Las 5 principales ventajas de integrar un ATS en sus sistemas HRIS

Se espera que la industria del software de RRHH casi duplique su valor en menos de 10 años, pasando de más de 17.000 millones de dólares en 2021 a 33.500 millones de dólares en 2030. Muchas de las herramientas digitales de esta categoría son los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y los sistemas de seguimiento de solicitantes (ATS).

Pero, ¿qué significa todo este crecimiento para los profesionales de RRHH? ¿Cómo afectará realmente a su forma de trabajar en los próximos 10 años?

Con miles de herramientas de RR.HH. y contratación disponibles en el mercado, el principal objetivo del personal de RR.HH. en el futuro será aprender a seleccionar y aprovechar estas herramientas de la mejor manera posible.

Una de las principales formas de sacar el máximo partido a estas herramientas es utilizar sistemas generales de RR.HH. junto con herramientas más especializadas cuando sea necesario. Y una de las prácticas más habituales es combinar un sistema de RRHH completo con tecnología de contratación dedicada, como un sistema de seguimiento de candidatos, o ATS, para garantizar que todos los procesos internos de RRHH (como las nóminas y los beneficios) están cubiertos, mientras que las funciones externas de RRHH importantes (como la contratación y el reclutamiento) siguen siendo competitivas.

Sin embargo, antes de decidir suscribirse tanto a un software ATS como a un sistema HRIS, es importante saber por qué los profesionales de RRHH hacen esto en primer lugar.

En este artículo, trataremos las cinco principales ventajas de integrar un ATS en sus sistemas de información de recursos humanos para que pueda adelantarse al crecimiento previsto de la tecnología de recursos humanos en la próxima década.

Para empezar, veamos qué significa realmente "integración de software" en el contexto del trabajo de RR.HH. y por qué debería importarle.

Qué significa realmente la integración del software de RRHH

La integración de software suele referirse a tener dos o más programas que funcionan juntos, sin tener que cambiar de una plataforma a otra. 

Normalmente, la integración implica unir bases de datos, funciones e interfaces en una plataforma sólida, sin perder las ventajas y características específicas de cada software. Esto significa que la integración de software solo puede considerarse un éxito si todas las funciones combinadas dan lugar a un resultado deseable, como el aumento de la productividad o el cumplimiento satisfactorio de los KPI de RRHH.

La integración es posible si el software que utilizas viene con algún tipo de capacidad de interconexión, esto viene más a menudo en forma de interfaz de programación de aplicaciones, o API. Por definición, las API son interfaces que ayudan a usuarios a utilizar dos o más programas al mismo tiempo sin tener que cambiar manualmente entre ellos.

Piénsalo como un conjunto de reglas comunes que deben seguir dos programas distintos. O como una segunda lengua de uso común que las herramientas utilizan para comunicarse entre sí, en lugar de su lengua materna, el código en el que fueron escritas originalmente.

Por ejemplo, si dispone de un sistema HRIS compatible con API que ya se encarga de los datos de sus empleados, las nóminas, las prestaciones y los cursos de formación, también puede integrar un ATS compatible con API para que se encargue de todo el trabajo de contratación. 

El sistema HRIS y el ATS utilizarán entonces una API para compartir datos entre sí, y ofrecer una experiencia sin fisuras que no requiera más tiempo ni esfuerzo para utilizar ambas herramientas al mismo tiempo.Sin una API, los sistemas ATS y HRIS tendrían conjuntos de datos separados. Esto requeriría la gestión de aún más hojas de cálculo, y no sería un uso eficiente de su tiempo. 

Esto es especialmente crucial en el campo de los RRHH y la contratación, ya que las funciones de RRHH requieren el almacenamiento de información importante sobre los empleados y datos financieros. En el caso de los equipos de contratación, también se trata de crear, almacenar y proteger grandes cantidades de datos sobre los solicitantes, la progresión de los candidatos y las estadísticas de éxito en la contratación.

Sin centralizar todo en una interfaz común, el personal de RRHH será propenso a los siguientes riesgos relacionados con la integración:

Los mayores riesgos de no integrar distintos programas informáticos de recursos humanos

Existen tres riesgos principales asociados a la falta de integración de las herramientas de RR.HH. y contratación:

1. Corre el riesgo de quedarse rezagado con respecto a la competencia.

La cantidad de competencia a la que se enfrenta regularmente un profesional de RRHH es más abrumadora de lo que la mayoría puede suponer.

Aunque uno pueda pensar que el personal de RRHH no compite con nadie más -en comparación con los reclutadores y los cazatalentos, que tienen que competir entre sí-, es, de hecho, todo lo contrario.

Como ya sabrá, el trabajo de RRHH abarca todo lo que hay bajo el sol. Desde asegurarse de que se satisfacen las necesidades de los empleados, pasando por garantizar su crecimiento profesional, hasta encontrar nuevos reclutas que se unan al equipo... existen diversos grados de competencia en cada una de estas funciones.

A nivel interno, cada profesional de RR.HH. debe asegurarse de crear valor continuamente en su función, porque el crecimiento de su carrera importa tanto como el crecimiento de los demás empleados. Si saben cómo sacar el máximo partido a las herramientas de RRHH, podrán ser más eficientes y producir más. 

Esto les hace automáticamente más valiosos y deseables en su empresa, así como en el mercado laboral. Piense, por ejemplo, que un empleado es capaz de hacer el trabajo de dos empleados de RRHH a la vez.

Externamente, es decir, en la contratación, los profesionales de RR.HH. que gestionan el talento y la contratación necesitan competir con los mejores reclutadores y cazatalentos para contratar con éxito a los mejores talentos que ayuden al crecimiento de su empresa. 

Y, sobre todo, teniendo en cuenta que casi 5 millones de organizaciones de todo el mundo utilizan software de reclutamiento a partir de 2022, es seguro decir que muchos reclutadores ya los están utilizando como clockwork.

Por lo tanto, si no hacen uso de las herramientas disponibles en el mercado, como los sistemas HRIS y el software ATS, los profesionales de RR.HH. corren el riesgo de estancarse en su función y salir perdiendo frente a otros profesionales que aplican un enfoque más moderno y orientado a la tecnología.

2. Se arriesga a posibles violaciones de la información y los datos. 

Lo cierto es que es más difícil hacer un seguimiento de los datos si se almacenan en varios lugares. Ya se trate de datos sobre servicios tecnológicos, información financiera o simplemente la dirección particular de los empleados, siempre es beneficioso tenerlos almacenados en un lugar seguro, en lugar de en silos de datos.

Cuantas más puertas se abren, más difícil es cerrarlas. Y con la protección de datos, a menudo es mejor no correr ese riesgo. 

3. Te arriesgas a poner en peligro tu salud como profesional de RRHH.

En el lado más humano de las cosas, el personal de RR.HH. está expuesto a situaciones estresantes a diario, como sentirse abrumado por tener que gestionar todas las funciones de RR.HH. de varios empleados a la vez.

No es de extrañar que el 90% del personal de RRHH haya informado de un aumento de los niveles de estrés en el último año, siendo el principal factor estresante la pandemia y sus efectos sobre los trabajadores y la contratación.

Esta es la razón por la que los sistemas HRIS, junto con un ATS de contratación compatible con API, deberían utilizarse para aliviar la carga de trabajo. Sin una forma centralizada de trabajar e integrar otras herramientas útiles, será muy difícil superar ese estrés, a menos que tu carga de trabajo disminuya, lo que es poco probable que ocurra en el mundo de los RRHH.

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Las 5 mejores ventajas de integrar un ATS en sus sistemas HRIS

Así que ahora que hemos cubierto lo que realmente significa la integración de software y los obstáculos de no integrar un ATS en sus sistemas HRIS, es el momento de pasar a los cinco mayores beneficios que recibirá de integrar con éxito los dos: 

1. La integración de los sistemas ATS y HRIS ahorra tiempo en general.

Muchos profesionales de RR.HH. trabajan más de 40 horas a la semana, según la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos. Aunque esas son las estadísticas, es probable que algunos profesionales de RRHH que comentan en foros digan que la carga de trabajo puede alcanzar las 50-60 horas semanales en periodos de gran afluencia. Al parecer, esto suele ocurrir cuando están contratando personal para múltiples vacantes mientras gestionan documentación para docenas de empleados simultáneamente.

Lo último que necesitan estos profesionales es un software que les quite más tiempo de su agenda. Aquí es donde la integración de software puede intervenir y reducir las horas de trabajo semanales.

Para ahorrar tiempo, los sistemas ATS y HRIS deberían ofrecerle la posibilidad de automatizar todo lo que pueda automatizarse. En el ámbito de los RRHH, esto implica herramientas de nómina automatizadas o rastreadores de permisos automatizados, por nombrar algunos.

La contratación es una de las partes más complicadas, ya que es una de las que más tiempo consume en el trabajo de RRHH. De hecho, LinkedIn cita que se tarda hasta 49 días en contratar a alguien con éxito.

Multiplique esta cifra por sólo cinco nuevos puestos y podrá dedicar varias horas al día sólo a la contratación, mientras que otras tareas de RR.HH. quedan relegadas a un segundo plano hasta que llegue el momento de apagar otro incendio.

Un ATS potente y fiable debe ser capaz de automatizar la publicación de ofertas de empleo en varias plataformas a la vez, recomendar candidatos de sitios web de empleo y de su reserva de talentos, y proporcionarle un sencillo panel de candidatos para eliminar la necesidad de hojas de cálculo para organizar el progreso de la contratación.

Y, lo que es más importante, el ATS debe ser capaz de enviar automáticamente todas las solicitudes a sus sistemas HRIS existentes, para garantizar que dispone de una base de datos común para toda la información. Cualquier configuración que no ofrezca esta funcionalidad probablemente no merezca la pena.

2. Mejora la calidad de los resultados.

En relación con la primera ventaja, el tiempo que se ahorra automatizando cosas que pueden -y deben- automatizarse contribuye directamente a la calidad del trabajo.

Por ejemplo, si un responsable de contratación puede ahorrarse cuatro horas (que de otro modo emplearía en publicar manualmente vacantes en múltiples plataformas y en seguir el estado de los solicitantes), podrá dedicar el tiempo restante a tareas más valiosas.

Desde desarrollar estrategias de contratación más eficaces hasta realizar más entrevistas para acelerar el proceso de contratación, las posibilidades son infinitas.

Con la integración de los sistemas ATS y HRIS, los profesionales de RR.HH. también pueden reducir la cantidad de tareas manuales y supervisar las listas de empleados o candidatos generadas automáticamente en lugar de rellenar todo manualmente.

Para ilustrar lo que esto significa, aquí tienes una captura de pantalla del panel de candidatos proceso de trabajo del ATS de Manatal, que muestra hasta qué punto puedes limitar tu participación en la gestión manual de proceso de trabajo :

Como puede ver, un ATS que merezca la pena debe simplificar los procesos para ahorrar tiempo y mejorar la calidad del trabajo. En este caso, el panel de candidatos de Manatal es una interfaz de arrastrar y soltar que elimina la necesidad de teclear los nombres de los candidatos cada vez que se elige uno.

Además, toda la información sobre solicitantes y candidatos se envía directamente al sistema principal de gestión de recursos humanos, lo que simplifica enormemente la gestión de datos sin tener que saltar de una plataforma a otra.

3. Ayuda a evitar la duplicación de información.

Otra de las tareas que más tiempo consumen en RRHH y contratación es la revisión de solicitudes y perfiles de candidatos duplicados. Internamente, esto también podría referirse al uso de múltiples hojas de cálculo que almacenan la misma información. Se sabe que esto suele crear confusión entre los empleados que trabajan con los datos en cuestión.

Con ambos sistemas integrados, la base de datos centralizada garantiza que no haya entradas duplicadas de ningún tipo. Por ejemplo, el ATS de Manatal, compatible con API, organiza automáticamente las solicitudes de empleo combinando todas las entradas duplicadas en un perfil de candidato por aspirante.

Esto significa que los responsables de contratación no tendrán que estar pendientes de las entradas dobles de ningún candidato, y podrán ver un perfil completo de un candidato junto con todos los puestos a los que se ha presentado bajo su organización.

Tenga en cuenta, sin embargo, que esta función sólo será útil con sistemas HRIS y ATS que dispongan de una API. Sin ella, las fuentes de información estarían separadas y, por tanto, serían más difíciles de mantener.

4. La integración facilita la elaboración de informes.

En relación con la ventaja 3 anterior, minimizar la posibilidad de duplicar información contribuye directamente a obtener datos más precisos, como el número de solicitudes únicas por oferta de empleo o el número de candidatos.

La integración permite así realizar proyecciones y consultas más realistas en reportes , ya que todos los datos proceden de la misma fuente. De este modo, reportes tiene un valor empresarial real y puede convertirse en una guía de actuación.

En este ejemplo de informe automatizado de Manatal, se pueden ver ratios claros de candidatos procedentes de cada canal:

Esto ayuda a los profesionales de RRHH a aplicar un enfoque de la contratación más basado en los datos, ya que les informa (a ellos y a los directivos de organización) de dónde deben invertir su tiempo, presupuesto y recursos.

5. Protege la información a efectos de cumplimiento de la normativa.

Uno de los propósitos clave de la integración basada en API de sistemas HRIS y un ATS es disponer de una base de datos centralizada. En cuanto a la información confidencial, como los datos personales de los empleados, los datos de los solicitantes o incluso los documentos internos importantes, suele ser mejor tenerlos todos protegidos en un único lugar.

Por ejemplo, la información sobre seguros de los empleados. Según el bufete de abogados Baker McKenzie, las violaciones de las normas de privacidad de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) pueden dar lugar a multas de hasta 50.000 dólares por violación.

Y aunque las leyes suelen penalizar las filtraciones que son intencionadas, es más prudente mantenerse en el lado seguro y evitar la posibilidad de entrar en litigios, ya que, para empezar, forma parte del trabajo de un profesional de RR.HH. mantener la integridad al tratar con los datos personales de los empleados.

La gestión de los datos personales puede no parecer tan importante en equipos pequeños, pero no por ello deja de ser una obligación profesional salvaguardar la información. Si tienes que gestionar la información privada y personal de 100 empleados a la vez, un ligero desplazamiento podría resultar más que problemático.

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Elija un ATS compatible con API

Dadas todas las ventajas de la integración de software que hemos tratado, es seguro decir que una integración satisfactoria no sería posible si las herramientas que utiliza no disponen de una API función .

Sin embargo, puede resultar difícil visualizar hasta qué punto los sistemas ATS y HRIS compatibles con API pueden transformar colectivamente su forma de trabajar como profesional de RRHH.

Si tiene curiosidad por saber cómo funciona la integración, Manatal ATS admite la integración API y actualmente está disponible para una prueba gratuita de 14 días.

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