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Los empresarios están obligados por ley a pagar impuestos sobre las nóminas por cada uno de sus empleados. El impuesto de la Seguridad Social, el impuesto estatal de desempleo, el impuesto de Medicare y el impuesto federal de desempleo constituyen las cuatro partes del impuesto sobre las nóminas del empresario.
Además, los empleados deben pagar los impuestos sobre la renta, la Seguridad Social y Medicare. El empresario debe deducir estos impuestos de la nómina del trabajador.
Los empresarios deben pagar cuatro impuestos diferentes por cada empleado.
El 12,4 % del salario base de un trabajador por cuenta ajena, hasta 147.000 $, está sujeto a la cotización federal de la Seguridad Social. Tanto el empresario como el trabajador son responsables del pago del 6,2% de este impuesto. Los empresarios están obligados a deducir los impuestos de la Seguridad Social de las nóminas de los empleados.
El impuesto de Medicare, que no tiene límite máximo, asciende al 2,9 % del salario base del trabajador. El empresario y el trabajador pagan conjuntamente el 1,45% de este impuesto. Los empleadores deben deducir de la nómina los impuestos de Medicare que adeudan los trabajadores.
Los empleados también deben pagar un impuesto adicional de Medicare del 0,9% si su salario base es superior a 200.000 $. Aunque los empresarios no están obligados a pagar este impuesto, sí son responsables de deducirlo de las nóminas de los empleados, al igual que otros impuestos sobre las nóminas que se describen a continuación.
Los primeros 7.000 $ que una empresa paga a un empleado en un año determinado están sujetos a un impuesto federal de desempleo del 6%. Sólo hay un pagador: el empresario.
Las cotizaciones al seguro de desempleo varían según el Estado. En la mayoría de los estados, sólo las cubre el empresario, aunque algunos también cobran impuestos de desempleo a los trabajadores.
A diferencia de los impuestos estatales, que tienen diferentes calendarios de pago según el estado, los empresarios son responsables de pagar los impuestos sobre las nóminas de los empresarios y de retener los impuestos de los empleados al IRS con una periodicidad mensual o quincenal. La mayoría de las soluciones de software de nóminas están pensadas para simplificar estos pagos.
Las empresas también deben presentar al IRS una serie de formularios de impuestos sobre las nóminas. Los formularios 940 y 945 deben presentarse anualmente, y el formulario 941 debe enviarse trimestralmente. El empresario también debe presentar anualmente un formulario W-2 por cada empleado.
Hay sanciones que pagar si su empresa no presenta a tiempo estos documentos fiscales o los impuestos sobre las nóminas. Hasta el 15% de la cantidad anual que su empresa debe en impuestos federales sobre la nómina puede ser evaluado como sanciones por presentar los Formularios 940 y 945 después de la fecha límite.
La Seguridad Social, Medicare, los impuestos federales de desempleo y los impuestos estatales de desempleo están incluidos en los impuestos sobre las nóminas de los empresarios. Además, los empresarios deben retener y remitir los impuestos de la Seguridad Social, Medicare y sobre la renta en nombre de las personas a las que emplean. Los impuestos sobre las nóminas deben pagarse a tiempo porque no hacerlo puede acarrear graves multas del IRS para las empresas.
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