A medida que más equipos de recursos humanos comienzan a modernizar sus prácticas de RRHH invirtiendo en mejores Sistemas de Información de Recursos Humanos (Sistemas HRIS) y software de reclutamiento, está claro que la transformación digital en RRHH es ahora más fuerte que nunca.
Se calcula que el valor del sector del software de gestión de RRHH superará los 33.000 millones de dólares en 2030. Por lo que respecta a la contratación, en 2022 aproximadamente 4,8 millones de organizaciones utilizarán software de reclutamiento en todo el mundo, y se espera que la cifra aumente a más de 6 millones en 2030.
Naturalmente, este crecimiento exponencial plantea varias cuestiones candentes al personal de RRHH:
¿Cuántos tipos de software diferentes necesita realmente? ¿Por qué tiene que invertir en otras herramientas si los sistemas SIRH ya cubren las funciones básicas de contratación? ¿Cómo puede asegurarse de que merece la pena invertir en estas herramientas?
Modernizar las prácticas de RRHH no consiste únicamente en suscribirse a las denominadas "mejores" herramientas de RRHH. Se trata más bien de saber cómo un software global, como los sistemas HRIS, puede funcionar con herramientas más especializadas, como un sistema de seguimiento de candidatos (ATS), en beneficio propio.
Y en este artículo, le mostraremos exactamente cómo integrar un ATS con sus sistemas HRIS (tanto los existentes como aquellos en los que planea invertir), para que pueda liberar todo el potencial de las herramientas a las que está suscrito y mantenerse por delante de otros profesionales de RRHH.
¿Qué significa exactamente "modernizar" los sistemas de RRHH?
Una encuesta realizada por PwC en 2022 a más de 600 líderes globales de RR.HH. reveló que uno de los mayores retos de RR.HH. para ellos es modernizar los sistemas de RR.HH. existentes (36% de los encuestados). Pero, ¿qué significa realmente "modernizar" en el contexto del trabajo de RRHH?
Modernizar los sistemas de RRHH significa utilizar la tecnología para mejorar el rendimiento de su trabajo en todas las funciones de RRHH, ahorrando tiempo y dinero en el proceso. Esto define la eficiencia, y es la principal forma de validar el uso de la tecnología para hacer las cosas más ágiles y mejores.
Las funciones de RR.HH. que se benefician de estas herramientas incluyen la contratación, las evaluaciones del rendimiento, la formación, el cumplimiento, la compensación y el compromiso, entre otras.
La mayoría de estas funciones se pueden llevar a cabo con el uso de sistemas SIRH fiables, que le ayudarán a establecer una sólida base de datos de empleados y a realizar un seguimiento de las compensaciones y las solicitudes de permisos de los empleados, por ejemplo.
Sin embargo, algunas funciones requieren un software más detallado que otras, como los campos de reclutamiento y contratación. Una mirada más profunda a la misma encuesta de PwC anterior muestra que la friolera del 39% de los encuestados está de acuerdo en que la mejora de los procesos de reclutamiento/contratación es su mayor reto en RRHH -la mayor proporción de todos los retos registrados en la encuesta.
Los sistemas de información sobre recursos humanos cubren todas las funciones internas de organización. El problema es que, por otro lado, la contratación suele implicar horas de trabajo para ponerse en contacto con los candidatos y publicar ofertas de empleo para atraer a más candidatos.
Esta es precisamente la razón por la que la modernización del trabajo de RR.HH. debe abarcar tanto las funciones internas como externas con las que los profesionales de RR.HH. tratan todos los días de la semana. También es exactamente por lo que la modernización es la clave para seguir siendo valioso y relevante, ya que el resto del personal de RRHH busca continuamente ir por delante de los demás.
Y en la siguiente sección, desglosaremos las diferencias clave entre los sistemas SIRH y software de reclutamiento, para descubrir cómo deben trabajar juntos para ofrecerle una ventaja competitiva.
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¿Qué son los sistemas de información sobre recursos humanos y los sistemas de seguimiento de candidatos?
Los sistemas de información de recursos humanos (sistemas SIRH) son programas informáticos que ayudan en el trabajo interno de RR.HH., como las bases de datos de empleados, las revisiones del rendimiento, la asistencia, la compensación y la formación basada en competencias.
Existen para facilitar a los profesionales de RRHH sus tareas diarias, principalmente centralizando todas las funciones de RRHH en una interfaz accesible.
Piense en ello como una forma de minimizar el uso de múltiples hojas de cálculo para almacenar grupos de datos separados, como la información personal de los empleados y sus diferentes resultados de evaluación del rendimiento.
Por ejemplo, si la configuración de sus herramientas de RR.HH. fuera una tela de araña, los sistemas SIRH estarían en el centro, como base principal para modernizar los sistemas y prácticas existentes.
Por otro lado, los sistemas de seguimiento de candidatos, o ATS, serían comparables a una de las principales cuerdas de soporte de la seda en la web. Un ATS fiable debe ser capaz de hacerse cargo de todo el proceso de contratación, que comprende varias "cuerdas" más pequeñas, desde la publicación de ofertas de empleo hasta la contratación, e incluso la generación de reportes posterior a la contratación para calcular el ROI.
Como una de las funciones clave de RR.HH., el principal objetivo de una contratación exitosa es encontrar a los talentos más brillantes para que se unan a organización. Y, naturalmente, encontrar a las mejores personas para cada puesto conlleva una cantidad abrumadora de presión para los profesionales de RR.HH., además de todo lo que ya tienen entre manos.
Por qué necesita un ATS para complementar los sistemas HRIS
El hecho es que la contratación lleva tiempo. Según las estadísticas de LinkedIn, se tarda una media de 33 a 49 días en contratar a alguien para un solo puesto, dependiendo del sector. Es probable que la mayoría de los altos cargos no estén contentos con este plazo, sobre todo en medio de una enorme escasez de talento.
Aquí es exactamente donde herramientas especializadas como un ATS pueden ayudar, resolviendo problemas específicos de la parte de contratación de RR.HH., especialmente tareas que requieren mucho tiempo como la publicación de ofertas de empleo.
Pero, ¿por qué plantearse un ATS independiente cuando algunos sistemas HRIS ya ofrecen funciones relacionadas con la contratación?
Algunos sistemas de información de recursos humanos vienen con un ATS integrado, pero no todos incluyen las funciones de un ATS especializado. Un ATS especializado te proporcionará funciones como recomendaciones de candidatos basadas en IA, que te muestran candidatos favorables para cada puesto en función de su grado de similitud con los criterios especificados, como esta:
En comparación con una base de datos de candidatos normal que se puede encontrar en algunos sistemas HRIS, un ATS dedicado debería ser idealmente más fácil de usar y proporcionarle más capacidades a la hora de seleccionar a las mejores personas para entrevistar y, finalmente, decidir contratar.
Otro ejemplo sería la capacidad de un ATS para permitirle publicar ofertas de empleo en docenas de bolsas de trabajo en lugar de publicar una oferta cada vez. En lugar de pasar horas -o incluso días- publicando y recopilando solicitudes de diferentes bolsas de trabajo, un ATS fiable debería automatizar la publicación de ofertas y almacenar automáticamente la información de los solicitantes en una base de datos que pueda vincularse con los sistemas HRIS existentes.
Sin embargo, aunque un ATS puede ayudar realmente a aliviar su carga de trabajo en la contratación, un factor crucial a tener en cuenta es que debe proporcionarle todo lo que necesita, sin la molestia de saltar de una plataforma a otra. Es decir, cualquier herramienta a la que se suscriba no debe obligarle a saltar de la herramienta a su sistema principal de información de recursos humanos, y viceversa.
Para que la inversión merezca la pena, todas las herramientas externas deben ser accesibles desde los propios sistemas SIRH.
Y en la próxima sección, explicaremos exactamente cómo integrar herramientas especializadas como un ATS con un sistema HRIS existente.
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Cómo integrar sistemas ATS y HRIS: mediante una API
Integrar un ATS con los principales sistemas HRIS significa permitir que ambas herramientas accedan entre sí sin tener que cambiar de software para utilizarlas.
Para ello, lo más habitual es utilizar sistemas SIRH que función una interfaz de programación de aplicaciones, o API. Por definición, las API permiten que dos programas diferentes se comuniquen entre sí. Para usted, esto significa que puede utilizar una API para realizar transiciones fluidas de un software a otro.
En un entorno normal, las API se utilizan en varias aplicaciones centradas en usuario, como las herramientas de navegación que requieren interacciones con múltiples fuentes para garantizar una experiencia fluida en usuario . Este es también el objetivo en un entorno de RRHH y contratación, donde el objetivo es hacer las cosas lo más cómodas posibles para usuario mientras navega por múltiples herramientas.
Tenga en cuenta, sin embargo, que la integración API sólo funcionará si la otra herramienta en cuestión también cuenta con una API. En ese caso, el software podrá generar un token que podrá vincularse a su sistema principal de información de recursos humanos, de la siguiente manera:
En general, hay dos beneficios principales de integrar un ATS con sus sistemas HRIS mediante el uso de una API:
- Es mucho más fácil de gestionar para usted - Si acaba consiguiendo un ATS compatible con API para integrarlo en sus sistemas HRIS, notará la diferencia en tiempo ahorrado en comparación con una configuración que no función integración. Contar con toda la ayuda extra de múltiples sistemas especializados mientras se disfruta de la facilidad de un uso fluido debería ser el objetivo principal en este caso.
Al fin y al cabo, sería inútil invertir en herramientas por comodidad si al final tardas más tiempo en acceder a ellas.
- Protege tus datos - Al utilizar una API para conectar ambos software, también estarás centralizando dónde se almacenan los datos. En lugar de almacenar los datos de los empleados de los sistemas HRIS en un lugar y almacenar los datos de los candidatos en otro, la integración basada en API permite que todos ellos se almacenen en la base de datos principal del sistema HRIS.
Esto significa que no tendrá que preocuparse por posibles violaciones de datos, que a menudo se derivan del almacenamiento de datos en demasiados lugares. Es incluso mejor si puedes encontrar tanto sistemas HRIS como ATS que estén basados en la nube. El almacenamiento en la nube suele ofrecer más seguridad y ahorrar costes, que de otro modo se emplearían en pagar servidores y almacenamiento de datos adicionales.
Teniendo en cuenta dónde nos encontramos actualmente en términos del competitivo mercado de software de RRHH, la integración basada en API debería ser un requisito para cualquier sistema de RRHH fiable.
Las API son la principal forma de conectar múltiples herramientas y sistemas en su beneficio y, por lo tanto, se recomienda encarecidamente que sólo busque herramientas que ofrezcan esta función. De lo contrario, es muy difícil justificar la suscripción a un servicio que no se centre en facilitarte la vida a través de una experiencia de trabajo optimizada.
El ATS de Manatal, con una API abierta función
En el mundo moderno de los RRHH, ya no se trata sólo de elegir qué software es el mejor entre sus competidores. La mayor prioridad ahora es seleccionar los adecuados y averiguar cómo pueden trabajar juntos para llevar las cosas al siguiente nivel.
Esta mentalidad constructiva diferencia a los profesionales de RR.HH. progresistas de los que se resisten al cambio. Empieza por aceptar que RRHH tiene un abanico abrumador de funciones y responsabilidades y que existen herramientas para mejorar la forma de superarlas.
Si bien puede optar por utilizar una sola herramienta, podría correr el riesgo de quedarse rezagado con respecto a las empresas que están sacando el máximo partido de unas cuantas herramientas especializadas además de sus sistemas SIRH existentes.
Los sistemas SIRH adecuados para cada organización dependerán en gran medida de las necesidades reales de organización. Algunas pueden preferir sistemas SIRH que se centren en las capacidades de las bases de datos de empleados, mientras que las empresas más pequeñas pueden optar por sistemas que den prioridad a la contratación de cursos de formación para mantenerse a la vanguardia.
Sin embargo, en lo que respecta a la contratación, es aconsejable seleccionar una herramienta que saque el máximo partido de la avanzada tecnología de contratación, teniendo en cuenta la funcionalidad de la API.
El ATS incluye datos optimizados de los solicitantes que se introducen automáticamente en el sistema HRIS existente, publicación automatizada en bolsas de trabajo con más de 2.500 canales gratuitos y premium, perfiles automatizados de candidatos para garantizar que no haya solicitudes duplicadas, y mucho más. También incorpora la gestión de las relaciones con los clientes para los equipos de contratación que trabajan con clientes externos.
Manatal cuenta con una API abierta, lo que significa que se puede vincular a la mayoría de los sistemas HRIS que admiten la integración basada en API. También ofrece guías sobre la integración del ATS en sus sistemas HRIS, junto con atención al cliente las 24 horas del día para garantizar una experiencia perfecta.
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