Lista de control: Fallecimiento de un empleado

Las organizaciones deben estar preparadas para acontecimientos inesperados, como la muerte de un empleado. Además de abordar el duelo, deben tenerse en cuenta consideraciones prácticas y logísticas para que el funcionamiento sea fluido. Para ayudar en la planificación del personal, hemos creado una lista de comprobación exhaustiva: fallecimiento de un empleado que puede personalizar y gestionar el desafortunado suceso del fallecimiento de un empleado con compasión, respeto y eficacia.

Lista de control: Plantilla de fallecimiento de un empleado

Acciones inmediatas (en 24 horas)

1. Verificar la información
   • Confirmar el fallecimiento a través de fuentes fiables (familia, hospital, etc.).
   • Notificar a las partes interesadas internas pertinentes (RRHH, supervisor inmediato, alta dirección).
2. Comunicación interna
   • Notifícalo a RRHH y al jefe de departamento.
   • Informe a los miembros inmediatos del equipo personalmente o mediante una reunión.
   • Envíe una notificación a toda la empresa, respetando la intimidad del fallecido y su familia.
3. Comunicación externa
   • Notificar a los clientes y socios externos en caso necesario.
   • Prepare una declaración pública si procede.
4. Ofrecer apoyo
   • Proporcionar apoyo emocional a los compañeros (servicios EAP, asesoramiento).
   • Organizar la visita de un representante de la empresa a la familia (si procede).
5. Asegurar las pertenencias personales
   • Recoger y asegurar las pertenencias personales del empleado.
   • Organizar la devolución de las pertenencias a la familia.

Acciones a corto plazo (en la primera semana)

1. Tareas administrativas
   • Actualizar la nómina para suspender los pagos.
   • Tramitar las reclamaciones de gastos pendientes.
   • Notificar al proveedor de prestaciones y tramitar las reclamaciones de seguros de vida.
   • Tratar asuntos de pensiones o jubilación cuenta .
2. Obligaciones legales
   • Cumplimente el formulario legal documentación (certificado de defunción, notificación a las autoridades pertinentes).
3. Transición de funciones
   • Reasignar temporalmente las tareas y responsabilidades del empleado fallecido.
   • Comunicarse con el equipo y los clientes sobre el plan de transición.
4. Apoyo a la familia
   • Ofrecer apoyo a la familia (ayuda con los trámites, prestaciones, etc.).
   • Coordinar la participación de la empresa en los servicios funerarios (flores, donativos).
5. Seguimiento de la comunicación
   • Garantizar la comunicación permanente con el equipo y las partes interesadas en relación con cualquier actualización o cambio.

Acciones a largo plazo (en el primer mes)

1. Registros de empleados
   • Archivar los expedientes del empleado fallecido siguiendo la política de la empresa y los requisitos legales.
2. Revisar y ajustar las cargas de trabajo
   • Evaluar y redistribuir permanentemente la carga de trabajo si es necesario.
   • Considere la posibilidad de contratar a un sustituto si es necesario.
3. Apoyo continuo
   • Siga ofreciendo apoyo emocional a sus colegas cuando lo necesiten.
   • Supervisar la moral del equipo y abordar cualquier problema.
4. Revisión de la política
   • Revisar y actualizar las políticas de la empresa relacionadas con la muerte de empleados y los mecanismos de apoyo.
5. Memorialización
   • Considere formas de honrar la contribución del empleado fallecido (servicio conmemorativo, donación benéfica, etc.).

Listas de control para departamentos específicos

Recursos Humanos

• Tramitar el seguro de vida y otras prestaciones.
• Actualizar los registros de empleo y las nóminas.
• Coordinar los servicios de apoyo al equipo.

Finanzas

• Finalizar los pagos pendientes o las reclamaciones de gastos.
• Gestionar prestaciones económicas para la familia.

TI

• Asegurar y gestionar los activos digitales del empleado fallecido.
• Actualice los derechos de acceso y desactive cuentas.

Gestión

• Comunicarse con el equipo y las partes interesadas.
• Supervisar la transición de funciones y la redistribución de la carga de trabajo.

Comunicación/Relaciones públicas

• Preparar y difundir comunicaciones internas y externas.
• Gestionar las consultas de los medios de comunicación, si procede.

Legal

• Asegúrese de que se cumplimenta y archiva toda la información legal documentación .
• En caso necesario, póngase en contacto con los representantes legales de la familia del fallecido.

Siguiendo esta lista de comprobación, las organizaciones pueden gestionar el desafortunado suceso de la muerte de un empleado con compasión, respeto y eficacia.

Comprender el impacto

La muerte de un empleado puede tener un profundo impacto en toda la empresa organización. Puede provocar sentimientos de conmoción, dolor y confusión entre los empleados, así como una disminución de la productividad y la moral. Es crucial que las organizaciones reconozcan la carga emocional que esta pérdida puede tener en el lugar de trabajo y ofrezcan apoyo a los empleados en duelo.

Crear un entorno propicio

Ante semejante tragedia, las organizaciones deben esforzarse por crear un entorno de apoyo y compasión para los empleados en duelo. Esto puede implicar ofrecer servicios de asesoramiento, organizar grupos de apoyo o proporcionar horarios de trabajo flexibles para quienes necesiten tiempo para el duelo. Demostrando empatía y comprensión, las organizaciones pueden ayudar a los empleados a superar su duelo sin perder la sensación de normalidad en el lugar de trabajo.

Comunicar con eficacia

La comunicación eficaz es clave en momentos de crisis, como la muerte de un empleado. Las organizaciones deben ser transparentes y abiertas en su comunicación con los empleados sobre lo que ha sucedido, cómo afectará a organización, y qué sistemas de apoyo existen. Es importante mantener informados a los empleados, respetando al mismo tiempo la privacidad y confidencialidad de la familia del empleado fallecido.

Planificar el futuro

Tras el fallecimiento de un empleado, las organizaciones deben contar con un plan para seguir adelante. Esto puede implicar la redistribución de la carga de trabajo, la reasignación de responsabilidades o la contratación de personal adicional para llenar el vacío dejado por el empleado fallecido. Es importante que las organizaciones aborden los problemas logísticos que puedan surgir como consecuencia de la pérdida y garanticen que las operaciones continúen sin problemas.

Honrar la memoria

Es importante que las organizaciones honren la memoria del empleado fallecido de forma respetuosa y significativa. Esto puede implicar la celebración de un servicio conmemorativo, la creación de un homenaje en el lugar de trabajo o el establecimiento de una beca o fondo benéfico en su nombre. Conmemorando la vida y las contribuciones del empleado, las organizaciones pueden ayudar a los empleados a superar la pérdida y a iniciar el proceso de curación.

Conclusión

En conclusión, afrontar la muerte de un empleado es una situación delicada y difícil a la que pueden enfrentarse las organizaciones. Una lista de comprobación exhaustiva: fallecimiento de un empleado puede guiar a las organizaciones a través de este difícil momento con empatía, respeto y profesionalidad. En la lista de comprobación deben incluirse pasos como notificar a las partes interesadas, ofrecer apoyo a los empleados y abordar cuestiones prácticas. También es crucial dar prioridad al bienestar de los miembros del equipo en momentos de pérdida. La compasión, una comunicación clara y un enfoque proactivo son fundamentales para superar este proceso con dignidad e integridad.