Política de reembolso de gastos de viaje

A medida que las empresas crecen a escala mundial, es más frecuente contratar talentos de distintos lugares. Esto significa que los profesionales de RR.HH. a menudo tienen que reembolsar a los candidatos los gastos de viaje para las entrevistas. Contar con una política clara puede garantizar que los gastos se gestionen de forma justa y coherente. Nuestra plantilla ayuda a establecer directrices sobre los gastos reembolsables, los requisitos documentación, y cómo presentar las solicitudes. Si utiliza esta política, demostrará profesionalidad y transparencia en la contratación, a la vez que ahorrará tiempo y evitará malentendidos con los candidatos.

Política de reembolso de gastos de viaje

La Política de reembolso de los gastos de viaje de los candidatos describe las directrices y procedimientos para el reembolso de los gastos de viaje en que incurran los candidatos durante el proceso de contratación. Esta política pretende garantizar un trato justo y coherente a todos los candidatos, independientemente de su ubicación, controlando al mismo tiempo los costes asociados a los esfuerzos de contratación.

Alcance

Esta política se aplica a todos los candidatos que deban viajar para entrevistas, evaluaciones o cualquier otra actividad relacionada con la contratación. Cubre gastos como el transporte, el alojamiento, las comidas y otros gastos necesarios en los que se incurra durante el viaje.

Elementos de la política de reembolso de gastos de viaje de los solicitantes

1. Elegibilidad:

• Sólo podrán recibir reembolso los candidatos que hayan sido invitados a participar en actividades de contratación que requieran desplazamiento.
• Los solicitantes deben cumplir las directrices de reserva de viajes de organización y obtener la aprobación previa de todos los preparativos de viaje.

2. Gastos cubiertos:

• Transporte: Los solicitantes pueden optar al reembolso de los gastos de transporte razonables y necesarios, incluidos billetes de avión, tren, autobús y coche de alquiler.
• Alojamiento: Se reembolsarán los gastos razonables de alojamiento, como estancias en hoteles.
• Comidas: Se reembolsarán a los solicitantes los gastos razonables de comida en que incurran durante el viaje, sobre la base de las dietas de organización.
• Otros gastos: Otros gastos necesarios, como gastos de aparcamiento, peajes y tasas de visado, se reembolsarán con el correspondiente documentación.

3. documentación:

• Los solicitantes deberán presentar los recibos originales de todos los gastos en que hayan incurrido durante el viaje.
• Los gastos de viaje reportes deben presentarse en un plazo razonable tras la finalización del viaje, tal y como se especifica en organización.
• Todas las solicitudes de reembolso de gastos deben ser aprobadas por el responsable de contratación o el representante de RR.HH. designado.

4. Proceso de reembolso:

• El reembolso se tramitará a su debido tiempo, normalmente en un plazo de 30 días a partir de la recepción del informe de gastos de viaje.
• El pago se efectuará mediante depósito directo o cheque, en función de los procedimientos de organización.
• Cualquier discrepancia o pregunta relativa al reembolso será tratada con prontitud por el departamento de RRHH.

5. Incumplimiento:

• El incumplimiento de la Política de Reembolso de Gastos de Viaje del Solicitante puede dar lugar a la denegación del reembolso de los gastos.
• Toda declaración de gastos fraudulenta o excesiva será objeto de medidas disciplinarias, que pueden llegar hasta la descalificación del proceso de contratación.

Cumplimiento de la política de reembolso de gastos de viaje de los solicitantes

Todos los empleados implicados en el proceso de contratación, incluidos los directores de contratación, los reclutadores y el personal de RR.HH., son responsables de garantizar el cumplimiento de la Política de reembolso de gastos de viaje de los solicitantes. Cualquier pregunta o duda sobre esta política debe dirigirse al departamento de RRHH para su aclaración.

La presente Política de reembolso de gastos de viaje de los solicitantes está sujeta a revisiones periódicas y podrá actualizarse según sea necesario para reflejar los cambios en las prácticas organizativas o en la normativa relacionada con el reembolso de gastos de viaje.

Conclusión

En conclusión, contar con una política sólida de reembolso de los gastos de viaje de los candidatos es importante para cualquier organización. Ayuda a garantizar que el proceso de contratación sea justo para todos. Esta política detalla qué gastos se cubrirán, cómo obtener el reembolso y qué documentos hay que presentar. Demuestra respeto por los candidatos y también da buena imagen de la empresa como justa y abierta. Con esta política, RR.HH. puede gestionar sin problemas los reembolsos de viajes y dejar una buena impresión en los candidatos.