Fallecimiento de un empleado - Modelo de carta de notificación

Aunque anunciar la muerte de un empleado puede resultar abrumador, es fundamental abordarlo con cuidado y compasión. Ya sea para evocar buenos recuerdos, compartir detalles sobre los preparativos del funeral o simplemente ofrecer palabras de consuelo, una carta de notificación puede guiar el proceso de duelo de su equipo. Puede utilizar el modelo de carta de comunicación de la muerte de un empleado de este artículo para asegurarse de que toda la información necesaria se comparte de forma eficaz y compasiva.

Modelo de carta de comunicación del fallecimiento de un empleado

[Membrete de su empresa]

[Fecha]

Estimado [Nombre del equipo/departamento],

Con profundo pesar les informamos del fallecimiento de nuestro querido compañero, [Nombre del empleado], que nos dejó el [Fecha del fallecimiento]. [Nombre del empleado] era parte integrante de nuestro equipo, y sus contribuciones a [Nombre de la empresa] eran inestimables.

[Nombre del empleado] se incorporó a nuestra empresa en [Año] y rápidamente se dio a conocer por [mencione cualquier contribución, proyecto o cualidad destacable, por ejemplo, liderazgo, dedicación a la excelencia, actitud positiva, etc.]. Durante su tiempo con nosotros, no sólo destacó en sus tareas profesionales, sino que también fomentó un ambiente cálido y acogedor entre los compañeros.

Al reflexionar sobre los muchos recuerdos compartidos con [Nombre del empleado], recordamos la alegría y la pasión que aportó a nuestro lugar de trabajo. Su [mencionar atributos personales, por ejemplo, amabilidad, sentido del humor, ética de trabajo] será profundamente echado de menos por todos nosotros.

Para honrar la memoria de [Nombre del empleado], organizaremos un servicio conmemorativo el [fecha y hora] en [lugar]. Animamos a todos a unirse a nosotros para presentar nuestros respetos y celebrar su vida. Además, se ha creado un fondo conmemorativo en nombre de [Nombre del empleado]. Si desea contribuir, por favor contacto [contacto persona o departamento].

En estos momentos difíciles, unámonos como equipo para apoyarnos mutuamente. No dudes en ponerte en contacto con tu jefe o con [HR contacto person] si necesitas a alguien con quien hablar o si necesitas ayuda.

Nuestros pensamientos y oraciones están con la familia y los amigos de [Nombre del empleado] en estos difíciles momentos.

Atentamente,

[Su nombre]

[Su cargo]

[Nombre de la empresa]

[contacto Información]

Notificación inmediata

Notifíquelo primero al personal clave: Empiece por informar al supervisor inmediato del empleado y a la alta dirección. De este modo se garantiza que los responsables estén preparados para apoyar a sus equipos y gestionar el flujo de información.

Prepare una declaración: Redacte una declaración concisa y respetuosa que pueda utilizarse para la comunicación interna. Esta declaración debe incluir:

• Nombre y cargo del empleado.
• La fecha de su fallecimiento.
• Una breve mención de sus contribuciones a la empresa.
• Información sobre recursos de apoyo disponibles, como servicios de asesoramiento.

Comunicación con el equipo

Comunicación personalizada: Notifíquelo al equipo inmediato del empleado fallecido en persona o mediante una videollamada si es a distancia. Esto permite un entorno más personal y de apoyo. Utilice la declaración preparada como guía, pero esté preparado para responder a las preguntas y proporcionar apoyo emocional.

Anuncio a toda la empresa: Tras informar al equipo inmediato, envíe un correo electrónico a toda la organización. Este correo electrónico debe:

• Exprese sus condolencias y reconozca la pérdida.
• Proporcione detalles sobre cualquier servicio conmemorativo o forma de honrar al empleado.
• Ofrecer información sobre asesoramiento en duelo y recursos de apoyo.

Apoyar el proceso de duelo

Proporcionar asesoramiento en caso de duelo: Asegúrese de que los empleados tengan acceso a servicios de asesoramiento sobre el duelo. Puede ser a través de un Programa de Asistencia al Empleado (EAP) o de servicios de asesoramiento externos. Destaque la disponibilidad de estos recursos en todas las comunicaciones.

Conceda tiempo para el duelo: Reconozca que los empleados pueden necesitar tiempo para procesar la pérdida. Sea flexible con las solicitudes de permisos y considere la posibilidad de organizar un servicio conmemorativo o un momento de silencio para honrar al fallecido.

Comunicación con las partes interesadas externas

Informar a clientes y socios: Si el empleado fallecido tenía interacciones significativas con clientes o socios, es importante informarles de manera profesional. Basta con un correo electrónico o una carta breve y respetuosa en la que se expresen las condolencias y se facilite información a contacto para futuras comunicaciones.

Conclusión

Anunciar la muerte de un empleado es una tarea difícil que debe tratarse con cuidado y respeto. Como profesionales de RR.HH., es importante que la comunicación sea clara y comprensiva. Utilizar el modelo proporcionado puede ayudar a garantizar que toda la información necesaria se comparta de forma eficaz y compasiva. Esta plantilla facilita el proceso, permitiéndole centrarse en apoyar a su equipo y honrar la memoria de su colega.