10 fonctionnalités les plus importantes d'un système de suivi des candidats

Un recrutement efficace est la priorité numéro un des départements des ressources humaines et des équipes d'assistance technique. Le développement de son capital humain permet à une entreprise de continuer à croître et à atteindre ses objectifs. De plus, les nouveaux employés apportent des idées et des points de vue nouveaux.  

Pourtant, attirer et recruter les meilleurs talents est devenu de plus en plus difficile en raison de la crise du COVID-19. Les recruteurs ont dû passer au travail à distance, à l'embauche en ligne et adapter leurs politiques de recrutement et de lieu de travail aux nouvelles réglementations et normes.

En outre, plus de 3,95 millions de travailleurs quittent leur emploi chaque mois aux États-Unis, faisant sans aucun doute de 2021 l'année de la grande démission. La pandémie a forcé les gens à réévaluer leurs décisions, et beaucoup ont décidé de changer de carrière ou de refuser les mauvais traitements de leurs employeurs. 

Le monde est confronté à une pénurie mondiale de talents alarmante de 85,2 millions de personnes, menaçant d'atteindre une production non réalisée de 1 313 milliards de dollars d' ici à 2030. Par conséquent, les demandeurs d'emploi contrôlent le marché du travail, et leurs attentes et besoins sont prioritaires. 

Les chefs d'entreprise et les responsables des ressources humaines doivent améliorer leurs stratégies pour inciter des candidats de qualité à postuler à leurs offres d'emploi et à rester dans leur entreprise. Le meilleur moyen d'y parvenir est d'offrir une expérience attrayante aux candidats.

Prêtez attention aux détails et veillez à ce que chaque étape du recrutement se déroule sans heurts, afin d'encourager les talents à rester dans le pipeline. La technologie est l'élément essentiel d'un processus de sélection cohérent qui favorise une communication continue et maintient l'intérêt des candidats à l'emploi.

C'est là que le système de suivi des candidats entre en jeu. 

Qu'est-ce qu'un système de suivi des candidatures ?

Un système de suivi des candidats (ATS) est un logiciel qui permet aux entreprises et aux organisations d'accélérer leur processus de recrutement en collectant des données sur les candidats, en organisant les candidats potentiels en fonction de leurs compétences et de leurs qualifications, et en filtrant les demandes d'emploi reçues. L'existence d'un ATS est cruciale pour le recrutement moderne, car il permet aux recruteurs de prendre des décisions mieux informées et de trouver les candidats les plus appropriés. 

Il n'est pas surprenant que de nombreuses entreprises du classement Fortune 500 utilisent un ATS, et une grande majorité des professionnels du recrutement ont déclaré qu'il avait eu un impact positif sur leurs processus de sélection. Ce logiciel est un outil indispensable pour les organisations performantes et représente l'avenir d'un recrutement réussi. 

Voici les avantages de l'utilisation d'un STA.

Les 7 principaux avantages de l'ATS

Les systèmes de suivi des candidats offrent de nombreux avantages aux recruteurs et aux professionnels de l'acquisition de talents, ce qui se traduit par une meilleure expérience pour les candidats et une efficacité accrue en matière de recrutement. 

1. Rationalisation des processus de recrutement

Le recrutement est généralement un processus long qui comprend de nombreuses étapes. C'est pourquoi il est souvent plus complexe qu'il ne devrait l'être. 

Aider les recruteurs à réduire le nombre de tâches fastidieuses et à être plus efficaces est l'un des principaux avantages d'un ATS. Il permet aux professionnels des ressources humaines de publier des offres d'emploi sur plusieurs sites simultanément et de recevoir les candidatures au même endroit.

En outre, il leur permet de publier des campagnes d'emploi sur différents réseaux de médias sociaux et de suivre les plateformes d'où proviennent les candidats les plus qualifiés. Grâce à cela, les recruteurs prennent le dessus et simplifient le processus de recrutement, ce qui se traduit par une productivité et une efficacité accrues. 

2. Amélioration de la collaboration et de la communication

Une communication rapide et concise permet aux équipes RH d'accomplir leurs tâches efficacement et d'être sur la même longueur d'onde. Il est donc essentiel de disposer d'un outil qui permette aux recruteurs de collaborer et d'accéder à toutes les données sur une seule plateforme.

L'ATS permet de stocker des informations dans un tableau de bord auquel tous les membres de l'équipe peuvent accéder et qu'ils peuvent partager. Il permet également aux professionnels des ressources humaines de communiquer avec les clients et d'accélérer les demandes d'emploi, la sélection des candidats et l'intégration. 

Sans ces outils, il est beaucoup plus difficile de savoir qui est responsable d'un candidat spécifique et de planifier les réunions. Cela ralentit souvent les choses et affecte l'expérience des candidats, ce qui peut amener des candidats qualifiés à abandonner le processus de sélection.

3. Améliore la qualité de l'embauche

Les recruteurs affirment que l'utilisation d'un STA les a aidés à améliorer la qualité des candidats qu'ils présélectionnent, et que la plupart des meilleurs talents trouvent un emploi en l'espace de quelques jours. 

C'est pourquoi il est essentiel d'être efficace et de ne pas faire traîner le processus de sélection. L'ATS permet aux équipes RH d'accélérer leurs processus de recrutement, d'améliorer leur prise de décision et d'accéder à tous les candidats en un seul endroit.

Grâce à cela, ils sont en mesure d'envoyer des courriels automatisés et de tenir les candidats au courant. C'est l'un des meilleurs moyens pour les recruteurs d'établir des relations et de maintenir l'intérêt des candidats. 

Ainsi, l'ATS fournit des analyses de premier ordre et aide les équipes RH à identifier plus rapidement les meilleurs talents. Elles peuvent ainsi passer rapidement d'une phase de recrutement à l'autre et présélectionner les candidats les plus qualifiés. 

4. Réduction du délai d'embauche

Le temps est un facteur crucial dans le recrutement, et les professionnels des ressources humaines sont constamment sous pression pour pourvoir les postes vacants. Il est donc essentiel de disposer d'un outil qui rende cette responsabilité moins stressante.

Les systèmes de suivi des candidats permettent d'accélérer le processus de recrutement. En effet, ces logiciels réduisent le temps nécessaire à l'exécution de la plupart des missions et permettent de prendre des décisions plus rapides concernant les questions critiques.

Mais l'ATS permet également aux recruteurs de constituer un vivier de candidats qualifiés auxquels ils pourront accéder à l'avenir. Ils disposent ainsi d'une base de données de candidats qui ont passé la phase de sélection et qui correspondent à la culture de l'entreprise. 

5. Amélioration de l'expérience des candidats

L'ATS comprend des fonctions qui facilitent une communication cohérente avec les candidats, les clients et les parties prenantes. Cinquante-deux pour cent des demandeurs d'emploi déclarent avoir eu une bonne expérience avec les candidats parce que les équipes RH ont pris contact avec eux après le processus de sélection, ce qui en fait un avantage concurrentiel indéniable.

Cependant, l'ATS fournit également des données précieuses qui permettent aux recruteurs d'améliorer leurs stratégies de recrutement et d'offrir une meilleure expérience aux candidats. Ainsi, les candidats à l'emploi ont une meilleure première impression de l'entreprise et sont plus désireux de rejoindre l'équipe. 

6. Renforcer l'image de marque de l'employeur

L'utilisation d'un STA permet aux entreprises de rationaliser leurs processus de recrutement, d'améliorer la qualité de l'embauche et l'expérience des candidats. En outre, il comprend des fonctionnalités telles que des pages de carrière qui aident les employeurs à définir leur marque, à améliorer leur image et à toucher davantage de candidats qualifiés. 

Les outils de collaboration permettent d'atteindre plus facilement le public cible et d'identifier les candidats qui correspondent à la culture de l'entreprise et partagent des valeurs similaires. 

7. Gain de temps et de ressources

Les entreprises qui mettent en œuvre un STA réduisent la charge de travail et permettent aux recruteurs de se concentrer sur des stratégies plus centrées sur l'humain et sur le lieu de travail. En conséquence, ils deviennent plus productifs et s'investissent davantage dans leur travail. 

Comme l'ATS rationalise les processus et élimine de nombreuses tâches chronophages, les employeurs dépenseront moins de ressources après avoir utilisé ce logiciel. Ainsi, des recruteurs efficaces permettent une meilleure collaboration au sein de l'équipe, une meilleure qualité d'embauche et des revenus plus élevés.

Bien que l'utilisation d'un ATS présente de nombreux avantages, il peut s'avérer difficile de choisir le bon. Il est donc essentiel de savoir par où commencer.

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Comment choisir le bon ATS ?

Audit des besoins de votre entreprise

Vous trouverez sur le marché de nombreuses solutions ATS, dont beaucoup présentent des caractéristiques et des fonctionnalités apparemment similaires. C'est pourquoi il est essentiel d'identifier les besoins de votre entreprise et de vos recrutements.

Vérifiez vos processus de recrutement antérieurs et interrogez votre équipe pour comprendre les défis auxquels elle est généralement confrontée. Mesurez l'efficacité de leurs efforts et découvrez ce que vous devriez améliorer. 

Par exemple, les grandes entreprises peuvent avoir du mal à assurer une communication fluide entre les départements et les hiérarchies. Les logiciels qui mettent l'accent sur la collaboration interne et externe pourraient être les mieux adaptés.

Cependant, les petites et moyennes entreprises recherchent généralement des plateformes abordables mais complètes, couvrant différentes exigences. Notre ATS basé sur le cloud est un logiciel complet qui couvre toutes les opérations de recrutement de bout en bout, ainsi que la collaboration, l'analyse avancée, et comprend même des fonctions d'IA avancées.

Identifiez les outils qui vous aideraient à améliorer votre recrutement

Notez ce dont votre processus de recrutement a besoin pour être plus efficace et rationalisé et comparez-le avec différentes plateformes ATS. Assurez-vous de bien comprendre ce que chaque fonctionnalité apporte et comment elle fonctionne en pratique.

Recherchez les détails et la facilité d'utilisation d'un logiciel spécifique. De plus, découvrez si vous aurez accès à une assistance à la clientèle et si la mise en œuvre et la maintenance du logiciel nécessitent des compétences techniques. 

Il est également essentiel qu'une plateforme offre une expérience utilisateur intuitive et ne nécessite pas de formation poussée avant d'être utilisée. Évitez les outils qui, au lieu de rationaliser votre processus de recrutement, y ajouteraient des difficultés supplémentaires. 

Tenez compte de la taille de votre entreprise, de son secteur d'activité et de ses ressources

Recherchez un logiciel qui corresponde à la taille de votre entreprise et au nombre de ses employés. Toutefois, envisagez de rechercher des solutions de niche, car elles comportent probablement des fonctionnalités adaptées à votre secteur d'activité.

Tenez compte de vos ressources et du montant que vous pouvez investir dans un STA. La meilleure solution consiste à trouver un logiciel multifonctionnel qui vous aide à résoudre plusieurs problèmes simultanément. 

Trouver des avis et des témoignages

Avant de prendre une décision définitive, lisez les avis et les témoignages en ligne. Évaluez la crédibilité et assurez-vous que le fournisseur propose une démonstration ou un essai gratuit.

En fin de compte, déterminez ce que la meilleure solution signifie pour vous et votre équipe. Tenez compte de différents points de vue lorsque vous décidez d'opter pour un logiciel qui correspond aux besoins, à la culture et aux objectifs de votre entreprise. 

Voici les caractéristiques que doit posséder tout STA efficace :

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1. Recherche de candidats

Aider les recruteurs à identifier le candidat le plus approprié est l'un des objectifs essentiels de tout système de gestion des candidatures. C'est pourquoi cet élément ne doit pas être négociable, et vous devez éviter les logiciels qui ne disposent pas d'outils de recherche de candidats.

La présence de personnes hautement qualifiées dans le vivier de talents est une condition préalable à un processus d'embauche réussi. C'est pourquoi vous avez besoin d'un outil complet pour trouver les demandeurs d'emploi adéquats et les inciter à postuler à votre offre d'emploi. 

La recherche doit être rapide, efficace et précise. C'est pourquoi vous devriez rechercher un logiciel qui compile les informations accédant à plusieurs plateformes en ligne et ajoute les données à un tableau de bord centralisé. 

Vous pouvez ainsi accéder facilement aux profils des candidats et les contacter d'un simple clic. En outre, vous devriez avoir la possibilité d'analyser les données publiques de vos candidats à l'emploi, car cela vous donne des informations précieuses pour sélectionner les meilleurs talents. 

Les outils de recherche de candidats comprennent également la possibilité de diffuser vos offres d'emploi sur plusieurs sites d'emploi et de recevoir les candidatures entrantes dans l'ATS. Ainsi, vous n'aurez pas à vous connecter à chaque site d'emploi séparément, ce qui vous fera gagner du temps et de l'énergie. 

2. Pages sur les carrières

Les pages carrières sont souvent le premier point de contact entre vous et vos futurs candidats. Elles doivent être esthétiques, faciles à parcourir et adaptées à la marque de votre entreprise. 

En outre, les demandeurs d'emploi doivent comprendre vos objectifs et postuler à vos offres d'emploi sans problème. Mais les pages de carrière doivent aussi être faciles à développer et à relier à l'ATS.

Recherchez un logiciel qui permette cette fonction et offre une personnalisation. Il est également nécessaire d'avoir accès à l'analyse des pages, car cela vous permet de trouver plus rapidement un candidat compatible. Apprenez comment créer votre page de carrière personnalisée sur Manatal ici.

3. Rapports, analyses et suivi des indicateurs clés de performance

Un système de gestion des candidatures complet permet d'établir des rapports et des analyses avancés, ce qui vous donne une idée de l'efficacité de vos efforts de recrutement. Il ne suffit pas de recruter un candidat. 

Assurez-vous d'avoir embauché la bonne personne et comprenez d'où elle vient et combien de temps il a fallu pour l'employer. Vous améliorerez ainsi vos futures stratégies de recrutement et votre prise de décision. 

C'est pourquoi vous devez rechercher un ATS qui vous permette d'auditer tous les aspects de vos processus de recrutement, d'accéder aux rapports sur les candidats et les emplois, et de suivre et d'améliorer les indicateurs. Toutefois, il est également utile de trouver un logiciel qui vous permette de mesurer l'efficacité de l'équipe et d'offrir aux recruteurs diverses incitations en fonction de leurs KPI et de leurs performances. 

4. Intégration des médias sociaux

Les réseaux de médias sociaux jouent un rôle important dans le recrutement moderne. De nombreux candidats entendent parler pour la première fois d'une offre d'emploi en parcourant leur fil d'actualité. 

Il est judicieux de rechercher un logiciel qui intègre le tableau de bord aux médias sociaux. En outre, de nombreuses solutions ATS permettent aux employeurs d'extraire des données publiques sur les candidats à partir de leurs profils. 

De cette manière, vous pouvez comprendre qui sont vos candidats et leur offrir une meilleure expérience de recrutement. Mais un bon ATS permet également d'analyser les CV et de les gérer. 

Vous pouvez ainsi identifier plus rapidement le candidat le plus approprié et améliorer votre vivier de talents. Vérifiez si le logiciel dispose de fonctions de recherche rapide et s'il vous permet de trouver ce dont vous avez besoin sans difficulté. 

5. Tableau de bord centralisé

Évitez les solutions ATS difficiles à intégrer et à utiliser. Choisissez plutôt celles qui offrent un pipeline facile à utiliser selon le principe du "glisser-déposer". 

Vous aurez ainsi un accès aisé aux informations dont vous avez besoin, ce qui vous permettra de suivre la progression des candidats dans le processus de sélection et de trouver des conversations et des candidats à l'emploi qui correspondent à vos exigences. Recherchez un logiciel doté d'un tableau de bord centralisé, qui vous donnera une meilleure vision de vos activités quotidiennes et facilitera le suivi de chaque projet. 

Assurez-vous que l'ATS dispose d'options de recherche avancées et que vous pouvez filtrer les compétences, le lieu de travail et l'expérience des candidats pour répondre à vos besoins. Ces fonctions doivent être disponibles en un seul endroit, ce qui vous permettra de gagner du temps et d'économiser des ressources. 

6. CRM

Pour les agences de recrutement, un bon ATS doit s'accompagner d'un CRM de recrutement. La plupart des systèmes se concentrent sur les candidats. Si la gestion des clients fait partie de vos activités, il est important d'en choisir un qui vous permette de favoriser la communication avec vos clients et vos prospects. 

Sans cet outil, vous aurez du mal à rester en contact avec eux et à suivre leurs attentes et leurs besoins. Le CRM vous permet de collaborer activement avec vos clients dès le premier jour et de les impliquer tout au long de la relation. C'est essentiel pour un entonnoir de vente sain et pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

7. Outils de gestion du temps

Le recrutement nécessite beaucoup de planification et d'élaboration de stratégies. C'est pourquoi vous avez besoin d'un système de gestion des candidatures qui facilite cette tâche et vous permet d'ajouter des activités, des événements et des missions. 

Grâce à cela, vous pouvez établir un plan et vous assurer que vous êtes toujours en avance sur vos échéances. De plus, vous éviterez de vous sentir perdu et de ne pas savoir quelles sont vos tâches pour la journée, car vous recevrez des rappels d'activité et aurez la possibilité de suivre vos responsabilités quotidiennes à l'aide d'une liste de choses à faire.

8. Recommandations en matière d'IA

Les systèmes de gestion des candidatures dotés d'un moteur de recommandations alimenté par l'IA, comme Manatal, contribuent à améliorer la prise de décision et à éliminer les préjugés inconscients lors du recrutement.

Vous simplifiez ainsi le processus de sélection et recevez des recommandations basées sur des faits et des algorithmes, indiquant le candidat le plus approprié pour le poste à pourvoir. Cette fonction vous permet de savoir quels sont les candidats qui se rapprochent le plus de vos attentes et qui sont susceptibles d'être performants dans le poste à pourvoir. 

En outre, il évalue généralement les candidats en fonction de filtres personnalisables, en s'assurant qu'ils sont disponibles et que leur lieu de résidence correspond aux exigences du poste. 

9. Personnalisation

La personnalisation est l'un des éléments les plus importants d'un STA multifonctionnel, car elle permet aux professionnels des ressources humaines d'adapter le pipeline de recrutement à leurs besoins. Cela peut inclure diverses options, telles que l'adaptation de ce que les tiers voient concernant le partage des données, les modèles d'e-mail, les modèles d'offres d'emploi ou les pages de carrière. 

Il est judicieux de rechercher les fonctions de personnalisation offertes par un fournisseur et de décider ce qui conviendrait le mieux à vos besoins en matière de recrutement. 

10. Soutien à la clientèle

Votre STA devrait également comprendre un service d'assistance à la clientèle, même si vous n'en aurez peut-être jamais besoin. Toutefois, soyez certain que le fournisseur vous aidera si vous en avez besoin. 

Renseignez-vous sur la disponibilité et sur ce à quoi vous pouvez vous attendre en cas de problème ou d'impossibilité d'accéder aux données. En outre, vérifiez si le site web du fournisseur dispose d'une FAQ que vous pouvez consulter en cas de doutes ou de questions. 

Vous aurez ainsi la certitude d'avoir accordé votre confiance à la meilleure solution ATS et de pouvoir compter sur elle si les circonstances l'exigent. 

Parcourez notre collection de modèles de descriptions de postes prêts à l'emploi pour faciliter vos recrutements.

Conclusion

La plupart des entreprises performantes tirent parti de la technologie dans leur recrutement pour accroître l'efficacité et simplifier le processus de sélection. Le système de suivi des candidats est le choix numéro un de nombreux chefs d'entreprise et responsables des ressources humaines, car il les aide à identifier le candidat le plus compatible et à améliorer leur prise de décision.

Ce logiciel présente de nombreux avantages et est susceptible d'évoluer à l'avenir, en acquérant de nouvelles caractéristiques et fonctionnalités. Si vous souhaitez rationaliser votre processus d'embauche et avoir accès à un ATS multifonctionnel, essayez Manatal.

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