Descripción del puesto de Asistente administrativo

Resumen del trabajo

Buscamos un asistente administrativo que preste apoyo al departamento administración para garantizar el buen funcionamiento diario. Esto incluye comunicación cruzada entre departamentos, trabajo administrativo y tareas de asistente.

Responsabilidades

• Gestión de tareas de oficina como la elaboración de reportes, archivo, reordenación de suministros, presentaciones y preparación de reuniones.
• Asistir a las reuniones para levantar acta.
• Mantener una comunicación profesional y educada por correo electrónico, correo postal y teléfono.
• Responder a las llamadas telefónicas y desviar a las personas que llaman a la persona adecuada.
• Anticiparse a cualquier necesidad para garantizar una experiencia positiva y sin contratiempos.
• Prestar apoyo en tiempo real concertando citas y evitando conflictos.
• Realizar tareas generales de oficina, como pedir suministros, mantener sistemas de bases de datos de gestión de registros y llevar una contabilidad básica.
• Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas concretas. 
• Gestionar los preparativos del viaje, como la reserva de vuelos y coches, y las reservas de restaurantes y hoteles.
• Utilizar ordenadores para generar documentos, reordenar suministros, tomar notas de reuniones y crear presentaciones.
• Realizar investigaciones, recopilar datos y preparar documentos para su examen y presentación por ejecutivos, comités y consejos de administración.
• Preparar facturas, reportes, memorandos, cartas, estados financieros y otros documentos, utilizando programas de tratamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos o presentaciones.
• Leer y analizar los memorandos, envíos y reportes entrantes para determinar su importancia y planificar su distribución.
• Pueden asignársele otras funciones.

Requisitos

• Bachillerato o equivalente
• Se valorarán las cualificaciones adicionales
• Más de 1 año de experiencia administrativa
• Dominio de Microsoft Office
• Buena capacidad de organización
• Buenas habilidades interpersonales, deseo de ser proactivo y personalidad accesible.
• Capacidad para prestar toda su atención a lo que dicen los demás y buscar activamente formas de ayudarles.
• Capacidad para ajustar las acciones en relación con las actividades de los demás y gestionar el tiempo propio y el de los demás.