8 maneras en que un ATS mejorará los resultados de los equipos de contratación pequeños

Todas las empresas aspiran cada año a obtener "más rentabilidad".

La presión para maximizar los recursos aumentará aún más en 2022, dados los tiempos inciertos que se avecinan, y afectará a todos los aspectos de la empresa, incluida la contratación. 

Los departamentos de contratación, que trabajan con equipos más reducidos y presupuestos más reducidos, se ven obligados a encontrar nuevas formas creativas de mejorar sus resultados con menos recursos. 

El gasto en tecnología de ATS se dispara 

Muchas empresas han recurrido a la tecnología para mejorar sus operaciones y procesos. El gasto corporativo en tecnología de RRHH aumentó un 57% en 2021 en comparación con 2020, según la Encuesta de Sistemas de RRHH 2021-2022 del grupo de investigación estadounidense Sapient Insights. 

Además, la mayoría de las organizaciones utilizaron una media de 16 sistemas de RRHH en 2021, frente a los 10 de 2020 y los nueve de 2019. Los datos se recopilaron en 2.100 organizaciones de distintos tamaños y de múltiples sectores en 52 países.

Con la contratación identificada como uno de los 10 principales retos de RR.HH. en la actualidad por una reciente encuesta de PwC, la inversión en sistemas de gestión de la contratación, como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) -software para que los equipos de contratación realicen el seguimiento y la gestión de los candidatos a lo largo del proceso de contratación, incluida la capacidad de filtrar, gestionar y analizar candidatos-, está en auge. 

Se prevé que el mercado mundial de ATS crezca a una tasa anual compuesta del 6,7%, hasta alcanzar los 3.200 millones de dólares en 2026, frente a los 2.300 millones de dólares de 2021. El crecimiento está impulsado por las diversas ventajas que ofrecen las soluciones de ATS, como una experiencia del candidato mejorada y racionalizada, la automatización del proceso de contratación y la mejora de los análisis y los datos a través de reportes .

El crecimiento también está impulsado por la demanda de las pequeñas y medianas empresas (PYME). Aunque antes se consideraba que las soluciones de ATS eran solo para grandes empresas, el mercado de ATS ha evolucionado para ser accesible a empresas de todos los tamaños. 

8 razones para adoptar un ATS 

El auge de las soluciones basadas en la nube, por ejemplo, ha hecho que las plataformas ATS -que gestionan los datos de currículum y la base de datos de contratación, entre otros- sean más asequibles y estén al alcance de las PYME y los pequeños equipos de contratación. 

Las soluciones de ATS permiten a los equipos de contratación utilizar sus recursos de forma más productiva e impactante: en resumen, reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y lentas y dedicar más esfuerzo a analizar a los candidatos, sus habilidades, cómo pueden aportar valor y establecer relaciones con los solicitantes que podrían ser contrataciones excelentes en el futuro. 

Si dirige un pequeño equipo de contratación y está considerando o sopesando los pros y los contras de adoptar sistemas de gestión de la contratación como una solución ATS, aquí tiene ocho grandes razones (y ventajas cotidianas) para dar el paso cuanto antes. 

1. Encontrar más rápidamente a los candidatos adecuados

Los procesos sólidos de detección y contratación de talentos son elementos esenciales para las empresas que quieren seguir siendo relevantes en mercados e industrias en rápida evolución. 

Aunque la identificación de talentos y la contratación son funciones críticas, también suponen un reto, sobre todo si los miembros del equipo de RR.HH. siguen examinando manualmente cientos de currículos. 

"La contratación a la antigua usanza requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Además, dificulta la colaboración y la toma de decisiones rápidas: sencillamente, no es adecuada para el mundo digital actual. 

A la altura de estos retos de contratación, y de muchos más, las soluciones ATS simplifican las tareas de contratación para ayudar a las organizaciones (de todos los tamaños) a encontrar el talento adecuado más rápidamente con funciones innovadoras. 

Por ejemplo, Manatal ATS, mediante el escaneado de currículos -utilizando búsquedas por palabras clave, etiquetas y filtros- puede clasificar las solicitudes de forma fácil y eficaz para descartar rápidamente a los candidatos que no reúnen las cualificaciones para el puesto. Los candidatos potenciales también pueden clasificarse en función de sus aptitudes, formación y experiencia y de cómo match cumplen los requisitos específicos del puesto. 

2. En la misma página

Hojas de cálculo por aquí, memorandos por allá, currículos sin leer amontonados en un rincón, llamadas telefónicas y correos electrónicos de los candidatos sin responder: la contratación puede volverse desorganizada, ineficaz, aislada y desordenada rápidamente sin políticas internas sólidas y buenas prácticas. 

Un buen sitio organización permite obtener buenos resultados de contratación, como menos llamadas perdidas y oportunidades desaprovechadas de contratar a los mejores talentos, especialmente cuando se contrata para más de un puesto a la vez. 

Mientras que en el pasado los reclutadores se esforzaban por almacenar los datos de los candidatos en un único espacio en línea (accesible para el equipo), las funciones de ATS agilizan el proceso de contratación al permitir agrupar y visualizar a todos los candidatos en un lugar central.

Si el equipo de contratación utiliza una plataforma común, todo el mundo estará en sintonía en lo que respecta a los candidatos, los plazos y los procesos. 

Los candidatos se pueden agrupar fácilmente por formación, cualificaciones, competencias, experiencia y otros filtros o categorías. Otros compañeros del equipo de contratación también pueden realizar un seguimiento de las etapas de contratación y ver las actualizaciones en reportes en un solo lugar, por lo que ya no es necesario abrir diferentes pestañas o sistemas para obtener una visión completa de los proyectos de contratación en curso. 

Una visión de conjunto centralizada también permite a los responsables de contratación ver dónde funcionan bien sus procesos y los posibles obstáculos. Los cuellos de botella en los procesos de contratación suponen una pérdida de tiempo y productividad y, a menudo, ralentizan la búsqueda de los mejores talentos: los candidatos no cualificados que solicitan puestos son una causa común de los cuellos de botella, por lo que puede ser necesario ofrecer detalles más claros en la publicación de anuncios.

3. Reclutamiento basado en datos

Al igual que las empresas industriales utilizan sensores y software de análisis para encontrar áreas en las que mejorar sus procesos de producción y la toma de decisiones, los departamentos de contratación y recursos humanos también pueden recurrir al software de análisis para mejorar sus operaciones. 

Las plataformas ATS sofisticadas y fáciles de usar, como Manatal, ofrecen funciones analíticas que permiten a los reclutadores crear reportes para supervisar las métricas clave de reclutamiento y resaltar diversas perspectivas. En reportes se puede ver dónde se están malgastando los recursos y dónde podrían utilizarse mejor.

Un seguimiento preciso, constante y en profundidad también puede detectar qué responsables de contratación o equipos necesitan más apoyo o formación. Las herramientas de elaboración de informes también pueden identificar nuevas oportunidades de colaboración, retroalimentación y asignación de recursos. 

Los análisis de contratación también pueden ayudar a los equipos a encontrar los portales de empleo que mejor les funcionan. Las soluciones ATS pueden identificar dónde encuentran los candidatos los puestos vacantes: si proceden de redes sociales como Twitter o Facebook, por ejemplo, los equipos de contratación pueden cambiar las estrategias para dedicar más tiempo y recursos a estos canales y menos a otros.

4. Ofertas de empleo con un solo clic para maximizar la eficacia y el alcance

Más "rentabilidad": eso es lo que pueden ofrecer los ATS en términos de ofertas de empleo.

Optimizan el alcance mediante la publicación de anuncios en tantos portales de empleo como desee, desde decenas a cientos o miles, con un solo clic. Se acabó el publicar manualmente en sitios web de uno en uno. 

Además, los reclutadores no tendrán que volver a introducir manualmente los datos de los candidatos en hojas de cálculo: con un ATS, los datos de los candidatos se importan automáticamente al software y se presentan en un formato estandarizado para facilitar el análisis de todos los candidatos.

Además de atraer más miradas a las ofertas de empleo, las funciones de los ATS también ayudan a gestionar la información sobre los candidatos de forma sencilla y sin problemas. Los embudos de contratación, por ejemplo, permiten a los gestores ver de un vistazo los procesos de selección y el progreso de la contratación. Los flujos de trabajo también pueden centralizarse y simplificarse, incluida la configuración de mensajes automáticos para comunicarse rápidamente con los candidatos en cuanto se reciba su currículos .

5. Contratar más rápido

La velocidad es un factor clave para ganar la carrera por el talento hoy en día. 

Dado que la contratación en un solo día es cada vez más común en algunos sectores, los equipos de contratación deben revisar sus procesos con regularidad para ver dónde se pueden acelerar los pasos o incluso eliminarlos.  

La rapidez es un factor importante, ya que los solicitantes de empleo esperan una respuesta rápida de principio a fin, especialmente los candidatos con cualificaciones muy demandadas: si antes se consideraba rápido el plazo de un mes desde la solicitud hasta el comienzo del trabajo, ahora muchos esperan que se confirme en semanas o días.

Los equipos de contratación están igualmente interesados en que las cosas avancen porque los puestos vacantes cuestan dinero y retrasan las operaciones. Aunque hay situaciones en las que escasean los candidatos cualificados, algunas de las razones habituales de la lentitud de los procesos son:

• Trámites de contratación innecesarios y lentos
• Buscando en los lugares equivocados para encontrar a los candidatos adecuados
• Comunicación nula o lenta con los candidatos

Los sistemas ATS pueden eliminar los obstáculos en un proceso de dos pasos. En primer lugar, identificando los cuellos de botella a partir de la información generada por las métricas de contratación y, en segundo lugar, adoptando funciones de ATS para automatizar áreas problemáticas como administradores, desde solicitudes de empleo hasta el envío de la carta de oferta. Las funciones de ATS también pueden agilizar tareas manuales como currículum , la clasificación y la comunicación con los candidatos.

6. Experiencias positivas de los candidatos

Los candidatos en demanda están juzgando a los posibles empleadores, tanto como los empleadores están revisando las posibles nuevas contrataciones hoy en día.

Por tanto, si quiere que los solicitantes de empleo sigan sintiéndose atraídos por su empresa y sus oportunidades profesionales, debe causar una buena primera impresión. 

Y todo comienza con su plataforma de solicitud de empleo: si es difícil de usar y lenta, es hora de cambiar a una solución ATS. 

Dado que actualmente muchas actividades cotidianas se realizan en línea, las expectativas de usuario son más altas que nunca y los solicitantes de empleo exigen una experiencia rápida y fluida desde el primer momento.

Al ofrecer un proceso de contratación automatizado, simplificado y rápido de principio a fin, los candidatos percibirán que su empresa, o organización, es ágil, innovadora y moderna, un lugar en el que estarían orgullosos de trabajar y del que hablarían a sus amigos y familiares. 

Una mala experiencia, sin embargo, desanimaría a muchos y, con las numerosas plataformas de comentarios y opiniones disponibles hoy en día, podrían compartir sus opiniones negativas en las redes sociales, los portales de empleo y los sitios web de contactos.

7. Crear valiosas reservas de talento

En el pasado, cuando se cubrían los puestos, la información y los datos de los demás solicitantes solían archivarse o eliminarse. 

Para los equipos pequeños con recursos limitados, la imposibilidad de acceder a esta información -para crear una reserva de talentos- era una gran oportunidad perdida.

¿Por qué? Una reserva de talentos, formada por candidatos considerados para puestos anteriores, ofrece opciones adicionales a las empresas, ya que si bien no tuvieron éxito entonces, cuentan con las cualificaciones necesarias para cubrir futuros puestos. 

Con una sólida reserva de talento disponible, las empresas pueden reducir tanto el tiempo de contratación como los costes, recurriendo a candidatos ya cualificados y preseleccionados cuando se abre un puesto. 

Mientras que la creación manual de una reserva de talentos requería tiempo y esfuerzo, un sistema ATS con sus funciones de categorización puede puntuar y agrupar a los candidatos cualificados de "alto potencial" dentro del ATS. Los candidatos pueden clasificarse en función de sus habilidades, experiencia, formación, etc.

Al implicar a los candidatos pasivos y pasados, su reserva de talentos será más profunda y amplia, sobre todo si los candidatos saben que usted se mantiene en contacto con ellos y que los tendrá en cuenta si surge el puesto adecuado.

8. Asistencia siempre disponible

Los equipos pequeños que se enfrentan a problemas de asistencia técnica -ya sea ayuda limitada o tardía- no tendrán esos problemas si adoptan un ATS proporcionado por un proveedor de confianza. 

Manatal, por ejemplo, ofrece asistencia en línea 7/5 dondequiera que se encuentre el cliente. 

Además de la asistencia por vídeo y de documentación, los clientes pueden solicitar ayuda por chat en directo: los equipos de servicio están disponibles de lunes a viernes para responder a sus preguntas y los fines de semana para solicitudes urgentes. 

Las plataformas ATS han allanado el terreno de juego de la contratación, permitiendo a los pequeños equipos de contratación disfrutar de las mismas características técnicas y funcionalidades adoptadas por las grandes organizaciones corporativas. 

Con procesos racionalizados y datos de los candidatos almacenados en un lugar central en línea, su equipo puede encontrar nuevas formas de colaborar e introducir iniciativas para atraer y asegurar a los mejores talentos con mayor rapidez, independientemente de dónde residan.

Si quieres probar:

• Capacidades de elaboración de informes, que pueden ayudarle a extraer información útil de sus procesos pasados para mejorar los futuros.
• Herramientas de programación e integración de calendarios, que pueden ayudarle a programar rápidamente las pruebas telefónicas y las entrevistas y minimizar las comunicaciones de ida y vuelta.
• Plantillas integradas, que le ayudan a publicar anuncios de empleo y enviar correos electrónicos a los candidatos rápidamente, sin tener que escribir el texto desde cero cada vez.
• Entrevista tarjetas de puntuación, que puede facilitar el paso a las entrevistas estructuradas.
• Integraciones de evaluación, que le ayudan a evaluar a los candidatos de forma más objetiva.

Manatal le invita a iniciar una prueba gratuita de 14 días aquí para ver por sí mismo cómo nuestra solución combinada de ATS y CRM de contratación puede mejorar significativamente el alcance, la velocidad y el impacto de su contratación.