El proceso de incorporación es un componente vital del proceso de contratación. Implica incorporar y garantizar que los recién contratados se adapten bien a un nuevo entorno de trabajo.
No hay que confundirlo con la orientación, el proceso de incorporación va más allá de dar la bienvenida a los nuevos empleados y dejar que empiecen a realizar diversas tareas. Se trata de un proceso acumulativo de actividades diseñadas para convertir a los nuevos empleados en personas de éxito, comprometidas y leales.
Dependiendo de cómo elabore organización el proceso de incorporación, los empleados pueden sentirse bien adaptados al nuevo entorno de trabajo o, en algunos casos, quedarse sin saber cómo encajan en una nueva cultura.
Los profesionales de recursos humanos pueden garantizar el éxito del proceso de incorporación enriqueciendo la experiencia. La pregunta candente es, ¿cómo puede lograrse el enriquecimiento? Simplemente entendiendo las 4 C del proceso de incorporación: Cumplimiento, Clarificación, Cultura y Conexión. Saber cuándo y cómo aplicar correctamente las 4 C es un camino seguro para desarrollar un programa de incorporación que conduzca al éxito, dejando a los nuevos contratados y a los reclutadores satisfechos con el proceso.
Además, los programas informáticos de recursos humanos, como los sistemas de seguimiento de candidatos, son excelentes para poner en marcha el proceso, agilizar la experiencia global de los candidatos y proporcionarles una ventaja competitiva.
Un sistema de seguimiento de candidatos como Manatal, si se utiliza correctamente y desde el principio, puede ayudarle a usted como reclutador a prosperar en la contratación del talento/candidato adecuado.
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Veamos el proceso de incorporación en su totalidad y cómo puede utilizar un sistema de seguimiento de candidatos para empezar.
Definicióndel proceso de incorporación
Aunque muchos podrían pensar que son lo mismo, el proceso de incorporación no debe confundirse con un proceso de orientación.
A diferencia de la orientación, el proceso de incorporación no consiste en una única sesión en la que se presenta a los nuevos empleados la visión, la misión y los objetivos de organización. Implica una serie de técnicas, como actividades y papeleo, diseñadas para que el nuevo personal se familiarice poco a poco con la empresa.
¿Qué pueden esperar los nuevos empleados durante el proceso de incorporación? Mientras realizan actividades y papeleo, los nuevos empleados se familiarizan poco a poco con las políticas de organización, reciben más información detallada sobre sus funciones específicas y se les presenta la cultura de la empresa.
Las numerosas actividades y trámites que deben realizar los nuevos empleados pueden hacer que este proceso sea largo. El plazo exacto varía en función de la naturaleza de organización y del tamaño y alcance del proceso de incorporación.
El tiempo necesario para completar las actividades designadas y adaptarse a la empresa puede variar entre un día y más de tres meses.
Por ejemplo, una empresa gigante como Netpeaks diversifica su proceso y ofrece una nueva forma de asegurarse de que los empleados se adaptan bien a un nuevo entorno. Gracias al uso de procesos automatizados que ofrecen una serie de cursos, los empleados se sienten más satisfechos con el proceso en general. Además, el tiempo de incorporación se ha reducido hasta en doscientas horas.
Puede parecer fácil conseguir que los nuevos empleados se adapten bien a la empresa y estén bien alineados con los objetivos, visiones y misiones. Sin embargo, sin una estructura sólida, puede quedarse corto como empresa y tener dificultades para retener a los nuevos empleados.
La naturaleza cambiante de la mano de obra, como el trabajo híbrido o los sistemas de trabajo desde casa, ha permitido conocer la falta de estructura que tienen algunas empresas a la hora de llevar a cabo tareas específicas de onboarding. Más de un tercio de las empresas declararon no tener un sistema bien establecido, independientemente de si orientan a los nuevos empleados a distancia o in situ.
Tener una idea clara del tiempo que se necesitará para que los nuevos empleados se adapten a la empresa puede ser decisivo para todo el proceso. Con este fin, veamos cómo puedes utilizar correctamente las 4 C del proceso de incorporación para maximizar la eficiencia, en calidad de reclutador, profesional de RR.HH. y organización.
Incorporación:Las 4 C
Para las empresas y los responsables de selección de personal que deseen sacar el máximo partido del proceso de incorporación, las 4 C del proceso de incorporación de nuevos empleados probablemente darán resultados.
Los cimientos de una incorporación satisfactoria incluyen la aplicación de las 4 C, según se recoge en un informe de la SHRM. Ha sido diseñado por la Dra. Talyna Bauer para ayudar a los reclutadores y a las empresas a maximizar la experiencia de la nueva contratación, permitiendo a los reclutadores utilizar el marco como base para las listas de comprobación.
Las 4 C son las siguientes:
1. Conformidad
Se refiere a garantizar que los nuevos empleados se familiaricen con las políticas de la empresa, las normas de seguridad, los requisitos de confidencialidad, los protocolos de acoso sexual y otros procedimientos del departamento.
Cumplir las normas significa completar el papeleo, ya que implica hacer que los nuevos empleados entiendan las políticas y protocolos de la empresa. Además, a algunos se les puede conceder un acceso especial a los dispositivos tecnológicos, lo que exige el cumplimiento de determinados protocolos.
Una forma de reducir el estrés que sufren los recién contratados en su primer día de trabajo en relación con la cumplimentación de papeleo sería que muchas empresas incorporaran lo que se conoce como proceso de preembarque.
2. Aclaración
Como sugiere la palabra, es el momento en que se responde a cualquier cuestión o pregunta que necesite respuesta. Es el momento en que los recién contratados se dan cuenta de los conocimientos que tienen sobre sus funciones.
Además, los nuevos contratados pueden hacer preguntas como sus expectativas en el lugar de trabajo, lo que esperan conseguir, sus metas y sus objetivos. La clarificación garantiza que los nuevos contratados estén alineados con los objetivos y la visión generales de la empresa y mitiga cualquier posible problema.
La clarificación requiere estructura, preparación y organización. La mayoría de las veces, durante el proceso de incorporación, faltan las tres cosas. Es relativamente frecuente en las empresas de nueva creación y las pequeñas empresas, ya que sólo el cincuenta por ciento tiene un proceso de incorporación estructurado.
Paraun responsable de contratación puede ser un reto responder a las preguntas y ofrecer siempre aclaraciones, pero para llevarlo a cabo con éxito sería necesario añadir una potente herramienta de software de RR.HH. al arsenal de un responsable de contratación.
3. Cultura
En un mundo interconectado, la cultura es importante para mantener una plantilla sólida y retener el talento adecuado.
A primera vista, la cultura de un lugar de trabajo puede parecerse a lo bien conectados que están los empleados entre sí y lo diversa que es la plantilla. Pero la cultura es mucho más que eso.
Tanto para los recién contratados como para los responsables de contratación, la cultura, en este caso, se refiere a la comprensión de hasta qué punto las creencias, visiones y objetivos personales se alinean con las propias opiniones y visión de la empresa. Además, examina cómo los diferentes valores pueden unirse para formar una plantilla fuerte.
Dado que la mano de obra es diversa y multigeneracional, varias empresas no tienen en cuenta este aspecto ni lo incorporan a su cultura laboral única.
UnInforme Cultural Global de 2022 elaborado por SHRM citaba que el sesenta y uno por ciento de los nuevos empleados no recibía una formación cultural adecuada ni mucho menos. De ahí que sea vital que los recién contratados aprendan rápidamente a adaptarse a la cultura durante el proceso de incorporación y antes de incorporarse a la empresa.
Además, es responsabilidad de los profesionales de RRHH proporcionar la máxima información a los nuevos contratados.
4. Conexión
Cumplimentar el papeleo, comprender la cultura de la empresa y hacer aclaraciones son excelentes medidas para garantizar que los nuevos empleados se adapten bien a la nueva plantilla. Sin embargo, se trata de establecer conexiones para retener o asegurarse de que los nuevos empleados se sientan como en casa.
Si los nuevos empleados se sienten desconectados del equipo, se corre el riesgo de que sientan que no pertenecen a él y que no es el lugar adecuado para ellos.
Como afirma la Dra. Talya Brauner en su estudio, los nuevos empleados quieren sentirse valorados y apreciados. Por lo tanto, el responsable de contratación o de captación de talento debe transmitir este mensaje al resto de la plantilla.
Las relaciones sólidas entre los jefes de contratación y los nuevos empleados pueden marcar la pauta de cómo deben ser las relaciones en el lugar de trabajo. En otras palabras, cuanto más sólida sea la relación con el responsable de contratación, mayores serán los niveles de compromiso de los recién contratados.
Unestudio de la Harvard Business School informó de que existe una probabilidad de altos niveles de compromiso en los empleados que han establecido relaciones sólidas con los jefes de contratación en los dos primeros meses de trabajo en un nuevo lugar de trabajo.
4C's de la incorporación y los niveles de incorporación
Segúnlas conclusiones de la Dra. Talya Bauer sobre lo que constituye un proceso de incorporación eficaz, el éxito puede medirse comprendiendo los distintos niveles en los que una empresa incorpora las 4 C.
Aunque en un nivel básico, no es sorprendente ver que la mayoría de las organizaciones incorporan la aclaración y el cumplimiento como uno de sus componentes clave de todo el proceso de incorporación. Sin embargo, no comprenden ni proporcionan la conexión y el aspecto cultural que completan todo el proceso.
Esto se considera un nivel uno o un proceso de incorporación pasivo. Cuando no se presta suficiente atención a que los nuevos empleados comprendan la cultura o se sientan bien conectados, hay muchas posibilidades de que se produzca una tasa de rotación.
Más del 50% de las organizaciones se sitúan en el siguiente nivel, considerado como incorporación de alto potencial. Esto significa que estos establecimientos han superado la fase de aclaración y cumplimiento y han sentado algunas bases para introducir y familiarizar a los nuevos trabajadores con la cultura y ayudarles a establecer conexiones.
Sin embargo, la prioridad de estas organizaciones sigue sin estar clara porque no disponen de un sistema eficaz ni de controles que les permitan evaluar el éxito del proceso, tal y como se cita en el marco y las conclusiones de la Dra. Tayla Bauer.
El tercer nivel de incorporación, o incorporación proactiva, pone en práctica las 4 C mediante la comprensión del marco y la creación de un sistema de seguimiento y evaluación. Es en este nivel donde la mayoría de las empresas tendrán éxito a la hora de retener a los nuevos empleados, y sin embargo muchas no lo consiguen, ya que solo el veinte por ciento de las empresas han alcanzado con éxito un proceso de incorporación proactivo.
Por lo tanto, es vital comprender las 4 C, utilizar el marco teórico como guía para las listas de comprobación, cómo llevar a cabo el proceso de incorporación y comprender mejor a los nuevos empleados puede ayudarle como director de contratación/reclutador/empleador y alcanzar un proceso de incorporación proactivo.
La utilización de distintos componentes de las 4 C puede garantizarle la retención de los talentos adecuados en un lugar de trabajo apropiado, al demostrar que comprende las necesidades y los deseos de los nuevos empleados.
Lleve el proceso un paso más allá incorporando software de RR.HH. para agilizar y hacer más eficiente cada aspecto de las 4 C para asegurar la máxima productividad y garantizar que los nuevos contratados se sientan bien adaptados al nuevo entorno de trabajo.
Garantizarel éxito de la incorporación desde el proceso de contratación
Comose ha mencionado anteriormente, el proceso de incorporación puede comenzar con la preincorporación, incluso cuando los responsables de contratación trabajan con los reclutadores para encontrar el talento adecuado para el puesto correcto.
Asegurarse de que todas las tareas asociadas a la incorporación se llevan a cabo con éxito o con la cabeza despejada, y una actitud lista para el trabajo puede invocarse a partir de hacer todo lo posible como reclutador al presentar al nuevo empleado las especificaciones del puesto.
Para los profesionales de la captación de talento, esto significa utilizar una herramienta de software de reclutamiento , como un sistema de seguimiento de candidatos, para garantizar que toda la información disponible para los empleados o posibles nuevos empleados sea clara y transparente.
La cultura es una parte importante de la incorporación; conseguir que los nuevos empleados se adapten bien a una nueva cultura puede ser todo un reto. Sin embargo, no tiene por qué serlo, sobre todo si un profesional de RRHH sabe qué herramientas utilizar.
Utilizar una página de carrera en un sistema ATS puede ayudarle a crear una marca de empleador única que muestre la singularidad de su cultura, las misiones, las metas y los objetivos de la empresa. Una nueva contratación evalúa si sus objetivos personales se alinean y reducen la cantidad de aclaraciones que podrían tener que abordarse durante la incorporación.
Dado que la retención es vital para muchas empresas, esto significa asegurarse de que los nuevos empleados se sientan valorados y queridos a través de refuerzos o comprobaciones periódicas. Utiliza un software de RRHH que permita proporcionar feedback de forma automatizada mediante el envío de correos electrónicos de comprobación y seguimiento.
Se trata de hacer que los candidatos potenciales y los talentos reales sientan que pertenecen al lugar de trabajo. El responsable de contratación puede servir de puente entre la experiencia del candidato durante el proceso de contratación y las tareas de incorporación.
Un punto clave que hay que recordar es que un proceso de incorporación deficiente que no cuente con un refuerzo regular no hace que un empleado se sienta bienvenido y alineado con la empresa y las tareas mundanas tienen un mayor riesgo de ahuyentar a los nuevos contratados y retener a los posibles contratados.
Así que utilice el software de RRHH, aprenda las 4 C del onboarding y aplíquelo a su empresa para garantizar el éxito del sistema.
En el camino hacia la planificación perfecta de la sucesión, la implantación de una herramienta como el sistema de seguimiento de candidatos puede ayudarle a allanar el camino al tiempo que garantiza la puesta sobre la mesa de una sólida estrategia de contratación.
Manatal es un ATS sintonizado para ayudar a las organizaciones a fortalecer su reclutamiento mientras sientan una base sólida para un crecimiento sostenido. Comience su prueba gratuita de 14 días ahora para explorar nuestras innovadoras funciones y descubrir cómo puede potenciar su planificación de la sucesión con unos pocos clics.
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