Resumen del trabajo
Buscamos un recepcionista a tiempo completo para supervisar nuestra recepción a diario y llevar a cabo una serie de tareas administrativas y de oficina.
Como recepcionista, serás el primer punto de contacto para nuestro bufete. Ofrecer ayuda administrativa a todo el organización es una de las responsabilidades de nuestra recepcionista. Proporcionará a los clientes una cálida bienvenida. También se encargará de tareas de recepción como el desvío de llamadas y la difusión de comunicaciones.
Dado que el trabajo de recepcionista también implica prestar servicio al cliente, tener un comportamiento amable es una necesidad para el éxito. También debe ser capaz de agilizar las operaciones de la oficina al tiempo que responde con rapidez y eficacia a las emergencias.
Responsabilidades
- Al llegar al lugar de trabajo, saludar y dar la bienvenida a los visitantes.
- Indique a invitados la persona y la oficina adecuadas.
- Responder, filtrar y desviar las llamadas entrantes.
- Asegúrese de que la sala de recepción está ordenada y es acogedora y de que dispone de todo el material de papelería y suministros que necesita (por ejemplo, bolígrafos, formularios y folletos).
- Facilite información clara y concisa tanto en persona como por teléfono o correo electrónico.
- Reunir, dividir y entregar el correo y las entregas diarias.
- Cumpliendo las normas de seguridad y regulando la entrada a través del mostrador de recepción, puedes mantener la seguridad de la empresa (supervisar el libro de registro, expedir tarjetas de identificación a los visitantes).
- Adquirir artículos de recepción y mantener un inventario de existencias.
- Actualizaciones del calendario y horarios de las reuniones.
- Organizar viajes y alojamientos, y crear bonos.
- Lleve un registro actualizado de los gastos y cargos de su oficina.
- Realizar tareas administrativas adicionales para un recepcionista, como archivar, fotocopiar, transcribir y enviar faxes.
Requisitos
- Experiencia laboral demostrada como representante de recepción, recepcionista o en un puesto similar.
- Disponibilidad para trabajar como empleado a tiempo completo con contrato
- Dominio del paquete Microsoft Office
- Conocimientos prácticos de material de oficina (por ejemplo, fax e impresoras).
- Comportamiento y presentación profesionales
- Sólidas dotes de comunicación, tanto oral como escrita
- Posibilidad de ser proactivo e ingenioso cuando surgen problemas, excelente capacidad de organización.
- Habilidades de gestión del tiempo y multitarea, así como capacidad para priorizar actividades.
- Una mentalidad centrada en el cliente
- Se requiere el título de bachillerato y se valorará la certificación en gestión de oficinas.
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