Descripción del puesto de secretaria

Resumen del trabajo

Buscamos una secretaria con fantásticas dotes administrativas y organizativas. Las principales responsabilidades del puesto incluyen el mantenimiento de correspondencia profesional, la realización de presentaciones para invitados, y la preparación eficiente de documentos.

Responsabilidades

• Colaborar con las partes pertinentes en relación con las reuniones programadas y las nuevas citas.
• Recopilación de listas de nombres y direcciones útiles para organización, incluidas las de los funcionarios competentes.
• Redactar cartas y correos electrónicos.
• Revisar, compilar y corregir borradores de reportes y documentos.
• Diariamente, llevar registros y archivar documentos.
• Diseñar, aplicar y mantener sistemas de archivo, tanto electrónicos como en papel.
• Realizar análisis e investigaciones precisas cuando sea necesario.
• Recibir profesionalmente a invitados y a los clientes que visitan la oficina.
• Realizar presentaciones en nombre de la dirección a invitados.
• Revisar la correspondencia saliente en cuanto a gramática, corrección e integridad, y asegurarse de que se adjunta el material adecuado.
• Cumplir los requisitos legales de los documentos rectores, la legislación benéfica, el derecho de sociedades, etc. (cuando proceda).
• Informar de las actividades de organización y de los programas futuros a los miembros, la prensa y el público cuando sea necesario.
• Elabore y organice la información, y cree herramientas de referencia de fácil acceso.
• Garantizar una asistencia administrativa y una información eficaces y eficientes.
• Mantener y utilizar los equipos de oficina.
• Actualizar y gestionar calendarios.
  Organizar viajes.

Requisitos

• Más de 3 años en funciones de secretaría en un 
• Pensador metódico y profundo conocedor de los principios del secretariado.
• Orientación al detalle y fenomenal capacidad de organización
• Dominio de Microsoft Office
• Capacidad para mecanografiar al menos 40 palabras por minuto
• Atención al detalle
• Comunicador hábil tanto verbalmente como por escrito.
• Competencia en corrección, ortografía, gramática, puntuación y matemáticas