Descripción del puesto de Director de Oficina

Resumen del trabajo

Estamos buscando un Director de Oficina para supervisar las operaciones diarias de nuestra oficina, permitiendo a los empleados trabajar a su mejor capacidad.

Responsabilidades

• Ser responsable de una gran variedad de tareas, como mantenimiento, correo, suministros, facturas, reparaciones y equipamiento.
• Programar citas y reuniones.
• Preparar la distribución de la oficina y encargar el material y los artículos de papelería necesarios.
• Mantener la oficina y organizar reparaciones cuando sea necesario.
• Elaborar políticas de oficina en colaboración con el equipo de RRHH.
• Establecer procedimientos y operaciones de oficina.
• Coordinarse con el equipo informático cuando sea necesario.
• Asegúrese de que todas las facturas se pagan a tiempo.
• Gestionar los contratos con vendedores, arrendadores y proveedores de servicios.
• Supervisar el presupuesto de la oficina.
• Tareas de recepción: contestar llamadas, correos electrónicos y cartas.
• Tareas generales de secretaría.
• Ser el punto de contacto para los proveedores y garantizar la reposición de los suministros y recursos de oficina.
• Mantener las políticas de la oficina y gestionar los procedimientos de salud y seguridad.
• Llevar un registro de los gastos de oficina.
• Responsabilidades en materia de datos, incluido el GDPR.
• Planificar eventos cuando sea necesario.
• Asistencia en materia de recursos humanos y evaluación y formación del personal asociado.
• Otras tareas que se le asignen.
  

Requisitos

• Experiencia demostrada en la dirección de una oficina o función similar
• Dominio de Microsoft Word, Powerpoint y Excel
• Experiencia práctica con máquinas de oficina (por ejemplo, fotocopiadoras, impresoras).
• Fuertes habilidades interpersonales para interactuar positivamente con todos los empleados.
• Capacidad de liderazgo para gestionar los retos y supervisar a los empleados
• Buena gestión del tiempo
• Capacidad multitarea para llevar a cabo una amplia variedad de tareas.
• Gran capacidad de planificación y organización
• Práctica y experiencia con máquinas de oficina