10 signes indiquant que vous avez besoin d'un système de suivi des candidats

Comment trouver des personnes hautement qualifiées qui correspondent à la culture de votre entreprise dans un monde en constante évolution ? Il n' a jamais été aussi difficile d'attirer des candidats de qualité et de les garder dans l'équipe.  

Ils veulent un meilleur traitement et une meilleure expérience du candidat de la part des employeurs, mais les recruteurs doivent également assurer une intégration en douceur et mettre en place des politiques de travail hybride et de télétravail. Pour cette raison, les professionnels des ressources humaines ont souvent l'impression d'être débordés. 

Par exemple, 90 % d'entre eux déclarent que leur stress est devenu plus important pendant la pandémie et 85 % luttent contre une augmentation de la charge de travail. Les recruteurs et les responsables de l'embauche sont confrontés à de nombreux défis en raison de la crise du COVID-19, notamment l'amélioration du moral des employés dans les lieux de travail hybrides et la gestion des travailleurs à distance. 

Malheureusement, ce n'est pas tout. Ces professionnels ont également du mal à retenir les talents clés, à promouvoir la culture d'entreprise dans le monde post-pandémique et à offrir une bonne expérience aux candidats. 

Le recrutement est devenu plus difficile que jamais et les RH ont besoin de toute l'aide possible. La technologie est un allié fidèle des ressources humaines.

Elle permet d'effectuer des activités régulières à distance et de maintenir la cohésion de l'équipe malgré le travail à distance. Sans la technologie, il serait beaucoup plus difficile d'intégrer de nouveaux employés, de partager des tâches, d'organiser des réunions et de collaborer. 

Le pouvoir de la technologie du recrutement

Qu'en est-il des outils axés sur le processus d'embauche, l'expérience du candidat et la collaboration avec les clients ? Le système de suivi des candidats (ATS) joue ce rôle en centralisant et en rationalisant le recrutement.

L'ATS simplifie le processus de sélection et les tâches qui en découlent en offrant aux professionnels des ressources humaines diverses caractéristiques et fonctions, telles que l'analyse, la recherche de candidats et les outils de collaboration. Son utilisation est cruciale pour identifier les meilleurs talents dans l'ère post-pandémique et favoriser l'engagement. 

Cependant, toutes les entreprises n'ont pas franchi le pas du numérique et s'en tiennent à des processus manuels et à des méthodes traditionnelles. De nombreux recruteurs utilisent encore des feuilles de calcul et des documents papier pour suivre leurs activités et mesurer leur efficacité. 

Mais les pratiques dépassées nuisent aux efforts de recrutement et entraînent un manque de précision, de productivité et de crédibilité. Pourtant, les chefs d'entreprise et les responsables des ressources humaines ont souvent des idées fausses sur le système de gestion des candidatures ou manquent d'informations qui pourraient les encourager à commencer à l'utiliser.

Si vous envisagez de mettre en place un système de suivi des candidats, mais que vous n'êtes pas encore sûr de devoir le faire, voici tout ce que vous devez savoir.

Comment fonctionne l'ATS

La mise en œuvre de l'ATS ne nécessite généralement pas de connaissances ou de compétences approfondies. Toutefois, les solutions sur site peuvent nécessiter plus de temps et d'efforts pour être installées que les solutions basées sur le cloud.

Dans le premier cas, les entreprises doivent acheter une licence logicielle et, bien que cela puisse offrir une plus grande sécurité des données, cela signifie également qu'elles sont responsables de la maintenance. Par conséquent, si vous optez pour l'ATS sur site, vous devrez gérer les mises à jour et résoudre les problèmes éventuels.

Vous aurez donc besoin de l'aide de vos informaticiens pour l'infrastructure et les installations techniques. De ce fait, cette approche implique plus de responsabilités et un travail continu pour s'assurer que tout fonctionne bien.

D'autre part, les logiciels basés sur l'informatique en nuage sont de plus en plus populaires en raison de leur flexibilité et de leur accessibilité. Ils permettent un niveau d'évolutivité plus élevé et sont plus abordables.

Alors que les entreprises doivent installer l'ATS sur leurs serveurs, le fournisseur héberge le logiciel en nuage et s'occupe de la maintenance et des mises à jour. Ainsi, vous ne payez que pour les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin et vous pouvez en ajouter de nouvelles par la suite. 

La solution en nuage ne nécessite pas non plus d'assistance informatique et vous pouvez commencer à l'utiliser dès son installation. Sa simplicité la rend idéale pour les entreprises qui souhaitent disposer d'un logiciel fiable sans investir une fortune. En outre, il s'agit d'une bonne affaire pour les entreprises de taille moyenne et les petites entreprises qui prévoient de se développer à l'avenir. 

Par conséquent, les outils ATS basés sur le cloud simplifient le recrutement en supprimant la nécessité de se préoccuper des mises à jour logicielles et des licences. Ils ne nécessitent pas non plus de formation ou de compétences techniques spécifiques.

En outre, l'ATS dispose généralement d'un tableau de bord centralisé, et les recruteurs peuvent y naviguer facilement. Cela signifie que vous pouvez accéder à toutes les fonctionnalités en un seul endroit et accélérer vos activités de recrutement. 

Mais ce logiciel n'élimine pas l'approche centrée sur l'homme du processus de recrutement. L'ATS utilise l'IA pour imiter les processus de pensée des recruteurs et donner des résultats authentiques. Toutefois, les algorithmes intelligents éliminent les préjugés inconscients du recrutement et s'appuient sur des faits pour identifier les candidats les plus compatibles. 

En outre, l'IA apporte aux outils ATS la rapidité dont les humains manquent souvent parce qu'ils se concentrent sur de multiples aspects. Par conséquent, ce logiciel accélère les tâches banales et augmente l'efficacité, ce qui se traduit par une charge de travail modérée pour les recruteurs et une meilleure expérience pour les candidats.

Un STA peut présenter différentes caractéristiques en fonction du fournisseur, mais les caractéristiques suivantes sont les plus courantes.

Caractéristiques typiques des STA

Recherche de candidats

L'objectif de la plupart des solutions ATS est d'aider les recruteurs à rationaliser leur processus de sélection et à identifier plus rapidement les candidats les plus appropriés. C'est pourquoi elles comprennent des outils qui vous aident à trouver des candidats de qualité en utilisant les extensions des médias sociaux et en centralisant vos demandes d'emploi en un seul endroit.

Vous pouvez ainsi accéder rapidement aux profils des candidats et comparer les exigences de l'offre d'emploi avec les compétences et les expériences de la base de données du vivier de talents. En outre, l'ATS dispose généralement d'un outil de recommandation de candidats qui soutient votre programme de recommandation des employés. 

Intégration des sites d'emploi

L'ATS rationalise le recrutement en permettant aux professionnels des ressources humaines de partager des offres d'emploi sur plusieurs sites simultanément sans avoir à se connecter à chacun d'entre eux séparément par la suite. Au lieu de cela, ils reçoivent toutes les candidatures dans le logiciel, ce qui réduit le temps nécessaire à la sélection des CV. 

Toutefois, les recruteurs ont plus de facilité à évaluer les CV grâce aux fonctions de filtrage de l'ATS. 

Stockage et analyse des CV

Les professionnels des ressources humaines n'ont plus besoin de conserver les candidatures entrantes dans des dossiers, des bases de données et des messages électroniques distincts. Ils peuvent les stocker dans l'ATS et y accéder d'un seul clic. 

Ce logiciel permet également d'objectiver le processus de sélection grâce à sa fonction d'analyse de CV. L'IA fait correspondre les compétences, la formation, le lieu de travail et l'expérience du candidat à l'offre d'emploi.

Rapports et analyses

La réussite du processus de recrutement dépend de votre capacité à comprendre l'efficacité de vos efforts et de vos stratégies d'embauche. Mais sans données pertinentes et bien mesurées, il est difficile de savoir ce qu'il faut améliorer.

L'ATS fournit une analyse approfondie de vos activités et initiatives. Des rapports de performance détaillés donnent un aperçu de la productivité de votre équipe et mettent en évidence les pratiques que vous devriez modifier. 

Recommandations basées sur l'IA

Il faut parfois des semaines, voire des mois, pour trouver des candidats adéquats. Cela ralentit le processus de recrutement, affecte l'expérience des candidats et réduit souvent la qualité de l'embauche.

Un ATS bien équilibré dispose généralement d'un moteur de recommandation alimenté par l'IA. Il suggère les meilleurs candidats du vivier de talents et permet aux recruteurs de trouver plus rapidement des candidats compatibles et de les présélectionner. 

Pages sur les carrières

Un bon ATS doit vous permettre de créer une page de carrière personnalisable et de mettre en valeur la marque de votre entreprise. Il doit être facile à parcourir et vous aider à attirer des demandeurs d'emploi compatibles.

Ainsi, les candidats peuvent postuler directement à vos offres d'emploi et vous recevrez les candidatures dans le tableau de bord. L'ATS permet donc généralement de créer des formulaires de candidature et des modèles personnalisés. 

Collaboration d'équipe

La communication interne et externe est essentielle à la réussite du recrutement et à l'expérience des candidats. L'ATS prend en charge cet aspect en proposant un chat d'équipe, l'intégration des e-mails et des outils qui vous aident à partager des données avec des membres spécifiques de l'équipe. 

En outre, il comprend généralement un logiciel de gestion de la relation client, qui vous permet de favoriser une collaboration régulière avec vos clients. 

Gestion des tâches

L'ATS dispose d'outils qui vous aident à gérer votre temps, à maintenir une charge de travail modérée et à vous souvenir des dates et lieux de réunion. Ce logiciel vous permet généralement de créer des listes de tâches, de suivre vos activités dans un calendrier et de recevoir des rappels concernant des événements. 

Soutien à la clientèle

La plupart des solutions ATS offrent une assistance à la clientèle et vous aident si vous rencontrez des problèmes avec le logiciel. Vous pouvez ainsi compter sur une assistance professionnelle et avoir la certitude que le fournisseur vous soutient. 

Si vous n'êtes pas sûr que ces fonctionnalités puissent aider votre processus de recrutement, voici les indicateurs qui montrent que vous avez besoin d'un ATS.

10 signaux indiquant que vous devriez avoir un STA

1. Votre processus de recrutement prend trop de temps

Si vous n'êtes pas satisfait du temps que prend votre équipe pour embaucher des candidats, peut-être a-t-elle besoin d'aide pour accélérer ses activités. Le recrutement peut être un véritable défi, surtout si vous recherchez des candidats pour des postes difficiles à pourvoir. 

Les recruteurs perdent souvent du temps à partager les postes vacants sur plusieurs sites d'emploi. Ils doivent donc ouvrir chaque site d'emploi séparément pour vérifier les nouvelles demandes d'emploi.

Mais ces sites d'emploi ont généralement des mécanismes différents, ce qui oblige votre équipe à copier et coller plusieurs fois la même description de poste. Un système de gestion des candidatures vous permettrait de partager le même poste vacant sur plusieurs sites d'emploi et de recevoir tous les CV entrants dans votre tableau de bord.

De cette manière, vous réduirez les délais d'embauche, dépenserez moins de ressources et aiderez vos recruteurs à être plus efficaces et moins stressés.

2. Vous devez envoyer vos campagnes de marketing séparément aux candidats et aux clients

Bien que de nombreuses entreprises utilisent encore des feuilles de calcul et le courrier électronique pour suivre le processus de recrutement et communiquer, cela pourrait nuire à vos efforts de recrutement. Il est fatigant et fastidieux d'envoyer le même matériel à différentes parties et de se connecter au courrier électronique à chaque fois que vous recevez un message.

L'ATS vous permet de partager des données avec plusieurs personnes simultanément et de recevoir tous les messages dans un tableau de bord centralisé. Ainsi, vous pouvez utiliser le chat d'équipe pour éviter d'utiliser deux plateformes en même temps. 

Vous pouvez également partager du contenu dans l'ATS et décider qui peut le voir. Grâce à l'option "rôles et autorisations", vous pouvez donner l'accès aux seuls responsables ou partager les informations avec l'ensemble du département.

3. Vous ne pouvez utiliser les logiciels de recrutement qu'au bureau

Si vous avez mis en place le travail hybride comme de nombreuses entreprises performantes ou choisi le télétravail, vous avez besoin d'une technologie à laquelle les employés peuvent accéder partout et à tout moment. Mais si vous vous appuyez encore sur des méthodes manuelles (Excel, feuilles de calcul, stockage de données sur papier) ou sur des logiciels sur site, vous êtes probablement confronté à la lenteur des processus et de la communication. 

Les solutions ATS basées sur le cloud vous permettent d'accéder au tableau de bord quel que soit l'endroit où vous vous trouvez si vous avez un accès à l'internet. Grâce à cela, votre équipe peut travailler à domicile ou dans des bureaux physiques sans perdre ses données et ses progrès. 

4. Vous voulez améliorer votre site de carrière, mais vous ne savez pas comment vous y prendre

Toute entreprise prospère a besoin d'un site de carrière attrayant et informatif qui encourage les candidats à postuler aux offres d'emploi. C'est aussi la première impression que vous ferez à vos futurs employés. 

Un site de carrière fait partie des éléments essentiels de votre image de marque d'employeur et doit vous aider à atteindre les candidats qui correspondent à la culture de votre entreprise. Par conséquent, si vous souhaitez améliorer le vôtre ou en créer un nouveau, mais que vous ne savez pas comment vous y prendre, l'utilisation d'un système de gestion des carrières vous offre cet avantage.

Vous avez accès à des sites de carrière faciles à créer, que vous pouvez personnaliser et qui mettent en valeur votre marque. 

5. Vous souhaitez élargir votre vivier de talents

De nombreux professionnels des ressources humaines sont confrontés à une pénurie de talents et estiment qu'il est difficile de trouver de nouveaux candidats. Cela peut être encore plus difficile si vous n'avez pas d'avantage technologique et que vous ne savez pas où commencer à chercher de nouveaux candidats.

L'ATS comprend des outils qui vous permettent de partager vos campagnes de marketing et d'emploi sur les médias sociaux et d'importer des informations à partir de profils publics. Grâce à cela, vous pouvez cibler votre public et entrer en contact avec des candidats compétents et animés du même esprit. 

6. Vous engagez des chasseurs de têtes et des recruteurs externes pour rationaliser votre processus de recrutement

Bien que les recruteurs externes et les chasseurs de têtes soient une excellente solution lorsque vous recrutez pour des postes difficiles à pourvoir ou lorsque vous embauchez plusieurs employés à la fois, vous devriez éviter de faire appel à eux pour chaque poste à pourvoir. Les postes d'entrée et de milieu de gamme ne sont généralement pas aussi exigeants que les postes de direction, et vous pouvez faire confiance à votre temps pour cette mission.

Cependant, si vous souhaitez réellement rationaliser votre processus de recrutement et vous assurer qu'il fonctionne, vous avez besoin d'une technologie efficace. L'ATS correspond à cette description car il fournit un pipeline de recrutement facile à parcourir. 

Vous disposerez de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour un recrutement intuitif et rapide, ce qui permettra à vos recruteurs d'accélérer le processus de sélection et d'obtenir les meilleurs résultats. 

7. Votre équipe de recrutement a des difficultés avec l'analyse des données et la prise de décision

Si votre équipe est continuellement confrontée à des problèmes de performance et de décisions concernant les activités de recrutement, le retour d'information et l'évaluation des candidats, elle a besoin d'aide. Après tout, il est souvent difficile de déterminer les mesures les plus pertinentes et de suivre les indicateurs clés de performance. 

C'est encore plus difficile dans une équipe composée de plusieurs recruteurs sans plateforme de communication centralisée. L'ATS fournit des rapports et des analyses qui aident les recruteurs à comprendre si leurs efforts ne produisent pas de bons résultats.

Ainsi, ils comprendront ce qu'ils doivent améliorer et comment le faire. Le chat d'équipe et un tableau de bord centralisé facilitent la communication et permettent d'avoir toutes les données au même endroit. 

8. Vous avez eu des candidats de grande qualité par le passé, mais ils ne convenaient pas au poste à pourvoir. Aujourd'hui, quand ils le sont, vous n'arrivez pas à les trouver.

Les professionnels des ressources humaines utilisent souvent le courrier électronique pour communiquer avec les candidats, mais il est difficile de suivre de nombreuses conversations et de mémoriser des centaines de noms. Par conséquent, les messages échangés avec de nombreux candidats qualifiés risquent de se perdre au fil du temps, ce qui affecte le vivier de talents. 

Vous pouvez rencontrer des candidats brillants qui ne conviennent pas à un poste spécifique. En revanche, ils pourraient convenir à un autre poste à pourvoir à l'avenir. 

Si vous ne vous souvenez pas de leur nom ou de l'endroit où vous les avez contactés, vous risquez de perdre l'occasion de pourvoir le poste vacant avec un candidat hautement compatible. L'ATS conserve toutes les conversations en un seul endroit et dispose d'un outil de recherche avancé qui vous permet de retrouver des candidats qui ont postulé il y a des mois ou des années.

9. Vous souhaitez analyser vos offres d'emploi, mais vous ne disposez d'aucun outil susceptible de faciliter le processus.

Bien que vous souhaitiez connaître les détails de vos offres d'emploi et déterminer les indicateurs pertinents pour découvrir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré, vous ne disposez d'aucun outil pour cela. L'ATS vous permet d'analyser vos postes vacants séparément ou ensemble. 

Vous saurez combien de candidats vous avez en attente pour chaque poste à pourvoir, combien vous en avez embauché et quelle a été la productivité de vos équipes au cours du processus. 

10. Vous souhaitez établir un rapport de vente et mesurer le retour sur investissement des efforts de recrutement de toute l'équipe, mais vous ne savez pas par où commencer.

Vous souhaitez identifier vos goulets d'étranglement en matière de recrutement, suivre vos revenus et créer un rapport de vente, mais vous ne savez pas comment vous y prendre. L'ATS fournit des outils qui vous permettent de contrôler votre entonnoir de vente, de suivre les résultats de l'équipe et de mesurer le retour sur investissement, vous aidant ainsi à prendre des décisions éclairées. 

Comment les STA évolueront-ils à l'avenir ?

L'amélioration continue des outils ATS est l'un des meilleurs aspects de la mise en œuvre de ce logiciel. Vous aurez accès à de nombreuses fonctionnalités, mais comme la technologie évolue, le système de suivi des candidats évolue lui aussi. 

L'IA continuera d'élargir les possibilités de cette technologie et d'automatiser les processus manuels. Les SEA deviendront également encore plus conviviaux pour les mobiles et ressembleront aux réseaux de médias sociaux. 

Par exemple, le profil d'un candidat ressemblera davantage à un portfolio détaillé qu'à la base de données utilisée aujourd'hui par la plupart des plateformes. Ainsi, les recruteurs auront un aperçu plus authentique de l'histoire, de l'expérience et des compétences de leurs candidats. 

En outre, les candidats pourraient même avoir la possibilité de télécharger leur photo dans l'ATS et d'étoffer leur CV. Ce logiciel améliorera probablement ses prédictions et ses analyses, ce qui lui permettra de suggérer des candidats présélectionnés dès que les recruteurs auront ajouté une offre d'emploi sur la plateforme. 

L'UX/UI continuera d'évoluer, devenant plus intuitive et personnalisée. Grâce à ces changements, de plus en plus d'entreprises mettront en œuvre des ATS à l'avenir et les utiliseront pour rationaliser leur processus de recrutement. 

L'ATS s'améliore continuellement et propose de nouvelles fonctionnalités, ce qui lui permet de rester en phase avec l'époque et les transformations technologiques. Ses fonctions vont probablement doubler à l'avenir, ce qui en fera un élément essentiel d'un processus d'embauche efficace.

Par exemple, Manatal ATS écoute les commentaires de ses utilisateurs et les utilise pour fournir de meilleures caractéristiques et expériences aux clients et aux candidats. Il offre déjà de nombreuses fonctionnalités qui transforment le recrutement en une procédure transparente, telles que la sélection des candidats, des analyses approfondies, des rapports, un système de gestion de la relation client (CRM) et des outils de collaboration.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Manatal ATS et sur les avantages qu'il peut apporter à votre entreprise, commencez dès aujourd'hui votre essai gratuit de 14 jours!