Descripción resumida del plan

¿Qué es un resumen de la descripción del plan?

Las descripciones resumidas del plan (SPD, por sus siglas en inglés) son documentos de uso frecuente que resumen los componentes clave de un plan de seguros de prestaciones definidas o de cotizaciones definidas, como los requisitos de acceso, el alcance de la cobertura ofrecida y las fórmulas utilizadas para determinar las prestaciones y los pagos. Tras la compra de una póliza, los proveedores están obligados, en virtud de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados de 1974 (ERISA), a entregar una copia del resumen de la descripción del plan a cada empleado. La explicación debe ser sencilla de leer y fácilmente accesible.

¿Qué pólizas de seguro médico exigen una descripción resumida del plan?

Los planes como los que figuran a continuación necesitan un DOCUP:

• Planes de seguro médico colectivo
• seguro de vida
• seguro dental
• seguro de visión
• seguro de invalidez
• planes de jubilación
• acuerdos de reembolso sanitario

¿Qué debe incluir el Spd?

La SPD debe prepararse pensando en el partícipe ordinario y contener información suficiente para informar a las personas cubiertas de sus derechos, deberes y prestaciones en virtud del plan.

• ERISA ofrece una amplia descripción de la información que debe incluirse en el DOCUP.
• Muchas leyes también exigen la divulgación de determinados derechos y ventajas, y esta información puede variar mucho de un plan a otro debido a las diversas ventajas.
• El DOCUP puede contener también otros avisos que deben darse en el momento de la afiliación, lo que ocurre con frecuencia. No es necesario que estos avisos aparezcan en el DOCUP, y esto sólo se hace por comodidad.

¿Cuándo debe entregarse el Spd y a quién?

• En un plazo de 120 días a partir del establecimiento del plan de jubilación, la empresa debe entregar la SPD a todos los trabajadores que reúnan los requisitos. En un plazo de 90 días a partir de que un nuevo trabajador cumpla los requisitos para afiliarse al plan, la empresa debe entregarle la SPD una vez que se haya distribuido inicialmente. Además, la SPD debe enviarse a los beneficiarios del plan en un plazo de 90 días a partir de que puedan optar a las prestaciones.
• Cada cinco años, como mínimo, debe publicarse una DSP modificada si el plan ha sufrido ajustes. Cada diez años, como mínimo, debe publicarse un DOCUP actualizado, aunque el plan no haya sufrido modificaciones.

¿Qué consecuencias se derivan de la falta de un documento escrito del plan/Spd?

No disponer de un documento del plan o SPD no es específicamente punible en virtud de ERISA. Sin embargo, no tener un documento del plan o SPD puede tener graves consecuencias para un empleador, incluyendo las siguientes:

• Debe entregarse un SPD al afiliado o beneficiario que lo solicite en un plazo de 30 días a partir de la solicitud. De lo contrario, el Departamento de Trabajo podría imponer al empresario una multa de hasta 110 dólares al día.
• Es probable que el DOL solicite una copia del documento del plan y del SPD si un plan está siendo auditado. Si un empleador no cumple con la solicitud del DOL, podría dar lugar a nuevas demandas de documentos y procedimientos de ejecución del DOL. Por no facilitar este documento, el DOL también puede imponer una multa de 156 $ cada día (con un máximo de 1.566 $ por solicitud).
• El uso por parte del participante de otras pruebas o afirmaciones del empleador para respaldar reclamaciones de prestaciones o acciones legales contra el empleador también está permitido en ausencia de un SPD.

Cómo distribuir Spds

La distribución de los DOCUP a los empleados puede hacerse de varias maneras. Si se envía por correo, es fundamental asegurarse de que todas las personas que figuran en la lista de correo lo recibirán. Los empleadores pueden proporcionar los SPD a sus empleados por:

• Correo (primera, segunda o tercera clase)
• Inserciones especiales en publicaciones de la empresa, siempre que en la portada aparezca un aviso destacado de que se incluye el DOCUP.
• Entrega en mano
• Distribución electrónica (descargue la Guía de distribución digital para conocer los requisitos de distribución electrónica)

¿Qué diferencia un resumen de la descripción de un plan de un documento del plan?

Documento del Plan

Los planes que cumplen con ERISA tienen que "constituirse y mantenerse de conformidad con un instrumento escrito" conocido como el documento del plan. El documento del plan es un documento detallado que describe los derechos de los partícipes y beneficiarios del plan. También sirve de manual para el promotor y el administrador del plan en cuanto a la toma de decisiones y el desempeño de sus funciones. Describe las prestaciones ofrecidas, quién tiene derecho a ellas, cómo se financian, quién es el fiduciario designado, cómo puede modificarse el plan y los pasos para asignar las obligaciones del plan.

Descripción resumida del plan

Una SPD es un requisito de ERISA para los programas de prestaciones para empleados. El objetivo principal de la SPD es proporcionar a los participantes un resumen claro de los detalles del plan. En la SPD deben incluirse muchos temas específicos, como información sobre la identificación y elegibilidad del plan, una descripción de las prestaciones del plan y los acontecimientos que pueden provocar su pérdida o denegación, los procesos de reclamación de prestaciones y una declaración de los derechos de los afiliados en virtud de ERISA. Debe facilitarse en determinados momentos a personas concretas y redactarse de forma que pueda ser comprendida por el partícipe ordinario del plan.

¿Qué aparece en el resumen de la descripción del plan?

Un resumen de la descripción del plan debe parecer profesional porque es un documento legal de una empresa a sus empleados.

Incluya el nombre y el año del plan, el número de identificación fiscal de la empresa, el nombre y la dirección de la empresa, y el nombre y los datos de contacto del administrador del plan. Los planes de jubilación y prestaciones sanitarias también deben incluir un resumen de las ventajas, las características del plan, los derechos del trabajador, las garantías del empresario y del proveedor del plan, y cualquier otro dato relevante.

Conclusión

Si va a establecer un acuerdo de reembolso sanitario (HRA, por sus siglas en inglés) u otras prestaciones para los empleados de su empresa, la preparación de un conjunto de documentos del plan es uno de los primeros requisitos que la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA, por sus siglas en inglés) impone a los administradores de planes. Uno de estos documentos esenciales es el resumen de la descripción del plan (SPD, por sus siglas en inglés).

Puede resultar abrumador establecer su primera prestación conforme a ERISA y crear todo el plan necesario documentación, pero con los recursos y la asistencia adecuados, puede ser sencillo.