Guide complet de la planification des effectifs en 2023

La façon dont nous percevons le milieu professionnel et le travail a radicalement changé au cours des trois dernières années. La plupart des entreprises et des organisations abandonnent les méthodes et les systèmes traditionnels et apprennent à gérer leurs activités de manière plus efficace et plus intelligente.

En outre, la façon dont les entreprises elles-mêmes fonctionnent s'est transformée. La pandémie a eu un impact sur tous les aspects de notre vie, y compris dans le domaine social et économique, ce qui a eu une influence considérable sur la main-d'œuvre.

La Grande Démission a commencé en 2021, inspirant une vague imparable de demandeurs d'emploi et d'employés responsabilisés exigeant de meilleures conditions de travail et de meilleures opportunités. Cela a également inspiré une augmentation des activités et des efforts de syndicalisation dans de nombreuses organisations et entreprises mondiales (par exemple, le New York Times, Amazon, John Deere).

Un nombre étonnant de personnes ont envoyé des signaux clairs aux employeurs pour leur dire qu'ils en avaient assez et qu'ils exigeaient que les choses changent. Les entreprises ne peuvent pas faire grand-chose d'autre que de répondre à ces appels, car leur agilité et leur continuité sont impossibles sans des employés qualifiés pour faire le travail.

L'importance de répondre à des exigences et des attentes en constante évolution

En revanche, il est de plus en plus difficile de trouver et de conserver des talents qualifiés et de garantir l'efficacité opérationnelle. Mais les dirigeants doivent avoir une visibilité et des informations sur les performances de leur personnel.

Sinon, elles auront du mal à gérer les coûts de la main-d'œuvre et à fidéliser les employés.

Les employeurs doivent mettre en place des systèmes adéquats pour s'assurer que leur main-d'œuvre correspond à la demande, faute de quoi ils ne seront pas en mesure d'améliorer continuellement les conditions de travail. Après tout, les employés quitteront probablement le navire si l'entreprise ne leur propose pas un horaire prévisible qui corresponde à leurs besoins en matière de bien-être et de mode de vie.

D'autre part, la complexité croissante de la conformité expose les organisations à davantage de risques et de défis pour rester en tête des exigences en constante évolution. Les organisations et les entreprises dépendent d'un système de gestion des effectifs qui leur permet d'anticiper et de se préparer aux perturbations futures.

C'est pourquoi la planification de la main-d'œuvre est essentielle.

Qu'est-ce que la planification du travail ?

Le monde évolue plus vite que jamais avec la technologie en constante évolution et les tendances perturbatrices. Il y a quelques dizaines d'années, les gens avaient un parcours professionnel plus ou moins prévisible : ils rejoignaient une organisation et y passaient la majeure partie de leur carrière.

En outre, il n'était pas surprenant qu'une personne passe toute sa vie d'adulte au même poste ou dans la même entreprise. Mais ce paysage semble s'éloigner de jour en jour, car les choses changent rapidement, et la dynamique s'accélère.

Aujourd'hui, les gens ont plus d'opportunités et quitteront leur emploi s'ils ne sont pas satisfaits, en particulier de la direction, de l'équipe, de la charge de travail ou de l'absence d'évolution de carrière. Ils ne sont plus disposés à consacrer leur vie et leur carrière à une entreprise sans obtenir suffisamment en retour. 

Cette transformation a accru l'importance d'un recrutement efficace, principalement pour les petites et moyennes entreprises. La guerre des talents continue de faire rage, ce qui fait que les talents les plus brillants disparaissent du marché en quelques jours.

Certains secteurs sont confrontés à une pénurie de demandeurs d'emploi plus importante que d'autres, d'où l'importance d'élaborer des stratégies pour faire face à la concurrence. La meilleure façon de s'en assurer, d'attirer des candidats de qualité et de retenir les employés est d'élaborer une planification substantielle de la main-d'œuvre.

Dans le cas contraire, vous risquez de gaspiller des ressources précieuses dans des éléments et des projets de recrutement inutiles. Cela signifie que la planification des effectifs représente le processus opérationnel central qui aide les dirigeants à aligner la stratégie des ressources humaines sur les besoins et les objectifs de l'organisation.

Nombreux sont ceux qui affirment qu'il s'agit de l'activité essentielle de toute organisation, ce qui en fait le domaine central de l'engagement des dirigeants. Cependant, ce n'est pas compliqué ; vous pouvez l'adapter à la maturité, à la taille et aux ressources de votre entreprise.

La planification des effectifs peut vous fournir des informations sur le secteur et le marché, ce qui vous permet de vous concentrer sur les questions qui ont le plus d'impact sur votre entreprise. Elle peut également vous aider à créer des initiatives qui soutiendront vos objectifs et actions à long terme.

Par exemple, cette planification de la main-d'œuvre peut vous aider à identifier et à combler un manque de compétences spécifiques parmi vos employés et à renforcer vos équipes. Il est surprenant de constater que seuls 46 % des employeurs utilisent des données pour déterminer les lacunes en matière de compétences au sein de leur organisation, selon l'enquête réalisée en 2021 par OMNI et le CIPD.

La même enquête a révélé que seulement 36 % des entreprises collectent des données pour comprendre leurs besoins futurs en matière de compétences et de connaissances des salariés. Il n'est donc pas étonnant que Gartner ait découvert que seuls 33 % des responsables des ressources humaines considèrent que leur organisation utilise efficacement les données dans la planification des effectifs.

C'est pourquoi vous devez savoir en quoi consiste cette entreprise et comment la mener à bien.

Que comprend la planification des effectifs ?

La planification des effectifs consiste à produire des informations, à les évaluer pour mieux comprendre la demande future de compétences et d'employés, et à les transformer en actions multiples qui s'appuieront sur les effectifs existants, combleront les lacunes et répondront à la demande. Voici les deux types de planification des effectifs :

• Planification rigoureuse des effectifs : Cette approche est associée à des chiffres, car elle est censée vous aider à déterminer le nombre de personnes et les compétences spécifiques dont vous aurez probablement besoin. Cependant, vous devez comprendre ces données dans un contexte pertinent.
• Planification de la main-d'œuvre souple : Il s'agit d'élaborer une stratégie qui vous aidera à déterminer comment vous évaluerez les informations. Grâce à cette approche, vous pouvez envisager différentes possibilités avant d'arriver au stade où les circonstances vous obligeront à agir.

Comment procéder à la planification de la main-d'œuvre ?

Voici des conseils essentiels sur la manière de planifier les effectifs.

1. Comprendre votre entreprise et son environnement

Vous devez d'abord comprendre la mission, les objectifs, les valeurs et les attentes de votre entreprise. Vous devez donc identifier les caractéristiques essentielles de son environnement et de sa culture, y compris la dynamique d'équipe et les relations entre la direction et ses employés.

Par exemple, vous pouvez vous efforcer d'embaucher des dizaines de personnes sur une courte période ou procéder à des recrutements massifs, mais si vous êtes une petite entreprise, vous devez faire preuve de prudence avant de passer à l'échelle supérieure. Cette entreprise nécessite une préparation minutieuse et une réflexion sur la manière dont les nouveaux employés s'intégreront dans les équipes et le lieu de travail existants.

Embaucher des personnes qui ne correspondent pas à la culture de votre entreprise pourrait nuire aux performances et à la productivité de votre équipe. Vous devez donc réfléchir aux détails et au profil des candidats que vous allez cibler.

2. Évaluer votre main-d'œuvre actuelle et potentielle

Comprenez qui sont vos employés, leurs forces, leurs faiblesses et leur potentiel. Exploitez leurs compétences et leurs affinités et déterminez le type de formation et de L&D dont ils pourraient bénéficier et qui leur permettrait de développer leurs capacités.

En fonction de cela, vous pouvez également identifier les aptitudes et les compétences que vous devez rechercher à l'extérieur et la manière dont elles profiteraient à votre entreprise. Évaluez votre structure organisationnelle et incluez les informations démographiques pertinentes dans l'analyse (par exemple, les niveaux scolaires, les aptitudes, l'expérience, l'âge, les professions, l'admissibilité à la retraite et la diversité). Effectuez des évaluations des compétences et comparez les besoins de votre main-d'œuvre aux compétences disponibles.

Vous ne pouvez pas définir votre point de départ sans identifier les lacunes en matière de compétences et sans fixer des objectifs, car c'est la seule façon de suivre et de mesurer les progrès. Évaluez également les données relatives aux effectifs afin de comprendre les activités et les charges de travail actuelles de votre personnel.

Elles vous aideront à identifier les programmes, les questions, les capacités et les priorités essentielles qui déterminent sa structure. En outre, cette analyse vous permettra de savoir si vos besoins en talents sont motivés par vos objectifs à long terme ou par les postes actuellement vacants.

3. Identifier les besoins futurs en main-d'œuvre

Faites des recherches sur votre secteur d'activité et sur les tendances qui l'influenceront à l'avenir. Cela vous aidera à déterminer ce dont votre main-d'œuvre pourrait avoir besoin dans les années à venir et comment vous pourriez répondre à leurs demandes.

Envisagez la charge de travail, les pénuries, les exigences et les déséquilibres de compétences qui pourraient survenir à l'avenir. Cela vous aidera à définir les stratégies et les activités de recrutement les plus efficaces pour combler ces lacunes et répondre aux besoins urgents.

Gardez à l'esprit que cette partie comprend l'identification des changements dans les priorités stratégiques, les objectifs et les missions. En outre, elle implique de nouveaux types de programmes, de formations et de travaux qui pourraient avoir un impact sur les compétences dont votre personnel aura besoin, ainsi que sur leur charge de travail ou leur emploi.

Pensez à l'augmentation des embauches, au gel des effectifs et à l'externalisation. Les transformations technologiques jouent souvent un rôle important dans les compétences et l'évolution du travail.

Mais les demandes et les attentes des clients affectent également votre main-d'œuvre en entraînant des changements de processus, des délais de production différents et un désir de livraison plus rapide. L'analyse doit tenir compte des exigences de la procédure budgétaire et des sources de financement, ainsi que des projections et des tendances en matière de main-d'œuvre.

4. Déterminer les lacunes futures en matière de main-d'œuvre par rapport aux besoins futurs

Considérez les besoins qui apparaîtront dans votre secteur à l'avenir et mesurez-les par rapport aux lacunes en matière de compétences qui pourraient entraver votre main-d'œuvre. Par exemple, les capacités numériques et informatiques pourraient devenir non négociables dans votre secteur d'ici quelques années, et vos employés pourraient ne pas disposer des ressources nécessaires pour acquérir ces compétences.

Cette étape nécessite une analyse des lacunes, car elle vous aidera à comprendre la différence entre ce dont votre entreprise dispose actuellement et ce dont elle aura besoin dans les années à venir. Les résultats vous aideront à élaborer votre plan de recrutement opérationnel.

Voici quelques-unes des questions que vous devriez vous poser :

• Quelle est la disponibilité des capacités et des groupes de talents vitaux en interne et en externe ?
• Pourquoi votre entreprise présente-t-elle des lacunes spécifiques en matière de compétences ?
• Développez-vous et encouragez-vous les compétences et les talents dans des domaines essentiels par le biais de la formation des employés, et dans quelle mesure ?
• Rassemblez-vous des données pertinentes sur la formation, le développement, les performances, la mobilité et la rotation des employés ?
• Avez-vous défini comment vous allez collecter des données sur le marché du travail dans des domaines essentiels pour votre entreprise ?
• Votre entreprise dispose-t-elle de la structure nécessaire pour réduire les écarts de talents et favoriser la mobilité interne des employés ?

5. Prendre des mesures pour répondre aux pénuries de talents, à l'inadéquation des compétences et aux excédents de compétences

Déterminez les mesures que vous prendrez pour lutter contre le manque de demandeurs d'emploi disponibles, garder une longueur d'avance sur vos concurrents et remédier aux compétences incompatibles avec votre secteur d'activité. Réfléchissez également aux mesures que vous devrez prendre si vous avez plus d'employés possédant les mêmes compétences et connaissances, mais que seuls quelques projets et tâches sont compatibles.

L'élaboration d'un plan de recrutement bien conçu est l'une des meilleures bases d'une planification réussie des effectifs. Il vous aidera à comprendre les besoins à court terme de votre entreprise, les sources de recrutement et les postes spécifiques.

Les postes que vous identifiez comme essentiels dans le plan de recrutement devraient être au centre de vos efforts de recrutement. Toutefois, vous devriez également élaborer un plan stratégique de personnel à long terme (jusqu'à sept ans).

Ce plan vous aidera à identifier et à suivre vos besoins de recrutement à long terme et à les aligner sur vos objectifs en matière de talents et d'organisation. Mais il nécessitera des mises à jour et des améliorations régulières. Consultez notre guide des meilleurs outils de planification des effectifs pour vous aider à planifier vos effectifs plus efficacement.

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6. Tirer parti de la technologie

La technologie peut être le meilleur soutien pour vos efforts de planification de la main-d'œuvre en raison de la richesse de ses fonctionnalités et de ses possibilités. Étant donné que cette entreprise nécessite de comprendre votre main-d'œuvre et d'identifier les profils de vos candidats idéaux, vous avez besoin de systèmes alimentés par l'IA avec des tableaux de bord analytiques, des rapports et des suggestions pertinentes.

Par exemple, un système de gestion des candidatures peut vous aider à identifier les candidats qui correspondent à vos projections et objectifs en matière de planification de la main-d'œuvre en permettant l'analyse multilingue des CV. Ainsi, vous élargirez votre champ d'action et attirerez des candidats diversifiés hors des frontières, dotés de compétences susceptibles de vous aider à combler les déficits de compétences de votre entreprise.

En outre, vous pouvez utiliser les recommandations de l'IA et l'évaluation des candidats pour trouver des candidats qui répondent à vos critères et correspondent à la culture de l'entreprise. Les ATS pilotés par l'IA utiliseront des filtres intelligents pour faire correspondre les candidats qui correspondent aux exigences de votre poste, à vos attentes et à ce que vous aimez.

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7. Suivi et analyse des actions

Quelles que soient les actions et les initiatives que vous prévoyez de mettre en place, vous devez disposer des moyens et des stratégies nécessaires pour en assurer le suivi et l'évaluation. Suivez et évaluez en permanence les progrès accomplis pour combler les déficits de compétences et atteindre les objectifs de recrutement que vous avez définis dans le plan d'action à court et à long terme en matière d'effectifs.

Chaque fois qu'un changement se produit et a un impact sur votre financement, vos postes, vos priorités de travail ou votre mission, mettez à jour votre plan et décidez s'il faut adopter une nouvelle approche. Vous constaterez peut-être que vos besoins en effectifs ont évolué au fil du temps, ce qui nécessite des révisions et des méthodes différentes. Par conséquent, ne cessez jamais de suivre les effets de vos stratégies de planification des effectifs et les changements qu'elles apportent à votre entreprise.

Sinon, vous ne comprendrez pas l'effet de vos stratégies et ne saurez pas si elles nécessitent des ajustements. Cependant, il est important de mentionner que vous devez partager l'analyse de la planification du personnel avec votre personnel, vos dirigeants, vos gestionnaires et les autres parties concernées.

Cela vous permettra de vous assurer que tout le monde participe à la prise de décision et donne son avis, ce qui se traduira par davantage d'améliorations et d'informations exploitables. Les décisions collectives faciliteront également la compréhension des lacunes potentielles et la détermination de la meilleure réponse à apporter en cas de difficultés.

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La planification des effectifs aide votre entreprise à prendre des décisions fondées sur des données, à fonctionner sans heurts et à atteindre les objectifs souhaités. Elle vous permet d'atteindre vos objectifs de recrutement à court et à long terme tout en utilisant vos ressources de manière judicieuse et en comblant les lacunes en matière de compétences du personnel.

En fin de compte, la planification de la main-d'œuvre vise à garantir que vos processus de recrutement sont corrects et que vous embauchez les meilleures personnes pour votre entreprise. Mais cela nécessite également une technologie fiable et complète qui guidera votre prise de décision et vous aidera à garantir la précision et l'efficacité de vos stratégies.

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