EP21 : Groundfog - Staying Agile : Building an HR function in Startups (avec Irina Constantinescu)

All-In Recruitment est un podcast de Manatal qui traite de tout ce qui concerne les missions et les tendances de l'industrie du recrutement. Rejoignez-nous dans nos conversations hebdomadaires avec les leaders du secteur du recrutement et découvrez leurs meilleures pratiques pour transformer votre façon d'embaucher.

‍

‍

‍

Transcription 

La transcription a été éditée pour plus de clarté.

Lydia : Bienvenue dans le podcast All-In Recruitment de Manatal, où nous explorons les meilleures pratiques et les tendances avec des leaders dans le domaine du recrutement. Si vous aimez notre contenu, abonnez-vous à nos chaînes sur YouTube et Spotify, et restez à l'écoute de nos épisodes hebdomadaires. 

Je m'appelle Lydia et je suis accompagnée cette semaine d'Irina Constantinescu, qui est People Partner pour le recrutement dans le secteur de la technologie et l'image de marque de l'employeur chez Groundfog. Bonjour, Irina. Merci de vous joindre à nous aujourd'hui.

Irina : Bonjour, Lydia. Merci pour votre invitation. C'est vraiment génial d'être ici.

La bonne façon de créer une fonction RH à partir de zéro

Lydia : Irina, vous travaillez dans le domaine du recrutement, principalement technique, depuis quelques années. Ces dernières années, vous avez également occupé plusieurs postes dans les entreprises pour lesquelles vous avez travaillé.

Quels sont les aspects des personnes et des RH que vous devez prendre en compte lorsque vous aidez les entreprises à élaborer leurs stratégies en matière de ressources humaines à partir de la base ?

Irina : C'est une très bonne question. Il faut avoir beaucoup de choses à l'esprit quand on démarre, disons, un département RH. Dans notre cas, il faut commencer par les priorités parce que nous utilisons Holacracy. 

Vous devez avoir des fonctions administratives. Je veux parler des contrats, des salaires, etc. Vous devez vous assurer que vous offrez tout le soutien nécessaire aux personnes qui travaillent pour vous, quel que soit l'endroit où elles sont employées.

En outre, vous devez être en phase avec la stratégie de l'entreprise. Et vous devez vous assurer que vous déployez également des efforts en matière de recrutement. Vous devez vous assurer que vous intégrez le thème du capital humain dans les RH. Et vous devez vous assurer que vous apportez votre soutien à l'entreprise pour pourvoir les postes que vous pourriez avoir à pourvoir. Ces postes sont nécessaires à l'entreprise. 

Une autre chose à prendre en compte est que lorsque vous embauchez des personnes, vous leur offrez un soutien, mais vous devez aussi les retenir, n'est-ce pas ? Il s'agit d'un marché très concurrentiel. Il s'agit de personnes qui restent peut-être un, deux ou trois mois, qui testent l'entreprise, puis qui s'en vont si elles ne sont pas satisfaites.  

Vous devez donc vous assurer, en particulier au cours du premier mois d'emploi, que vous leur offrez une excellente expérience d'intégration. Vous devez vous assurer qu'ils reçoivent toute l'aide possible et qu'ils sont satisfaits de leur projet, des technologies qu'ils utilisent, etc.

"En tant qu'entreprise, lorsque vous embauchez quelqu'un, vous lui faites des promesses et il vous en fait également. Je pense donc qu'il s'agit d'une voie à double sens. Et les deux parties doivent tenir leurs promesses". 

Rétention, recrutement, sujets administratifs, il y a beaucoup de sous-textes lorsque vous êtes un RH, surtout si vous êtes seul dans une startup, ce qui a été le cas pour moi dans de nombreuses entreprises avec lesquelles j'ai travaillé.

Lydia : La mise en place d'une fonction entière, comme nous venons de le décrire, est une tâche importante. Quelles sont les premières mesures que vous avez prises pour vous assurer que vos stratégies initiales pour cette startup sont conformes à la stratégie de l'entreprise ?

Irina : Par exemple, vous devez créer une stratégie de recrutement. Et quand je parle de stratégie de recrutement, je parle d'enquêter sur les besoins de l'entreprise. Cela dépend également du type d'entreprise. Si vous êtes une entreprise de produits ou une entreprise de services, vos besoins peuvent être différents. Vous voudrez peut-être un volume plus important. Vous voudrez peut-être croître de manière plus organique. Cela dépend également du type d'industrie dans lequel vous vous trouvez, ainsi que de l'activité que vous exercez. 

L'une des premières mesures que j'ai prises a été de créer une stratégie de recrutement ou un flux de travail de recrutement et de décider des outils que nous voulions utiliser pour établir l'effectif. Ensuite, j'ai fait des prospections sur le marché. 

Il y a beaucoup de choses que vous devez mettre en place et vous assurer que vous êtes en conformité et en place avec tout. Vous devez mettre en place une partie administrative et créer une partie consacrée à la marque de l'employeur. 

"Vous devez créer une certaine visibilité pour l'entreprise s'il n'y en a pas. Peut-être créer quelques pages sur les médias sociaux et également ajouter du contenu, créer du contenu et maintenir le contenu." 

Élaborer une stratégie de recrutement solide : Quels sont les éléments à prendre en compte ?

Lydia : Vous avez parlé de l'élaboration d'une stratégie de recrutement qui répondrait aux besoins de l'entreprise. Mais il faut aussi prévoir la direction que prendra l'entreprise dans un an ou deux. Quels pourraient être les défis ou les perturbateurs à venir ? Et quelles pourraient être, selon votre expérience, les façons d'envisager le recrutement à l'épreuve du temps ?

Irina : Encore une fois, cela dépend vraiment de l'entreprise. Si vous êtes une société de services, vous devez trouver un équilibre entre le banc et les personnes qui travaillent sur des projets, à mon avis, parce que lorsque vous offrez des services logiciels, vous n'êtes pas une société de produits. Vous n'avez pas toujours de prévisions claires ou de visibilité sur l'avenir. 

Il se peut que vous soyez en train de gagner le client et que vous ne sachiez pas si vous allez le gagner ou non. Puis vous le gagnez. Vous devez alors embaucher 15 personnes pour mener à bien ce projet. Il se peut que vous n'ayez pas toujours ces 15 personnes sur le banc de touche. Vous devez donc travailler activement à l'élaboration de ce projet. Et aussi à réaliser ce projet.   

D'un autre côté, ce n'est peut-être pas nécessaire pour une entreprise de produits. Ses prévisions sont peut-être plus claires et elle est en mesure de vous fournir, en tant que recruteur, une prévision plus précise du nombre de personnes dont elle a besoin parce qu'elle a un plan solide de ce qu'elle veut ajouter à ses produits. Elle sait donc de combien de personnes elle aura besoin pour ce projet. 

Dans le domaine des services, il est un peu plus difficile d'établir des prévisions très claires. Je vous suggère donc d'établir un bon équilibre entre les personnes en poste et celles qui travaillent sur des projets. Veillez à ce que vous puissiez avoir un projet, vous savez, peut-être embaucher à l'avance. Examinez les postes les plus difficiles à pourvoir. Par exemple, il peut s'agir de développeurs. Ou si vous avez une technologie plus difficile qui est rare et demandée sur le marché, gardez-la à l'esprit et embauchez à l'avance. Même si cette personne ne travaille pas pendant deux ou trois mois, c'est une valeur ajoutée lorsque vous aurez cette demande pour ce projet.

Lydia : Et comme vous l'avez dit, pour les repérer tôt et avoir suffisamment de personnes sur le banc, il faut approcher les talents technologiques les plus demandés aujourd'hui. Et je crois savoir que Groundfog a atteint sa cible de talents principalement par le biais du réseautage. C'est exact ?

Irina : Exactement.

Lydia : Lorsqu'il s'agit d'atteindre des talents qui sont très demandés. Quelle est la meilleure façon de communiquer l'opportunité, de manière à capter leur intérêt dès le début et à leur permettre de voir l'intérêt de rejoindre une entreprise ?

Irina : Tout d'abord, cela dépend également du stade auquel vous vous trouvez dans l'entreprise. Si vous êtes une startup, à mon avis, tout le monde doit être impliqué dans le recrutement, et pas seulement le recruteur. C'est une chose qui commence par le PDG, par le propriétaire. Il devrait être le premier promoteur de toute initiative de marque employeur et de toute initiative de recrutement. Cela commence par le sommet et se répercute ensuite sur toutes les personnes qui travaillent dans l'entreprise.  

Ce qui se passe généralement avec les start-ups ou les nouvelles entreprises, c'est que l'on commence avec une équipe très fiable. C'est le cas de Groundfrog. C'est ainsi qu'elle a démarré. Et c'est quelque chose que nous voulons maintenir dans le temps. Toutes les personnes qui travaillent dans l'entreprise sont impliquées dans le recrutement. 

Lorsqu'il s'agit de contacter des candidats, la marque de l'employeur et la présence sur les médias sociaux jouent un rôle important. Ainsi, vous avez des personnes qui postulent activement à vos postes vacants. Mais dans le secteur de la technologie, c'est rarement le cas. Il se peut aussi que des personnes postulent, mais qu'elles n'aient pas le bon profil pour vous. C'est pourquoi vous devez adopter une approche efficace, par exemple via les médias sociaux, ce qui vous aidera à créer un excellent réseau. 

C'est ce que j'ai fait lorsque j'ai commencé à recruter pour un poste. J'ai contacté les personnes avec lesquelles j'ai travaillé, peut-être dans le passé, ou les personnes avec lesquelles j'ai gardé le contact. Je pense donc que c'est la chose la plus précieuse à faire lorsqu'on engage un recruteur. Et si les entreprises se demandent pourquoi elles devraient engager un recruteur, c'est comme pour un vendeur. Vous n'embauchez pas nécessairement cette personne. Vous l'embauchez pour ses compétences et ses capacités d'évaluation. 

Vous les engagez également pour le réseau. Il m'est facile d'obtenir un projet en ce moment. En effet, chaque fois que j'entends quelqu'un dire "J'ai besoin d'un développeur Java", j'ai déjà une personne en tête. C'est donc une question de réseau. Il s'agit de garder ces contacts près de vous et de faire en sorte qu'ils vous fassent confiance.

Et lorsque vous proposez un rôle, ils voudront, bien sûr, vous parler, vous devez maintenir ce contact et vous assurer que vous établissez une relation de confiance. Cela vaut pour tous les emplois, quel que soit le secteur d'activité.

Un PVE solide est essentiel

Lydia : Vous avez parlé de confiance. Un groupe d'employés très dignes de confiance qui mettent en valeur ce qu'ils font et qui attirent ce type de talents dans l'entreprise de manière organique. Je pense que c'est très intéressant pour le développement d'un PVE, par exemple. Cela nous ramène à ce que vous avez dit à propos de la marque employeur, qui est l'une des choses qui attirent les champions autour d'elle. 

D'après votre expérience, vous avez déjà atteint votre objectif en matière de talents. Quelles sont donc les mesures à prendre maintenant si vous vous concentrez sur l'élaboration d'une PVE ? Quelles sont les mesures à prendre pour développer une PVE solide afin que votre stratégie de talents attire des personnes dont la culture et les compétences correspondent à celles de l'entreprise ? 

Irina : Lors de la mise en place d'un PVE, il faut bien sûr être en phase avec le marché. Il faut savoir ce que les gens attendent d'un emploi à l'heure actuelle. Par exemple, si nous regardons la tendance qui s'est produite après la pandémie, il est assez clair que le marché des talents est divisé entre le retour au bureau et le travail à domicile. 

"Je suis presque certain que nous ne reviendrons pas sur le travail à domicile. C'est quelque chose qui est là pour durer. Personnellement, je pense que l'époque où les gens voulaient travailler de neuf à cinq dans un bureau est révolue.

Vous devez garder à l'esprit les besoins des gens. Lorsque vous élaborez une PVE, vous devez également vous assurer de connaître les attentes de vos employés. Sachez ce qu'ils attendent de l'entreprise. Les gens ont des besoins différents. En tant qu'entreprise, vous devez veiller à satisfaire autant de besoins que possible. Bien sûr, vous ne pourrez pas tout faire en même temps pour tout le monde. À un moment donné, quelqu'un ne sera pas satisfait de la décision prise. Mais vous devez vous assurer que vous répondez à autant de besoins que possible.

Pour les prochaines étapes, nous travaillons à l'élaboration de programmes d'apprentissage et de développement pour les événements que nous voulons organiser. Et nous voulons que les gens soient impliqués dès le départ. Nous sommes en train de repenser tout cela parce que "repenser" est l'une des valeurs de notre entreprise. 

Nous nous permettons constamment de repenser ce que nous avons. C'est une chose à laquelle nous croyons fermement. Pour l'instant, nous sommes en train de jeter les bases de ce à quoi Grandfog devrait ressembler, ce qui est une tâche très difficile parce que nous avons tous beaucoup d'informations sur ce que nous ne voulons pas, mais nous devons définir précisément ce que nous voulons. Nous voulons donc impliquer le plus grand nombre de personnes possible, voire l'ensemble de l'entreprise, car c'est aussi l'une de nos valeurs fondamentales, à savoir que "tout le monde a son mot à dire".  

C'est quelque chose que je rationalise et dont je m'occupe seul. Et ce n'est pas seulement ma vision. C'est en fait la vision de l'ensemble de l'entreprise et des personnes qui la composent actuellement. Nous rassemblons donc des idées sur la manière de créer un lieu où tout le monde souhaite travailler, qui soit inclusif et qui réponde à autant de besoins et de demandes que possible. 

Il s'agit également de s'occuper de la croissance des personnes. Je pense qu'il s'agit d'une étape nécessaire lorsque l'on est une entreprise centrée sur les personnes. 

Lydia : Nous constatons également que les employeurs d'aujourd'hui, surtout après la pandémie, s'efforcent de trouver un équilibre entre la productivité et le bien-être, comme vous l'avez mentionné plus tôt. Quel est donc, selon vous, le rôle de l'employeur dans la promotion d'une culture équilibrée et performante ?

Irina : Je pense que le rôle de l'employeur est très important. Et quand je pense à des performances élevées, je pense à des gens qui travaillent de nombreuses heures et font des heures supplémentaires. Il faut préciser qu'une performance élevée peut aussi être une performance saine et équilibrée. C'est une chose que vous devez garder à l'esprit. En tant qu'employeur, vous travaillez avec des personnes qui ont des besoins. Ils ont des problèmes. Ils ont une vie personnelle. Il y a tout un monde autour d'eux qui n'est pas nécessairement lié au travail. 

"Gardez à l'esprit que vous devez également soutenir les personnes en dehors de leur travail quotidien. Vous devez les soutenir et les comprendre, mais aussi leur offrir la possibilité de gérer leur vie en fonction de leur travail. 

Je pense aussi que c'est une question de confiance, comme je l'ai dit plus tôt. Lorsque les gens savent que vous leur donnez tout le contexte, tous les outils nécessaires, toute la liberté de gérer leur temps, de gérer leurs tâches quotidiennes et de prendre soin de leur vie, de leur santé personnelle ou mentale, de leur santé physique, ils apprécieront, bien sûr, ce que vous faites. Et ils prendront également soin de vous et de l'entreprise ainsi que de vos clients. 

Le rôle de la technologie dans le recrutement aujourd'hui

Lydia : Parlons des technologies de recrutement, telles que Manatal et ATS. Quelle est l'importance des technologies de recrutement pour l'embauche dans les startups ? Et quels sont les avantages que vous avez constatés dans votre expérience ?

Irina : Tout d'abord, lorsque vous travaillez dans l'industrie technologique, il est impossible de ne pas intégrer la technologie dans votre travail quotidien. Lorsque vous avez un grand objectif, par exemple, lorsque vous vous développez rapidement, lorsque vous devez embaucher beaucoup de personnes, un système de suivi des candidatures vous aide à suivre les candidats que vous avez.

C'est également un excellent agrégateur pour d'autres sites et plateformes d'emploi ou de médias sociaux qui vous aident à distribuer et à partager vos offres d'emploi sur différentes plateformes. C'est vraiment génial d'avoir tout en un seul endroit. Cela vous facilite la tâche. Cela vous aide également à rester en contact et à communiquer en permanence avec les candidats. Le manque de communication avec les candidats devient généralement un problème lorsque vous avez beaucoup de postes vacants. Cela m'est déjà arrivé. Et je sais qu'il s'agit d'une plainte importante. J'ai vu beaucoup de messages sur LinkedIn concernant des recruteurs qui ne reviennent pas vers les candidats. 

Il est vraiment difficile de suivre les candidats. C'est également un défi si vous ne disposez pas de la technologie nécessaire pour soutenir cet effort et si vous n'avez pas d'outil qui vous aide à organiser et à maintenir le flux de communication. Un autre facteur est que vous vous trouvez à différents stades avec différents candidats. 

Il s'agit donc d'un excellent moyen de s'organiser en tant que recruteur. Un ATS a également la possibilité de générer des données et des rapports dont vous avez besoin pour élaborer la prochaine stratégie de recrutement, il est très important d'avoir des données à l'appui. Ainsi, tout type de technologie et de moyen d'automatiser les tâches et le recrutement est une bénédiction, à mon avis.

Les conseils d'Irina aux nouveaux acteurs du secteur du recrutement aujourd'hui

Lydia : Je suis sûre que le public aimerait savoir quels conseils vous donneriez à ceux qui se lancent dans le recrutement aujourd'hui, ? 

Irina : Il faut vraiment aimer le recrutement pour s'épanouir. Il faut aimer les défis. Il faut être résistant et patient, car le recrutement est un métier qui connaît des hauts et des bas. Par exemple, vous avez un candidat qui vient d'accepter une offre de votre part, et vous êtes tellement excité d'avoir réussi à conclure cette affaire, qui correspond parfaitement au profil du candidat. Vous jouez pratiquement le rôle de matchmaker entre les deux parties. Vous êtes heureux d'avoir donné une formidable opportunité au candidat tout en clôturant le poste vacant en temps voulu, et l'entreprise est satisfaite. 

Vous recevez ensuite un appel du candidat le lendemain ou le surlendemain. "Je suis désolé, j'ai accepté une autre offre". Parce qu'elle est peut-être plus motivée financièrement, ou plus proche de la maison, ou pour toute autre raison que le candidat peut avoir. 

Ainsi, à mon avis, lorsque l'on débute dans le recrutement, il faut étudier un peu ce domaine, peut-être trouver un mentor dans le recrutement, peut-être parler à une personne plus expérimentée qui fait déjà ce travail, et s'assurer que c'est quelque chose que l'on veut vraiment faire. Car comme je l'ai dit, c'est parfois frustrant. C'est parfois génial, mais c'est aussi parfois frustrant.

Par ailleurs, un autre conseil important que je donnerais à un recruteur technique est d'apprendre ses technologies et de savoir de quoi il parle, surtout lorsqu'il recrute. Par exemple, vous devez connaître la différence entre Java et JavaScript lorsque vous parlez à un technicien si vous voulez être pris au sérieux par les personnes que vous essayez de recruter. C'est un point sur lequel j'ai eu beaucoup de mal au début, car je ne connaissais pas grand-chose à la technologie. C'est donc quelque chose que j'ai dû apprendre par moi-même. Et j'ai appris de toutes les sources que j'ai pu trouver, dans des livres, sur l'internet et auprès de mes candidats.

Et, bien sûr, pendant cette période, j'ai été entouré de tous mes amis qui travaillent dans la technologie et de grands développeurs et ingénieurs système. J'ai donc appris d'eux. C'est quelque chose que je veux vraiment souligner. Si vous voulez être pris au sérieux dans ce secteur.

"Lorsque vous passez un entretien et que vous essayez d'évaluer un candidat technicien, vous devez savoir ce que vous demandez et quelle est la bonne réponse à cette question.  

Tels sont les principaux conseils que je donnerais à un nouvel arrivant qui souhaite se lancer dans le recrutement. Bien entendu, il faut aussi être un bon vendeur, car de nos jours, le recrutement n'est pas nécessairement basé sur l'évaluation. Vous devez également vendre le poste. 

Lydia : Vous avez mentionné que vous avez fait de l'auto-apprentissage et que vous avez acquis les compétences nécessaires pour comprendre la technologie dans le domaine du recrutement, ce qui demande beaucoup de dynamisme. Combien de temps vous a-t-il fallu pour vous familiariser progressivement avec l'espace technique du recrutement ?

Irina : Je pense qu'il m'a fallu environ six mois, voire un an, pour avoir confiance en moi lors d'un entretien. Mais il m'arrive encore d'être nerveuse parce que la technologie évolue sans cesse. J'ai commencé avec des développeurs PHP. Nous recrutions pour une société de commerce électronique ici, en Roumanie, qui se développait très rapidement. Et je ne connaissais rien à PHP. J'ai donc commencé à étudier. 

Mais nous avions tellement de candidats. Nous avions 16 ou 20 entretiens par semaine. Cela m'a permis de me familiariser rapidement avec la technologie. Bien sûr, j'ai lu des articles sur PHP. J'ai lu sur la programmation orientée objet et la programmation fonctionnelle. J'ai donc absorbé les informations, mais il était plus logique de parler aux candidats. Lorsque vous avez 20 entretiens par jour, vous vous y mettez et vous apprenez les différences entre les réponses. 

Vous devez donc commencer par étudier le marché et les technologies. Il est également très important de parler au responsable du recrutement technique. C'est le premier point de contact que vous devez avoir lorsque vous acceptez un poste technique vacant. Vous devez organiser une réunion de lancement et poser toutes les questions que vous souhaitez sur le poste, l'équipe, les technologies, les priorités et le rôle au sein de l'équipe. Obtenez donc toutes les informations nécessaires avant d'entamer le recrutement pour votre poste. 

Se connecter avec Irina

Lydia : Ce sont des idées très intéressantes. Et vous avez été très généreuse en les partageant. Merci beaucoup, Irina, pour votre temps et vos idées aujourd'hui. Je suis sûre que l'auditoire aimerait en savoir plus sur la manière dont vous construisez les stratégies des gens à partir de la base, en particulier dans une toute nouvelle startup comme celle dans laquelle vous vous trouvez aujourd'hui. Où peuvent-ils vous contacter ?

Irina : On peut me trouver principalement sur LinkedIn. Si vous voulez en savoir plus, envoyez-moi un message en ligne avec toutes les questions que vous pourriez avoir. Je suis là, et je suis toujours prête à créer de nouvelles connexions et de nouveaux amis. 

Lydia : Nous avons discuté avec Irina Constantinescu, qui est la partenaire de Groundfog en Roumanie pour le recrutement dans le secteur de la technologie et l'image de marque de l'employeur. 

Restez à l'écoute pour d'autres épisodes hebdomadaires de All-In Recruitment présentant les idées et les meilleures pratiques des leaders du recrutement à travers le monde.