8 consejos de eficacia probada sobre la gestión del tiempo en la contratación que debe seguir

Por término medio, los profesionales de la captación de talento dedican casi 1/3 de su semana laboral (unas 13 horas) a buscar candidatos para un solo puesto. [1] Sin embargo, la búsqueda de candidatos no es la única tarea de los seleccionadores. También tienen que seleccionar, entrevistar, contratar y hacer un seguimiento de los candidatos, así como comunicarse con los clientes y las partes interesadas. Con tantas tareas y responsabilidades, ¿cómo pueden gestionar su tiempo? Tienen que trabajar de forma más inteligente y utilizar su tiempo de forma más eficaz, priorizando sus tareas y centrándose en las que tienen más impacto. Sin embargo, priorizar no es suficiente. Aquí es donde entran en juego nuestros consejos de gestión del tiempo para reclutadores, que le ayudarán a hacer más cosas sin dejar de ser productivo.

8 consejos de gestión del tiempo para responsables de contratación

La gestión del tiempo es la capacidad de los seleccionadores de personal para planificar y controlar cómo emplean su tiempo en las distintas tareas relacionadas con la búsqueda, captación, evaluación y contratación de candidatos adecuados para su organización. Implica establecer prioridades, organizar la agenda, utilizar herramientas y técnicas para agilizar el flujo de trabajo y medir los resultados. En esta sección vamos a explorar algunos consejos que le ayudarán a conseguirlo.

1. Evaluar y priorizar tareas

Priorizar las tareas en función de su urgencia e importancia puede ahorrarle muchos quebraderos de cabeza, porque no todas las tareas son iguales. Algunas son más críticas y urgentes que otras. Por ejemplo, entrevistar a un candidato para un puesto vacante es más urgente e importante que actualizar tu perfil de LinkedIn.

Para priorizar tus tareas, puedes utilizar distintos métodos o marcos, como:

• La matriz de Eisenhower: Esta matriz divide las tareas en cuatro cuadrantes en función de su urgencia e importancia. Los cuadrantes son: hacer primero (urgente e importante), programar (importante pero no urgente), delegar (urgente pero no importante) y eliminar (ni urgente ni importante).
• El método ABCDE: Este método asigna una letra a cada tarea en función de su prioridad. Las letras son: A (debe hacerse), B (debería hacerse), C (agradable de hacer), D (delegar) y E (eliminar).
• El principio de Pareto: El principio afirma que el 80% de los resultados proceden del 20% de los esfuerzos. Por lo tanto, debes centrarte en el 20% de las tareas que más repercuten en tus objetivos.

2. Creación de un programa

Otro paso para una gestión eficaz del tiempo es crear un calendario que asigne franjas horarias específicas a las distintas actividades de contratación. Un horario puede ayudarte a gestionar tu tiempo de forma más eficaz, evitar el exceso de compromisos y cumplir los plazos.

Estas son algunas de las herramientas o técnicas que puede utilizar para crear un calendario eficaz:

• Calendarios: Los calendarios pueden utilizarse para planificar tus actividades diarias, semanales o mensuales. También puedes sincronizar tus calendarios con otras plataformas o dispositivos para no perder de vista tus citas y eventos.
• Aplicaciones: Las apps de gestión como Todoist o Clickup te permiten crear y gestionar tu agenda en tu smartphone o tableta. Algunas apps también tienen funciones como recordatorios, notificaciones, temporizadores o análisis.
• Bloqueo temporal: Puede utilizar el bloqueo del tiempo para dividir su jornada en bloques de tiempo dedicados a tareas o actividades específicas. Por ejemplo, puedes bloquear una hora para buscar candidatos, dos horas para entrevistarlos, una hora para comer, etc.

3. Delegación y externalización

Como reclutador, especialmente cuando se trata de un gran volumen de candidatos, es necesario identificar las tareas que se pueden delegar o subcontratar a otras personas u organizaciones. La delegación y la externalización pueden ayudarte a liberar tiempo, reducir tu carga de trabajo y centrarte en tus competencias básicas.

Algunas tareas repetitivas, de poco valor o ajenas a su experiencia pueden delegarse o subcontratarse, como:

• Tareas de introducción de datos, como actualización de perfiles de candidatos, currículos, o bases de datos.
• Comprobación de antecedentes, como formación, historial laboral, antecedentes penales o referencias.
• Comprobación de referencias, como ponerse en contacto con anteriores empleadores o colegas para obtener información sobre los candidatos.
• También se puede delegar la gestión de las redes sociales, como la creación de contenidos, la publicación de actualizaciones, la interacción con los seguidores o la supervisión de los análisis.

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4. Utilizar la tecnología y las herramientas

Otra estrategia será utilizar tecnología y herramientas que puedan ayudarle a ahorrar tiempo y automatizar algunas de sus tareas. Con la tecnología, puede mejorar su productividad, eficiencia y eficacia.

Algunas tecnologías y herramientas que pueden ayudarle a agilizar sus procesos, mejorar la calidad de sus contrataciones y reducir los errores humanos son:

• Sistema de seguimiento de candidatos (ATS): ATS es un software que le ayuda a gestionar todo el proceso de contratación, desde la búsqueda hasta la contratación. Puede ayudarle a publicar vacantes, recopilar currículos, seleccionar candidatos, programar entrevistas, enviar comentarios y generar reportes. Por ejemplo, puede utilizar un ATS basado en la nube como Manatal para automatizar la publicación de ofertas de empleo y la selección de candidatos, ponerse en contacto con un gran número de candidatos y mantenerlos informados, programar entrevistas y mucho más.

• ChatGPT: Este software puede ayudarte con la investigación y generar preguntas para entrevistas y descripciones de puestos de trabajo. Utiliza un amplio modelo lingüístico desarrollado por OpenAI. Por ejemplo, si necesita encontrar información sobre temas relacionados con su sector o función, como tendencias, mejores prácticas o competidores, sólo tiene que pedírselo a ChatGPT, que buscará en Internet por usted y le proporcionará fuentes relevantes y fiables. Además, el software puede ayudarte a generar preguntas de entrevista que pongan a prueba los conocimientos, habilidades o idoneidad de los candidatos para el puesto, las aptitudes o la experiencia que estás buscando. Aparte de esto, el software también es bueno para generar descripciones de puestos de trabajo que atraigan a candidatos cualificados e interesados. Aquí tienes un ejemplo de algunas preguntas de descripción de puestos de trabajo con ChatGPT.

• Software de programación de entrevistas: Se trata de aplicaciones informáticas que le ayudan a programar entrevistas con los candidatos sin la molestia de tener que intercambiar correos electrónicos o llamadas telefónicas. Pueden ayudarle a ahorrar tiempo, evitar conflictos y mejorar la experiencia del candidato. Puede utilizar software de programación de entrevistas como Calendly, Google Workspace o Doodle para crear sus propias franjas horarias de disponibilidad, compartirlas con los candidatos y permitirles reservar la hora que prefieran. También puede sincronizar su software de programación de entrevistas con su calendario, correo electrónico o ATS para mantener todo organizado.
• Creador de páginas de empleo: Se trata de una página función que te permite crear tu propia página de empleo personalizada que muestre tu marca como empleador y la identidad de tu empresa. Puede ayudarte a atraer más candidatos, aumentar tu visibilidad y mejorar tu reputación. Puedes utilizar el creador de páginas profesionales de Manatal para crear o vincular tu página profesional en cuestión de segundos. Lo bueno de Manatal es que no necesitas saber programar, puedes empezar a personalizarla con diferentes colores, imágenes y diseños según tus preferencias.
• CRM de contratación: Se trata de función , que le permite gestionar sus clientes, comunicaciones y proyectos de forma centralizada y organizada. Puede ayudarle a prospectar nuevos clientes, nutrir las relaciones existentes, realizar un seguimiento de las colocaciones y ingresos, y colaborar con su equipo. Puede utilizar el CRM de contratación de Manatal para crear y separar organizaciones (departamentos, clientes, etc.), gestionar clientes potenciales y oportunidades, enviar correos electrónicos y notas, y generar facturas y contratos.

5. Minimizar las distracciones

Las distracciones pueden interrumpir su flujo y hacerle perder el tiempo, lo que podría limitar su productividad. Aquí tienes algunos consejos que pueden ayudarte a minimizar las distracciones y aprovechar mejor tu tiempo:

• Revisar el correo electrónico a determinadas horas del día, establecer filtros o carpetas, darse de baja de boletines innecesarios o utilizar respuestas automáticas puede liberarle tiempo.
• Apagar el teléfono o ponerlo en modo silencio, utilizar el buzón de voz o el identificador de llamadas, o programar las llamadas con antelación.
• Puedes minimizar las distracciones de las redes sociales desconectándote de cuentas, apagando notificaciones, bloqueando o limitando el acceso a determinados sitios o aplicaciones, o utilizando temporizadores o rastreadores.
• Apagar o personalizar tu notificaciones, elegir de qué aplicaciones o plataformas quieres recibir notificaciones , o utilizar el modo no molestar.
• Utiliza auriculares o tapones para los oídos, pon música o ruido blanco, o trabaja en un lugar tranquilo.

6. Establecer objetivos realistas

Establecer objetivos realistas que estén en consonancia con su visión y su misión puede ayudarle a motivarse, seguir sus progresos y celebrar sus logros.

Para fijar objetivos realistas, puedes utilizar los criterios SMART, que son:

• Específicos: Sus objetivos deben ser claros y estar bien definidos. Por ejemplo, en lugar de decir: "Quiero contratar a más candidatos", puedes decir: "Quiero contratar a 10 candidatos cualificados para el puesto de Director de Ventas antes de que acabe el mes".
• Mensurable: Debe ser cuantificable y verificable. En lugar de decir: "Quiero mejorar mis habilidades de contratación", puedes decir: "Quiero aumentar mi tasa de contratación en un 20% en el próximo trimestre".
• Alcanzables: Los objetivos deben ser ambiciosos pero alcanzables. Evita decir: "Quiero contratar a 100 candidatos en una semana", y mejor di: "Contrataré a 20 candidatos en una semana".
• Relevantes: Tus objetivos deben ser relevantes para tu función y organización. En lugar de decir: "Quiero aprender a tocar la guitarra", deberías decir: "Voy a aprender a utilizar un nuevo ATS".
• Limitados en el tiempo: Utilice objetivos que tengan una fecha límite o un marco temporal. Por ejemplo, en lugar de decir "Quiero ampliar mi reserva de talentos", deberías decir "Quiero llegar a más candidatos y ampliar mi reserva de talentos para finales de mes".

7. Seguimiento y análisis del tiempo

El seguimiento y el análisis del tiempo pueden ayudarle a evaluar su rendimiento, identificar sus puntos fuertes y débiles y hacer los ajustes necesarios.

Para controlar y analizar tu tiempo, puedes utilizar diferentes métodos o herramientas, como:

• Hojas de horas: Son documentos que registran el tiempo dedicado a cada tarea o proyecto. Puedes utilizar las hojas de horas para controlar tu productividad, facturación o rentabilidad.
• Registros: Se trata de registros que documentan la hora de inicio y fin de cada actividad. Puede utilizar los registros para medir su eficiencia, precisión o calidad.
• reportes: Se trata de resúmenes o visualizaciones de sus datos de tiempo. Puedes utilizar reportes para comparar tu tiempo real con el planificado, identificar patrones o tendencias, o descubrir oportunidades de mejora.

8. Construir y mantener relaciones

Gestionar su tiempo de forma eficaz mientras cultiva las relaciones con candidatos y clientes puede ayudarle a mejorar su reputación, confianza y lealtad.

Para equilibrar tu tiempo entre la comunicación con candidatos y clientes, puedes utilizar distintos canales o plataformas, como:

• Correos electrónicos: Los correos electrónicos pueden utilizarse para enviar mensajes formales o profesionales, como ofertas de trabajo, contratos, comentarios, así como archivos adjuntos o documentos. También puedes utilizar plantillas de correo electrónico o firmas para ahorrar tiempo y mantener la coherencia.
• Llamadas telefónicas: Puedes utilizar las llamadas telefónicas para realizar comunicaciones personales o urgentes, como confirmar entrevistas, negociar ofertas o resolver problemas.
• Textos: Los mensajes de texto pueden utilizarse para enviar mensajes rápidos o informales, como recordatorios, actualizaciones o saludos.
• Redes sociales: Puedes utilizar las redes sociales para construir tu marca y tu red, así como para compartir contenidos, ideas u oportunidades.

Conclusión

La gestión del tiempo es una habilidad que se puede aprender y mejorar con la práctica. Cuando lo haga bien, conseguirá mejores resultados, reducirá el estrés y mejorará el equilibrio entre su vida laboral y personal. Poniendo en práctica estas estrategias, podrás:

• Ahorre tiempo y evite la procrastinación evaluando y priorizando sus tareas.
• Gestionar el tiempo y cumplir los plazos creando un calendario.
• Libere tiempo y céntrese en las competencias básicas delegando y externalizando tareas.
• Agilizar los procesos y mejorar la calidad de la contratación utilizando tecnología y herramientas.

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Citas

1. Pulso Linkedin