Tout ce que vous devez savoir sur la mise en place de votre CRM de recrutement

Les candidats sont généralement au centre des questions de recrutement. Cependant, les entreprises de recrutement sont tout aussi importantes. Sans elles, les agences de recrutement auraient du mal à travailler ou à assurer la continuité de leurs activités.

Mais la plupart des discussions se concentrent sur le développement de relations positives avec les candidats à l'emploi et sur l'attraction des bons candidats. Pourtant, tout recruteur expérimenté sait que la transformation des prospects en clients et le développement de collaborations durables font partie des piliers d'une agence de recrutement performante.

Une communication efficace permet aux professionnels des ressources humaines et du recrutement de comprendre quel profil de candidat correspondrait à l'offre d'emploi, où les chercher et comment les approcher. Pourtant, les consultants en recrutement ont souvent des responsabilités écrasantes, ce qui rend difficile le suivi de toutes les activités et la communication avec les candidats et les clients.

C'est pourquoi ils s'appuient sur des outils technologiques pour rationaliser les conversations et le partage des données. Les logiciels de gestion de la relation client (CRM) sont le premier choix des professionnels du recrutement qui souhaitent garantir une collaboration transparente avec leurs clients. 

Il n'est pas étonnant que le marché mondial des logiciels de gestion de la relation client atteigne 94,4 milliards de dollars d'ici à 2027. Cela explique pourquoi la croissance de ce marché ne ralentit pas. Les entreprises dotées d'équipes de vente, de départements marketing et de services à la clientèle sont les utilisateurs les plus fréquents de ce type de logiciel. Mais elles exigent toutes des fonctionnalités similaires, telles que la gestion des contacts, le suivi des interactions, la planification, les rappels, la surveillance du pipeline, l'automatisation des ventes et une base de données centrale. 

Le CRM présente donc des caractéristiques inestimables qui permettent aux agences de recrutement et aux entreprises d'accélérer les processus et de renforcer les liens avec les candidats et les clients. Voici ce qu'il faut savoir sur ce logiciel.

Qu'est-ce que le CRM pour le recrutement ?

La gestion de la relation client (GRC) dans le domaine du recrutement représente des outils qui permettent aux entreprises et aux agences de recrutement de gérer leurs prospects, leurs clients et leurs consommateurs. Elle aide les recruteurs et les responsables du recrutement à organiser les données, à stocker les interactions et à améliorer la communication afin de stimuler les ventes et la productivité.

Ce logiciel fournit également des informations précieuses qui ouvrent la voie à des stratégies plus efficaces et à une meilleure collaboration avec les clients potentiels et existants. Il offre généralement des analyses et des rapports approfondis qui permettent de développer des relations positives et d'obtenir les meilleurs résultats. 

Même s'il partage le même acronyme avec la gestion des relations avec les candidats, ces deux systèmes sont différents. La gestion de la relation client sert à suivre et à gérer les interactions et le travail avec les clients et les partenaires d'une agence de recrutement.

D'autre part, les logiciels de gestion des candidats aident les recruteurs à gérer les relations avec les candidats à l'emploi et à superviser le processus d'embauche. Les deux systèmes ont leurs avantages, mais le premier est la meilleure solution pour nouer de nouveaux partenariats commerciaux sans nuire à la qualité de ces collaborations. 

Des études ont montré que plus d'un tiers des entreprises affirment qu'un logiciel de gestion de la relation client leur permet d'accéder à de meilleures données sur les clients. Mais ce logiciel permet également d'améliorer la gestion des relations et des prospects, d'accroître la satisfaction des clients et d'améliorer la normalisation des flux de travail. 

Le nombre d'utilisateurs de CRM ne cesse d'augmenter, mais le logiciel devient également plus accessible et plus flexible. En conséquence, de plus en plus d'utilisateurs accèdent à ces outils à partir de plusieurs appareils.

Les agences de recrutement peuvent également choisir différentes solutions aujourd'hui, car les logiciels sur site ne sont plus la seule option. Ainsi, les agences de recrutement n'ont pas à se préoccuper de la mise en place de leur CRM ou de l'apprentissage de son utilisation. Les fournisseurs sont responsables de la maintenance et des mises à jour, ce qui garantit le bon fonctionnement du logiciel et l'absence de problèmes.

Ainsi, le CRM basé sur le cloud permet aux agences de recrutement de ne s'abonner qu'aux caractéristiques et fonctionnalités dont elles ont besoin. Elles peuvent éviter d'acheter des caractéristiques qui ne correspondent pas à leurs besoins en matière de recrutement. 

Les fonctionnalités du CRM dépendent du fournisseur, mais les plus courantes sont la gestion des contacts, la gestion des pistes, les prévisions de vente, l'analyse des ventes, ainsi que les rapports et les tableaux de bord. Ces systèmes sont multifonctionnels et offrent de nombreux avantages aux agences de recrutement.

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Avantages de l'utilisation d'un système de gestion de la relation client

1. Suivi du cycle de vie du client

Toute relation exige des efforts mutuels, le maintien du contact et la mémorisation des dates et des informations importantes. Les recruteurs doivent entretenir des liens étroits et stables avec leurs prospects et leurs clients, et pas seulement avec les candidats.

Dans le cas contraire, elles pourraient perdre une occasion de conclure l'affaire et d'établir des partenariats significatifs. C'est pourquoi les agences de recrutement doivent comprendre les besoins et les attentes de leurs clients et les garder à l'esprit lorsqu'elles mettent en œuvre de nouvelles stratégies. 

Le meilleur moyen d'y parvenir est de suivre leur progression tout au long de l'entonnoir de vente et de disposer de toutes les données dans un seul pipeline. De cette manière, les recruteurs peuvent détecter les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent et apporter les modifications nécessaires. 

Le CRM de recrutement leur permet d'ajouter un nouveau contact au système et de mémoriser les points essentiels de leur communication dès le premier jour. En outre, il est ainsi facile de faire passer les prospects et les clients à différentes étapes au fur et à mesure de l'avancement des opérations. 

C'est nécessaire pour tenir les clients informés et pour offrir aux candidats un accueil complet. Cependant, un CRM complet offre également des profils de clients détaillés. 

Ces outils sont utiles car ils permettent aux recruteurs d'aller au-delà des options "cliquer et faire glisser". Au lieu de cela, ils disposent d'un ensemble complet d'informations en un seul endroit, ce qui rationalise les processus et garantit une meilleure prise de décision.

Le CRM de recrutement permet donc aux agences de recrutement de créer un réseau de clients dans un tableau de bord facile d'accès et de trouver des données pertinentes. Ils peuvent ainsi mettre à jour les interactions passées et actuelles comme bon leur semble.

2. Centralisation des communications

Le recrutement peut s'avérer compliqué, en particulier dans les premières étapes, lorsque les recruteurs établissent de nouveaux contacts et développent leur réseau. C'est pourquoi il est plus que nécessaire de disposer des données et des informations pertinentes sur une seule plateforme.

C'est l'une des caractéristiques les plus puissantes d'un CRM de recrutement. Il permet aux recruteurs de tout stocker en un seul endroit, de communiquer des messages aux parties concernées et d'organiser les contacts.

Au lieu d'utiliser plusieurs sites web simultanément, les recruteurs peuvent dialoguer avec leurs prospects et leurs clients via une seule plateforme grâce à l'intégration de l'e-mail. Ainsi, les conversations ne seront pas dispersées dans diverses applications et ils recevront tous les messages dans leur CRM. 

Mais une communication efficace implique également de garder une longueur d'avance sur les échéances et les dispositions critiques. Le CRM de recrutement permet aux recruteurs de synchroniser leurs activités et de s'assurer qu'ils ne manquent pas d'événements, de réunions, de présentations et de conférences. 

Il s'agit donc d'un excellent moyen de tenir les coéquipiers au courant et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Après tout, la transparence et une participation égale sont essentielles à une collaboration saine. 

3. Suivi de l'analyse des ventes

Un CRM de recrutement efficace doit fournir des informations précieuses aux recruteurs, leur permettant d'utiliser les indicateurs clés de manière significative. Cela est également nécessaire pour décrocher de nouvelles ventes et mener des opérations fructueuses.

Par exemple, le CRM permet aux recruteurs de savoir combien de temps il leur faut pour faire passer chaque client par les différentes étapes du pipeline, de comprendre comment ils y sont parvenus et de connaître le taux de réussite et d'échec.

Il n'est pas surprenant qu'un logiciel de gestion de la relation client (CRM) puisse améliorer les ventes de manière significative. Il en résulte un effet de chaîne positif, qui garantit la prospérité de l'entreprise et l'amélioration de ses performances. 

4. Amélioration de la collaboration

La création de liens durables dépend du travail d'équipe. Il est donc essentiel de maintenir une communication ouverte avec les coéquipiers et de veiller à ce que chacun puisse participer sur un pied d'égalité.

Le CRM de recrutement permet aux professionnels des ressources humaines d'inviter leurs clients et leurs points de contact à collaborer via un portail réservé aux invités. Mais il permet également à la direction et aux décideurs concernés de suivre les progrès de l'équipe, ce qui permet d'obtenir un retour d'information constructif.

Ainsi, les coéquipiers ont accès à tous les détails du projet, ce qui leur permet de prendre le relais en toute transparence si le recruteur en charge n'est pas en mesure de le faire. La communication avec les clients et les candidats n'en souffre donc pas et la collaboration se poursuit.

5. Augmentation de la productivité

Les recruteurs peuvent travailler plus rapidement lorsqu'un CRM de recrutement leur permet de disposer de tous les outils et données nécessaires en un seul endroit. Ils obtiennent des informations précieuses qui leur permettent de prendre des décisions plus éclairées, car ils comprennent les besoins de leurs clients. 

Grâce à cela, ils peuvent se concentrer sur des aspects plus significatifs du recrutement et entretenir des relations positives avec les clients. Il n'est donc pas étonnant que la productivité augmente avec l'utilisation d'un CRM. 

6. Meilleures perspectives

Les agences de recrutement ne doivent pas se demander si leurs équipes de vente doivent fournir un effort supplémentaire ou si leur travail donne des résultats exceptionnels. Le CRM Recrutement offre une vision de terrain et de haut niveau de la performance des représentants.

Grâce à cela, les décideurs connaissent les détails des taux de conversion au niveau de l'équipe et au niveau individuel en fonction des phases, de la vélocité et de la taille de l'affaire. Ils peuvent alors développer une approche de la gestion d'équipe basée sur les données et s'assurer que les recruteurs convertissent les prospects en clients. 

7. Établit le terrain pour des connexions durables

En fournissant des analyses et des informations pertinentes et en facilitant la communication, le CRM pour le recrutement aide les agences de recrutement à garantir une expérience client exceptionnelle et à développer des relations durables. En conséquence, leurs activités deviennent plus stables et plus productives. 

Un glossaire incontournable de la gestion de la relation client

Voici les termes relatifs à la gestion de la relation client que les agences de recrutement doivent connaître avant de s'abonner :

• Lead - Les leads sont les personnes et les entreprises qui ont exprimé un intérêt pour vos services. Ils peuvent envisager de collaborer avec vous et de vous engager pour trouver le meilleur candidat pour leur poste à pourvoir. S'ils ont trouvé votre agence de recrutement grâce à vos efforts de marketing, ce lead est un lead marketing qualifié (MQL). En revanche, un SQL (Qualified Sales Lead) est entré en contact avec vous grâce à votre équipe de vente. 
• Source - Chaque piste que vous obtenez provient de quelque part. Diverses sources permettent aux entreprises et aux professionnels de découvrir votre cabinet de recrutement : recommandations, salons professionnels, participants à des séminaires en ligne, formulaires de site web, médias sociaux ou résultats de recherches sur internet.
• Contact - Les contacts sont des personnes que votre CRM ajoutera à la plateforme et dont il enregistrera le nom, le prénom et l'adresse électronique. Cependant, vous pouvez également inclure d'autres informations, telles que le chiffre d'affaires annuel de l'entreprise, le nom de la société, le titre du poste, etc.
• Affaire - Les affaires ou opportunités sont synonymes de ventes potentielles et de conversion des prospects en clients. Une affaire passe par plusieurs étapes du processus de vente avant d'atteindre ce niveau. Vous devez donc la relier à des contacts et vous assurer que vous savez où vous en êtes avec les clients potentiels pour vendre vos services. 
• Phase de conclusion - Le processus de vente comprend plusieurs phases. Toutefois, l'appel exploratoire est la première étape dans la plupart des cas, et il s'agit pour vos représentants de discuter avec les prospects pour conclure l'affaire. 
• Pipeline - Le CRM de recrutement facilite les choses en organisant les phases de l'affaire. Chaque membre de l'équipe de vente devrait donc avoir le sien, ce qui lui permet de suivre les progrès et de comprendre à quel point un prospect est proche de devenir un client.
• Activité - Les courriels, les appels, les enregistrements de nouveaux contrats et les autres activités des membres de votre équipe de vente sont regroupés sous le terme d'activité. 

L'importance de développer une stratégie de gestion de la relation client

La stratégie de gestion de la relation client représente le plan que les agences et cabinets de recrutement élaborent pour améliorer la collaboration entre leurs équipes de vente, leurs services de marketing et leur service clientèle, d'une part, et leurs clients, d'autre part. Toutefois, il s'agit également de la manière dont ils utilisent leurs systèmes de gestion de la relation client pour développer leurs activités et améliorer la communication. 

C'est pourquoi il est nécessaire d'élaborer une stratégie de gestion de la relation client avant d'utiliser le logiciel. En plus de fournir une feuille de route, il est plus facile de suivre les objectifs et de rester sur la bonne voie. 

Bien que le CRM de recrutement offre de nombreuses fonctionnalités, vous n'aurez peut-être pas besoin de toutes. Pensez d'abord à vos besoins en matière de recrutement et à la manière dont vous améliorerez les relations avec vos clients. 

Pensez également aux caractéristiques, aux interactions et aux comportements des clients qui ont un impact sur votre entreprise et utilisez-les pour identifier les rapports et les analyses CRM pertinents. Identifiez votre client idéal, ses besoins, ses objectifs et les lieux qu'il fréquente.

Vous comprendrez quel type de clients vous souhaitez ajouter à la plateforme et ce que vous préférez éviter. Mais vous découvrirez aussi comment les atteindre et utiliser le CRM de recrutement pour les fidéliser. 

Enfin, décrivez le parcours du client. Réfléchissez à la manière dont votre client idéal entre habituellement en contact avec votre agence de recrutement. 

Combien de points de contact ont-ils été nécessaires avant de vous contacter, de devenir un client et d'étendre la collaboration ? Votre base de données clients s'étoffera et transformera le parcours de l'acheteur au fil du temps.

Mais votre CRM de recrutement vous permettra de suivre ces changements et d'y répondre efficacement. Après avoir établi votre stratégie, il est temps de découvrir comment utiliser votre logiciel.

Comment mettre en place et utiliser un CRM pour le recrutement

Déployer un système de gestion de la relation client (CRM) pour le recrutement sur la plateforme de votre système

Si vous optez pour un CRM de recrutement basé sur l'informatique en nuage, il vous suffit de le lancer sur sa plateforme système et de le faire fonctionner. Le fournisseur se charge de l'hébergement, ce qui vous évite les tracas liés à la mise en œuvre d'un logiciel et au recours à une équipe informatique pour en assurer la maintenance.

Au lieu de cela, vous pouvez vous connecter à votre compte dès votre inscription. L'étape suivante consiste à enregistrer vos contacts.

Connectez votre CRM de recrutement à votre courrier électronique et à votre calendrier

Tirez le meilleur parti des fonctionnalités du CRM en le reliant à votre messagerie électronique et à votre calendrier, ainsi qu'à d'autres applications prises en charge par la plateforme. Vous disposerez ainsi de toutes les données nécessaires en un seul endroit, accessibles et prêtes à l'emploi. Avec Manatal, les utilisateurs peuvent installer une extension Chrome qui leur permet d'importer des contacts LinkedIn directement dans le CRM. 

Ajoutez votre équipe de vente

Les représentants de votre équipe de vente doivent se familiariser avec la plateforme dès que possible afin de disposer de données précises et actualisées. Cela leur permet de se familiariser avec les fonctionnalités et de les utiliser plus efficacement. 

L'ajout d'utilisateurs pertinents doit donc être votre priorité. Mais avant cela, obtenez leur adhésion en clarifiant la manière dont votre CRM de recrutement aidera les équipes de vente à apporter une plus grande valeur ajoutée à l'entreprise et à décrocher de nouveaux clients.  

Si vous ne parvenez pas à vendre les avantages d'un logiciel, vos représentants risquent de ne pas vouloir l'utiliser. Il est judicieux de demander à vos vendeurs les plus performants de partager leurs expériences et de plaider en faveur du CRM afin que leurs collègues soient plus enclins à expérimenter la plateforme. 

Personnalisez les paramètres de votre CRM de recrutement

Alignez votre plateforme de CRM de recrutement sur vos objectifs et processus de vente. Veillez à ce qu'elle reflète les étapes du parcours client, ce qui rendra l'interface utilisateur plus intuitive. Manatal, par exemple, vous permet d'offrir une meilleure expérience aux clients - ainsi qu'aux membres de votre équipe de vente - car le logiciel s'adapte aux processus mis en place. 

C'est pourquoi vous devez d'abord comprendre ces phases. Envisagez de prendre quelques semaines pour analyser votre processus de vente et suivre la manière dont les prospects entrent en contact avec vos services. 

Par exemple, identifiez la raison qui a convaincu un client de vous choisir plutôt qu'une autre agence de recrutement. Découvrez combien de temps il lui a fallu pour vous contacter et devenir un client. 

Importer vos contacts

Vous utilisez peut-être des feuilles de calcul ou un autre logiciel de recrutement. Mais votre nouveau CRM peut transférer les contacts vers sa plateforme, généralement sous la forme d'un fichier CSV. Par ailleurs, un CRM de recrutement comme Manatal propose d'organiser la migration de vos données lorsque vous passez d'une plateforme précédente à une autre.

Vous conservez ainsi des informations cruciales et bénéficiez d'un flux de travail continu. 

Segmentez vos clients

Il est essentiel d'adapter la communication à chaque client en procédant à une segmentation. Vous répondrez ainsi mieux à leurs besoins et éviterez d'utiliser des modèles. 

Identifiez vos clients de longue date et les nouveaux. Décidez de la manière dont le processus doit se dérouler pour chaque contact et étiquetez-les avec précision. 

Intégrer d'autres outils de recrutement et de communication

Un CRM de recrutement efficace dispose d'une API ouverte et permet l'intégration avec d'autres plateformes qui vous aident à rationaliser les processus. De cette façon, vous construisez un système interconnecté et vous utilisez les avantages d'autres applications directement dans votre CRM.

Personnalisez votre tableau de bord et veillez à ce que votre équipe puisse l'utiliser efficacement

Votre tableau de bord CRM doit vous donner une vue d'ensemble de vos collaborations et des performances de votre équipe. Cela vous permet de garder tout le monde sur la même longueur d'onde, de fournir la direction, le retour d'information et le coaching les plus efficaces. 

Le tableau de bord doit servir de panneau de contrôle vous permettant de l'adapter à vos besoins spécifiques. Choisissez les statistiques que vous souhaitez voir, personnalisez vos indicateurs d'activité et découvrez comment votre CRM peut vous fournir des informations plus personnalisées. 

Mise en place des notifications

Choisissez les notifications que vous souhaitez recevoir en allant dans les paramètres et en décidant ce qui est nécessaire pour les processus de votre équipe et la collaboration avec les clients. Définissez différents rappels qui vous permettront de ne pas oublier une réunion, une affaire ou un client et de garder une longueur d'avance sur les délais.

Configurer les rôles et les autorisations

Chaque membre de l'équipe a des tâches et des responsabilités différentes. C'est pourquoi vous devez gérer les rôles et les autorisations et ne donner accès à des informations spécifiques qu'à des personnes désignées. 

Activer les analyses et les rapports

Les données jouent un rôle central dans la réussite du recrutement et de la collaboration avec les clients. Par conséquent, définissez des rapports et des analyses et choisissez la fréquence à laquelle vous les recevrez.

La mise en place d'un système de gestion de la relation client (CRM) ne doit pas être une tâche ardue. Concentrez-vous sur les fonctionnalités qui répondent aux besoins de votre entreprise et déterminez comment la plateforme devrait vous aider à atteindre vos objectifs. 

Envisagez d'adopter un système de gestion de la relation client basé sur l'informatique en nuage plutôt que sur site, car il offre un tableau de bord plus intuitif. Ainsi, vous ne payez que pour les fonctions dont vous avez besoin et vous pouvez les utiliser dès que vous vous abonnez. Manatal's recruitment CRM est un SaaS avancé et abordable qui offre de nombreuses fonctionnalités et permet l'intégration de diverses applications et plateformes.

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