Consejos para organizar con éxito un acto de contratación

Organizar un evento de contratación no es tarea fácil y las principales razones del fracaso de los eventos de contratación pueden ser el resultado de muchos factores. Pueden estar relacionados con la dotación de personal, la falta de estructura en los planes de gestión de eventos o, a veces, simplemente con el momento oportuno. Para ayudarle a obtener mejores resultados en su próximo evento de reclutamiento, hemos repasado consejos sólidos y pasos sencillos que puede seguir. Vayamos al grano.

¿Qué es un acto de contratación?

En primer lugar, empecemos por entender qué es un acto de contratación. Esencialmente, un evento de contratación es un tipo de acto que tiene como objetivo atraer e implicar a posibles candidatos a un puesto de trabajo en una empresa. Un evento de contratación le ofrece un canal para mostrar su cultura, sus valores y sus oportunidades. Al mismo tiempo, podrá evaluar las aptitudes, la adecuación y los intereses de los candidatos y ampliar su talento durante el proceso. Un evento de reclutamiento puede ser único o recurrente, dependiendo de sus necesidades y objetivos de contratación.

Organizar un acto de contratación

1. Defina sus objetivos y su público objetivo: Antes de empezar a planificar su captación. Establezca una idea clara de lo que quiere conseguir y a quién quiere llegar. Hágase preguntas como. "¿Quiere cubrir una vacante concreta, crear una base de talento proceso de trabajo, o aumentar la notoriedad de su marca como empleador? ¿Quiénes son tus candidatos ideales en términos de competencias, experiencia, cualificaciones y adecuación?".

2. Elija el tipo y el formato de su acto: En función de sus objetivos y su público objetivo, debe decidir qué tipo de evento de captación desea organizar y cómo desea llevarlo a cabo. Por ejemplo, ¿quiere organizar un acto físico o virtual, o un híbrido de ambos? ¿Quiere una comunicación unidireccional o bidireccional, o una mezcla de ambas? ¿Quiere tener un tono formal o informal, o un equilibrio de ambos?

3. Planifique la logística y el presupuesto de su acto: Una vez que haya decidido el tipo y el formato de su evento, planifique los aspectos prácticos del mismo, como la fecha, la hora, la duración, el lugar, la plataforma, el orden del día, los ponentes, los moderadores, los facilitadores, los patrocinadores, los socios, etc. En este paso, calcule también los costes e ingresos de su acto, como el lugar de celebración, el equipamiento, el catering, el marketing, la inscripción, los viajes, etc.

4. Promocione y comercialice su evento: Para atraer e inscribir a tus candidatos objetivo en tu evento, es una buena idea promocionarlo a través de varios canales como tu sitio web, redes sociales, correo electrónico, SMS, referencias, bolsas de trabajo, portales de empleo, etc. Es importante utilizar mensajes convincentes y coherentes. No olvide destacar la propuesta de valor, los beneficios y las expectativas de su evento. Además, supervise y mida la eficacia de sus estrategias de marketing y ajústelas según sea necesario.

5. Prepare y celebre su acto: Para garantizar una impresión positiva y profesional de su acto, prepárelo y preséntelo con cuidado y atención. Confirme y comuníquese con todas las partes implicadas en su acto, como ponentes, moderadores, facilitadores, patrocinadores, socios y candidatos. Siempre es bueno probar y solucionar los aspectos técnicos del acto, como el audio, el vídeo, el chat y las funciones interactivas. Por último, pero no por ello menos importante, respete el orden del día y los horarios del acto. Prepárate para resolver cualquier problema o pregunta que pueda surgir durante el acto.

6. 6. Seguimiento y evaluación del acto: Realice un seguimiento y una evaluación de su evento con todas las partes implicadas en el mismo para maximizar los resultados y el aprendizaje de su evento. Recopile y analice los comentarios y datos del evento, como los índices de asistencia, compromiso, satisfacción, conversión y retención. No olvide expresar su agradecimiento a los participantes y colaboradores de su evento. Además, identifique los problemas que surgieron durante el evento y elabore una estrategia para eliminarlos en sus futuros eventos.

8 grandes ideas para un acto de contratación

1. Casa abierta

Una jornada de puertas abiertas es una forma informal y amistosa de presentar su empresa a posibles candidatos. Podrá mostrarles las instalaciones, presentarles a sus empleados y dar a conocer su cultura. Instale puestos o estaciones en los que los asistentes puedan interactuar con empleados de distintos departamentos, informarse sobre las oportunidades de empleo y hacer preguntas. También está bien ofrecer comida y bebida y organizar actividades o juegos divertidos para romper el hielo.

2. Panel de expertos

Organizar un panel de expertos durante un evento de contratación reúne a profesionales del sector y a personas en busca de empleo. Estos expertos pueden debatir sobre las tendencias actuales, los retos y las oportunidades del sector, aportando información valiosa a los asistentes. Un panel de expertos puede ayudarle a demostrar su liderazgo y credibilidad, y atraer a candidatos interesados en aprender de usted. Un consejo. Ofrezca a los candidatos la oportunidad de interactuar con los panelistas a través de sesiones de preguntas y respuestas.

3. 3. Feria del empleo

Una feria de empleo es un evento clásico de contratación que puede llegar a una amplia gama de candidatos en un solo lugar. Una feria de empleo puede ayudarle a atraer a candidatos que estén buscando activamente un trabajo o un cambio de carrera, al tiempo que aumenta su visibilidad entre un grupo de talentos amplio y diverso. Por ello, instale puestos atractivos, exhiba el logotipo de su empresa y ofrezca obsequios, así como folletos y octavillas sobre su empresa y los puestos que busca. Asegúrese también de contar con algunos representantes que hablen con los visitantes y recojan sus currículos.

4. Evento en red

Los eventos de networking están diseñados específicamente para permitir a los profesionales conectar y entablar relaciones en un entorno relajado e informal. Puedes organizar un evento de networking en un bar, restaurante o espacio de coworking local e invitar a personas relacionadas con tu sector o nicho de mercado. Dado que se trata de un ambiente informal, ofrezca aperitivos y bebidas a los asistentes y organice actividades de entretenimiento o juegos para romper el hielo y que todos se conozcan.

5. Almuerzo de trabajo

Una sesión de almuerzo y aprendizaje ofrece a los solicitantes de empleo la oportunidad de ampliar sus conocimientos mientras disfrutan de una comida. Puede ofrecer un almuerzo, una presentación, un taller, una demostración o un estudio de caso sobre un tema o habilidad que sea relevante y útil para sus candidatos potenciales. Anímeles también a hacer preguntas y a compartir sus comentarios. Esto demostrará su experiencia y puede ayudar a atraer a personas motivadas que buscan crecer.

6. Sesión de formación

Organizar una sesión de formación durante un evento de contratación tiene múltiples propósitos. Le permite formar y educar a los posibles candidatos en las competencias específicas que requieren los puestos disponibles. Al mismo tiempo, puede evaluar la idoneidad de los participantes para esos puestos. Así que invítelos a participar en una sesión de formación relacionada con el puesto o la función para la que está contratando, como codificación, ventas o diseño. Proporcione un formador, un mentor, un entrenador o un facilitador que pueda guiar y apoyar a los candidatos durante la sesión de formación. Además, proporcióneles comentarios y orientación, y observe cómo actúan y colaboran.

7. Evento en línea

A medida que avanza la tecnología, organizar un evento de contratación en línea puede ayudar a llegar a un público más amplio y atraer a candidatos de diferentes lugares. Organice seminarios web, ferias de empleo virtuales o sesiones de transmisión en directo a través de plataformas como Zoom, Skype, etc. Comparta su pantalla, diapositivas o documentos e interactúe con los asistentes. Asimismo, utilice diversas plataformas en línea y canales de medios sociales para promocionar el evento y ofrecer a los candidatos la oportunidad de enviar currículos o participar en entrevistas virtuales. Tenga en cuenta que un evento en línea puede ser una forma eficaz y flexible de conectar con el talento en cualquier parte del mundo.

8. Hackathons

Un hackathon es un atractivo evento en el que programadores, desarrolladores y expertos en tecnología se reúnen para colaborar en la resolución de problemas complejos o en la creación de proyectos innovadores. Anime a los participantes a mostrar sus habilidades y capacidades de resolución de problemas trabajando en retos reales o hipotéticos relevantes para su empresa. Este evento no sólo identifica a candidatos potenciales, sino que también promociona su empresa como empleador innovador y dinámico.

Anime a los participantes a mostrar sus habilidades y su capacidad para resolver problemas trabajando en retos reales o hipotéticos relevantes para su empresa. Este evento no solo identifica a posibles candidatos, sino que también promociona su empresa como empleador innovador y dinámico.

Cómo realizar el seguimiento de un evento de contratación

Supervisar y analizar de cerca el rendimiento de su evento puede proporcionarle información muy valiosa. Entenderás cuántos candidatos están interesados y asisten a tu evento, lo bien que match tu función y organización, cuánto tiempo y dinero inviertes en contratarlos y cómo puedes mejorar tus futuros eventos basándote en datos y comentarios.

A continuación le indicamos cómo puede realizar el seguimiento de su evento de contratación:

• Interacción con su boletín: Una de las métricas clave a seguir es la interacción con tu boletín de noticias por correo electrónico. Herramientas como Mailchimp o HubSpot pueden ayudarte a controlar el número de personas que abren, hacen clic o responden a tu boletín de promoción del evento. Tendrás visibilidad sobre el nivel de interés y compromiso de los candidatos potenciales. También podrás medir la eficacia de tu estrategia de marketing por correo electrónico. Incluso puedes experimentar con diferentes versiones del contenido y el diseño de tu correo electrónico para ver cuál tiene más eco entre tu audiencia.
• El número de personas inscritas: Herramientas como Eventbrite o Jotform pueden ayudarte a crear y gestionar formularios y datos de inscripción a eventos. Además, aproveche las redes sociales, los blogs, los podcasts o los seminarios web para atraer tráfico a su página de destino y aumentar el número de inscripciones. Comprender las métricas de inscripción puede ayudarle a evaluar la eficacia de sus esfuerzos promocionales y a perfeccionar su enfoque para futuros eventos.
• Número de asistentes: Tanto si su evento se celebra virtualmente como en persona, el seguimiento del número real de asistentes es siempre imprescindible. Utilice herramientas como Zoom o Brazen para organizar y supervisar eventos en línea sin problemas. Para los eventos presenciales, considere la posibilidad de utilizar códigos QR o aplicaciones de registro. Estas métricas reflejan el éxito general de los esfuerzos de promoción y comunicación de tu evento.
• Número de candidatos que asistieron al acto: Una vez finalizado el evento, no olvide medir el número de asistentes que presentan solicitudes para sus puestos vacantes. Busque herramientas que le ayuden a gestionar la búsqueda y el seguimiento de candidatos y vincule los datos del evento con los de las solicitudes. Esta métrica proporciona información sobre la calidad y la idoneidad de los candidatos que atrae y capta a través de su evento.
• Número de contrataciones satisfactorias que asistieron al acto: El objetivo último de cualquier evento de contratación es conseguir contrataciones satisfactorias. Por lo tanto, haga un seguimiento del número de asistentes que han sido contratados e incorporados en un plazo determinado después del evento. Esto le ayudará a determinar el retorno de la inversión (ROI) y a evaluar el coste por contratación del evento.

Conclusión

Organizar un evento de contratación con éxito requiere una planificación cuidadosa, atención a los detalles y centrarse en crear una experiencia positiva y atractiva tanto para los solicitantes de empleo como para los empresarios. Poniendo en práctica los consejos y estrategias que hemos compartido, tendrá la seguridad de que su evento de contratación será un éxito. Recuerde que un evento bien ejecutado no sólo puede atraer a los mejores talentos, sino también impulsar la reputación de la marca de su empresa y establecer conexiones sólidas dentro del sector.