Equipo disperso

¿Qué es un equipo disperso?

Un equipo disperso es aquel que no tiene su sede en el mismo lugar. Los miembros del equipo pueden estar repartidos por varias ciudades, zonas horarias o incluso naciones. Los equipos ubicados en un mismo lugar necesitan menos coordinación y comunicación que los dispersos.

Retos de los equipos dispersos

• Comunicación: Pueden surgir problemas de comunicación cuando los miembros del equipo no están presentes en el mismo lugar físico. Esto dificulta la celebración de reuniones o charlas espontáneas. Algunos miembros del equipo pueden sentirse aislados, lo que puede dificultar el establecimiento de alianzas. Además, como los equipos dispersos suelen depender de la tecnología para comunicarse, los problemas con esa tecnología o las diferencias horarias pueden dificultar aún más las cosas.
• Coordinación: Cuando los miembros del equipo no se encuentran en el mismo lugar, puede resultar difícil coordinar las actividades. Esto puede provocar retrasos en la toma de decisiones y dificultar la ejecución de los planes. Además, como los equipos distribuidos suelen depender de la tecnología para coordinarse, los problemas con esa tecnología o las diferencias horarias pueden dificultar aún más las cosas.
• Colaboración: Cuando los miembros del equipo no se encuentran en la misma ubicación física, puede resultar difícil trabajar juntos en proyectos o intercambiar opiniones. Algunos miembros del equipo pueden sentirse aislados, lo que puede dificultar el establecimiento de alianzas. Además, como los equipos dispersos suelen depender de la tecnología para cooperar, los problemas tecnológicos o las variaciones horarias pueden dificultar aún más las cosas.

Cómo gestionar equipos dispersos

• Comunicación eficiente y eficaz

Una comunicación eficaz y eficiente es la máxima prioridad de un gestor de proyectos o jefe de equipo. Y no hay momento en que esto sea más crucial que cuando se está a cargo de recursos que no se pueden dirigir directamente a contacto. Planificar el momento y el método de comunicación es crucial cuando se trabaja en un proyecto. El equipo debe considerar seriamente la posibilidad de elaborar un plan de comunicación, aunque sea rápido.

Muchas tareas orientadas a proyectos son ideales para trabajadores móviles; en su lugar, gestione los entregables del proyecto, no las actividades del proyecto. Si las funciones se dividen en entregables, incluso las más orientadas a tareas pueden gestionarse con éxito. Para los empleados móviles, esto puede suponer condensar en entregables algunas actividades del flujo de trabajo o de los procesos empresariales que llevan asociados puntos de verificación y controles manuales.

• Reuniones de equipo internas frecuentes

Independientemente de dónde se encuentren los miembros del equipo, celebrar reuniones periódicas es una idea estupenda. Hace que las acciones y tareas del equipo sean más fluidas y cohesionadas. Esto puede suponer un quebradero de cabeza logístico, por lo que es posible que tenga que adoptar una estrategia práctica en la que no todos los miembros del equipo puedan asistir a todas las reuniones.

• Revisión de todo por los compañeros

Independientemente de que el equipo esté geográficamente centralizado o distribuido, se trata de una idea crucial. Pero cuando no se puede simplemente llevar un documento a la oficina de al lado para revisarlo, se vuelve mucho más crucial. Es fácil suponer que los miembros del equipo están examinando y editando los documentos del equipo cuando no hay comunicación directa entre ellos. No descuides este paso y luego descubras que el documento crítico que entregaste contenía errores y faltas de ortografía. Yo lo aprendí por las malas y juré que no volvería a ocurrir. Pierdes la confianza del cliente, que es muy difícil de recuperar.

• Automatización

Utiliza toda la automatización que puedas para mejorar el intercambio de información y la colaboración siempre que trabajes con un equipo de proyecto o un equipo funcional que incluya a uno o más miembros del equipo geográficamente distantes.

Conclusión

Los equipos dispersos reúnen en una fascinante unidad de trabajo los fenómenos de las interacciones humano-tecnología, el trabajo en equipo y la comunicación entre individuos separados por el tiempo, la cultura y la distancia. Estas características dan lugar a dificultades específicas tanto para un rendimiento eficaz como para el crecimiento de las relaciones interpersonales entre los miembros del equipo.

Debido al impacto de los mercados globales, los equipos dispersos son cada vez más habituales en las empresas. Por ejemplo, los equipos dispersos que cruzan fronteras culturales pueden garantizar que los bienes y servicios de una organización sean apropiados para las culturas en las que se suministran, que pueden ser muy diferentes de la cultura de la que proceden. El problema de dirigir un equipo disperso consiste en coordinar las acciones de los miembros del equipo a través de las disparidades y, al mismo tiempo, preservar y mejorar la eficacia del equipo.