Aviso a los empleados sobre la verificación de documentos I-9

El gobierno federal exige a las empresas que presenten el formulario I-9 para confirmar la identidad y la elegibilidad para el empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. Comprender la importancia de la correcta verificación de los documentos I-9 no sólo ayuda a las empresas a evitar problemas legales, sino que también fomenta el cumplimiento de las normas por parte de los trabajadores. Para agilizar aún más su proceso de verificación de empleo, hemos incluido una sólida plantilla de Aviso a los empleados sobre la verificación de documentos I-9 que puede utilizar. Mediante la aplicación de esta plantilla de aviso, puede asegurarse de que sus procedimientos de incorporación sean eficientes y conformes, mejorando en última instancia la integridad operativa de su organización.

Aviso a los empleados sobre la plantilla de verificación de documentos I-9

Estimados empleados,

Como parte de nuestro compromiso continuo con el cumplimiento de la normativa federal, estamos llevando a cabo una auditoría interna de nuestro Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo. Este proceso es esencial para garantizar que mantenemos registros precisos y cumplimos los requisitos establecidos por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS).

Lo que hay que saber:

1. Objetivo de la auditoría:
   • La auditoría tiene por objeto comprobar que todos los empleados han cumplimentado correctamente el formulario I-9 y que los documentos aportados son válidos y están actualizados.
2. Lo que tiene que hacer:
   • Si su Formulario I-9 es seleccionado para revisión, se le notificará y se le podrá pedir que proporcione información adicional documentación o aclaraciones.
   • Asegúrese de tener a mano los documentos originales para verificarlos si se le solicitan.
3. Confidencialidad:
   • Toda la información proporcionada durante esta auditoría se mantendrá confidencial y se utilizará únicamente con el fin de verificar la elegibilidad para el empleo.
4. No discriminación:
   • Esta auditoría se llevará a cabo de forma no discriminatoria. La selección para la revisión se basará en criterios neutrales y no discriminatorios.
5. Calendario:
   • La auditoría comenzará el [Fecha de inicio] y está previsto que finalice el [Fecha de finalización].
6. Apoyo:
   • Si tiene alguna pregunta o duda sobre este proceso, por favor contacto [contacto Person] at [contacto Information].

Agradecemos su cooperación y comprensión al emprender esta importante auditoría de cumplimiento actividad. Su pronta atención a cualquier solicitud de información contribuirá a garantizar un proceso de auditoría eficaz y sin contratiempos.

Gracias por su atención a este asunto.

Atentamente,

[Su nombre]

[Su título]

[Nombre de la empresa]

[contacto Información]

Anexos:

• Lista de documentos aceptables para la verificación I-9

Acuse de recibo:

Yo, [Nombre del empleado], reconozco que he recibido, leído y comprendido el anterior Aviso a los empleados sobre la verificación de documentos I-9.

Firma: ________________________

Date: _____________________________

Comprender el proceso de verificación I-9

El proceso de verificación I-9 es exigido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) para confirmar la identidad y la autorización de empleo de las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. El proceso implica la cumplimentación del formulario I-9 tanto por el empleado como por el empleador.

1) Responsabilidades de los empleados

Los empleados deben cumplimentar la sección 1 del formulario I-9 a más tardar el primer día de trabajo. Deben facilitar información precisa sobre su identidad y autorización de trabajo y presentar documentos aceptables que demuestren su derecho a trabajar.

2) Responsabilidades del empresario

Los empresarios deben cumplimentar la sección 2 del formulario I-9 en un plazo de tres días laborables a partir del primer día de trabajo del empleado. Esto implica revisar los documentos presentados por el empleado para asegurarse de que parecen auténticos y se refieren al empleado. Los empresarios también deben conservar el formulario I-9 cumplimentado y ponerlo a disposición de los funcionarios autorizados para que lo inspeccionen si así lo solicitan.

Conclusión

En conclusión, la verificación de los documentos I-9 es una tarea importante para los profesionales de RRHH y los responsables de cumplimiento, ya que garantiza que todos los empleados están autorizados a trabajar en Estados Unidos. Le animamos a utilizar la plantilla de notificación incluida en este artículo para agilizar su proceso de verificación I-9 y garantizar que se siguen con precisión todos los pasos necesarios, mejorando los esfuerzos de cumplimiento de su organización.