Cómo establecer indicadores clave de contratación

¿Cómo sabe si sus esfuerzos de contratación son eficaces y eficientes? ¿Cómo mide el rendimiento de su equipo y su estrategia de contratación? Las agencias de contratación experimentadas utilizan KPI de contratación por esta misma razón.

Los KPI de contratación o indicadores clave de rendimiento le ayudan a evaluar el éxito de su proceso y actividades de contratación. Se basan en datos y métricas que reflejan sus metas y objetivos de contratación. Mediante el seguimiento y el análisis de los KPI de contratación, puede obtener información sobre los puntos fuertes y débiles de su proceso de contratación, identificar áreas de mejora y optimizar sus resultados de contratación.

En este artículo, explicaremos qué son los KPI de contratación, en qué se diferencian de las métricas de contratación, qué factores influyen en ellos, cómo configurarlos y cuáles son algunos de los más importantes para realizar un seguimiento.

Indicadores clave de rendimiento y métricas de contratación

Antes de adentrarnos en los detalles de la creación de KPI de contratación, aclaremos la diferencia entre KPI de contratación y métricas. Aunque estos términos se utilizan a menudo indistintamente, no son exactamente lo mismo.

Métricas de contratación: Son medidas cuantitativas que proporcionan información sobre diversos aspectos de su proceso de contratación, como el tiempo de contratación, el coste por contratación, la fuente de contratación, etc. Las métricas de contratación son útiles para rastrear tendencias y patrones en sus datos de contratación, pero no indican necesariamente si está logrando los resultados deseados.

KPI de contratación: Por otro lado, los KPI de contratación son métricas específicas que están alineadas con sus metas y objetivos de contratación. Se utilizan para evaluar la eficacia y eficiencia del proceso y las actividades de contratación, y para determinar si se están cumpliendo los objetivos o no. Los KPI de contratación suelen expresarse como porcentajes o ratios que comparan el rendimiento real con el rendimiento esperado.

Supongamos que desea mejorar la calidad de sus contrataciones, que es uno de sus principales objetivos de contratación. Una de las métricas que puede utilizar para medir este aspecto es la tasa de abandono en el primer año, que es el porcentaje de nuevos contratados que abandonan la empresa en el primer año de empleo. Sin embargo, esta métrica por sí sola no le dice si está contratando candidatos de calidad o no.

Debe compararlo con un punto de referencia o un objetivo que refleje el nivel de calidad deseado. Por ejemplo, si la tasa media de abandono en el primer año es del 15% y usted se fija un objetivo del 10% o inferior en organización, este parámetro se convierte en un KPI que muestra hasta qué punto está logrando su objetivo de mejorar la calidad de las contrataciones.

Para ilustrar mejor la diferencia entre los KPI y las métricas de contratación, veamos el cuadro comparativo que figura a continuación.

Factores KPI de contratación

• El tamaño y el tipo de su organización: Dependiendo de si es una pequeña empresa, una gran corporación o una organización sin ánimo de lucro organización, puede tener diferentes necesidades y retos de contratación. Por ejemplo, una pequeña empresa puede dar prioridad a la rapidez de contratación y a la rentabilidad frente al volumen de contratación y la diversidad, mientras que una gran empresa puede tener la preferencia contraria. Del mismo modo, una organización sin ánimo de lucro organización puede tener criterios diferentes para definir la calidad de la contratación que una organización con ánimo de lucro organización.
• El sector y las condiciones del mercado: Dependiendo del sector y de las condiciones del mercado en el que opere, puede enfrentarse a diferentes niveles de competencia y demanda de talento. Por ejemplo, si se encuentra en un sector de alto crecimiento con escasez de trabajadores cualificados, es posible que deba centrarse más en atraer y retener a los mejores talentos que en reducir los costes de contratación. Por el contrario, si se encuentra en un sector de bajo crecimiento con un excedente de candidatos cualificados, es posible que deba centrarse más en optimizar su proceso de contratación y reducir la rotación que en aumentar el volumen de contratación.
• La etapa y el alcance de su proceso de contratación: Dependiendo de la etapa y el alcance de su proceso de contratación, es posible que necesite realizar un seguimiento de los diferentes aspectos y resultados de sus actividades de contratación. Si se encuentra en la fase de contratación, puede que necesite realizar un seguimiento de métricas como el número de candidatos por vacante, la fuente de contratación, la eficacia del canal de contratación, etc.
• Si se encuentra en la fase de selección, puede que necesite realizar un seguimiento de métricas como el número de candidatos cualificados por vacante, el ratio de selección, el tiempo de selección, etc. Y si se encuentra en la fase de contratación, puede que necesite realizar un seguimiento de métricas como la tasa de aceptación de ofertas, los motivos de rechazo de ofertas, el tiempo hasta la contratación, etc.

Establecimiento de los KPI de contratación: Lo que debe saber

Establecer los indicadores clave de rendimiento de la contratación puede ser una tarea difícil, sobre todo si no está familiarizado con la contratación basada en datos. Estas son algunas de las preguntas y respuestas más frecuentes que pueden ayudarle a empezar:

¿Cómo elijo los KPI de contratación adecuados para mi organización?

El primer paso es definir sus metas y objetivos de contratación y alinearlos con su estrategia y visión organizativas. A continuación, debe identificar las métricas que son relevantes y significativas para medir su progreso y rendimiento hacia esas metas y objetivos. Por último, hay que seleccionar los parámetros más importantes y de mayor impacto para el éxito de la contratación, y convertirlos en indicadores clave de rendimiento (KPI) estableciendo objetivos o puntos de referencia para la comparación.

¿Cuántos KPI de contratación debería tener?

No hay una respuesta definitiva a esta pregunta, ya que depende de sus necesidades y prioridades específicas de contratación. Sin embargo, una regla general es tener un número equilibrado y manejable de KPI que cubran los aspectos y etapas clave de su proceso de contratación. Demasiados pocos KPI pueden no darle una imagen completa de su rendimiento de contratación, mientras que demasiados KPI pueden abrumarle con datos y distraerle de las cuestiones más importantes. Una buena práctica consiste en tener entre 5 y 10 KPI que estén en consonancia con sus metas y objetivos de contratación, y que sean fáciles de seguir y comunicar.

¿Cómo mido y calculo mis KPI de contratación?

El siguiente paso es recopilar y analizar los datos que necesita para medir y calcular sus KPI de contratación. Puede utilizar diversas fuentes y métodos para recopilar los datos, como encuestas, entrevistas, pruebas, evaluaciones, formularios de opinión, etc. También puede utilizar diversas herramientas y programas informáticos para procesar y organizar los datos, como hojas de cálculo, bases de datos, cuadros de mando, etc. Para calcular sus KPI de contratación, debe aplicar las fórmulas o ecuaciones adecuadas que correspondan a cada KPI.

¿Cómo controlo e informo de mis indicadores clave de contratación?

El último paso consiste en supervisar y comunicar periódicamente los indicadores clave de la contratación y utilizarlos para evaluar y mejorar el proceso y las actividades de contratación. Puede utilizar varios formatos y canales para presentar y compartir sus KPI de contratación, como reportes, cuadros, gráficos, tablas, etc.

También puede utilizar diversas plataformas y medios para comunicar y distribuir sus KPI de contratación, como correos electrónicos, boletines, reuniones, presentaciones, etc. La clave está en asegurarse de que sus KPI de contratación sean claros, precisos, pertinentes, oportunos y procesables.

Indicadores clave de rendimiento que debe tener y cómo medirlos

Ahora que ya sabe cómo configurar sus KPI de contratación, veamos algunos de los más importantes que debería tener y cómo medirlos.

• Tiempo de contratación: Se trata de uno de los KPI de contratación más comunes y esenciales que mide el número medio de días que se tarda en cubrir una vacante desde el momento en que un candidato presenta su solicitud o se le busca hasta que acepta la oferta. Refleja la eficiencia y la rapidez de su proceso de contratación, así como la competitividad y el atractivo de su marca de empleador.
  Para medirlo, debe restar la fecha de solicitud o contratación de la fecha de aceptación de la oferta para cada candidato y, a continuación, sacar la media de todas las diferencias.
• Coste por contratación: Este es otro KPI de contratación común y esencial que mide la cantidad media de dinero que cuesta contratar a un nuevo empleado. Incluye tanto los costes internos (como salarios, prestaciones, gastos generales, etc.) como los externos (como honorarios de publicidad, honorarios de agencias, gastos de viaje, etc.). Refleja la eficacia y la presupuestación de su proceso de contratación, así como el retorno de la inversión (ROI) de sus esfuerzos de contratación.
  Para medir este KPI de contratación, debe sumar todos los costes asociados a la contratación de un nuevo empleado y, a continuación, dividirlos por el número de contrataciones en un periodo determinado.
• Calidad de la contratación: Este es uno de los KPI de contratación más difíciles, pero también uno de los más importantes, que mide el valor o la contribución que un nuevo empleado aporta a organización. Se puede evaluar mediante diversos indicadores, como las calificaciones de rendimiento, los niveles de productividad, las puntuaciones de compromiso, las tasas de retención, etc. Refleja el impacto y el resultado de su proceso de contratación, así como la alineación y el ajuste de su estrategia de adquisición de talentos con los objetivos y la cultura de su organización.
  Para medir la calidad de la contratación, debe definir los criterios y las métricas que representan la calidad para su organización, y luego recopilar y analizar los datos que corresponden a esos criterios y métricas.
• Tasa de aceptación de ofertas: Se trata de un KPI de contratación que mide el porcentaje de candidatos que aceptan su oferta de trabajo de los que la reciben. Refleja el atractivo y la competitividad de su marca de empleador, así como la eficacia de sus habilidades de negociación y comunicación de ofertas.
  Para medirlo, debe dividir el número de candidatos que aceptan su oferta por el número de candidatos que la reciben y, a continuación, multiplicarlo por 100 para obtener el porcentaje.
• Diversidad de contratación: Este KPI de contratación mide la representación e inclusión de diferentes grupos de personas en su plantilla, como el género, la raza, la etnia, la edad, la discapacidad, etc. Refleja la diversidad y equidad de su proceso de contratación, así como la responsabilidad social y la reputación de su organización.
  Para medir la diversidad de su contratación, necesita recopilar y analizar los datos demográficos de sus candidatos y contratados, y luego calcular el porcentaje o ratio de cada grupo en relación con el número total o la población.
• Satisfacción del candidato: Se trata de un KPI de contratación que indica el nivel de satisfacción y compromiso de los candidatos durante el proceso de contratación. Refleja la calidad y la profesionalidad de la experiencia del candidato, así como la lealtad y la defensa de su marca de empleador.
  Para medirlo, debe solicitar y analizar los comentarios y las valoraciones de los candidatos en los distintos puntos de contacto del proceso de contratación, como la solicitud, la selección, la entrevista, la oferta, etc.

Conclusión

Los KPI de contratación son esenciales para medir y mejorar su proceso de contratación y su rendimiento. Le ayudan a alinear sus metas y objetivos de contratación con su estrategia y visión organizativas, evaluar su eficacia y eficiencia de contratación, identificar áreas de mejora y optimizar sus resultados de contratación. Sin embargo, establecer y hacer un seguimiento de los KPI de contratación puede ser una tarea desalentadora si no se cuenta con las herramientas y el software adecuados.

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