Descripción del puesto de oficial administrativo

Resumen del trabajo

Nuestra dirección organización busca un oficial administrativo competente y detallista para unirse a nuestro equipo. El candidato preferido debe ser muy organizado y tener una capacidad demostrada para trabajar en un entorno acelerado y gestionar múltiples tareas con eficacia. El objetivo del puesto es proporcionar apoyo administrativo a nuestros ejecutivos y garantizar el buen funcionamiento de nuestra oficina.

Responsabilidades

• Gestionar las operaciones cotidianas de la oficina, incluida la programación de reuniones y citas, la organización de archivos y la gestión de la correspondencia.
• Actuar como punto de contacto en contacto entre los ejecutivos y las partes interesadas internas y externas.
• Preparar reportes, presentaciones y otros documentos para los ejecutivos según sea necesario.
• Coordinar los viajes de los ejecutivos y ocuparse de la logística relacionada.
• Mantener un entorno de trabajo seguro garantizando el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
• Organizar y mantener el sistema de archivo de la oficina, incluidos los documentos electrónicos e impresos.
• Procesar y realizar el seguimiento de facturas, órdenes de compra y otros documentos financieros según sea necesario.
• Gestionar el inventario de material y equipos de oficina y encargar nuevos suministros cuando sea necesario.

Requisitos

• Un título universitario de cuatro años en empresariales administración o un área de estudio pertinente.
• Un mínimo de tres años de experiencia previa en un puesto similar.
• Capacidad demostrada para trabajar eficazmente bajo presión
• Gran capacidad de comunicación, tanto escrita como verbal
• Buenas aptitudes interpersonales y capacidad para entablar relaciones sólidas.
• Buena capacidad de escucha, con gran atención al detalle
• Sólidos conocimientos de las plataformas ofimáticas de Microsoft
• Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar la propia carga de trabajo.