Lista de control: Cumplimiento de la FMLA

La Ley de Permisos Médicos y Familiares (FMLA) permite a los trabajadores con derecho a ella disfrutar de permisos no retribuidos y protegidos por el puesto de trabajo en determinadas situaciones familiares y médicas. Sin embargo, el cumplimiento de la FMLA puede resultar complicado para las empresas. Hay muchos detalles a tener en cuenta, como los criterios de elegibilidad y los requisitos de notificación. El incumplimiento de estas normas puede poner en peligro los derechos de los empleados. También puede acarrear problemas legales y sanciones para su organización. Hemos creado una Lista de comprobación: Cumplimiento de la FMLA que simplifica el proceso para los empresarios. Utilizar esta lista de comprobación le permitirá defender los derechos de sus empleados y crear un lugar de trabajo propicio.

Lista de comprobación del cumplimiento de la FMLA

1. Determinación de la admisibilidad
   
   • [ ] Comprobar que el empleado cumple los requisitos de elegibilidad (ha trabajado al menos 1.250 horas en los últimos 12 meses y ha estado empleado en la empresa durante al menos 12 meses).
   • [ ] Confirme que la empresa tiene 50 o más empleados en un radio de 75 millas.
2. Notificación de baja
   
   • [ ] Proporcionar a los empleados información sobre sus derechos y responsabilidades en virtud de la FMLA.
   • [ ] Asegúrese de que el formulario de Notificación de Elegibilidad y Derechos y Responsabilidades de la FMLA se proporcione al empleado dentro de los 5 días hábiles de su solicitud de licencia.
3. Certificación y documentación
   
   • [ ] Solicitar el correspondiente certificado médico al profesional sanitario del trabajador en el plazo de 15 días naturales.
   • [ ] Revisar y verificar el certificado médico para asegurarse de que cumple los requisitos de la FMLA.
   • [ ] Mantener registros precisos de todas las certificaciones FMLA y documentación.
4. Seguimiento de las vacaciones
   
   • [ ] Realice un seguimiento del uso de la licencia FMLA para garantizar el cumplimiento del derecho a 12 semanas (o 26 semanas para la licencia de cuidador militar).
   • [ ] Mantener un registro de los permisos FMLA tomados, incluyendo las fechas y horas de permiso utilizadas.
5. Protección del empleo
   
   • [ ] Garantizar la protección del puesto de trabajo del empleado durante su baja por FMLA.
   • [ ] Garantizar que el empleado sea reincorporado al mismo puesto o a uno equivalente a su regreso de la baja por FMLA.
6. Mantenimiento de las prestaciones
   
   • [ ] Seguir proporcionando las mismas prestaciones sanitarias a los empleados de baja por FMLA que si estuvieran trabajando activamente.
   • [ ] Notificar a los trabajadores cualquier cambio en las prestaciones o cotizaciones durante su baja.
7. Comunicación con los empleados
   
   • [ ] Comunicarse con los empleados en relación con su situación de permiso FMLA y cualquier actualización o documentación necesaria.
   • [Proporcione actualizaciones periódicas a los empleados sobre su situación laboral y las expectativas de reincorporación al trabajo.
8. Revisión de la política FMLA
   
   • [ ] Revisar y actualizar periódicamente la política de FMLA de organizaciónpara garantizar el cumplimiento de la normativa federal y estatal.
   • [ ] Formar al personal de RRHH y a la dirección sobre las políticas y procedimientos de la FMLA.
9. Mantenimiento de registros
   Mantener registros de los permisos FMLA durante al menos 3 años, incluyendo notificaciones, certificaciones médicas y documentos de seguimiento de los permisos.
10. Requisitos específicos del estado
    Compruebe si existen requisitos o reglamentos de la FMLA específicos del estado que puedan superar los requisitos federales y cúmplalos.

Notificación y documentación

El cumplimiento de la FMLA exige una notificación y un registro adecuados. Las organizaciones deben cumplir las siguientes directrices:

1. Aviso a los empleados: Los trabajadores deben avisar a su empresa con un mínimo de 30 días de antelación cuando la necesidad del permiso sea previsible. Si el permiso no es previsible, como en los casos de emergencia, los empleados deben notificarlo a su empleador tan pronto como sea posible.
2. Respuesta de la empresa: Al recibir una solicitud de excedencia, los empleadores deben proporcionar una notificación por escrito a los empleados indicando su estado de elegibilidad y describiendo sus derechos y responsabilidades.
3. Certificado médico: Los empleadores pueden exigir un certificado médico para confirmar la necesidad de una baja basada en un estado de salud grave. El empleador debe proporcionar un plazo razonable para que los empleados presenten el certificado médico documentación.

Protección del empleo y prestaciones durante la baja

En virtud de la FMLA, los empleados tienen derecho a la protección de su puesto de trabajo durante la baja. Este aspecto del cumplimiento incluye:

1. Reincorporación al puesto: Los empleados que regresan de la licencia FMLA deben ser reintegrados a su puesto de trabajo original o a un puesto equivalente con el mismo salario, beneficios y condiciones de trabajo.
2. Continuación de las prestaciones: Los empleadores deben mantener la cobertura del seguro médico colectivo para los empleados de baja FMLA en las mismas condiciones que si el empleado hubiera seguido trabajando.
3. Protecciones laborales contra la discriminación: Las organizaciones tienen prohibido tomar represalias contra los empleados por ejercer sus derechos en virtud de la FMLA, incluido el disfrute de un permiso o la presentación de una denuncia relativa a cuestiones de cumplimiento.

Buenas prácticas para el cumplimiento de la FMLA

Para navegar eficazmente por los requisitos de la FMLA, las organizaciones deben considerar la aplicación de las siguientes mejores prácticas:

1. Elabore políticas claras: Elabore políticas exhaustivas sobre la FMLA que sean fácilmente accesibles para todos los empleados. La política debe describir el proceso para solicitar la baja, los criterios de elegibilidad, y los derechos y responsabilidades de los empleados y los empleadores.
2. Formación y comunicación: Impartir formación periódica a los profesionales de RRHH y a la dirección para garantizar la comprensión de la normativa FMLA y comunicar eficazmente las políticas a todos los empleados.
3. documentación y mantenimiento de registros: Mantener registros precisos de las solicitudes de FMLA, certificaciones médicas y permisos tomados. documentación puede proteger a las organizaciones en caso de litigios o auditorías.
4. Manténgase informado de los cambios legales: Manténgase al tanto de cualquier cambio en las regulaciones de la FMLA y las leyes laborales relacionadas, que puedan tener un impacto en el cumplimiento y las políticas de la organización.

Conclusión

Al cumplir la FMLA, los profesionales de RRHH pueden proteger a su empresa de problemas legales. También crea un entorno de apoyo para los empleados. La lista de comprobación proporcionada en este artículo es una herramienta crucial para su equipo de RRHH. Utilícela para revisar sistemáticamente sus políticas y procedimientos, asegurándose de que cumplen los requisitos de la FMLA.