Reclutamiento SaaS vs. Reclutamiento con Excel o Google Sheets: Pros y contras

La contratación es un proceso largo y difícil que exige el uso de recursos, paciencia y dedicación. Por término medio, un anuncio de empleo corporativo recibe 250 currículos.

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Además de revisar periódicamente un gran número de solicitudes, los responsables de contratación deben asegurarse de que ningún actividad ocupe demasiado tiempo y de que cada candidato tenga una experiencia positiva. Para que el reclutamiento siga avanzando, los responsables de contratación y los reclutadores deben emplear diversos métodos y tecnologías.

Por ello, los reclutadores utilizan métodos que facilitan el proceso y agilizan la contratación. En general, estos métodos pueden ser tradicionales y modernos.

Aunque el 81% de la C-Suite afirmó que "no habrían podido operar eficazmente durante la pandemia sin la tecnología de RRHH", un número sorprendente de profesionales de RRHH sigue confiando en métodos de contratación arcaicos. 

Esto puede deberse a que quieren evitar invertir en tecnología moderna y en la formación de los empleados. Por este motivo, muchos reclutadores podrían carecer de las habilidades y la confianza necesarias para utilizar el software de RRHH. 

La gente suele sentirse más cómoda con los métodos tradicionales o desconoce programas informáticos más asequibles e innovadores que ofrecen funciones eficaces.

Sin embargo, no utilizar herramientas modernas para la contratación podría perjudicar al negocio y hacer que el proceso de contratación fuera menos eficiente de lo que podría ser. 

Esto es todo lo que debe saber sobre ambos enfoques. 

Herramientas tradicionales de contratación

La mayoría de los departamentos de RRHH utilizaban Excel y Google Sheets para controlar sus datos y objetivos de contratación antes del crecimiento de la transformación digital. Debido a su facilidad de uso y accesibilidad, estas tecnologías se convirtieron en una parte esencial del proceso. 

De ahí que profesionales de diversos sectores hayan aprovechado estas herramientas durante más de 20 años para todo tipo de tareas, como crear una lista de clientes potenciales, planificar presupuestos, controlar los ingresos, etc. Aunque se trataba de programas innovadores hace unas décadas, la tecnología ha avanzado mucho desde entonces. 

A pesar de ello, muchas empresas y organizaciones siguen confiando en Excel y otros productos de Microsoft Office para llevar a cabo sus procesos de contratación. He aquí las ventajas y los inconvenientes de utilizarlos.

Excel o Google Sheets para la contratación

Los métodos tradicionales de seguimiento del proceso de contratación mediante hojas de cálculo de Excel o Google Sheets incluyen la creación de libros de trabajo o la descarga de plantillas de Internet. En ellas, los reclutadores pueden añadir los datos de los solicitantes, información sobre el estado de la solicitud, currículos, calendarios de entrevistas, resultados del proceso de selección, información sobre la incorporación, etc.

Sin embargo, aunque estas plataformas ofrecen muchas opciones de personalización, pueden resultar extremadamente complejas y tediosas de manejar en función de los requisitos y la cantidad de datos almacenados.

Ventajas de utilizar Excel en la contratación de personal

Estas son las principales ventajas de utilizar Excel en la contratación:

• Ampliamente disponible, asequible y "fácil de usar ": al ser tan versátiles, la mayoría de las empresas y departamentos utilizan Google Sheets o Excel de alguna forma o manera. Esto hace que la mayoría de los empleados puedan utilizar las funciones básicas de estas aplicaciones sin necesidad de formación.
• Almacenar fácilmente grandes cantidades de datos - Los reclutadores pueden utilizar Excel para almacenar y resumir datos. Sin embargo, eso no es escalable, ya que usuarios luchará por encontrar un solicitante de empleo o cliente específico, perdiéndose en miles de filas y hojas de cálculo. 
• Destaque los datos con el formato condicional: los reclutadores pueden aprovechar el formato condicional para destacar valores específicos. Esto resulta muy útil cuando discuten hojas de cálculo con sus supervisores y equipos, o cuando generan análisis y reportes...
• Altamente personalizable - Esta afirmación debe tomarse con cautela. Aunque en teoría todo es posible con Excel o Google Sheets, en la práctica, la personalización compleja está fuera del alcance del usuario medio de usuario e incluso puede requerir un desarrollador. Por último, aunque el resultado final podría cumplir los requisitos, es probable que las hojas muy complejas no sean tan funcionales como una dedicada a software de reclutamiento.

Desventajas del uso de Excel y Google Sheets en la contratación de personal

He aquí por qué estos programas no pueden seguir el ritmo de las nuevas tecnologías:

1. No existe un sistema de seguimiento de candidatos

Uno de los principales inconvenientes de Excel y Google Sheets es que no están diseñados específicamente para la contratación, lo que significa que no proporcionan a los reclutadores acceso a todas las herramientas relevantes en un solo lugar y de forma inmediata. Estos programas no incluyen el sistema de seguimiento de candidatos, imprescindible para una contratación rápida y basada en datos. 

Por lo general, los ATS permiten a los responsables y equipos de contratación aprovechar diversas funciones de búsqueda de candidatos que facilitan el acceso y la identificación del solicitante de empleo más compatible. Esto también significa que Excel y Google Sheets no utilizan inteligencia artificial y no pueden proporcionar datos significativos, consolidar información o buscar en bases de datos. 

2. Sin software de gestión de relaciones con los clientes 

La mayoría de las soluciones tecnológicas basadas en la nube vienen con software CRM, lo que permite a los reclutadores fomentar la comunicación continua con clientes y partes interesadas. Sin embargo, Excel y Google Sheets no disponen de ningún medio que permita la colaboración o los mensajes. 

cuenta Los directivos deben poder compartir información limitada con su equipo y con terceros, y deben utilizar canales externos para comunicarse. Esto no es algo que permitan Excel y Google Sheets, lo que deja a tu equipo en desventaja. 

3. No currículum Parser

Aunque es posible añadir enlaces a los candidatos currículos a Google Sheets y Excel, es imposible analizarlos y utilizar la información para identificar a los candidatos más compatibles. matches Hoy en día, la tecnología de RRHH suele incluir un analizador de currículum , una herramienta que evalúa los datos de los solicitantes de empleo y los relaciona con las funciones y los puestos relevantes. 

4. No reportes y Analytics

Excel y Google Sheets pueden permitir el uso de fórmulas y resúmenes de datos, pero las herramientas modernas se basan en los datos, son más precisas y pueden manejar trozos de datos más voluminosos. Recruitment SaaS incluye reportes y análisis, esenciales para comprender en profundidad los esfuerzos de contratación e identificar las mejores mejoras. 

5. No existe un cuadro de mandos centralizado

Para que el proceso de contratación sea fluido, es necesario disponer de un sitio web fácil de usar ( proceso de trabajo ) que facilite la búsqueda de los perfiles de los solicitantes de empleo, los datos pertinentes y el seguimiento del progreso. Sin embargo, ni Excel ni Google Sheets disponen de un panel de control centralizado y personalizable, donde los reclutadores puedan encontrar lo que necesitan con unos pocos clics. 

6. Sin herramientas de colaboración en equipo

Lo más cerca que Excel y Google Sheets están de las herramientas de colaboración son los comentarios y el acceso compartido a los archivos con los miembros del equipo. Sin embargo, estas funciones son necesarias para un buen trabajo en equipo y una comunicación eficaz. 

Como resultado, Google Sheets y Excel carecen de funciones que permitan a los responsables de contratación y a terceros interactuar directamente en el cuadro de mandos y decidir sobre el proceso de selección y los ajustes de estrategia. 

7. Personalización limitada

Excel y Google Sheets apenas disponen de mecanismos que permitan una personalización sencilla relacionada con la contratación. Como resultado, los reclutadores tienen menos libertad para decidir a quién permiten ver datos específicos, como la información salarial o currículos. 

8. No integración de redes sociales y bolsas de trabajo

Las herramientas modernas para el proceso de contratación, como el SaaS de contratación, permiten a los profesionales de RRHH conectar el panel de control del software con varias bolsas de trabajo y redes sociales. Excel y Google Sheets no tienen esa posibilidad, y los reclutadores y responsables de contratación solo pueden utilizarlos para añadir datos.

Teniendo en cuenta que el 71% de los responsables de selección de personal afirman que las redes sociales son eficaces para reducir el tiempo necesario para cubrir puestos asalariados no directivos, esta integración supone una ventaja sustancial para la selección de personal. 

9. No hay página de empleo

Cuando una empresa mantiene activamente su marca de empleador, es más probable que el 75% de los demandantes de empleo soliciten un puesto. Lamentablemente, Excel y Google Sheets no ofrecen una página de empleo ni otras herramientas relevantes que permitan a los profesionales de RRHH destacar la marca, la cultura o los beneficios de la empresa. 

10. Sin atención al cliente

Excel y Google Sheets no disponen de un servicio interactivo de atención al cliente ni de asistencia por chat en directo. Debes recurrir al soporte de Microsoft para cualquier pregunta o problema que tengas, y recibir una respuesta suele tardar tres días. 

No disponer de estas diez características suele tener como consecuencia:

• Procesos largos - Las empresas que tienen más de diez empleados probablemente tienen varias vacantes disponibles simultáneamente. Por lo tanto, rastrear y evaluar datos de varias fuentes podría resultar en un proceso largo y una pérdida de tiempo. Excel y Google Sheets requieren cambiar entre varias hojas, pestañas y correos electrónicos para encontrar al solicitante de empleo o la información correcta, lo que impide realizar actividades de gran valor. 
• Inexactitudes - Casi nueve de cada diez hojas de cálculo contienen errores. Aunque tu empresa haga todo lo posible por reducir al mínimo estos errores, el más pequeño puede afectar a tu negocio. 
• Pérdida de candidatos en el proceso - Es difícil hacer un seguimiento de los candidatos en Excel y Google Sheets debido al número de hojas de cálculo abiertas y a la dispersión de datos en varias fuentes. Por ello, podrías olvidarte de un candidato, perder el estado de su solicitud y hacer que renuncie durante el proceso. 
• Disminución de la calidad de la experiencia del candidato - La incapacidad de realizar un seguimiento preciso del progreso de los solicitantes de empleo a través del embudo podría dar lugar a una comunicación irregular y a procesos lentos. Eso podría minimizar la calidad de la experiencia del candidato , y cuatro de cada cinco candidatos utilizan este aspecto para indicar cuánto valora una empresa a su gente. 
• Repetición de las mismas tareas - Los responsables de la contratación que dependen del correo electrónico y las hojas de cálculo para contratar pasan mucho tiempo copiando y pegando los mismos datos. 
• Imposibilidad de promocionar las vacantes disponibles: los profesionales de RR.HH. aún pueden publicar ofertas de trabajo en portales de empleo y redes sociales. Pero tendrán que iniciar sesión en sitios web y canales todos los días y revisar cada solicitud de empleo porque Excel y Google Sheets no tienen esta integración. 
• Cuestiones de cumplimiento : las herramientas modernas, como el SaaS de contratación, ayudan a los clientes a cumplir la normativa, pero Excel y Google Sheets no ofrecen esta ventaja. 
• Incapacidad para impulsar la eficacia de los KPI - Debido a que no disponen de ATS, reportes, análisis, panel de control holístico y herramientas de colaboración, Google Sheets y Excel no consiguen impulsar la eficacia de los KPI. 

Herramientas modernas de contratación

Las herramientas modernas de contratación cambian las reglas del juego porque se basan en datos, son eficientes y multifuncionales. La tecnología de RRHH es el aliado esencial de los recursos humanos del siglo XXI, ya que ayuda a establecer procesos más precisos y ágiles. 

El ochenta por ciento de los reclutadores consideraron que la incorporación de la tecnología de RRHH a sus operaciones tuvo un impacto positivo en la satisfacción de los empleados. No es de extrañar que el sector del software de gestión del talento experimente una tasa compuesta de crecimiento anualizado (TCAC) del 13,5% de aquí a 2025.

Los líderes empresariales y los profesionales de RRHH adoptan cada vez más la tecnología porque agiliza sus actividades, ofrece múltiples funciones en un panel centralizado y aprovecha el poder de la inteligencia artificial. Uno de los mejores ejemplos es el SaaS de contratación, un software basado en la nube que tendrá un valor de 60 360 millones USD en 2023. 

Ventajas de utilizar software SaaS en la contratación de personal

El SaaS de contratación es un sistema basado en la nube de software como servicio. En esta solución bajo demanda, todos los datos, funciones y características están en la nube, almacenados de forma segura y accesibles para los clientes. 

Por lo tanto, usuarios accede a él iniciando sesión en su sitio web cuentas, ya que este software está disponible en cualquier momento y lugar a través de una conexión a Internet. Su panel de control es multifuncional y permite múltiples funciones que no están disponibles en los sistemas locales.

Estas son las ventajas de un SaaS de contratación:

1. Facilidad de uso

Recruitment SaaS tiene una interfaz fluida por la que es fácil navegar y encontrar todas las funciones disponibles en un solo lugar. Los profesionales de RRHH pueden utilizar este software desde el momento en que se inicia la suscripción, y no tienen que preocuparse por las actualizaciones y el mantenimiento, ya que esto es responsabilidad de proveedores.

2. Rentable

Aunque muchos directivos de empresas creen que la tecnología innovadora es cara, la contratación SaaS es rentable, no requiere una infraestructura informática y permite a los clientes suscribirse únicamente a las funciones relevantes para su negocio.

3. Escalable

Los clientes pagan sólo por las funciones que necesitan, por lo que pueden modificar su contrato de suscripción y añadir más posibilidades a medida que crece su negocio. 

4. No requiere formación previa

Gracias a su facilidad de uso, los líderes empresariales, los equipos de RR.HH. y los responsables de contratación no necesitan conocimientos o habilidades específicas para utilizar el SaaS de contratación. Por lo tanto, no es necesario invertir en formación.

5. Integración fluida con otras herramientas

Los clientes no tienen que preocuparse por su infraestructura tecnológica existente porque el SaaS de contratación puede integrarse fácilmente con otras herramientas, como ATS.

6. Fácil de aplicar

Los responsables de las empresas no necesitan asistencia técnica para implantar el SaaS de contratación, y también pueden estar tranquilos porque pueden importar los datos existentes rápidamente. 

7. Compatible con móviles

La conexión a Internet es el único requisito para utilizar el SaaS de contratación. Por lo tanto, los clientes pueden navegar por el panel de control desde sus teléfonos, ordenadores y portátiles sin ningún problema. 

8. Incluye ATS

Recruitment SaaS incluye ATS, lo que permite a usuarios aprovechar diversas funciones que facilitan la búsqueda de los mejores match. ATS proporciona un perfil holístico del solicitante de empleo fácil de usar proceso de trabajo, formato currículum y herramientas de búsqueda. 

9. Incluye CRM

La gestión de las relaciones con los clientes es un sistema que ayuda a las empresas y agencias de contratación a fomentar la comunicación continua con clientes, partes interesadas y terceros. Con esta herramienta pueden acelerar el proceso de contratación y preseleccionar candidatos de forma eficaz.

10. Incluye funciones de búsqueda de candidatos

Recruitment SaaS incluye herramientas de búsqueda de candidatos que permiten a los reclutadores compartir sus ofertas de empleo en varios portales de empleo y canales de redes sociales. Además, pueden analizar la información pública de los candidatos y añadirla a sus perfiles.

11. reportes & Analytics

Recopilar y evaluar datos es esencial para un proceso de contratación preciso y rápido. Recruitment SaaS da acceso a los candidatos a reportes, a la personalización de los cuadros de mando y a los análisis del rendimiento y de los puestos de trabajo, lo que permite a los responsables de contratación identificar soluciones prácticas.

12. Herramientas de colaboración

Recruitment SaaS ofrece varias funciones, como correos integrados y chat de equipo, que ayudan a los equipos a fomentar la comunicación continua y a colaborar con terceros. 

13. Recomendaciones intuitivas

Las recomendaciones de la IA permiten a los responsables de contratación encontrar a los candidatos más compatibles escaneando las descripciones de los puestos y comparando los requisitos básicos con los solicitantes de empleo cualificados. 

14. Gestión del tiempo

Gracias a las funciones de gestión del tiempo, el SaaS de contratación usuarios puede aumentar la eficiencia, planificar sus tareas diarias y mejorar la priorización con listas de tareas pendientes.

15. Página profesional

El SaaS de contratación suele incluir un portal de empleo función, que permite a los equipos de RRHH potenciar la marca del empleador y llegar a los talentos que encajan mejor en su cultura.

16. Atención al cliente

Por último, el SaaS de contratación proporciona asistencia interactiva a todos los usuarios y garantiza que puedan importar datos de cualquier tipo de archivo o compartir documentos de su software de contratación anterior. 

Desventajas del uso de software SaaS en la contratación de personal

A pesar de sus múltiples ventajas, el SaaS de contratación también presenta algunas deficiencias:

• Los proveedores tienen un mayor nivel de control: el SaaS de contratación es un software bajo demanda, por lo que usuarios debe utilizar la última versión de la aplicación y no puede retrasar las actualizaciones y los cambios de las funciones.
• usuarios Requiere una conexión a Internet - usuarios sólo puede utilizar el SaaS de contratación cuando está en línea.

Conclusión

Aunque muchos líderes empresariales y profesionales de RRHH siguen creyendo que Excel y Google Sheets son las herramientas más eficientes y rentables para la contratación, estos programas se están quedando obsoletos y carecen de múltiples funciones. Su uso puede dar lugar a imprecisiones, una reserva de talento limitada, un largo plazo de contratación y la falta de éxito empresarial.

Por otro lado, las soluciones basadas en la nube, como el SaaS de contratación de Manatal, son seguras, cumplen la normativa, son multifuncionales, se basan en los datos y son económicas. Es una solución estelar si quieres dejar atrás los métodos tradicionales, acelerar el proceso de contratación con un software actualizado y aumentar la eficiencia.

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