des ressources humaines chez Honest. 

Restez à l'écoute pour d'autres épisodes hebdomadaires de All-In Recruitment. Nous vous remercions.