En una época en la que podríamos enfrentarnos a una escasez mundial de talentos de hasta 85 millones de vacantes en menos de 10 años, los responsables de selección y contratación de personal necesitan ahora más que nunca mejorar su forma de contratar.
Una forma de empezar es asegurarse de que el método que utiliza para investigar y cualificar a los candidatos es el mejor desde el principio, en términos de tiempo y calidad general de los candidatos que incorpora utilizando métodos como las entrevistas telefónicas.
La mayoría de los reclutadores ya utilizan métodos como las entrevistas telefónicas para investigar a los candidatos antes de llamarlos para una entrevista en persona, una entrevista por videollamada o una evaluación técnica. Y aunque se trata de uno de los primeros métodos de contratación modernos, las llamadas telefónicas se siguen utilizando hoy en día, por su rapidez y facilidad para ofrecer un trato personalizado con cada candidato.
Precisamente por eso, las preguntas de la entrevista telefónica que utilice en cada llamada serán cruciales para la forma en que califique a las personas en el futuro. Si puedes hacer preguntas que ayuden a cualificar a los candidatos de forma más precisa y coherente, podrás aumentar el volumen de candidatos de alta calidad y ahorrar tiempo por candidato.
En este artículo, trataremos seis consejos que le ayudarán a desarrollar preguntas de alta calidad para las entrevistas telefónicas, de modo que pueda cualificar a más candidatos en menos tiempo y competir mejor en la batalla por los mejores talentos.
Entender por qué los reclutadores y los responsables de contratación recurren a las entrevistas telefónicas
A pesar de los avances tecnológicos y de las secuelas de la pandemia -que probablemente han propiciado la prevalencia de las entrevistas a distancia-, las entrevistas telefónicas siguen siendo una de las principales opciones para los responsables de contratación.
Así pues, antes de entrar en los consejos para elaborar las preguntas de la entrevista telefónica, es importante explicar por qué son un componente crucial de cualquier estrategia de contratación de éxito.
Estas son las principales ventajas de utilizar entrevistas telefónicas para investigar a los candidatos:
1. Las entrevistas telefónicas pueden servir para evaluar las aptitudes de los entrevistados.
Para algunas ofertas de empleo, sobre todo en vacantes , que requieren llamadas telefónicas diarias, puede poner a prueba y registrar las habilidades del candidato para manejar conversaciones telefónicas.
Tales vacantes incluirían servicio al cliente, ventas, atención al cliente y servicio hotelero, entre otros servicios administrativos vacantes. Esto también significa que las preguntas de la entrevista telefónica se pueden personalizar para aprovechar al máximo el tiempo con los candidatos en la llamada telefónica.
2. Le permiten entrevistar a varios candidatos de una sola vez.
Las entrevistas telefónicas utilizan muy pocos recursos: un teléfono fijo o un smartphone, y la disponibilidad tanto del entrevistador como del entrevistado (en cualquier parte del mundo).
Compárelo con la organización de entrevistas en persona, que requieren múltiples recursos como salas de reuniones, ordenadores portátiles, documentos impresos, además de los gastos de desplazamiento al lugar de la entrevista.
En las entrevistas telefónicas, por lo general eres tú, como responsable de la contratación, quien se sienta en una mesa (o a veces se pasea de un lado a otro) y realiza varias llamadas a la vez.
3. No tiene que preocuparse por la ubicación.
Reservar salas de reuniones en la oficina, preparar el equipo y asegurarse de que los entrevistados lleguen al lugar adecuado y a tiempo puede ser un engorro.
Por eso, a menudo tiene más sentido realizar entrevistas telefónicas -con buenas preguntas de calificación- antes de convocarles a una entrevista física. Así sabrá que está dedicando su valioso tiempo a los candidatos adecuados.
4. Puedes escribir y consultar notas durante la entrevista sin que el candidato se sienta incómodo.
Una experiencia positiva del candidato es crucial para su decisión final de trabajar o no para usted (trataremos este tema en detalle más adelante).
Tomar notas a mitad de la entrevista podría hacer que el entrevistado se sintiera incómodo; por ello, es mejor tomar notas detalladas durante el proceso de la entrevista telefónica, cuando no pueden ver físicamente que está recopilando más información sobre ellos.
Por qué las preguntas de la entrevista telefónica son cruciales para el éxito
Ahora que ya hemos hablado de las ventajas de utilizar las entrevistas telefónicas para cualificar a los candidatos, pasemos a hablar de lo que significa para todo el proceso de entrevista elaborar las preguntas adecuadas para la entrevista telefónica.
Elaborar las preguntas adecuadas para la entrevista telefónica beneficiará al proceso de contratación, tanto externa como internamente, en los siguientes ámbitos:
1. Externamente: Experiencia del candidato
Como ya se ha mencionado, unas preguntas significativas en la entrevista telefónica pueden mejorar la experiencia general del candidato a medida que pasa por las distintas fases de la contratación.
En pocas palabras, la "experiencia del candidato" se refiere al proceso general de contratación, tal como lo percibe el candidato. Podría decirse que es uno de los principales factores que influyen en la decisión de un candidato de elegir su organización cuando está buscando trabajo. Entre los factores que contribuyen a que la experiencia del candidato sea positiva se incluyen el tiempo que dura el proceso de entrevista, lo moderno y actualizado que es el proceso, la forma en que la empresa decide tratar a los candidatos y las preguntas que se formulan en las entrevistas.
De hecho, según datos de LinkedIn, alrededor de 4 de cada 5 candidatos creen que su experiencia como candidato indica cuánto valora una empresa a sus empleados. Además, el 89 % de los talentos afirman que aceptarían antes una oferta de trabajo si fueran contactados en primer lugar por su reclutador.
Y aunque parte de la experiencia del candidato depende en gran medida de la política de su empresa o cliente, gran parte cuenta en realidad de cómo perfeccione usted su proceso. Y una forma de hacerlo es empezar con las preguntas de la entrevista telefónica, ya que las llamadas telefónicas suelen estar entre los primeros puntos de contacto entre usted y el candidato.
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2. Internamente: Facilita la vida en la contratación mediante el ahorro de tiempo.
Disponer de un conjunto de preguntas para entrevistas telefónicas de eficacia probada también le ayudará a ahorrar tiempo, algo imprescindible en el sector de la contratación moderna.
En las llamadas telefónicas debe utilizarse una lista racionalizada de preguntas de cualificación, como forma de gestionar varias ofertas de empleo a la vez. De hecho, los reclutadores y los responsables de contratación tienen que atender una media de entre 30 y 40 solicitudes de empleo a la vez.
Además, suelen ser necesarias bastantes entrevistas antes de tomar una decisión de contratación. Según la BBC, Google necesita una media de cuatro entrevistas para contratar a alguien.
Estos factores, que consumen mucho tiempo, hacen que sea increíblemente difícil para los reclutadores y los responsables de contratación lidiar con un flujo constante de ofertas de empleo solicitudes de empleo, sobre todo si el objetivo es suministrar a la empresa o a los clientes candidatos cualificados.
Precisamente por eso, desarrollar un proceso de formulación de preguntas que ofrezca la calidad deseada a los candidatos le ayudará a aumentar su rendimiento en menos tiempo. Y esto empieza por aprender a elaborar preguntas probadas para entrevistas telefónicas que evalúen la calidad, como veremos en la siguiente sección.
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6 consejos para crear preguntas de alta calidad en una entrevista telefónica
Para perfeccionar su proceso de entrevistas, tenga en cuenta los seis puntos siguientes a la hora de elaborar las preguntas de la entrevista telefónica, de modo que pueda utilizarlas la próxima vez que esté examinando candidatos:
1. Averigua qué quiere el candidato del trabajo.
Durante la entrevista telefónica, es probable que se entere de lo que el candidato espera de su oferta de empleo. Gran parte de estas expectativas pueden utilizarse en el proceso de selección, ya que algunas pueden coincidir plenamente con lo que ofrece la oportunidad de empleo, mientras que otras pueden ser demasiado altas o demasiado bajas para lo que se requiere.
Esta información es especialmente útil a la hora de confeccionar una lista de candidatos a los que convocar a una entrevista en persona o a una videollamada más adelante.
Así que, como buena práctica, ten en cuenta estos factores cuando averigües lo que el candidato quiere del trabajo, y compáralos con lo que la oportunidad laboral puede ofrecer realmente:
- Horas de trabajo - Considere las preguntas del candidato sobre las horas de trabajo especificadas en el puesto. ¿Están satisfechos con el horario que exige el puesto? ¿Qué opinan de la flexibilidad horaria cuando hay mucha carga de trabajo? ¿Necesitan compensación por horas extraordinarias?
- Oportunidades de crecimiento - Preste mucha atención a si el candidato quiere crecer rápidamente en la empresa o si busca algo más estable. Esto está directamente relacionado con las expectativas del puesto en cuestión.
Por ejemplo, si el puesto requiere a alguien que vaya a ascender a un puesto directivo, un candidato que busque ir a lo seguro probablemente no sea el más adecuado.
- Política de trabajo a distancia / Desplazamientos al trabajo - Este artículo de Forbes reportes indica que alrededor del 60% de los trabajadores prefieren un esquema de trabajo híbrido. Por lo tanto, es esencial tener en cuenta todo lo que el candidato diga sobre sus preferencias laborales o sus opciones de desplazamiento al trabajo.
¿Ofrece el puesto un sistema de trabajo a distancia o híbrido? ¿Cuál es la distancia entre el lugar de residencia del candidato y la oficina? ¿Necesitará más compensación cuando se desplace a la oficina?
Las preguntas relacionadas con estos factores podrían influir directamente en la decisión del candidato de aceptar una oferta en caso de recibirla. También serán cruciales en su decisión de seleccionarlos.
- Cultura y jerarquías - ¿Cómo maneja el candidato los procesos específicos de una empresa? ¿Puede enfrentarse a una gestión descendente o prefiere algo más lineal?
Los estilos de trabajo reflejan directamente la cultura de una empresa, y un signo revelador de si un candidato encajará bien en su puesto es el tipo de entorno de trabajo que prefiere.
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2. Asegúrese de comunicar los deseos y necesidades de organización.
Aunque las preferencias del candidato son importantes, un objetivo ineludible de cada entrevista telefónica es que el candidato comprenda los requisitos y exigencias de la vacante.
Y lo que es más importante, deben comprender las expectativas del puesto desde la perspectiva de organización. Si el puesto requiere un trabajador rutinario, o alguien que necesita encargarse de su propio crecimiento y progresión, entonces hay que comunicarlo desde el principio a través de las preguntas de la entrevista telefónica.
Considere también la visión de la empresa para los próximos años, en términos de dónde quiere estar, y cómo encajaría el candidato en esa visión si es seleccionado. Confirmar estas cosas desde el principio le ayudará a ahorrar tiempo más adelante en el proceso de contratación.
3. Elabore una imagen del candidato ideal para el puesto.
Este consejo debe tenerse en cuenta tan pronto como haya recibido un solicitudes de empleo de un cliente o de su ejecutivo para cubrir un puesto.
Lo mejor es construir un personaje de un candidato ideal para cada puesto, en términos de industria en la que trabaja actualmente, experiencia laboral, habilidades básicas y rasgos de personalidad. Aunque no debe utilizarse de forma rígida, un candidato ideal puede servir como criterio o breve punto de referencia para saber qué tipo de persona sería la más adecuada.
Una vez que tenga un personaje, será mucho más fácil desarrollar las preguntas de la entrevista telefónica para cada candidato, ya que ahora tendrá un ideal sobre el que trabajar.
Además, las personas candidatas ayudarán a ahorrar tiempo a los candidatos, gracias a un proceso de cualificación más rápido. Esto le beneficiará especialmente cuando tenga un candidato que puede no ser el adecuado para un puesto en este momento, pero le gustaría mantenerlo en su reserva de talento para futuras ofertas de trabajo.
4. Incluir preguntas basadas en objetivos.
Otra buena práctica a la hora de elaborar preguntas eficaces para las entrevistas telefónicas es vincularlas a los objetivos profesionales y vitales de los candidatos.
Pregúnteles cómo se ven en los próximos años y a qué se dedicarán entonces. Así podrá saber si una persona quiere tener su propia empresa en los próximos años o si, por ejemplo, quiere seguir aprendiendo en este campo.
Esta información le ayudará a elegir a la persona adecuada en función de cuánto debe invertir en el puesto, lo cual es esencial para puestos de alto nivel que requieren que los candidatos dirijan a otros.
5. Ahorre tiempo haciendo que el proceso sea lo más repetible posible.
Las entrevistas telefónicas no suelen durar más de 30 minutos, sobre todo si tiene que hacer docenas de llamadas al día.
Esto se centra en gran medida en tener a mano un conjunto fiable de preguntas de entrevista telefónica para cada trabajo. A menudo se puede conseguir una lista fiable de preguntas observando patrones a medida que se entrevista a más candidatos.
Si puede ver que los candidatos que responden a las preguntas de una determinada manera (probablemente en relación con su persona ideal para el puesto) tienden a pasar a la siguiente fase, centralice sus preguntas en torno a esas conclusiones.
Por ejemplo, si pregunta a los candidatos cómo resolverían un problema hipotético y descubre que la mayoría de los candidatos favorables respondieron "en equipo", esté atento a esas respuestas como referencia.
Otra forma de hacer que todo el proceso de contratación sea lo más repetible posible es agilizarlo con un sistema de seguimiento de candidatos (ATS).
Las entrevistas telefónicas pueden ser difíciles de controlar, sobre todo si tienes que hacer varias al día y actualizar el estado de cada candidato manualmente en hojas de cálculo. Con un ATS, sin embargo, puedes hacer un seguimiento de todo el proceso de contratación desde un panel de control personalizable, como este de Manatal:
El uso de este tipo de herramientas le ayudará a que todo el proceso sea repetible, de modo que pueda contacto más candidatos, realizar más entrevistas y mejorar su rendimiento general.
6. Haz preguntas relacionadas con su carácter.
Como último consejo de esta lista, hacer preguntas en la entrevista telefónica relacionadas con el carácter y la actitud de un candidato puede ayudar a determinar hasta qué punto encaja culturalmente.
Aunque este tipo de preguntas -como si entienden o no por qué la empresa quiere estar entre las 10 primeras del sector en un plazo de tres años- pueden dejarse para entrevistas posteriores, suele ser una buena idea plantearlas desde el principio. De este modo, obtendrá más información en el proceso de selección y podrá determinar quién tiene más probabilidades de comprometerse con el puesto.
Sin embargo, también puedes hacer preguntas relacionadas con la visión de la empresa y la cultura de trabajo desde su perspectiva, en caso de que consideres que no es bueno para la experiencia del candidato ser demasiado directo con las necesidades de la empresa.
Tenga en cuenta que el objetivo debe ser aprender todo lo que pueda sobre el candidato en cuanto a su personalidad y los rasgos que lo definen, para poder tomar la mejor decisión durante el proceso de selección.
MÁS RECURSOS: Plantillas de preguntas de entrevista específicas del sector (de uso gratuito)
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Próximos pasos para los responsables de contratación
Las entrevistas telefónicas son una de las formas más útiles de cualificar a los candidatos, ya que posiblemente sean los métodos de entrevista que menos tiempo y recursos consumen. Por lo tanto, saber cómo formular las preguntas adecuadas para una entrevista telefónica le ayudará a encontrar a los mejores talentos para cada oferta de empleo.
Ahora que dispone de una lista de consejos para elaborar sus preguntas, el siguiente paso es sacar el máximo partido de las herramientas disponibles para simplificar su proceso global de contratación. Combinado con el uso de las preguntas adecuadas para las entrevistas telefónicas, la contratación con un ATS te ayudará a abrir más oportunidades para encontrar más talento, y a gestionarlo de forma más eficaz que utilizando hojas de cálculo manuales.
El ATS de Manatal ofrece actualmente una prueba gratuita de 14 días, que incluye un panel de candidatos completo y personalizable, una base de datos de candidatos centralizada, recomendaciones de candidatos basadas en IA, creación automatizada de perfiles de candidatos y generación de informes.
También incluye una sencilla Lista de actividades en la que los reclutadores pueden consultar sus horarios, para que no vuelvan a perderse una entrevista o la actualización de un candidato:
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