¿Recuerdas la primera vez que trabajaste para una startup como único profesional de RR.HH.? Como equipo de RR.HH. unipersonal, habrías tenido importantes responsabilidades y diversas prioridades que en ocasiones entraban en conflicto entre sí.
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Además de reclutador, en el departamento de RR.HH. desempeñas muchas funciones, como ejecutivo de nóminas, generalista de recursos humanos y muchas más.
Mientras tanto, las tareas manuales diarias de contratación, como la gestión de CV de distintas fuentes, la programación de entrevistas y el papel documentación , pueden ocupar la mayor parte de su tiempo y energía.
En la fase de crecimiento de una empresa, la contratación se convierte en un factor impulsor clave y es, como era de esperar, una de las principales funciones que permiten a una empresa escalar. Veamos qué suele ocurrir durante el proceso de contratación.
Cuando un departamento tiene que cubrir un puesto, normalmente te da la descripción del mismo. A continuación, usted hace todos los trámites necesarios y publica el anuncio de empleo en todas las plataformas que tenga a su disposición.
A medida que reciba los formularios de solicitud y currículos de los candidatos, es posible que tenga que introducir todos sus datos manualmente en hojas de cálculo como Google Sheets o Excel. Es comprensible que los propietarios de startups y pequeñas empresas piensen que software de reclutamiento no es necesario por el momento, simplemente porque no necesitan hacer contrataciones masivas. Pero, a largo plazo, esta estrategia resultaría poco práctica e insostenible para la empresa.
Con software de reclutamiento, usted, como único responsable de RRHH que también gestiona otras funciones, puede filtrar rápidamente miles de solicitudes para encontrar al candidato adecuado. En última instancia, invertir en tecnología agiliza y hace más eficiente el proceso de contratación, lo que le permite centrarse en tomar decisiones sólidas y basadas en datos sobre los candidatos.
Ratio de profesionales de RRHH por empleado
Como puedes ver, no es un trabajo fácil de hacer cuando la responsabilidad recae sólo sobre tus hombros. De ahí que surja la pregunta: ¿cuántos profesionales de RRHH debe tener el departamento para los empleados actuales y futuros?
Bien, la regla empírica ampliamente aceptada es que por cada 100 empleados debe haber un profesional de recursos humanos. Sin embargo, suele aplicarse a organizaciones más grandes con un departamento de RRHH bien equipado.
Profundicemos un poco más en este asunto del ratio RRHH-empleados. En una pequeña empresa o en una startup, el ratio suele disminuir cuando aumenta el número de empleados. Por lo tanto, no es de extrañar que las pequeñas empresas suelan tener una mayor proporción de profesionales de RR.HH. por empleado.
La ratio media de personal de RRHH por empleado para todas las empresas es de aproximadamente 2,57, mientras que las pequeñas empresas tienen la más alta, con una media de 3,40. Las medianas empresas siguen esta ratio con 1,22 y las grandes empresas con 1,03. Le siguen las medianas empresas, con un ratio de 1,22, y las grandes, con un ratio de 1,03.
Sin embargo, la norma estándar es que por cada 100 empleados debe haber 1,4 personas de RRHH.
Entender qué hacen los departamentos de RRHH
Mientras que algunos han recibido una educación formal en gestión de recursos humanos y han sido formados para asumir estas responsabilidades, otros pueden haber saltado al campo de los RR.HH. con un conocimiento básico y práctico de la función. De ahí que trabajar como profesional de RRHH con recursos y formación formal limitados pueda ser todo un reto.
En ese sentido, como no tienes mucha experiencia en recursos humanos, es posible que te encuentres con estos problemas:
- Atraer talentos de calidad
- Programación de entrevistas
- Mantenerse al día con las nuevas tecnologías
- Conflictos laborales
- Gestionar sus prestaciones
- Procesamiento de nóminas
- Seguimiento de los días personales y de enfermedad de los empleados
Además, cuando hablamos de lo que suele hacer la gente de recursos humanos, pensamos en empleados que buscan a alguien de RRHH cuando quieren presentar una queja o tienen dudas sobre asuntos como el paquete salarial, las horas extraordinarias o la descripción del puesto.
Así que, en cierto modo, se puede decir que usted, como profesional de los recursos humanos, es una persona intermedia entre los empleados y la dirección.
Razones para tener una gran carga de trabajo
Lo entendemos. Puede resultar abrumador para un equipo de RR.HH. de una sola persona tenerlo todo hecho. Pero, con una pequeña empresa, hay pocos empleados que gestionar. Sin embargo, sigue siendo una tarea abrumadora para una persona.
Las cargas de trabajo pesadas pueden afectar a cualquier persona de cualquier sector en diferentes momentos. Cuando esto ocurre, puede conducir a la ineficacia de los empleados, al agotamiento y al estrés. Por lo tanto, hay que entender cuándo la carga de trabajo es excesiva y aprender a manejarla.
En general, empiezas a experimentar una carga de trabajo pesada cuando las responsabilidades han sobrepasado tu función. Es probable que te enfrentes a ella pronto en una empresa pequeña, cuando te encuentres con exigencias inesperadas, sistemas o cuando la dirección decida crear un nuevo departamento.
Ahora que sabes por qué se produce una carga de trabajo excesiva, debes conocer sus efectos negativos para establecer tus límites. Saber reconocerlos y manejarlos puede permitirte establecer expectativas y lograr un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. Una carga de trabajo elevada puede tener las siguientes consecuencias negativas:
- Más errores en el trabajo
- Niveles significativos de ansiedad
- Agotamiento laboral
- Falta de conciliación
- Se irrita fácilmente en el trabajo y en casa
- Falta de compromiso en el trabajo
- Insatisfacción laboral
Cómo gestionar su carga de trabajo como departamento de RRHH unipersonal
Gestionar un departamento de RRHH como equipo unipersonal tiene sus inconvenientes. Tendrías que hacer malabarismos con muchas tareas a la vez y mantener el cumplimiento de diversas normas y reglamentos. Básicamente, tus días en el departamento nunca son iguales porque estás apoyando a los empleados a diario.
Pero ser un equipo de RR.HH. unipersonal tiene sus ventajas. Para empezar, como equipo unipersonal, no tienes que preocuparte por ceñirte a la estructura típica de un departamento de RRHH y puedes diseñar tu propio sistema que funcione para ti. También hay menos procedimientos con los que lidiar cuando se trata de implantar nuevas normativas o probar nuevas tecnologías.
Aun así, los métodos de gestión de la carga de trabajo pueden ayudarle a trabajar de forma más eficaz y a alcanzar los objetivos del puesto.
He aquí algunas estrategias para equilibrar una pesada carga de trabajo y superar el día a día. Sigue leyendo para saber cómo afrontar todos los retos de RRHH como un jefe.
1. Programe sus descansos
Está bien hacer pausas entre horas de trabajo. Haz pequeñas pausas para descansar y recuperarte cuando te sientas abrumado por el trabajo. Esto significa que mantienes la productividad y currículum tu trabajo con una actitud positiva.
Todo lo que tienes que hacer es utilizar cualquier recurso disponible para programar descansos durante el día. Dependiendo de tus tareas y responsabilidades, intenta organizar una pausa de 15 minutos por cada hora de trabajo. Durante cada pausa, puedes dar un paseo al aire libre o hacer estiramientos.
2. Mantener la multitarea al mínimo
La multitarea parece una buena forma de hacer cosas al mismo tiempo. Sin embargo, las investigaciones demuestran que nuestro cerebro no es tan bueno para la multitarea como creemos. De hecho, las investigaciones demuestran que la multitarea puede obstaculizar tu productividad al disminuir tu comprensión de las tareas asignadas, tu atención y tu rendimiento general.
Es posible acabar con el hábito de la multitarea. Haz una breve evaluación de las numerosas tareas que intentas completar cuando pienses en ocuparte de todas a la vez. A continuación, decida qué tarea debe abordar en primer lugar. Haga un esfuerzo:
- Limite a una las tareas que desea completar.
- Emplea toda tu atención en un trabajo durante 20 minutos antes de pasar a otras tareas.
- Agrupe tareas similares y fije una hora para realizarlas.
- Busca un lugar más tranquilo para trabajar o apaga el teléfono.
3. Obtener ayuda de la tecnología
Es crucial que dediques tiempo a averiguar tus habilidades y limitaciones particulares. Porque reconocerlas te permite desarrollar una estrategia para conseguir cosas una vez que te das cuenta de que tus limitaciones son tu punto fuerte. Por lo tanto, identificar una carga de trabajo pesada también puede ayudarte a encontrar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.
Por lo tanto, utilice la tecnología a su disposición porque la automatización es una bendición. Invertir en tecnología de contratación puede ser la mejor decisión que puede tomar como equipo de RRHH unipersonal. Con la tecnología adecuada, puedes reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas hasta en un 50%.
Acelere su proceso de contratación con ATS
Gestionar la contratación como un equipo de RRHH unipersonal es una tarea de enormes proporciones. Tienes que anunciar un puesto vacante en redes sociales, portales de empleo, alertas de empleo por correo electrónico y páginas de empleo. A continuación, hay que empezar a recopilar y almacenar los datos de los solicitantes y, por último, seleccionar a los candidatos adecuados para las entrevistas.
Un sistema eficaz de seguimiento de candidatos le permite publicar ofertas de empleo en varios portales de empleo de primera calidad, potenciar la imagen de marca de la empresa y mantener un contacto regular con los candidatos. Como resultado, estarás más activo e implicado.
Además, con ATS puede crear una página de empleo sólida y disfrutar de otras ventajas y funciones del sistema. Su uso puede acelerar su proceso de contratación y aumentar la calidad de las contrataciones.
El sistema le permite encontrar candidatos adecuados a partir de diversas fuentes, canalizar currículos en una única plataforma y realizar el seguimiento y la gestión de los candidatos. De este modo, aumenta la calidad de la contratación. Antes de contratar, puede recopilar más información de los candidatos y realizar evaluaciones exhaustivas mediante un ATS. También puede dedicar más tiempo a relacionarse con los candidatos durante el proceso de selección automatizando las actividades administrativas.
En consecuencia, organización adquiere una ventaja competitiva en términos de reputación como empleador. Sin embargo, el sistema de seguimiento de candidatos (ATS) de contratación permite una selección de candidatos más exhaustiva y conecta sus oportunidades de empleo con los mejores candidatos.
La toma de decisiones mejora con el tiempo, lo que se traduce en resultados más deseados a largo plazo. Ergo, podrá ahorrar horas en el procedimiento de selección.
Además, el proveedor de ATS se encarga de mantener el sistema actualizado y sin fallos. Además, al tratarse de un software basado en la nube, puedes acceder a la plataforma desde cualquier lugar y utilizar más de un dispositivo.
Dado que la nube almacena todos sus datos y contactos, puede acceder a ellos desde cualquier lugar con conexión a Internet. Como resultado, podrás conectar con los candidatos independientemente de su ubicación, asegurándote de que no pierden fechas o citas importantes.
Encontrar formas y herramientas para hacer las cosas
Cuando trabajas en una pequeña organización, puedes esperar realizar tareas que van más allá de la descripción de tu trabajo. Como ya se ha dicho, tener que hacer frente a una gran carga de trabajo puede ocurrirle a cualquiera en cualquier sector y en organización de todos los tamaños. Puede afectar a tu productividad debido a la fatiga, el estrés y el agotamiento.
Por lo tanto, tienes que saber cuándo sientes que tus tareas se han convertido en demasiado para ti. Busca formas de gestionar toda tu carga de trabajo para que no afecte a tu productividad.
Existen varios métodos para hacer las cosas. Tómate un descanso entre vacantes si tienes que completar varias tareas diarias. No te sientas culpable por dar un paseo o hacer estiramientos en tu escritorio.
Además, es tentador terminar muchas tareas a la vez, pero al final del día te sentirás abrumado y estresado. Así que limita la multitarea y decide qué tarea quieres abordar primero.
Por último, debes recordar que eres humano y tienes limitaciones. Una vez que sepas que tus limitaciones son tus puntos fuertes, podrás diseñar una estrategia para alcanzar tus objetivos reconociendo tus limitaciones.
Aproveche nuestra plataforma de contratación SaaS para acelerar su proceso de contratación. Invierte en un sistema de seguimiento de candidatos para descubrir candidatos adecuados de diversas fuentes, agrupar currículos en un único sistema y supervisar y gestionar a los solicitantes.
Al tratarse de un software basado en la nube, puedes acceder a la plataforma desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo, como un smartphone. Además, todos tus datos e información se almacenan en la nube. Así, puedes conectar con los candidatos estén donde estén en todo el mundo.
Adelante, regístrese en nuestra prueba gratuita de 14 días y descubra cómo puede mejorar su experiencia en RRHH.
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