Si vous avez déjà travaillé dans un service de ressources humaines ou pour une agence de recrutement, vous comprendrez la frustration que représente l'exécution de tâches quotidiennes monotones. Imaginez que vous restiez assis à votre bureau pendant des heures, à copier et coller, et à télécharger des données d'une source à l'autre. C'est fastidieux, n'est-ce pas ? En outre, vous risquez de ne pas recruter les bons candidats par manque de temps, car vous passez toutes ces heures à effectuer des tâches qu'il est préférable d'automatiser dans le monde numérique d'aujourd'hui. 

Peut-être n'avez-vous pas reçu les outils nécessaires pour minimiser le temps consacré aux tâches manuelles de recrutement et rationaliser votre processus d'embauche. 

Alors, en tant que recruteurs, comment pouvez-vous être plus efficaces avec votre temps tout en évitant de perdre de précieuses minutes avec les tâches manuelles de recrutement ?  

Voici une liste de tâches manuelles de recrutement que vous pouvez supprimer grâce aux technologies modernes.

Tâche manuelle 1 : Rechercher et télécharger des profils de candidats

Le processus de recherche active de personnes qualifiées est connu sous le nom de "recherche de talents". Embaucher le bon candidat pour le poste à pourvoir peut réduire considérablement les coûts d'une entreprise. C'est pourquoi les responsables du recrutement savent qu'il est important de trouver la bonne personne pour le poste. 

Et comme les tendances de l'emploi évoluent, l'embauche des meilleurs talents peut avoir un impact positif considérable sur les performances globales de l'entreprise. 

Les chiffres publiés par Indeed l'année dernière ont révélé que les tâches manuelles, notamment la sélection des candidats et la programmation des entretiens, représentent 80 % du temps consacré au recrutement. 

La majorité des recruteurs passent du temps à parcourir différentes plateformes pour trouver des informations sur les candidats et les importer dans leurs profils. Il va sans dire que cela ralentit le processus de recherche de candidats. 

Automatiser la recherche de candidats 

Les recruteurs peuvent automatiser le processus de recherche manuelle et de présélection des candidats qualifiés en utilisant un logiciel de suivi des candidats (Applicant Tracking Software ou ATS). Les systèmes ATS bien conçus tels que Manatal offrent des fonctionnalités innovantes qui permettent aux recruteurs d'importer rapidement des données Linkedin par le biais d'une extension Chrome.

Vous pouvez réduire le nombre de candidats à l'aide de filtres en connectant, en présélectionnant et en sauvegardant les candidats les plus qualifiés. Vous pouvez également extraire facilement leurs coordonnées et les contacter grâce à la solution tout-en-un que nous proposons avec Manatal ATS .

Tâche manuelle 2 : Publier les offres d'emploi sur plusieurs plateformes

Certaines agences cherchant à renforcer le processus de sélection se tournent vers le profil de réseau social d'un candidat pour mieux comprendre sa personnalité et ses aspirations.

Les médias sociaux peuvent jouer plus d'un rôle lorsqu'il s'agit de recruter des candidats à fort potentiel pour les postes disponibles. En plus d'être des canaux de découverte et de sélection des candidats, les médias sociaux peuvent également servir de plateforme de recrutement. En fait, les médias sociaux ont aidé 73 % de la main-d'œuvre mondiale actuelle à trouver un emploi. 

En fin de compte, il s'agit de faire des recherches sur la meilleure plateforme pour trouver le bon groupe de candidats et faire en sorte que le plus grand nombre possible de prospects et de candidats qualifiés voient votre offre d'emploi publiée sur plusieurs plateformes. 

Mais publier manuellement chaque offre d'emploi sur chaque plateforme sera certainement une tâche monumentale qui vous prendra beaucoup de temps et d'efforts. 

Automatiser la publication des postes vacants 

En moins de quelques minutes, les recruteurs peuvent publier une offre d'emploi sur Manatal, sur toutes les plateformes de médias sociaux, les sites en ligne et les sites d'emploi (y compris les principaux sites tels que Indeed, Monster, LinkedIn, Facebook et Google for Jobs). 

Outre la possibilité de publier des offres d'emploi sur plusieurs canaux à la fois, Manatal est allé plus loin et a permis à notre système d'aider les recruteurs à centraliser les candidatures sur les sites d'emploi. Vous pouvez relier tous les principaux sites d'emploi à notre système de gestion des candidatures et faire converger toutes vos demandes d'emploi vers une seule plateforme unifiée.

Oubliez le passage d'une plateforme à l'autre et la recherche de différents dossiers de candidature. Notre système organise toutes ces tâches en une seule plateforme.

Tâche manuelle 3 : Gestion du profil des candidats (données des feuilles Excel) 

Le téléchargement des données des candidats à partir d'une montagne de CV et la gestion d'un vivier de talents sont souvent des tâches manuelles fastidieuses. Dans le passé, les gestionnaires d'embauche et les recruteurs géraient les données des candidats à l'aide d'outils tels que des feuilles Excel. 

Mais par rapport à l'automatisation de cette tâche à l'aide de technologies innovantes, cette méthode vous prendra une grande partie de votre temps, surtout si vous devez rechercher des types d'informations spécifiques concernant un candidat, ou si vous devez constamment mettre à jour et suivre les informations le concernant. 

Et si cela ne suffit pas à décourager l'utilisation des feuilles de calcul, il ne faut pas oublier que la saisie manuelle des données peut être sujette à de simples erreurs.  

L'ère des feuilles de calcul s'achève rapidement grâce aux technologies efficaces, rapides et abordables disponibles aujourd'hui pour le suivi des candidats et le recrutement. 

‍Laboîte à outils ultime des RH et des recruteurs: Parcourez notre collection de modèles d'e-mails, de descriptions de postes et plus encore.

Automatiser la gestion des profils de candidats

Les fonctions d'automatisation que l'on trouve dans les outils d'embauche et de recrutement - tels que les systèmes de suivi des candidats - sont capables de créer des profils de candidats pour vous sur la base des informations fournies dans les CV. Vous pouvez alors simplement télécharger vos CV en masse et gagner du temps. 

En tirant parti des fonctions d'importation de masse, vous pouvez déplacer rapidement un grand nombre de candidats, d'emplois, de clients/départements et de contacts à l'aide de fichiers CSV ou JSON.

Tâche manuelle 4 : Présélection des candidats 

La présélection commence généralement par l'étude des candidatures et des CV, suivie d'un entretien. 

Dans le monde dynamique d'aujourd'hui, l'embauche des meilleurs talents permet aux entreprises d'économiser des millions de dollars.

Une mauvaise embauche, même pour un poste de bas niveau, peut coûter aux entreprises un tiers du salaire annuel de l'employé. Jörgen Sundberg, PDG de Link Humans, estime que le coût du recrutement, de l'embauche et de l'intégration d'un nouvel employé peut atteindre 240 000 dollars.

De nombreux professionnels des ressources humaines et recruteurs continuent d'examiner manuellement chaque CV ou candidature, bien que la technologie ait radicalement modifié cette phase pour ceux qui utilisent des systèmes de suivi des candidatures.

Automatiser le processus de sélection 

Manatal examine les descriptions de poste et en extrait les compétences et exigences fondamentales que les candidats doivent posséder pour réussir dans le poste. Le logiciel compare ensuite les résultats à votre vivier de talents pour trouver les personnes qui correspondent le mieux au poste. Les postes et les talents sont automatiquement mis en relation par notre système de recommandation basé sur l'IA.

Le système de gestion des recommandations est l'une des principales fonctions de Manatal qui assiste et structure votre programme de recommandations. Vous pouvez gérer vos données de recommandation de candidats, afficher, ajouter et étiqueter les candidats recommandés, conserver les informations de contact des référents et combiner les données essentielles de votre page carrière dans un système de gestion des candidatures convivial.

En outre, l'algorithme de recommandation évalue les talents des candidats, leur situation géographique, leur emploi, leur formation et d'autres facteurs en fonction des exigences du poste et les classe selon les critères que vous avez choisis. Plus le score du candidat est élevé, plus il est apte à occuper le poste.

Tâche manuelle 5 : Programmation des entretiens 

Passer d'un calendrier à l'autre et d'un écran à l'autre, coordonner les horaires et organiser les lieux de réunion pour répondre aux besoins d'entretiens multiples peut prendre beaucoup de temps si vous le faites manuellement.

En particulier lorsque les personnes doivent effectuer des changements de dernière minute dans des emplois du temps chargés. Tous les allers-retours et les conflits d'horaires peuvent avoir pour conséquence qu'ils ne répondent pas aux courriels. Ils risquent ainsi de passer à côté de bons prospects qui risquent d'être rapidement happés. 

L'une des tâches les plus fastidieuses pour un recruteur est de planifier les entretiens et d'essayer de trouver un moment propice lorsque les clients et les candidats sont libres.

Même la plus petite erreur de programmation peut avoir un impact significatif sur votre équipe de recrutement et sur les personnes interrogées. Outre le temps passé à reprogrammer les entretiens et à communiquer les changements à tous les participants, vous devez limiter les dégâts en ce qui concerne l'expérience des candidats.

Et il est compréhensible de ne pas tenir compte d'un créneau horaire qui se chevauche ou d'un agenda manquant lorsque l'on est pressé par le temps et que l'on doit jongler avec une dizaine d'autres choses. Tous ces éléments sont susceptibles de distraire les recruteurs et de vous faire perdre des talents potentiels.

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Automatiser la gestion des dates et des échéances

Vous pouvez simplement résoudre ce problème et optimiser votre gestion du temps avec le calendrier d'activités de Manatal. Vous pourrez facilement ajouter des activités, des tâches et des événements (réunions, appels, tâches, courriels) à votre interface utilisateur. Pour réduire vos efforts et suivre vos objectifs, gérez et définissez divers paramètres. Vous pouvez également utiliser la plateforme pour synchroniser vos activités et votre calendrier préféré avec d'autres systèmes en nuage (Gmail, Outlook, etc.).

ManatalLe tableau de bord de l ' accueil met en évidence les événements de la journée afin que les tâches les plus importantes ne soient pas oubliées. Il s'agit d'une méthode simple et efficace pour rappeler au personnel les tâches importantes et les activités programmées pour les jours suivants.

La fonction Liste des tâches permet d'organiser et de gérer vos tâches. Vous pouvez assigner des activités à d'autres utilisateurs, suivre les tâches accomplies et garder un œil sur l'évolution de votre équipe. Chaque profil de candidat ou d'emploi comporte une tâche active liée au processus d'embauche, ce qui permet aux utilisateurs autorisés de voir où la productivité pourrait être améliorée. 

Manuel Tâche 6 : Communiquer rapidement avec les candidats

Selon une analyse de LinkedIn datant de l'année dernière, la période d'embauche sur sa plateforme pourrait s'étendre de 33 à 48 jours.

Toutefois, l'épidémie de COVID-19 a entraîné des changements dans le processus de recrutement. Les entreprises du monde entier se sont adaptées à la "nouvelle normalité" et ont mené le processus d'embauche à distance. L'un des nouveaux processus est l'entretien virtuel, qui favorise un processus d'embauche plus rapide. Pourtant, le temps moyen nécessaire pour obtenir une réponse des employeurs en 2021 est toujours de 24 jours ouvrables. Si l'on additionne tous ces éléments, on obtient un temps considérable rien que pour pourvoir un poste.

Pendant cette période, les candidats peuvent être happés par d'autres recruteurs ou entreprises. Cela signifie que vous risquez de passer à côté de grands talents qui correspondent à votre description du meilleur candidat.

Ne vous méprenez pas, le processus d'embauche ne doit en aucun cas être précipité. Mais une communication rapide et ouverte avec vos candidats est nécessaire pour donner une bonne impression, surtout si vous êtes une entreprise qui cherche toujours à acquérir les meilleurs talents. Cela permet au candidat de se sentir important et protège la réputation de votre entreprise en tant qu'employeur crédible.

Automatiser l'envoi massif d'e-mails et l'intégration des e-mails

99% des entreprises du Fortune 500 utilisent des systèmes de suivi des candidats pour se débarrasser des tâches manuelles dans le processus et optimiser la communication avec les candidats. Avec une solution numérique qui offre un ATS comme Manatal, votre communication avec les candidats sera transparente et efficace. 

Manatal vous permet d'envoyer des messages à des centaines de candidats et de clients tout en gérant l'ensemble de votre processus de marketing par courriel. En même temps, vous pouvez suivre les réponses, évaluer l'efficacité de la campagne et analyser les résultats. 

ManatalLe logiciel "tout-en-un" d'EADS vise à améliorer la communication en permettant aux clients de contacter les candidats et de gérer leur recrutement à partir d'un seul et même endroit.

‍ManuelTâche 7 : Créer un vivier de talents

Les recruteurs sont constamment à la recherche de candidats de grande valeur, et cela est particulièrement urgent lorsqu'une entreprise se trouve dans une phase de forte croissance. Lorsqu'une entreprise se développe rapidement, elle a de nouveaux objectifs et de nouvelles exigences qui requièrent des compétences de plus en plus pointues ou transversales.

On ne peut toutefois pas se contenter d'attendre pour commencer à chercher de nouveaux candidats à l'emploi. Les recruteurs modernes doivent adopter une approche proactive pour cultiver un groupe de candidats potentiels, compte tenu de l'évolution rapide et de la concurrence croissante dans le domaine de l'embauche.

C'est ce que l'on appelle également le "vivier de talents". Les recruteurs doivent créer une structure permettant de cultiver et d'entretenir des relations à long terme avec les candidats potentiels ; la construction d'un vivier nécessite donc une stratégie proactive.

Automatiser le vivier de talents

En ajoutant des CV et des informations sur les candidats à l'application, vous pouvez rapidement parcourir et suivre tous vos profils de candidature en temps réel, créer une base de données quotidienne et retrouver toutes les informations relatives aux candidats des mois ou des années plus tard.

Tout au long du processus de recrutement, vous pouvez compiler des informations, des messages et des commentaires pour chaque candidat ou poste vacant. Les données antérieures sont archivées à des fins d'examen et d'utilisation future.

Vous pouvez également accéder à des conversations et engagements antérieurs avec des prospects individuels afin d'identifier les rôles les plus importants pour votre vivier de talents et les meilleurs candidats pour les postes pour lesquels vous recrutez.

Tâche manuelle 8 : Suivi du processus d'intégration

Le processus d'intégration des candidats est une étape cruciale, mais souvent négligée, de l'expérience des employés. Il est considéré comme la première impression de votre entreprise pour les nouveaux embauchés et peut directement influencer leur décision de rester avec vous à long terme ou non.  

Le processus d'intégration commence quelques jours ou quelques semaines avant le premier jour de travail d'un employé. Il comprend des programmes d'orientation et des activités qui se déroulent au cours des premiers jours ou des premières semaines d'emploi. Le processus est considéré comme terminé lorsque les nouveaux employés deviennent productifs et se sentent à l'aise dans leurs nouvelles fonctions.

Les candidats peuvent être rapidement mis au courant et jouer ainsi un rôle important dès le début, en particulier lorsqu'une stratégie d'intégration claire est mise en œuvre. L'automatisation permet d'accélérer le suivi manuel des placements et de personnaliser les étapes de l'intégration pour chaque employé. 

Automatiser l'accueil 

L'introduction de l'automatisation dans votre suivi de l'intégration et votre gestion des placements vous aidera à obtenir le meilleur placement. ManatalLa fonction de suivi et d'intégration d'EMCS permet aux utilisateurs de suivre les employés en ajoutant à leur profil les dates d'entrée en fonction, la période d'essai et le dernier jour de travail. Vous pouvez automatiser le suivi des nouvelles recrues et des placements tout au long de leur expérience professionnelle.  

L'onboarding interactif de l'ATS peut être maîtrisé en moins de 15 minutes. Pour vous aider à vous familiariser avec notre produit, il vous suffit de suivre notre formation in-app. Pendant que vous y êtes, vous pouvez modifier les étapes de l'onboarding pour refléter votre processus unique. 

À emporter

L'impact de l'intelligence artificielle sur le recrutement La technologie et son introduction sur le lieu de travail aident de nombreuses entreprises à éliminer les tâches répétitives et chronophages et à effectuer leur recrutement de manière plus stratégique et en moins de temps. 

Des organisations du monde entier ont déjà intégré les technologies de l'IA dans leurs processus RH sous une forme ou une autre, et la majorité des recruteurs du marché estiment que l'IA a modifié positivement leur approche du recrutement. 

Avec le système de suivi des candidats de Manatal, vous pouvez être sûr que votre stratégie de recrutement sera optimisée. Nos fonctionnalités innovantes vous permettent d'analyser et de comparer vos différents canaux de recrutement et de candidature, des sites d'emploi aux médias sociaux, en passant par votre page carrière, et bien plus encore !

Pour découvrir comment Manatal peut automatiser vos tâches manuelles de recrutement, commencez votre 14 jours d'essai gratuit aujourd'hui!