4 types de rapports dont vous avez besoin dans votre système de suivi des candidatures

Quels sont les ingrédients d'un recrutement réussi et durable ? Pour répondre à cette question, nous devons revenir à l'essentiel et examiner les choses à la racine. Bien sûr, il est indéniable qu'une collaboration efficace entre les recruteurs et les gestionnaires d'embauche, une recherche de candidats sans faille et des relations concrètes avec les candidats sont autant de facteurs clés d'une acquisition de talents réussie. 

Toutefois, tous ces facteurs clés ne suffisent pas à garantir des embauches réussies à long terme. Vous devez être en mesure de revenir en arrière et de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas au cours du processus. 

Des informations précises sur le fonctionnement de votre équipe, sur ce qui n'a pas fonctionné et sur ce qui a bien fonctionné vous aideront à évaluer la qualité de votre recrutement et à faire en sorte que les erreurs du passé ne compromettent pas à nouveau vos stratégies de recrutement. 

C'est là que l'analyse des données et les rapports interviennent comme solution. Ces rapports vous fournissent des informations, des détails et des activités utiles tout au long du processus de recrutement que vous auriez pu négliger. 

Où trouver ces rapports ? Aujourd'hui, ce n'est pas si difficile, car de nombreux outils numériques disponibles sur le marché sont dotés d'outils analytiques de base capables de générer des rapports pertinents et de grande qualité. Nombre d'entre eux incluent le nombre d'offres d'emploi, le nombre de candidats à chaque étape, le temps nécessaire pour pourvoir chaque poste, et bien plus encore. 

Parmi les outils innovants existants, le système de suivi des candidats (Applicant Tracking System ou ATS) est un outil de recrutement très utile, capable de générer des rapports de recrutement tout en rationalisant le processus d'embauche et en allégeant la charge de travail de ses utilisateurs. 

Avant de sauter de votre chaise et de jeter le premier STA que vous voyez dans votre panier, sachez que tous les STA ne sont pas égaux. Certains peuvent être livrés avec différents types de rapports qui peuvent ou non vous aider à améliorer votre processus futur.  

Pour vous aider à prendre une meilleure décision lorsqu'il s'agit de choisir le bon outil et d'améliorer vos efforts de recrutement grâce à des rapports de haute qualité, examinons les avantages des rapports, les problèmes qui pourraient survenir si vous ne disposiez pas de rapports suffisants et les quatre rapports que vous devez avoir dans un système de suivi des candidats.    

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Quels sont les avantages des rapports pour le recrutement ?  

Selon l' étude HR Tech Survey of 2022 de PwC, l'un des dix principaux défis en matière de recrutement aujourd'hui est le manque de connaissances et d'analyses de données dans le domaine des ressources humaines. La réponse prometteuse à ce problème est le "recrutement piloté par les données". Les données et les indicateurs de recrutement vous aident à améliorer le processus de recrutement et à prendre des décisions plus intelligentes lorsqu'il s'agit de rechercher et d'embaucher les bons candidats. 

Cependant, en l'absence d'outils, la collecte et le traitement de ces données est une activité qui prend du temps. Bien que le suivi et la collecte de données au moyen d'une feuille de calcul soient une bonne idée, ils nécessitent un travail manuel important. De plus, l'erreur humaine peut intervenir et vous laisser avec un ensemble de données inexactes ou fausses.  

Avec un outil innovant tel que le système de suivi des candidats, vous n'aurez plus à vous épuiser à collecter des données sans fin. Vous pourrez vous asseoir, vous détendre et observer un recrutement efficace s'orchestrer en douceur de bout en bout pendant que la plateforme stocke toutes les données importantes et les exporte sous forme de rapports fiables.   

Voyons comment ces rapports peuvent améliorer l'efficacité de votre recrutement. 

Voir ce qui a fonctionné et tirer les leçons des erreurs passées

Qu'avez-vous fait, vous et votre équipe, dans le cadre d'un projet antérieur ? Qu'est-ce qui a bien fonctionné et qu'est-ce qui a mal fonctionné ? Ces facteurs clés vous donnent l'occasion de vous améliorer lors du prochain recrutement. Mais sans un outil tel qu'un système de suivi des candidats, vous ne serez pas en mesure de suivre les activités tout au long de la chaîne de recrutement et de stocker des données cruciales. 

Si les choses se passent bien, il serait impossible de suivre la même pratique. Si les choses tournent mal, vous ne serez jamais en mesure d'identifier la cause des problèmes et de l'éradiquer précisément là où il le faut. Vous ne pourriez jamais trouver la réponse à la question "pourquoi le dernier recrutement a-t-il réussi ou échoué ?  

En montrant chaque activité tout au long du processus de recrutement, les rapports vous aident à identifier les problèmes survenus au cours du processus de recrutement. Vous serez en mesure de voir ce qui n'a pas fonctionné, d'aller au cœur du problème et d'élaborer la meilleure solution pour éliminer rapidement ces faux pas.  

En même temps, toutes les bonnes étapes que vous ou vos coéquipiers avez franchies au cours du processus seront enregistrées. Cela vous permet de reproduire la même formule et de garantir un recrutement réussi à long terme. 

S'assurer d'une bonne expérience pour les candidats

Une bonne expérience du candidat conduit à une bonne perception de la marque de l'employeur. Par conséquent, outre le fait d'identifier les bons talents et de les placer dans des sièges vides aussi rapidement que possible, l'un des principaux objectifs des recruteurs est d'offrir aux candidats une expérience d'embauche agréable. Pour ce faire, vous devez être en mesure d'orchestrer un processus d'embauche sans faille.

En parcourant le pipeline de recrutement sans pouvoir suivre ou enregistrer chaque étape, vous ne pourrez jamais savoir quelle partie suscite l'insatisfaction des candidats. Il peut s'agir d'une communication déconnectée et incohérente ou d'une longue pause dans certaines étapes - quelle qu'en soit la raison, vous aurez du mal à pinpoint.  

Si vous n'avez pas de visibilité sur le problème, vous ne pourrez pas l'empêcher efficacement de se reproduire. Il n'est pas difficile de prévoir une mauvaise expérience candidat et une mauvaise perception de l'image de marque de l'employeur comme résultat de vos projets futurs.  

Les rapports vous aident à maintenir une excellente réputation aux yeux des candidats et des clients potentiels en détectant avec précision les erreurs à chaque étape du recrutement. Vous êtes ainsi en mesure d'améliorer le processus et d'offrir aux candidats une expérience inégalée dans le cadre de vos futurs projets. 

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Prévoir les besoins futurs en matière d'embauche 

Quels sont les talents dont vous avez besoin pour combler les postes vacants de vos clients et combien d'entre eux devez-vous recruter ? La réponse à ces questions détermine les besoins en recrutement de vos clients et donne le ton de votre recrutement. 

Les tendances en matière de recrutement étant en constante évolution, les besoins en matière d'embauche changent eux aussi constamment. Les entreprises sont toujours à la recherche de différents types de talents chaque année.  

Par exemple, l'essor actuel de la technologie et le mouvement de numérisation ont créé une demande de professionnels de l'informatique. Selon les prévisions de l'Internet Data Center , l'investissement global dans les technologies de l'information et de la communication devrait augmenter de plus de 5 % entre 2021 et 2023. 

Les recruteurs doivent suivre les tendances et se préparer à l'évolution des besoins en recrutement pour répondre aux demandes de leurs responsables de recrutement afin de découvrir et d'acquérir les bons talents au bon moment. Sans les rapports d'un outil tel qu'un système de suivi des candidats, un recruteur serait confronté à des angles morts dans des domaines stratégiques cruciaux, à savoir la prévision de la disponibilité de talents spécifiques dans un avenir proche. 

Le moment venu, vous finirez probablement par courir dans tous les sens et passerez plus de temps que vous ne le devriez à vous familiariser avec les nouveaux besoins en matière de recrutement, à comprendre les défis à relever et à trouver des solutions. Le temps que vous vous y mettiez, vos concurrents auront peut-être déjà compris les besoins de recrutement et réussi à recruter des talents avant vous. 

Grâce aux rapports disponibles, vous serez en mesure d'anticiper les besoins futurs en matière d'embauche sur la base des données issues de vos recrutements antérieurs. Vous aurez une bonne longueur d'avance pour vous préparer aux défis futurs qui découleront des nouveaux besoins en matière de recrutement et vous serez en mesure de recruter au mieux de vos capacités.    

4 rapports pour stimuler le recrutement 

1. Rapport des candidats

Ce type de rapport s'apparente à une base de données de candidats. Pourquoi ? Parce qu'il vous offre une visibilité totale sur tous les candidats impliqués dans le processus de recrutement. Vous serez en mesure de suivre l'origine de chaque candidat, qu'il s'agisse de portails d'emploi, de recommandations, de médias sociaux, etc. 

Un système fiable système de suivi des candidats disponible sur le marché aujourd'hui, tel que Manatal, fournit un rapport perspicace sur les candidats qui vous permet d'élargir votre vivier de talents et d'améliorer la qualité de votre liste de candidats pour les recrutements futurs en quelques clics.

Vous pourrez accéder aux données des candidats par source, que ce soit par votre équipe, votre page carrière, les recommandations des employés ou par le biais du recrutement. Parallèlement, vous pourrez consulter les bases de données des candidats triées en fonction du canal par lequel ils ont été recrutés, comme Linkedin, le courrier électronique, le téléchargement de curriculum vitae, les recommandations, etc.  

Vous pouvez aller encore plus loin, car le rapport sur les candidats de Manatal vous permet de suivre le nombre de candidats triés par différents types de canaux au fil du temps. 

Cliquez ici pour voir le type de données que les rapports de Manatal fournissent

2. Rapport sur les performances en matière d'embauche

Le nombre de talents qui ont été embauchés et placés avec succès détermine votre performance. Sans un enregistrement exact du taux d'embauches réussies, vous n'auriez que des données peu fiables ou mauvaises. Ces données inutiles ne contribueront pas à votre amélioration. 

Un outil tel que le système de suivi des candidats est en mesure de fournir un rapport précis et détaillé sur les performances en matière de recrutement. Vous serez en mesure de savoir exactement combien de talents ont été recrutés avec succès et combien ont été abandonnés au cours du processus. Cela vous donne l'occasion de déterminer les actions à entreprendre pour améliorer vos performances lors de futurs projets de recrutement.

Un système de suivi des candidats bien conçu comme celui de Manatal vous permet de passer à la vitesse supérieure lorsqu'il s'agit d'améliorer vos performances en matière d'embauche. Son rapport d'embauche complet vous offre une visibilité totale sur le nombre total de placements ou d'embauches effectués au cours d'une période donnée. Vous serez en mesure d'aller en profondeur et de voir le nombre de correspondances et de CV ajoutés dans des projets de recrutement spécifiques.  

De plus, vous trouverez la performance du pipeline, qui montre la performance d'un entonnoir de recrutement basé sur les étapes de votre processus d'embauche. En même temps, vous pourrez déterminer votre performance sur la base des pourcentages de candidats depuis l'entretien jusqu'à l'embauche, le temps moyen d'embauche, le nombre de candidats abandonnés, et plus encore. 

3. Rapport sur le classement

La clé d'une meilleure performance de l'équipe de recrutement dans son ensemble réside dans la capacité à suivre chaque action de chaque membre de l'équipe à chaque étape du pipeline. Le rapport du tableau de bord peut vous fournir les données exactes dont vous avez besoin. 

Un rapport Leaderboard permet aux recruteurs de suivre les performances de chaque membre de l'équipe depuis le début du recrutement jusqu'à la fin. Vous serez en mesure de voir quel membre de l'équipe n'est pas à la hauteur à certaines étapes du processus de recrutement.   

Un rapport de classement perspicace provenant d'un système de suivi des candidats comme celui de Manatal fournit aux utilisateurs des détails détaillés sur l'activité de l'équipe de recrutement tout au long de la chaîne de recrutement. Vous serez en mesure de suivre le nombre total de ; 

• candidats créés
• correspondances
• embauche
• candidats éliminés triés par utilisateur
• les activités créées, les courriels envoyés, ainsi que les notes et les pièces jointes ajoutées. 

Tout peut être filtré et trié en quelques clics. 

En outre, le rapport de classement de Manatal indique également le nombre total d'emplois détenus par chaque utilisateur et le stade le plus avancé de ces emplois. 

4. Rapport sur les ventes

Pour les agences de recrutement, le développement commercial et les ventes sont des aspects essentiels de leurs activités. Savoir ce qui s'est passé à chaque étape du processus de vente les aiderait à améliorer leurs performances et la qualité de leurs opérations à long terme. 

Avec le système de suivi des candidats de Manatal à votre disposition, non seulement la plateforme vous fournit la fonction CRM (gestion des relations avec les clients) de recrutement qui lisse le pipeline de vente d'un bout à l'autre, mais son rapport de vente révèle également la performance des ventes tout au long de l'entonnoir CRM, sur la base des étapes de votre pipeline de clients. 

Cliquez ici pour en savoir plus sur les rapports de recrutement détaillés de Manatal

Rassembler tout cela 

Il est évident que sur le marché concurrentiel du recrutement, la clé du succès par rapport aux concurrents est la rapidité, la précision et l'efficacité. Pour obtenir tout cela, vous devez être en mesure d'enregistrer correctement chaque activité dans le pipeline de recrutement, de revenir sur les actions passées et de trouver constamment de nouvelles façons d'améliorer vos performances. 

Cela vous aidera non seulement à suivre les activités, mais aussi à identifier les problèmes et à savoir quelle étape doit être corrigée. Ces données vous aideront à améliorer vos performances et à être prêt à relever les prochains défis.  

Le moyen le plus efficace de s'assurer que toutes les actions seront stockées et transformées en données pertinentes est de mettre en œuvre un outil qui permet de générer des rapports de couverture basés sur des analyses précises. Ces rapports permettent aux recruteurs d'être plus performants et d'améliorer l'expérience des candidats.  

Il existe de nombreux outils d'analyse parmi lesquels choisir. Cependant, l'un des outils les plus efficaces disponibles sur le marché pour les recruteurs est le système de suivi des candidats (Applicant Tracking System). Non seulement il allège la charge de travail des recruteurs tout en facilitant le processus d'embauche, mais il génère également des rapports perspicaces qui vous aident à améliorer vos performances.  

Manatal est un système complet de suivi des candidats qui comprend de nombreuses fonctionnalités innovantes vous permettant de découvrir des talents, de les transformer en candidats et de les placer dans des postes vacants rapidement et sans heurts. 

L'une des fonctions phares de Manatal est la création de rapports et d'analyses qui fournissent des données de recrutement détaillées facilement accessibles et des mesures clés qui vous aident à repérer rapidement les goulots d'étranglement dans votre entonnoir de recrutement.

 Vous pourrez élaborer des solutions concrètes pour chaque problème en suivant et en améliorant en quelques clics des indicateurs clés de performance essentiels tels que le délai d'embauche, le coût de l'embauche, les motifs de rejet et les ratios de performance en matière de recrutement.   

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Commencez votre essai gratuit de 14 jours avec Manatal pour découvrir ses fonctionnalités innovantes et voir comment les rapports perspicaces de la plateforme vous aident à garantir la qualité de votre prochain recrutement.