Utilice este modelo de descripción de puesto de secretaria ejecutiva para anunciar las vacantes de su empresa. Asegúrate de modificar los requisitos y las funciones en función de las necesidades específicas del puesto que estás contratando.
Resumen del puesto de secretario ejecutivo
Nuestra empresa busca una secretaria ejecutiva con experiencia y orientada al detalle para prestar apoyo administrativo al equipo ejecutivo. Será responsable de garantizar el buen funcionamiento de la oficina, gestionar los canales de comunicación, programar citas y gestionar múltiples tareas de manera eficiente. El candidato ideal tendrá excelentes dotes de comunicación, será capaz de resolver problemas y tendrá una excepcional capacidad de organización.
Responsabilidades de la secretaria ejecutiva
- Organizar y coordinar la agenda diaria del equipo ejecutivo, incluidas citas, reuniones y organización de viajes.
- Gestionar los canales de comunicación y responder adecuadamente a la correspondencia en nombre de los ejecutivos.
- Preparar y distribuir documentos internos y externos, incluidos reportes, memorandos y cartas.
- Mantener los expedientes electrónicos y en papel del equipo ejecutivo y garantizar su actualización periódica.
- Manejar la información confidencial con discreción y profesionalidad.
- Comunicarse eficazmente con otros departamentos y partes interesadas externas.
- Planificar y coordinar actos y conferencias en función de las necesidades.
- Prestar apoyo administrativo general, lo que incluye atender llamadas telefónicas y consultas, y gestionar el calendario de la oficina.
- Realizar otras tareas asignadas por el equipo ejecutivo.
Requisitos
- Experiencia demostrada como secretaria ejecutiva o puesto similar
- Dominio de Microsoft Office Suite y otros programas informáticos de gestión de oficinas.
- Excepcionales dotes organizativas y de gestión del tiempo para gestionar múltiples tareas de manera eficiente.
- Gran capacidad de comunicación e interpersonal para trabajar en colaboración con los miembros del equipo y las partes interesadas.
- Excelentes aptitudes de comunicación escrita y verbal
- Capacidad para mantener un comportamiento profesional bajo presión y manejar información confidencial.
- Se prefiere una licenciatura en Empresariales administración, Comunicación o un campo relacionado.
- Se valorará la titulación de una escuela o instituto de secretariado.
Buscamos una persona orientada al detalle y motivada que pueda trabajar bien en un entorno dinámico y de ritmo rápido. El candidato seleccionado será una persona emprendedora capaz de aprovechar su experiencia y sus competencias para prestar apoyo al equipo ejecutivo, demostrar iniciativa y garantizar el buen funcionamiento de la oficina.
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