Plantilla de descripción del puesto de coordinador de viajes corporativos

En el vertiginoso mundo empresarial actual, la coordinación de viajes es una función esencial en cualquier organización. Los coordinadores de viajes corporativos se encargan de gestionar todos los aspectos de los viajes de negocios, desde la reserva de vuelos y alojamiento hasta la organización del transporte terrestre y el cumplimiento de las políticas de viajes. Su papel es vital para garantizar que los empleados puedan viajar de forma eficiente y sin problemas para cumplir los objetivos empresariales.

Descripción del puesto de coordinador de viajes de empresa

Como coordinador de viajes corporativos, serás responsable de organizar y coordinar todos los aspectos de los viajes corporativos de los empleados de nuestra organización. Su función consistirá en garantizar que todos los preparativos de los viajes se realicen de forma eficaz, rentable y de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa. Trabajará en estrecha colaboración con los empleados, las agencias de viajes y los proveedores para garantizar una experiencia de viaje fluida y sin complicaciones para nuestro personal.

Responsabilidades del coordinador de viajes corporativos

1. Coordinar y reservar los viajes de los empleados, incluidos los vuelos, el alojamiento, el transporte y otros trámites necesarios.
2. Investigue y compare precios, disponibilidad y calidad de opciones de viaje como vuelos, hoteles y alquiler de coches para asegurarse las mejores tarifas y alojamientos.
3. Negociar con proveedores y agencias de viajes para obtener las condiciones más favorables para las reservas de viajes de empresa.
4. Asesorar a los empleados sobre las políticas de viaje, los requisitos de visado y cualquier otra información necesaria para su viaje en documentación .
5. Preparar y distribuir itinerarios de viaje, incluyendo todos los detalles pertinentes, como información sobre vuelos, reservas de hotel, alquiler de coches y horarios de reuniones.
6. Garantizar que todos los preparativos del viaje sean precisos, completos y se ajusten a las preferencias y requisitos del viajero.
7. Gestión y seguimiento de los gastos de viaje, incluida la conciliación de facturas, recibos y extractos de tarjetas de crédito para garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa y las limitaciones presupuestarias.
8. Ayudar a los empleados a resolver cualquier problema o emergencia relacionados con los viajes, como cancelaciones de vuelos, conexiones perdidas, pérdida de equipaje, etc.
9. Mantenerse al día de las tendencias del sector, la normativa sobre viajes y las nuevas tecnologías para mejorar continuamente el proceso de gestión de viajes.
10. Mantener y actualizar una base de datos de perfiles de viaje de los empleados, incluidas sus preferencias, viajeros frecuentes cuentas, datos del pasaporte y otra información pertinente.

Coordinador de viajes corporativos Habilidades requeridas

1. Gran capacidad organizativa y multitarea, con capacidad para priorizar tareas y cumplir plazos en un entorno de ritmo rápido.
2. Excelente atención al detalle, garantizando la precisión en todos los preparativos de viaje y documentación.
3. Excepcionales dotes de comunicación e interpersonales para interactuar eficazmente con empleados, proveedores y agencias de viajes.
4. Competencia en el uso de sistemas de reserva de viajes y portales de viajes en línea para investigar, comparar y reservar opciones de viaje.
5. Conocimiento de las políticas de viajes, la normativa sobre visados y los requisitos de los viajes internacionales.
6. Gran capacidad de negociación para conseguir tarifas y condiciones favorables con proveedores y agencias de viajes.
7. Capacidad para tratar y resolver rápida y eficazmente problemas o emergencias relacionados con los viajes.
8. Dominio de los programas y herramientas de gestión de viajes para gestionar y controlar los gastos de viaje.
9. Familiaridad con diversas tecnologías de viajes y tendencias emergentes en el sector de los viajes.
10. Capacidad para mantener la confidencialidad y manejar información sensible relacionada con los viajes de los empleados.

Cualificaciones requeridas

1. Licenciatura en empresariales administración, gestión hotelera o un campo relacionado.
2. Experiencia laboral demostrada como coordinador de viajes, agente de viajes o un puesto similar en la gestión de viajes de empresa.
3. Amplios conocimientos de sistemas de reserva de viajes, portales de viajes en línea y herramientas de gestión de viajes.
4. Dominio del paquete Microsoft Office y otras aplicaciones informáticas pertinentes.
5. Familiaridad con los procesos de presupuestación y gestión de gastos.
6. Excelentes dotes de organización y gestión del tiempo.
7. Fuerte orientación al servicio al cliente.
8. Capacidad para trabajar de forma independiente con una supervisión mínima.
9. Flexibilidad para adaptarse a los cambios de planes y horarios de viaje.
10. Dominio del inglés hablado y escrito, y se valorarán los conocimientos de otros idiomas.

Conclusión

En conclusión, un coordinador de viajes corporativos desempeña un papel crucial a la hora de garantizar una organización de viajes eficiente y sin problemas para los empleados de una empresa. Este modelo de descripción del puesto describe las principales responsabilidades y cualificaciones necesarias para este puesto. Al gestionar eficazmente la logística de los viajes, coordinarse con los proveedores y ofrecer un excepcional servicio de atención al cliente, un coordinador de viajes corporativos contribuye al éxito y la productividad generales de organización. Gracias a su atención al detalle, su gran capacidad de comunicación y su habilidad para gestionar varias tareas a la vez, este puesto es vital para garantizar una experiencia de viaje sin contratiempos para los empleados.