Reembolso federal de gastos de viaje

¿Qué es el reembolso federal de gastos de viaje?

El reembolso del kilometraje se refiere a cuando los empresarios ofrecen el reembolso de los gastos asociados a la conducción en nombre de la empresa. Esto significa que, para cubrir todos los gastos de vehículo del empleado en los que se incurre en virtud del trabajo, un empresario paga una tarifa de céntimos por milla, y esa tarifa se basa en la Tasa Federal de Reembolso -también conocida como deducción estándar- que impone el IRS (Internal ingresos Service).

Ventajas del reembolso federal de gastos de viaje

Los reembolsos son fáciles de calcular y requieren poca contabilidad. Además, son rentables y suponen una ventaja fiscal, ya que el reembolso del kilometraje es un gasto deducible para las empresas.

Ofrecer reembolsos de kilometraje a los empleados es también una gran ventaja y puede ayudar a aumentar el nivel de satisfacción de los empleados de una empresa, lo que a su vez aumenta el nivel de retención.

Cómo utilizar el reembolso federal de gastos de viaje

Aunque un empleado puede optar por deducir los gastos reales en los que haya incurrido o por acogerse a la deducción estándar por kilometraje, los empleados que se acojan a la deducción estándar tienen un trabajo mucho más sencillo. Los comprobantes del cuentakilómetros son necesarios como prueba para el reembolso. Sin embargo, normalmente los empleados no necesitan guardar los recibos si utilizan el importe estándar por kilometraje.

El empleado debe ser propietario o arrendatario del vehículo para poder reclamar la tarifa estándar por kilometraje. Es importante tener en cuenta que los desplazamientos al lugar de trabajo o de negocios habitual del empleado no son deducibles, pero sí es posible recibir un reembolso por conducir para acudir a reuniones con clientes o eventos empresariales.

Otros costes fijos son el seguro, la matriculación, los pagos de leasing y la amortización. Los costes variables incluyen el combustible, el aceite, el desgaste de los neumáticos y los gastos de mantenimiento y servicio. Los costes que no se consideran reembolsables son las tasas de aparcamiento, los peajes, el uso de un vehículo para fines personales o el uso de un vehículo de empresa.

Conclusión

Las empresas no están obligadas a reembolsar a sus empleados los gastos ocasionados por el trabajo, ni el kilometraje recorrido en sus vehículos personales por motivos laborales. Pero se considera una práctica habitual, y es beneficioso para las empresas porque les ayuda a reducir sus obligaciones fiscales y es un gasto empresarial rentable.

Algunas empresas pueden utilizar una tarifa diferente a la establecida por el IRS. También pueden utilizar un método de reembolso diferente para el kilometraje profesional, lo que significa que es importante que los equipos de RRHH y Finanzas conozcan las políticas de reembolso de su empresa y las apliquen en consecuencia.

El reembolso se abona mensualmente a los empleados y suele realizarse a través del sistema de nóminas de la empresa.