El tiempo es un bien preciado para todos los reclutadores. Un asombroso 67% de los encuestados afirma que se tarda entre 30 minutos y 2 horas en realizar una sola entrevista. El 56 % de las empresas cuenta con una persona dedicada en su equipo de contratación que se encarga de programar las entrevistas, por lo que está claro que la programación de entrevistas es una parte importante del proceso de contratación [1].
El uso de software de programación puede detectar automáticamente conflictos de horarios y sugerir fechas u horarios alternativos. Ofrecer opciones de programación flexibles, como entrevistas en vídeo o entrevistas a primera hora de la mañana o por la tarde, puede adaptarse a candidatos con horarios diferentes.
Profundicemos en estos retos y soluciones, proporcionándole consejos prácticos y perspectivas para optimizar su proceso de programación de entrevistas. Pongámonos manos a la obra.
Herramientas para programar entrevistas
Por lo tanto, necesita la herramienta adecuada para programar las entrevistas sin problemas. Profundicemos en algunas herramientas de programación de entrevistas y mejoremos el proceso de contratación en general.
Calendly
Esta plataforma te permite mostrar tu disponibilidad y deja que los candidatos elijan la hora que más les convenga, automatizando la confirmación y los recordatorios. Calendly se integra con otros programas de calendario como Google y Outlook. También es compatible con herramientas de videoconferencia como Zoom y Microsoft Teams.
Manatal
Puedes integrar Gmail o Outlook con Manatal para una comunicación más fluida con los candidatos en tu proceso de trabajo. Puedes crear una plantilla de correo electrónico utilizando plantillas listas para usar en Manatal. A continuación, puedes crear y gestionar acciones automatizadas personalizadas desencadenadas por eventos específicos en la plataforma. Establece una acción desencadenante de envío de un correo electrónico con tu enlace de Calendly cuando pases a un candidato a la fase de entrevista.
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Calendario de Google
Una herramienta de programación de entrevistas muy utilizada entre los reclutadores. Puedes crear eventos específicos para entrevistas, establecer recordatorios e invitar fácilmente a candidatos y responsables de contratación al evento. También permite a usuarios configurar entrevistas recurrentes y personalizar los recordatorios para adaptarlos a sus necesidades. Google Calendar es de uso gratuito con una cuenta de Google cuenta con funciones adecuadas para la mayoría de las personas usuarios. Las empresas que busquen funciones más avanzadas pueden consultar la siguiente tabla:
Cómo redactar un correo electrónico para programar una entrevista
Escribir un correo electrónico para concertar una entrevista marca la pauta de tu profesionalidad e interés por el candidato. Aquí tienes una guía paso a paso sobre cómo escribir un correo electrónico eficaz para concertar una entrevista:
- Asunto: El asunto debe ser conciso y expresar claramente el propósito del correo electrónico. Por ejemplo, "Solicitud de entrevista: [Su nombre] - [Cargo]".
- Saludo: Comienza el correo electrónico con un saludo profesional, preferiblemente dirigiéndote al destinatario por su nombre.
- Introducción: Preséntese brevemente y mencione el puesto al que opta o el motivo por el que solicita la entrevista.
- Disponibilidad: Proporcione una lista de posibles fechas y horas en las que está disponible para la entrevista. Indique claramente la zona horaria para evitar confusiones de horarios.
- Confirmación: Pide amablemente al destinatario que confirme la hora de la entrevista y facilítale la información de contacto por si necesita ponerse en contacto contigo para obtener más detalles.
- Agradecimiento: Exprese su gratitud por la oportunidad de la entrevista y agradezca al destinatario su tiempo y consideración.
Automatice su proceso de entrevistas programadas
Para automatizar la programación, reprogramación y recordatorios de entrevistas, los reclutadores pueden utilizar varias herramientas y plataformas que agilizan el proceso. Estas son algunas recomendaciones de aplicaciones de calendario y llamadas o videollamadas para entrevistadores:
- Utilice herramientas de programación como Calendly o Doodle para permitir a los candidatos seleccionar las franjas horarias de las entrevistas en función de la disponibilidad predeterminada, eliminando la comunicación de ida y vuelta para la programación.
- Configure recordatorios automáticos por correo electrónico para enviarlos a los candidatos antes de la entrevista, incluyendo detalles sobre la hora de la entrevista, el lugar (si procede) y cualquier material de preparación.
- Integrar las herramientas de calendario con las plataformas software de reclutamiento para garantizar una comunicación fluida y actualizaciones de los calendarios de entrevistas, reprogramaciones y disponibilidad de los candidatos.
- Utilice correos electrónicos o mensajes de seguimiento automatizados para agradecer a los candidatos su tiempo después de la entrevista y proporcionarles los siguientes pasos o comentarios.
Mediante la incorporación de estas aplicaciones de calendario y llamada/videollamada, así como la implantación de herramientas de automatización, los reclutadores pueden agilizar el proceso de programación de entrevistas, reducir las tareas manuales y garantizar un proceso de contratación más eficiente y eficaz.
Conclusión
En conclusión, la programación eficaz de las entrevistas es crucial para un proceso de contratación fluido y una experiencia positiva del candidato. Herramientas como Manatal y Calendly, junto con prácticas de comunicación eficaces, pueden ayudar en gran medida a lograr este objetivo. Al automatizar y agilizar el proceso de programación de entrevistas, los reclutadores pueden centrarse más en la selección del candidato adecuado para el puesto.
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Cita
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