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La tasa federal de kilometraje es el coste estándar por milla que el Servicio Interno ingresos (IRS) de Estados Unidos establece para los contribuyentes que reclaman el uso de su vehículo personal como gasto deducible. La tasa de kilometraje también se conoce como kilometraje diario o kilometraje deducible. Normalmente, el IRS ajusta la tarifa anualmente, lo que significa que está regulada por el gobierno y varía en función de la finalidad para la que se utilice el vehículo. Según la ley, el contribuyente tiene derecho a deducir cada año el importe del gasto real o un importe calculado utilizando la tarifa estándar de kilometraje, según cuál sea mayor.
Las tarifas estándar por kilometraje varían, y las tarifas anuales actuales son las siguientes:
Las tarifas se basan en datos y análisis de costes recopilados y medidos a partir de primas de seguros de automóviles, costes de mantenimiento, precios de la gasolina, depreciación y otros costes asociados al funcionamiento de un vehículo.
Seguir la tasa federal de kilometraje garantiza el cumplimiento de la forma en que se tramitan los reembolsos a los empleados. Reembolsar a los empleados los kilómetros de trabajo recorridos en su propio vehículo es una opción a que los empleados asuman el coste de conducir su propio vehículo para trabajar o proporcionarles una flota de automóviles de empresa para que los utilicen.
Los reembolsos son fáciles de calcular y requieren poca contabilidad. Además, son rentables y suponen una ventaja fiscal, ya que el reembolso del kilometraje es un gasto deducible para las empresas.
Basándose en las tarifas del IRS, y si el empleado utiliza su vehículo personal para el trabajo, he aquí un ejemplo de cómo utilizar la tarifa federal de kilometraje y calcular el reembolso:
Los registros del mes pasado muestran que se recorrieron 175 millas por motivos de trabajo. Según el IRS y las tarifas indicadas anteriormente, la tarifa estándar actual por kilometraje es de 0,058 céntimos por milla. Por lo tanto, debe multiplicar el número de millas por la tarifa:
[millas] * [tarifa] → 175 millas * 0,585 $ = 102,38 $.
El importe a reembolsar al trabajador, en este caso, es de 102,38 $.
Algunas empresas pueden utilizar una tarifa diferente a la establecida por el IRS. También pueden utilizar un método de reembolso diferente para el kilometraje profesional, lo que significa que es importante que los equipos de RRHH y Finanzas conozcan las políticas de reembolso de su empresa y las apliquen en consecuencia.
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