10 conseils pour rédiger un courriel de refus professionnel après un entretien

Rédiger un courriel de refus professionnel après un entretien peut s'avérer difficile. Vous voulez faire passer la nouvelle tout en maintenant une relation positive avec le candidat. Voici dix conseils qui vous aideront à rédiger un courriel de refus à la fois professionnel et empathique.

Maintenir une image positive de l'entreprise

Un courriel de refus bien rédigé témoignera non seulement du respect que vous portez au candidat, mais aussi de la réputation de votre entreprise. Un courriel professionnel est le reflet d'une entreprise qui accorde de l'importance à la franchise et à la compassion dans ses communications.

Comment rédiger un courrier électronique de refus qui laisse une impression positive ?

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1. Collecte d'informations clés

Avant de rédiger le courriel, prenez le temps de rassembler les informations nécessaires pour vous assurer que vous avez une bonne compréhension du candidat, de ses forces et de ses faiblesses.

Examiner le dossier de candidature et les notes d'entretien du candidat

Relisez le dossier de candidature du candidat et les notes d'entretien que vous ou vos collègues avez prises. Ce faisant, vous pouvez démontrer une compréhension approfondie de son parcours et aider à personnaliser l'e-mail de refus.

Lors de l'examen de la candidature, notez les réalisations ou les expériences marquantes qui vous ont impressionné. En les mentionnant dans l'e-mail de refus, vous aiderez le candidat à se sentir valorisé et apprécié, même s'il n'a pas obtenu le poste.

En outre, l'examen des notes d'entretien peut vous aider à identifier les domaines dans lesquels le candidat a eu des difficultés ou dans lesquels il a excellé. Ces informations peuvent être utilisées pour fournir un retour d'information constructif dans l'e-mail de rejet.

Identifier les points clés à aborder dans le courrier électronique

Pinpoint les principales raisons du rejet et déterminer si ces informations doivent être communiquées dans le courriel. Il est essentiel de ne pas donner trop de détails, mais un retour d'information constructif peut aider le candidat à s'améliorer lors des prochains entretiens.

Lorsque vous donnez un retour d'information, soyez précis et proposez des suggestions d'amélioration. Par exemple, si le candidat a eu du mal à répondre aux questions comportementales, suggérez-lui de s'entraîner à répondre aux questions courantes de l'entretien avec un ami ou un membre de sa famille.

Il est également important de faire preuve d'empathie dans l'e-mail de refus. Recevoir un refus peut être difficile, et le fait de reconnaître les efforts du candidat et de le remercier pour son temps peut contribuer grandement à maintenir une relation positive.

N'oubliez pas que le rejet fait naturellement partie du processus de recherche d'emploi et qu'il est important de le traiter avec professionnalisme et gentillesse. Vous pouvez aider le candidat à se sentir respecté et valorisé, même s'il n'a pas obtenu le poste, en prenant le temps de préparer un courriel de refus réfléchi.

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3. L'objet du message

L'objet d'un courriel est comme la couverture d'un livre : c'est la première chose que voit le destinataire, et elle peut susciter ou non son intérêt pour la suite de la lecture. Il est donc essentiel qu'elle soit claire au premier coup d'œil et qu'elle donne le ton approprié.

Éviter l'ambiguïté

Évitez d'utiliser des lignes d'objet ambiguës ou trompeuses, car cela peut créer de la confusion ou de fausses attentes. Par exemple, si vous envoyez un courriel à un candidat pour lui proposer un entretien, assurez-vous d'inclure le mot "entretien" dans la ligne d'objet. De même, si vous envoyez un courriel à un candidat pour l'informer d'une décision d'embauche, assurez-vous d'inclure le mot "décision" dans la ligne d'objet. Cela aidera le candidat à comprendre l'objet du courriel et à y répondre en conséquence.

Donner le ton de l'e-mail

La ligne d'objet doit être transparente mais respectueuse, car elle donne le ton de l'ensemble du courriel. Évitez d'utiliser des phrases trop négatives qui pourraient décourager le candidat. Par exemple, au lieu d'utiliser un objet tel que "Nous sommes au regret de vous informer", essayez quelque chose comme "Une mise à jour de votre candidature". Cela permet de transmettre la même information d'une manière plus neutre et moins décourageante.

Il est également important de garder à l'esprit la relation que vous entretenez avec le destinataire. Si vous envoyez un courriel à un collègue ou à une personne avec laquelle vous avez de bons rapports, vous pouvez utiliser un ton plus décontracté ou plus enjoué dans la ligne d'objet. En revanche, si vous envoyez un courriel à une personne que vous ne connaissez pas bien ou à une personne en position d'autorité, il est préférable d'opter pour un ton plus formel.

4. Reconnaître les efforts et le temps consacrés par le candidat

Il est important de reconnaître le temps et les efforts que le candidat a investis dans le processus de candidature et d'entretien, ce qui prouve que vous appréciez l'intérêt qu'il porte à votre entreprise.

Voici quelques exemples qui peuvent vous servir de lignes directrices.

"Nous vous remercions d'avoir pris le temps de postuler à ce poste et d'avoir participé à l'entretien. Nous sommes conscients de la somme de travail que représente la préparation d'un entretien et nous apprécions les efforts que vous avez déployés" ou "Nous tenons à souligner que le processus d'entretien peut être une expérience éprouvante pour les nerfs. Nous vous remercions d'avoir accepté de participer à l'entretien et d'avoir été ouvert et honnête dans vos réponses.

Montrer de la reconnaissance pour l'intérêt qu'ils portent à l'entreprise

"Nous tenons à vous exprimer notre gratitude pour l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Bien que nous ayons décidé d'aller de l'avant avec d'autres candidats, nous tenons à ce que vous sachiez que nous apprécions l'intérêt que vous portez à notre entreprise ainsi que le temps et les efforts que vous avez consacrés à la procédure de candidature et d'entretien.

Nous vous encourageons à poursuivre vos objectifs de carrière et vous souhaitons beaucoup de succès dans vos projets futurs".

5. Annoncer le refus avec tact

La partie la plus difficile de la rédaction d'un courrier électronique de refus est l'annonce de la nouvelle elle-même. Il est essentiel de trouver le ton juste pour minimiser la déception tout en restant professionnel.

Bien qu'il puisse être tentant de rédiger un message court et direct, prendre le temps de rédiger une réponse réfléchie et empathique peut contribuer grandement à préserver l'estime de soi et la réputation du candidat.

Politesse et respect

Lorsque vous rédigez un courriel de refus, il est important de choisir vos mots avec soin. Utilisez un langage poli et respectueux et essayez de comprendre les sentiments du candidat. Reconnaissez les efforts et le temps qu'il a consacrés à sa candidature et exprimez votre gratitude pour l'intérêt qu'il porte au poste.

Par exemple, vous pouvez commencer l'e-mail en disant quelque chose comme "Merci d'avoir pris le temps de postuler pour ce poste. Nous apprécions l'intérêt que vous portez à notre entreprise et les efforts que vous avez déployés dans votre candidature."

Éviter les phrases trop négatives

Lorsque vous annoncez la nouvelle, évitez de mettre l'accent sur les défauts ou les faiblesses. Insistez plutôt sur le fait que la décision a été difficile à prendre et qu'il y avait de nombreux candidats qualifiés, y compris le lauréat. Cela peut aider à atténuer le choc et à minimiser les sentiments négatifs.

Par exemple, vous pourriez dire quelque chose comme : "Nous avons reçu de nombreuses candidatures solides et la décision a été difficile à prendre. Malheureusement, nous avons décidé d'aller de l'avant avec d'autres candidats pour le moment."

N'oubliez pas qu'il n'est jamais facile d'annoncer un refus, mais prendre le temps de rédiger une réponse réfléchie et empathique peut faire une différence significative dans l'expérience du candidat et la perception qu'il a de votre entreprise.

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6. Retour d'information constructif

Le cas échéant, donnez un retour d'information réfléchi au candidat, ce qui peut l'aider à évoluer professionnellement et à éliminer toute confusion persistante concernant le refus.

Fournir un retour d'information constructif est un élément essentiel du processus de recrutement. Il aide non seulement le candidat à comprendre pourquoi il n'a pas été retenu, mais il lui donne aussi des indications précieuses sur ses points forts et sur les domaines dans lesquels il peut s'améliorer.

Mettre en évidence les points forts

Commencez par mentionner les points forts du candidat et ce qui vous a impressionné au cours de l'entretien. Cela renforce ses qualités et contribue à atténuer l'impact du refus. Cela montre également que vous reconnaissez son potentiel et que vous appréciez ses compétences et son expérience.

Vous pourriez dire quelque chose comme : "Nous avons été impressionnés par vos excellentes capacités de communication et votre aptitude à travailler en équipe. Votre expérience en matière de gestion de projet est également impressionnante, et nous apprécions les informations que vous nous avez communiquées au cours de l'entretien".

Proposer des suggestions d'amélioration

Indiquez gentiment les domaines dans lesquels le candidat pourrait s'améliorer ou se perfectionner afin d'être pris en considération pour de futures opportunités. Soyez précis, mais formulez vos suggestions de manière positive et constructive. N'oubliez pas de vous concentrer sur l'avenir et de proposer des suggestions d'amélioration plutôt que de ressasser le passé.

Par exemple, vous pouvez dire : "Bien que votre expérience en matière de gestion de projet soit impressionnante, nous avons remarqué que vous pourriez bénéficier d'un développement plus poussé de vos compétences en leadership. Nous vous suggérons de suivre un cours de leadership ou de chercher un mentor pour vous aider à vous développer dans ce domaine. Cela vous aidera à devenir un candidat encore plus fort pour les opportunités futures".

N'oubliez pas qu'un retour d'information constructif n'est pas seulement bénéfique pour le candidat, mais aussi pour l'entreprise. Il contribue à bâtir une réputation positive et montre que vous accordez de l'importance à vos candidats et à leur développement professionnel.

7. Encourager le candidat à poser sa candidature à l'avenir

Il se peut que certains candidats ne correspondent pas parfaitement aux postes à pourvoir cette fois-ci, ou que vous ayez dû choisir entre plusieurs candidats qui étaient tous aussi compétents les uns que les autres. Ils peuvent être le bon talent pour d'autres postes qui s'ouvriront à l'avenir. Il est donc important de les encourager à tenter leur chance pour d'autres postes au sein de votre entreprise à l'avenir.

Voici un exemple de message que vous pouvez intégrer :

"Bien que nous ayons décidé d'aller de l'avant avec d'autres candidats pour le moment, nous vous encourageons à envisager de postuler à d'autres postes au sein de notre organisation. Vos qualifications et votre expérience pourraient être mieux adaptées à un autre rôle, et nous serions ravis d'avoir l'occasion de travailler avec vous à l'avenir."

Mentionner les ouvertures potentielles

"En tant qu'entreprise en pleine croissance, nous sommes constamment à la recherche de personnes talentueuses pour rejoindre notre équipe. Nous vous encourageons à garder un œil sur notre tableau d'affichage des offres d'emploi pour tout poste susceptible de vous intéresser. En outre, nous serions heureux de conserver votre curriculum vitae dans nos dossiers en vue d'une éventuelle candidature."

Recommander des opportunités de mise en réseau

"Nous comprenons qu'il peut être difficile de trouver le bon emploi, et nous voulons vous soutenir par tous les moyens possibles. Nous proposons une variété d'événements et de ressources de mise en réseau qui peuvent vous aider à vous familiariser avec notre organisation et ses opportunités. Nos salons de l'emploi, nos programmes de mentorat et nos groupes de réseautage en ligne ne sont que quelques exemples des ressources que nous mettons à votre disposition pour vous aider à réussir.

Nous vous remercions à nouveau de l'intérêt que vous portez à notre organisation. Nous vous souhaitons bonne chance dans votre recherche d'emploi et espérons avoir l'occasion de travailler avec vous à l'avenir.

Je vous prie d'agréer, Monsieur le Président, l'expression de mes sentiments distingués,

L'équipe d'embauche"

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8. Clôturer l'e-mail de manière professionnelle

Le paragraphe de conclusion doit réitérer votre appréciation des efforts du candidat et fournir des informations de contact pour toute question complémentaire.

Réitérer l'appréciation

Remerciez une nouvelle fois le candidat de l'intérêt qu'il porte à votre entreprise et du temps qu'il a consacré à l'entretien, afin de renforcer le message positif tout au long de l'e-mail.

Fournir des informations de contact pour les questions de suivi

Fournissez un courriel ou un numéro de téléphone au candidat au cas où il aurait d'autres questions ou préoccupations, ce qui témoigne d'un professionnalisme constant et d'un respect de ses besoins.

9. Relecture et édition du courrier électronique

Avant d'envoyer l'e-mail de refus, relisez et modifiez soigneusement le contenu pour en garantir la clarté, l'exactitude et le professionnalisme.

Garantir une grammaire et une orthographe correctes

Relisez le courriel pour vérifier qu'il ne contient pas de fautes d'orthographe, de grammaire ou de ponctuation. Un courriel soigné et exempt de fautes reflétera votre compétence et votre professionnalisme.

Double vérification du ton et du contenu

Lisez le courriel à haute voix pour vous assurer que le ton est à la fois professionnel et empathique. Modifiez les termes ou les phrases qui peuvent sembler durs ou trop critiques.

10. Envoi du courrier électronique en temps utile

Enfin, il est important d'envoyer l'e-mail de refus rapidement après que la décision a été prise, car cela montre que l'on respecte le temps du candidat et lui permet d'avancer dans sa recherche d'emploi.

Éviter les retards inutiles

Ne remettez pas à plus tard l'envoi de l'e-mail de refus. Les candidats apprécieront une communication rapide, même si la nouvelle est décevante.

Faire preuve de respect à l'égard du temps du candidat

En envoyant le courriel rapidement, vous montrez que vous accordez de l'importance au temps du candidat et que vous comprenez les difficultés liées à la recherche d'un emploi. Cette considération contribue à renforcer l'image positive de votre entreprise, même en cas de refus.

Rationaliser vos courriels de recrutement avec Manatal

Il est juste de dire que la rédaction d'un courriel de refus demande du temps et des efforts. Pour les recruteurs qui assument de nombreuses responsabilités à la fois, il peut être difficile de se concentrer sur la rédaction d'un courriel de haute qualité et de faire avancer le processus d'embauche. Un système de suivi des candidats (ATS) piloté par l'IA comme Manatal peut venir mettre fin à ce problème.

Manatal est doté de la capacité d'automatiser des tâches telles que la présélection des candidats et la mise en attente. La plateforme de recrutement consolide également l'entonnoir d'embauche dans un tableau de bord unique, ce qui facilite le suivi et la gestion des progrès.

Lorsqu'il s'agit de rédiger des e-mails de haute qualité, Manatal propose plus de 100 modèles d'e-mails prêts à l'emploi, pour vous servir de guide. Il s'agit notamment d'emails de recommandation, d'emails généraux de RH, d'emails d'offre d'emploi, d'emails de recrutement, ainsi que d'emails de rejet, et bien plus encore.

Vous pourrez organiser votre campagne d'e-mailing et envoyer votre message en masse sans avoir à vous soucier des destinataires manquants. Grâce à la fonction d'envoi massif d'e-mails de Manatal, votre liste de destinataires sera facilement organisée en dossiers. Il vous suffit de sélectionner les destinataires, de rédiger un courriel et de l'envoyer rapidement.

En outre, Manatal suit automatiquement les désabonnements et met à jour le statut de l'opt-in pour s'assurer que vos courriels atteignent toujours les bons destinataires.

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Réflexions finales

Rédiger un courriel de refus professionnel après un entretien peut être une tâche délicate, mais en suivant ces dix conseils, vous pouvez vous assurer que votre message est respectueux, compatissant et professionnel. Maintenez une ligne de communication ouverte avec les candidats rejetés afin de laisser la possibilité d'opportunités futures au sein de votre organisation et de favoriser une réputation positive sur le marché de l'emploi.

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