Comment rationaliser l'intégration des employés

La gestion des départs de salariés est une conséquence inévitable du travail dans les ressources humaines. Les professionnels des ressources humaines doivent être en mesure de faire face à la myriade de problèmes qui se posent lorsque cela se produit.

La meilleure façon de faire quelque chose de complexe est de suivre un processus. Dans le cas présent, ce processus est connu sous le nom de "offboarding".

Qu'est-ce que l'intégration des employés ?

L'intégration des employés décrit le processus de séparation entre l'employeur et l'employé. Il englobe plusieurs processus qui doivent être mis en œuvre lorsqu'une personne quitte une organisation. Un bon processus d'intégration est planifié à l'avance. Les employeurs peuvent utiliser le processus d'intégration pour n'importe quelle fonction au sein d'une organisation.

La raison du départ de l'employé est généralement sans importance. Le processus d'intégration doit avoir lieu. Et ce, que le départ du salarié soit volontaire ou non. En effet, il peut être vital s'il s'agit d'un licenciement involontaire. Il y a des implications en termes de sécurité si la séparation est malheureuse. En outre, en cas de pénurie de talents, cette perte de compétences peut être perturbante.

Qui est responsable de l'intégration des employés ?

De nombreuses personnes ont un rôle à jouer dans le processus d'intégration des employés. Cela dépend du rôle de l'employé qui quitte l'entreprise. Les managers et les collègues de l'employé qui quitte l'entreprise ont tous un rôle à jouer. Le service informatique peut avoir certaines tâches à accomplir dans le cadre du processus, comme la suppression de l'accès de l'employé aux systèmes de l'organisation. Toutefois, dans la plupart des cas, ce sont les professionnels des ressources humaines qui dirigent le déroulement du processus. Par exemple, ils sont responsables de la suppression du salarié de la liste de paie.

L'accueil et l'intégration des employés : Quelle est la différence ?

L'intégration est le processus qui consiste à faire entrer un nouveau salarié dans une organisation et à l'inscrire sur les listes de paie. Les meilleurs professionnels des ressources humaines l'utilisent pour présenter aux employés la culture de l'organisation et les acclimater à leur nouveau lieu de travail.

L'offboarding, quant à lui, est tout le contraire. Selon les circonstances, il s'agit de faire des adieux chaleureux à un employé. Ou, à tout le moins, de gérer son départ de manière professionnelle. Il s'agit également de supprimer l'accès de l'employé aux systèmes et aux biens de l'entreprise.

Le service des ressources humaines doit retirer l'employé de la liste des salariés et peut être amené à trouver un remplaçant, tandis que les responsables doivent répartir les responsabilités de l'employé sortant entre les personnes restantes.

L'importance de l'externalisation

Le processus d'intégration est vital pour la sécurité, et 76 % des responsables informatiques le pensent aussi[1]. Il est également important pour le bien-être de l'employé sortant et pour le moral de l'ensemble de l'entreprise. Le processus est conçu pour limiter les perturbations au sein de l'organisation.

Au revoir et merci

Lorsqu'un employé part en bons termes ou prend sa retraite, l'intégration est l'occasion pour l'organisation de lui témoigner sa reconnaissance pour les services qu'il a rendus. C'est aussi l'occasion pour l'employé de partager ses connaissances avec son remplaçant.

Sécurité

Les employeurs font preuve d'une grande confiance en permettant à leurs employés d'accéder aux systèmes. Ces systèmes peuvent contenir des informations confidentielles, des données sensibles ou de la propriété intellectuelle. Le départ d'un employé représente un risque pour la sécurité. Le processus d'intégration devrait interdire l'accès aux systèmes de l'organisation aux anciens employés.

Impact de la marque

Lorsque les employés quittent une entreprise avec un mauvais goût dans la bouche, ils le font savoir. Des sites web tels que Glassdoor permettent aux employés d'évaluer les entreprises en tant qu'employeurs. Une mauvaise réputation peut rendre plus difficile l'embauche de bons talents. Un processus d'intégration bien planifié peut contribuer à éviter ces dommages potentiels.

Liste de contrôle pour l'intégration des employés

Tout le monde aime les listes de contrôle ; il y a quelque chose de très satisfaisant à cocher les tâches au fur et à mesure qu'elles sont accomplies. Elle peut être utilisée pour l'intégration des nouveaux arrivants afin de s'assurer que les processus RH sont suivis correctement et que rien n'est oublié.

La liste de contrôle suivante est libre d'utilisation et peut être modifiée si nécessaire.

La liste de contrôle exacte pour l'intégration des employés varie d'une entreprise à l'autre. Les différents services des ressources humaines ont leurs propres procédures à suivre. Néanmoins, il s'agit d'un bon guide de départ pour l'élaboration d'une liste de contrôle. Cliquez ici pour l'obtenir.

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Processus étape par étape pour l'expatriation des employés

1. La documentation

Le salarié sortant doit présenter une lettre de démission. Cette lettre doit mentionner la date à laquelle il souhaite partir. Le département des ressources humaines doit la classer de manière appropriée.

Une fois la période de préavis entamée, les RH doivent examiner le dossier du salarié et les documents qui s'y trouvent. Ils recherchent tout ce qui a trait au départ de l'employé. Il peut s'agir de prestations de soins de santé, de documents de non-concurrence ou d'autres accords. Les RH peuvent être amenés à se concerter avec le service juridique pour s'assurer que tout est en ordre.

Si nécessaire, l'organisation doit fournir à l'employé des copies des documents importants.

2. Informer les parties concernées

Il est maintenant temps d'informer les parties concernées des intentions de l'employé, qu'elles soient volontaires ou non. Dans le cas d'un licenciement, les RH ne doivent pas divulguer les raisons du départ du salarié. S'il s'agit d'un départ volontaire, les détails ne doivent être communiqués qu'avec le consentement de l'employé.

Les RH doivent d'abord informer le responsable direct de l'employé. Ce dernier peut ensuite informer les collègues de l'employé qui quitte l'entreprise, et les RH doivent faire remonter l'information à la hiérarchie. Cela peut dépendre de la structure et de la taille de l'organisation - il n'est pas nécessaire d'atteindre le niveau du PDG.

Pour les employés qui travaillent directement avec des clients réguliers, les clients doivent également être informés. Toutefois, il se peut que l'employé ait établi une bonne relation avec eux et qu'il souhaite s'en occuper lui-même. Ce n'est pas grave, à condition que l'organisation ait une idée de ce que l'employé dit à propos des prochaines étapes, car l'organisation voudra continuer à travailler avec les clients en question.

3. Déterminer qui couvrira les tâches de l'employé sortant

Lorsque l'employé quitte l'entreprise, il faut également s'acquitter des responsabilités qui lui incombent. Cela peut se faire en les répartissant entre les employés restants. Si ce n'est pas le cas, les RH devront entamer le processus de recrutement.

Si possible, les RH et la direction peuvent organiser une formation d'égal à égal et l'employé qui part peut coacher son remplaçant. Il peut être utile de se faire une idée des besoins des différents départements.

Cela vous aidera à vous sentir en confiance lorsque vous déciderez de la meilleure ligne de conduite à adopter et constituera une connaissance utile lorsqu'il s'agira d'engager un remplaçant.

4. Organiser la renonciation aux biens de l'entreprise

Les organisations fournissent souvent à leurs employés l'équipement nécessaire. Il peut s'agir d'ordinateurs portables, de téléphones mobiles ou de voitures de fonction. En fait, 27 % des entreprises ont déclaré avoir perdu 10 % de leurs actifs technologiques en raison d'un processus d'intégration médiocre[2].

Les RH doivent disposer d'un document énumérant les biens de l'entreprise que possède l'employé qui quitte l'entreprise. Ils doivent écrire à l'employé pour lui indiquer la date à laquelle les biens de l'entreprise doivent être restitués.

5. Planifier et mener un entretien de départ

Un entretien de départ est indispensable en cas de départ volontaire d'une organisation. C'est l'occasion pour l'organisation de tirer des enseignements.

Un professionnel des ressources humaines doit mener l'entretien, car il n'a pas travaillé directement avec l'employé sortant. Il peut poser les questions de manière impartiale, sans être influencé par une relation existante.

L'objectif de l'entretien de départ est de recueillir un retour d'information. Les commentaires des anciens employés aident les organisations à améliorer de nombreux aspects de l'entreprise, notamment le moral des employés, la productivité et l'efficacité.

6. Supprimer l'accès aux systèmes de l'employé

Le service informatique doit supprimer l'accès de l'employé aux systèmes, notamment en supprimant les connexions aux médias sociaux, aux logiciels d'audit et au CRM, afin de protéger les données sensibles et de garantir le respect des mesures de sécurité.

7. Révision de la sécurité

Les entreprises utilisent souvent des identifiants partagés pour divers logiciels et systèmes. Dans ce cas, l'organisation doit changer tous les mots de passe. Cela permet de s'assurer que l'employé qui quitte l'entreprise ne peut plus accéder à quoi que ce soit une fois qu'il est parti. Cela est particulièrement important si l'employé est parti contre son gré.

8. Résoudre les engagements financiers en suspens

Toute somme due doit être versée à l'employé. Il peut s'agir d'un certain nombre d'éléments.

1. Paiement du dernier salaire
2. Paiements de dépenses en suspens
3. Bonus
4. Indemnité de départ

Une fois toutes les questions financières résolues, les RH doivent supprimer les données de l'employé du système de paie.

9. Faire ses adieux

Lorsqu'un employé part en bons termes, les entreprises devraient prendre le temps de lui montrer qu'elles l'apprécient et de le remercier pour sa contribution. Les employés se sentent ainsi valorisés et la porte reste ouverte à une future collaboration.

Une fête de départ est un bon moyen de dire au revoir à un employé. C'est aussi l'occasion pour ses collègues de lui présenter leurs meilleurs vœux. De nombreux travailleurs nouent des relations étroites au cours de leur carrière. Ils ne perdent pas seulement un collègue, ils peuvent aussi perdre un ami.

10. Suivi (facultatif)

Les organisations changent au fil du temps. Les personnes vont et viennent. Les entreprises se développent et trouvent de nouvelles opportunités. Parfois, un rôle émerge au sein d'une organisation pour lequel l'ancien employé est parfait. En gardant les lignes de communication ouvertes, les organisations construisent un réseau d'anciens employés dans lequel elles peuvent puiser.

Meilleures pratiques en matière d'intégration des employés

Professionnalisme et compréhension

Les organisations doivent s'efforcer d'aborder le départ des employés de manière professionnelle et compréhensive. Tel doit être l'objectif, quelles que soient les raisons du départ de l'employé.

Quitter un emploi, quelle qu'en soit la raison, peut avoir un impact sur la santé mentale du salarié. C'est pourquoi l'intégration doit être abordée avec tact.

Tirer les leçons du départ

L'entretien de fin d'emploi fournit aux entreprises un retour d'information précieux. Les raisons qui poussent une personne à quitter un poste varient. Néanmoins, il y a toujours quelque chose à apprendre de n'importe quelle circonstance.

Garder la sécurité à l'esprit

Qu'un employé soit licencié ou qu'il parte de son plein gré, les organisations doivent tenir compte de la sécurité. Cela signifie qu'il faut mettre en place un processus de suppression de l'accès aux données et aux systèmes confidentiels. Il faut également s'assurer que les codes d'accès aux bâtiments sont modifiés et que les clés sont rendues. Une fois qu'un employé est parti, il doit être traité comme n'importe qui d'autre en dehors de l'organisation.

S'accrocher aux compétences

Ce sont les personnes et les compétences qu'elles possèdent qui font le succès d'une entreprise. Par conséquent, lorsqu'un employé quitte l'entreprise, il est essentiel que les organisations trouvent un moyen de conserver ces compétences.

Dans la perspective du départ d'un salarié, les entreprises doivent trouver les moyens de conserver ses compétences. L'organisation d'un mentorat entre l'employé qui quitte l'entreprise et son remplaçant est l'un de ces moyens. Cela nécessitera des stratégies de recrutement solides si le salarié doit être remplacé pendant sa période de préavis. Le travailleur qui quitte l'entreprise peut former son remplaçant pour qu'il soit aussi performant qu'il l'a été pour l'organisation.

Préparation et planification

Avec un plan prêt à l'emploi, les RH et la direction peuvent minimiser les perturbations lors du départ d'un employé. La rationalisation de l'intégration des employés est plus efficace lorsqu'elle est bien préparée.

Il peut être utile d'adapter votre approche au secteur dans lequel vous travaillez et de rechercher des guides spécifiques tels que le guide d'intégration des équipes de vente ou les ressources de gestion des effectifs. Ces informations vous aideront à élaborer un plan efficace et adapté, qui permettra de poursuivre les activités habituelles sans entrave.

Les avantages d'une bonne intégration des employés

• C'est bon pour le bien-être de l'employé qui quitte l'entreprise.
• Il réduit au minimum les perturbations sur le lieu de travail.
• Grâce à une bonne planification et à une bonne préparation, les entreprises peuvent rationaliser le processus d'intégration des employés.
• Ce processus peut stimuler le moral des employés restants.
• Les entreprises peuvent conserver des compétences vitales grâce au mentorat entre pairs.
• Elle réduit la probabilité d'une atteinte à la sécurité des données ou des locaux.
• L'organisation peut plus facilement récupérer les biens qu'elle possède.
• Elle peut avoir un impact positif sur la réputation de la marque.
• Elle laisse la porte ouverte à un retour ou à une collaboration future de l'employé.

En résumé

Les entreprises peuvent rationaliser l'intégration des employés grâce à la collaboration. Les responsables, les services juridiques et les ressources humaines ont tous un rôle à jouer. Les avantages sont nombreux. Du bien-être des employés à la réputation de la marque, l'intégration des employés a des effets considérables. Chaque entreprise devrait prendre le temps d'évaluer son processus d'intégration des employés et d'y apporter les améliorations nécessaires.

Citations

1. 76% des responsables informatiques affirment que "l'offboarding est une menace importante pour la sécurité".
2. L'enquête d'Oomnitza révèle que plus d'un quart des entreprises perdent plus de 10 % de leurs actifs technologiques lorsqu'elles licencient des travailleurs.