16 questions à poser aux employés lors des entretiens individuels

Les réunions en tête-à-tête sont une occasion précieuse pour les managers et leurs subordonnés directs de se rencontrer, d'échanger des informations et de planifier l'avenir. Toutefois, si ces réunions ne sont pas bien structurées et ciblées, elles peuvent facilement devenir des mises à jour ennuyeuses et improductives. Pour vous aider à préparer vos entretiens individuels, nous vous proposons 16 questions utiles à poser à vos collaborateurs. Grâce à ces questions, vous serez en mesure d'atteindre différents objectifs, tels que donner et recevoir un retour d'information, coacher et encadrer, fixer et revoir des objectifs, ainsi qu'instaurer un climat de confiance et des relations.

Pourquoi les rencontres 1:1 sont-elles importantes ?

Aux États-Unis, seuls 32 % des employés sont engagés dans leur travail[1]. [L'une des principales raisons de ce faible engagement est le manque de retour d'information et de reconnaissance de la part de leurs supérieurs. Si les employés reçoivent régulièrement un retour d'information de la part de leurs supérieurs, ils sont plus susceptibles d'être engagés, loyaux et satisfaits de leur travail[2]. [Ces statistiques montrent l'importance du retour d'information et la façon dont il peut contribuer à motiver vos employés.

L'organisation de rencontres 1:1 vous aide à

• Comprenez les besoins, les attentes et les motivations de vos employés et offrez-leur un soutien et des conseils personnalisés.
• Contrôlez les performances, les progrès et l'impact de vos employés et donnez-leur un retour d'information constructif et une reconnaissance en temps utile.
• Identifiez les forces, les faiblesses et le potentiel de vos employés et aidez-les à développer leurs aptitudes, leurs compétences et leur carrière.
• Établissez des relations de confiance et de loyauté avec vos employés et créez une culture d'ouverture, d'honnêteté et de collaboration.

Comment faire des rencontres 1:1 de manière efficace

Il n'existe pas d'approche unique pour les entretiens individuels, car les employés peuvent avoir des besoins, des préférences et des styles différents. Cependant, certaines lignes directrices générales peuvent vous aider à mener des entretiens individuels efficaces avec votre équipe :

Préparer le terrain

Créez un environnement sûr et ouvert à la discussion en choisissant une heure, un lieu et un format appropriés pour la réunion 1:1. Pour garantir la réussite de la réunion, vous devez faire ce qui suit.

• Planifiez la rencontre à l'avance, de préférence à intervalles réguliers (par exemple, toutes les semaines ou toutes les deux semaines), et communiquez l'objectif et l'ordre du jour de la rencontre à l'employé.
• Choisissez un endroit confortable et privé pour la réunion. S'il s'agit d'une réunion hors ligne, vous pouvez utiliser une salle de réunion ou de conférence. S'il s'agit d'une réunion virtuelle, choisissez une plateforme en ligne fiable comme Google Meet ou Zoom, en fonction de vos préférences.
• Rassemblez les données pertinentes, comme les informations sur les employés et les projets sur lesquels ils travaillent, avant la réunion, passez en revue les notes précédentes et établissez un ordre du jour avant la réunion afin d'avoir un aperçu du déroulement de celle-ci.

Établir des relations

Le rapport est la clé de la construction d'une relation forte entre vous et un membre de votre équipe. Si votre employé sent que vous vous intéressez à lui en tant que personne, et pas seulement en tant que travailleur, il sera plus enclin à travailler dur pour vous. Comment construire cette relation ? Vous pouvez le faire en

• Saluer chaleureusement l'employé et lui poser quelques questions informelles sur sa vie personnelle ou professionnelle. Par exemple : Comment vous sentez-vous aujourd'hui ? Comment s'est passé votre week-end ? Comment se déroule votre projet ?
• Donnez quelques informations sur vous afin de créer un lien avec l'employé. Par exemple : Qu'avez-vous fait pendant le week-end ?
• Écoutez attentivement et avec empathie les réponses de l'employé et montrez que vous appréciez son temps et ses efforts.

Exploration des thèmes

C'est à ce moment-là que commence la véritable réunion, lorsque vous commencez à explorer différents sujets, tels que les objectifs, l'évaluation des performances, le soutien, l'évolution de la carrière et le retour d'information. Voici comment l'organiser :

• Commencez par utiliser l'ordre du jour que vous avez établi avant la réunion comme guide pour explorer différents sujets avec l'employé (par exemple, les objectifs, les performances, le retour d'information et le soutien).
• Posez des questions ouvertes qui encouragent l'employé à partager ses pensées, ses sentiments, ses opinions ou ses expériences. Par exemple : Qu'est-ce qui vous enthousiasme le plus dans votre projet actuel ? Quels sont les défis auxquels vous êtes confronté ou que vous anticipez ? Que pensez-vous du retour d'information que vous avez reçu ?
• Vous devez également fournir à l'employé un retour d'information, des idées ou des suggestions de manière constructive et équilibrée. Par exemple, j'ai apprécié la manière dont tu as géré la situation avec le client, je pense que tu pourrais améliorer tes compétences en matière de présentation en t'exerçant davantage, et j'ai quelques idées sur la manière dont nous pourrions optimiser notre flux de travail.
• Évitez d'interrompre ou de juger les réponses de l'employé et cherchez plutôt à comprendre son point de vue.

Passer à l'action

C'est à ce stade que vous vous mettez d'accord sur des actions, des responsabilités et des échéances spécifiques pour que vous et l'employé puissiez assurer le suivi des sujets abordés. Voici ce que vous devez faire :

• Vous devez résumer les points clés de la discussion et confirmer avec l'employé les mesures à prendre. Par exemple : Je t'enverrai un courriel avec plus de détails sur ce projet, Tu termineras cette tâche d'ici la semaine prochaine.
• Attribuez des responsabilités et des délais clairs pour chaque action et documentez-les pour pouvoir vous y référer ultérieurement (par exemple, je serai chargé d'examiner votre rapport et de vous faire part de mes commentaires d'ici vendredi. Vous serez responsable de la mise en œuvre des commentaires et de la soumission de la version finale pour lundi. Vous devez également vous assurer que les actions sont réalistes, réalisables et mesurables).

Boucler la boucle/après la réunion

C'est à ce moment-là que vous mettez fin à la réunion et que vous planifiez la prochaine rencontre. Il y a des choses à faire à ce stade, notamment

• Exprimez votre appréciation et votre soutien au travail et à l'évolution de l'employé (par exemple : "J'apprécie votre travail et votre dévouement. Je suis là pour vous soutenir de toutes les manières possibles).
• Vous devez également préciser la date de la prochaine réunion en tête-à-tête avec l'employé et lui rappeler les actions sur lesquelles il s'est mis d'accord.
• Envoyez un résumé des notes de la réunion et des mesures à prendre à l'employé. Demandez-lui de confirmer ou de corriger certains détails.

16 questions à poser aux salariés lors des entretiens individuels

Ces questions sont conçues pour vous aider à mieux comprendre les objectifs de vos employés, à évaluer leurs performances, à leur apporter un soutien et à recevoir un retour d'information sur leur développement. Vous pourrez ainsi aborder tous les sujets clés et éviter que vos réunions ne deviennent ennuyeuses. Commençons par le début.

1. Fixation des objectifs

La première chose à faire lors de votre entretien individuel est de demander à votre collaborateur quels sont ses objectifs à court et à long terme. Écoutez leurs passions et leurs désirs et aidez-les à voir comment ils s'inscrivent dans la vision de l'équipe ou de l'organisation. Cela favorise une culture de croissance et de développement. Voici quatre questions qui visent à comprendre et à soutenir les objectifs des employés :

Quels sont vos principaux objectifs pour le trimestre à venir et comment s'alignent-ils sur les objectifs de notre équipe ?

• Cette question permet de s'assurer que les objectifs personnels de l'employé contribuent aux objectifs plus larges de l'équipe et de l'organisation.

Pouvez-vous décrire une de vos aspirations professionnelles à long terme et la manière dont vous comptez y parvenir ?

• Comprendre les aspirations à long terme vous permet de fournir des conseils et des opportunités qui s'alignent sur le parcours de croissance de l'employé.

Y a-t-il des compétences ou des domaines de connaissances que vous souhaitez développer et comment puis-je vous aider dans ce processus ?

• Ces questions peuvent vous aider à vous faire une idée de l'évolution de la carrière de vos employés et à voir comment vous pouvez les aider en leur fournissant des ressources ou des possibilités de formation.

Comment équilibrez-vous vos objectifs à court et à long terme et comment établissez-vous des priorités dans vos tâches ?

• Cette question vous aide à comprendre comment les employés planifient et organisent leur travail, et s'ils ont besoin d'être guidés ou soutenus dans la gestion de leur temps et de leurs ressources.

2. Évaluation des performances

L'évaluation des performances est un élément important de la gestion des performances, car elle vous permet d'évaluer les progrès de votre employé, d'identifier ses forces et ses faiblesses et de planifier son développement futur. Selon une enquête, 24 % des travailleurs envisageraient de quitter leur emploi si leurs supérieurs ne leur fournissaient pas un retour d'information adéquat sur leurs performances[3]. [En outre, 30 % des évaluations des performances aboutissent à une baisse des performances des employés [4], ce qui indique que de nombreux managers n'ont pas les compétences ou les outils nécessaires pour mener des évaluations efficaces.

Poser régulièrement des questions d'évaluation des performances vous aide à reconnaître les réalisations et à relever rapidement les défis. Voici quatre questions à poser aux employés pour faciliter cette démarche.

Quelles sont les réalisations du mois dernier dont vous êtes le plus fier et quel impact ont-elles eu sur notre équipe ?

• La reconnaissance des réalisations renforce les comportements positifs et met en évidence les contributions au succès de l'équipe.

Quels sont les défis auxquels vous avez été confrontés récemment et comment les avez-vous relevés ?

• Cette question vous donne un aperçu des obstacles auxquels ils sont confrontés et vous permet de proposer des solutions ou un soutien.

De quelle manière pensez-vous que votre travail a évolué ou s'est amélioré au fil du temps, et quels sont les facteurs qui ont contribué à cette évolution ?

• La réflexion sur la croissance encourage l'amélioration continue et permet d'identifier les stratégies ou les comportements qui ont fait leurs preuves.

Comment gérez-vous le retour d'information et quel type de retour d'information vous semble le plus utile ou le plus motivant ?

• Cette question vous permet de connaître les préférences et les styles de l'employé en matière de retour d'information et de savoir comment il utilise le retour d'information pour améliorer son travail.

3. Soutien/évolution de carrière

L'évolution de carrière est l'avantage le plus recherché par les gens au travail, selon diverses études menées par des sources réputées. Par exemple, une étude de Gallup a révélé que 87 % des milléniaux, qui constituent la génération la plus nombreuse sur le marché du travail, considèrent que les "opportunités de croissance et de développement professionnel ou de carrière" sont importantes pour eux dans un emploi[5]. [5]

De même, une enquête de Deloitte a révélé que 42 % des milléniaux sont susceptibles de quitter leur entreprise parce qu'ils n'apprennent pas assez vite[6]. [Ces résultats suggèrent que vous devriez vous efforcer davantage d'offrir à vos employés des possibilités d'évoluer et d'apprendre dans le cadre de leurs fonctions, ainsi que d'aligner leurs objectifs de carrière sur la vision et la mission de l'organisation.

Ce faisant, vous pouvez accroître l'engagement, la productivité et la fidélisation de vos employés. Voici quatre questions visant à déterminer comment vous pouvez mieux soutenir vos employés et leur carrière :

Quels sont les ressources ou les outils qui faciliteraient votre travail ou le rendraient plus efficace ?

• Cette question permet de déceler d'éventuelles lacunes dans les ressources qui, si elles étaient comblées, pourraient améliorer la productivité.

Y a-t-il un domaine particulier de votre travail pour lequel vous estimez qu'une formation ou un soutien supplémentaire serait bénéfique ?

• Un soutien ciblé peut aider vos employés à surmonter des difficultés spécifiques et à renforcer leurs capacités.

Comment puis-je mieux vous aider à atteindre vos objectifs et à surmonter les difficultés rencontrées sur votre lieu de travail ?

• En demandant directement comment apporter un soutien, vous vous assurez de répondre aux besoins uniques de chaque employé.

Comment gérez-vous le stress ou la pression au travail et que puis-je faire pour vous aider à le réduire ou à le gérer ?

• Cette question aide les managers à identifier les signes d'épuisement ou d'insatisfaction de leurs employés et à leur proposer des stratégies ou des ressources pour améliorer leur bien-être.

4. Retour d'information et développement

Les entretiens individuels sont le moment idéal pour discuter avec vos employés du retour d'information, qu'il s'agisse de celui qui est donné ou de celui qui est reçu. Parce qu'ils se déroulent dans un espace privé et de confiance, vous pouvez être honnêtes et ouverts l'un envers l'autre. Vous pouvez également examiner le retour d'information en profondeur et vous assurer que vous comprenez le point de vue de l'autre. Vous éviterez ainsi les réactions négatives qui peuvent survenir lorsque le retour d'information est donné en public. Pour entamer une discussion sur le retour d'information avec vos employés, vous pouvez utiliser certaines de ces questions :

Comment puis-je améliorer mon style de management pour mieux vous soutenir, vous et l'équipe ?

• Solliciter un retour d'information sur les pratiques de gestion témoigne d'une certaine humilité et d'une volonté d'évoluer.

Quelles actions puis-je entreprendre pour favoriser un environnement d'équipe plus collaboratif et positif ?

• Cette question montre l'engagement du manager à créer une culture d'entreprise saine.

Y a-t-il des décisions ou des actions que j'ai prises et qui, selon vous, auraient pu être traitées différemment ?

• Encourager la critique des décisions de gestion favorise une culture ouverte où le retour d'information est valorisé.

Quelles sont les choses que vous appréciez ou que vous aimez dans votre travail avec moi et avec l'équipe ?

• Cette question vous aide à obtenir un retour d'information positif et à renforcer les points forts et les valeurs de votre équipe.

En utilisant ces modèles, vous pouvez mener des entretiens individuels significatifs qui non seulement améliorent les performances de votre équipe, mais contribuent également au développement de votre leadership. N'oubliez pas que l'objectif de ces questions n'est pas seulement de recueillir des informations, mais aussi d'agir en conséquence, en créant un environnement de travail dynamique où l'amélioration continue est la norme.

Conclusion

En conclusion, il est important d'organiser régulièrement des réunions individuelles avec vos employés pour assurer une gestion efficace et favoriser un environnement de travail positif. En tant que manager, si vous posez les bonnes questions, vous pouvez obtenir des informations précieuses sur les besoins, les aspirations et les préoccupations de vos employés, ce qui se traduit en fin de compte par un engagement et une productivité accrus. Ces 16 questions à poser aux employés lors d'entretiens individuels vous fournissent un point de départ pour des conversations significatives qui favorisent une communication ouverte, renforcent les relations et favorisent la réussite de l'équipe. En appliquant systématiquement ces pratiques, vous pouvez créer une culture de confiance et de soutien, ce qui se traduira par des employés plus heureux et plus motivés.

-

Citations

1. Gallup

2. Havard Business School

3. GlobeNewswire

4. Le choc des marchés

5. Gallup

6. Deloitte