Formulario de solicitud de reembolso de gastos de viaje

Como profesionales de RR.HH., debe procesar con precisión todas las solicitudes de reembolso de kilometraje de los empleados. Esto garantizaría que todas las partes interesadas siguen las políticas de la empresa y promueve la transparencia y la equidad en la gestión de los gastos. Por lo tanto, es necesario agilizar el proceso, permitiendo al personal presentar su solicitud de manera eficiente, manteniendo al mismo tiempo la integridad de los registros financieros. Para ayudarle en esta tarea, hemos creado una plantilla de formulario de solicitud de reembolso de kilometraje que ayudará a su organización a gestionar eficazmente las solicitudes de los empleados y a garantizar los reembolsos a tiempo.

Modelo de formulario de solicitud de reembolso de gastos de kilometraje

Información para los empleados

• Nombre:
• ID de empleado:
• Departamento:
• Supervisor:

Información del viaje

Total de kilómetros recorridos: 80

Tasa de reembolso (por milla): $0.65

Importe total del reembolso: $52.00

Firma del empleado

Certifico que la información facilitada es exacta y que el kilometraje declarado se ha realizado por motivos profesionales.

• Firma:
• Date:

Aprobación del supervisor/director

• Aprobado por:
• Date:

Requisitos para el reembolso de gastos de viaje

Los empleados pueden optar al reembolso del kilometraje si cumplen los siguientes criterios:

• El viaje está relacionado con el trabajo (por ejemplo, asistencia a reuniones con clientes, visitas a proveedores, asistencia a sesiones de formación).
• El empleado utiliza un vehículo personal para el desplazamiento.
• El empleado envía a documentación los detalles del viaje, incluidas las fechas, los destinos y el propósito.

Tasa de reembolso

El porcentaje de reembolso puede variar en función de la política de la empresa o de la normativa local. El IRS establece una tasa estándar de kilometraje cada año, que es comúnmente utilizada por las organizaciones. Por ejemplo, en 2024, la tarifa de reembolso de kilometraje del IRS es de 0,65 $ por milla. Sin embargo, las empresas pueden fijar su propia tarifa, siempre que sea razonable y cumpla la legislación laboral local.

Proceso de aprobación

Una vez que los empleados presentan su solicitud de reembolso de kilometraje, el proceso suele implicar los siguientes pasos:

• Revisión y aprobación del supervisor: El supervisor del empleado revisa la solicitud para asegurarse de que cumple los criterios de viaje de negocios y es correcta.
• Revisión de RRHH o Finanzas: Dependiendo de la política de la empresa, el departamento de RRHH o el de Finanzas pueden realizar una revisión final y tramitar el reembolso.

Problemas comunes que hay que evitar

• Presentación tardía: Los retrasos en la presentación de solicitudes pueden causar problemas de tramitación.
• Formularios incompletos: Asegúrese de rellenar correctamente todos los campos obligatorios para evitar que sean rechazados.
• Recados personales: Los empleados no deben incluir viajes personales en su solicitud de reembolso.

Conclusión

En conclusión, presentar correctamente las solicitudes de reembolso de kilometraje es esencial para mantener unas prácticas justas y transparentes en organización. Debe asegurarse de que los empleados conocen los procedimientos adecuados para cumplimentar estas solicitudes. Siguiendo los pasos descritos y utilizando la plantilla, tanto los empleados como RR.HH. pueden agilizar el proceso de reembolso, garantizando la eficacia y la coherencia y minimizando los errores.