Proteger los perfiles de los candidatos con tecnología de contratación

Si ha estado contratando activamente en la última década, sabrá muy bien cómo las olas de perturbación de los mercados laborales de los dos últimos años han reducido el número de vacantes que antes se consideraba necesario. 

Los nuevos tipos de vacantes -muchos de ellos interdisciplinarios o interfuncionales- han aumentado rápidamente y han empujado a la mano de obra actual, y a los empleadores por igual, a actualizar sus conocimientos para seguir siendo relevantes.

Industrias como el comercio minorista, la hostelería y la industria manufacturera, que requieren que las personas trabajen en estrecha proximidad con sus colegas e interactúen con un gran número de clientes, han reducido su personal in situ. En las oficinas, la adopción de herramientas y capacidades digitales se ha acelerado, y algunas funciones se han automatizado por completo para apoyar un negocio sostenible y digitalizado. 

Sin duda, los líderes empresariales han tomado nota de cómo están cambiando los vientos. Muchos están modificando sus modelos operativos para hacer frente a los cambios en las demandas de los consumidores, así como para fortalecer sus empresas en un nuevo panorama de riesgos. 

Los numerosos cambios que se han producido en los dos últimos años -como las modalidades de trabajo a distancia e híbridas- se están convirtiendo en características permanentes, ya que los empresarios intentan destacar ante los demandantes de empleo en un "mercado de compradores". Los trabajadores también están haciendo nuevos planes de carrera más estables. Según McKinsey, hasta un 25% de los trabajadores tendrán que pasar a ocupaciones más cualificadas y remuneradas, como la sanidad, la tecnología, la empresa y la abogacía, de aquí a 2030. 

Esta agitación del talento está alimentando una intensa competencia entre los empresarios que ya han tenido que hacer frente a la escasez de mano de obra altamente cualificada vacantes. Encontrar y contratar el talento adecuado con las capacidades necesarias para utilizar las nuevas tecnologías y adaptarse a los nuevos modelos que pueden impulsar el crecimiento empresarial es una de las principales preocupaciones de los directivos de las empresas. 

Mientras que los candidatos pasivos -o personas que no buscan un nuevo empleo- cuenta representan casi dos tercios de la mano de obra mundial, el 87% de todos los profesionales están abiertos a nuevas oportunidades. Atraer a los candidatos pasivos de su actual vacantes puede ser más difícil, pero puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el entorno económico actual. 

Por ello, desarrollar bases de datos de candidatos y, lo que es más importante, cultivar relaciones de calidad con ellos, puede suponer un enorme beneficio a largo plazo. Para las agencias de contratación, la solidez de su base de datos supone una ventaja sobre la competencia y los equipos de contratación internos más pequeños. 

La creación de bases de datos valiosas exige que los equipos de contratación dediquen mucho tiempo a la búsqueda de candidatos y al desarrollo de relaciones. Por tanto, es prudente que sus esfuerzos no se malgasten con una base de datos inadecuada u obsoleta. Las herramientas tradicionales, como las hojas de cálculo Excel, fueron adoptadas rápidamente por los equipos de selección de personal debido a las opciones de personalización y a la relativa facilidad de uso para buscar candidatos y almacenar su información. 

Con el tiempo, sin embargo, el mantenimiento de las hojas de cálculo se convirtió en una tarea que consumía mucho tiempo y amenazaba con ralentizar el proceso general de contratación. En el caso de funciones laborales como la ingeniería, que tardó una media de 49 días en contratarse en 2021, los sistemas obsoletos pueden agravar el problema. Con el aumento de los equipos de contratación remotos, la colaboración virtual y los crecientes volúmenes de datos, las soluciones basadas en la nube están ganando popularidad. 

Las herramientas de contratación más nuevas y potentes, como los sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) basados en IA como Manatal, están mejorando la colaboración entre los equipos de contratación, los responsables de contratación y terceros. Los equipos que utilizan un ATS eliminan las imprecisiones derivadas de errores humanos, lo que agiliza y simplifica la búsqueda de ese candidato sobresaliente en una base de datos masiva. 

No acertar con el candidato adecuado puede crear un verdadero efecto dominó en toda la empresa organización. Las malas contrataciones pueden ser menos productivas o ineficaces a la hora de impulsar el negocio o permanecer en la empresa durante menos tiempo. Cuando las empresas contratan constantemente a personas inadecuadas, la moral de los empleados puede empezar a deteriorarse si los empleados existentes dedican más tiempo a cubrir múltiples responsabilidades o a formar a gente nueva. 

Conseguir los mejores talentos regularmente con tecnología anticuada es similar a poner un anuncio de conexiones perdidas en el periódico, con la esperanza de que la persona con la que te encontraste al azar lo vea y responda. Del mismo modo que las conexiones perdidas dieron paso a las versiones digitales en Craigslist y luego a las aplicaciones basadas en algoritmos, las tácticas de contratación también deben evolucionar para seguir siendo relevantes. 

MÁS INFORMACIÓN: Pros y contras de las herramientas de contratación tradicionales frente a las últimas soluciones SaaS de contratación.

Cómo se pierden los perfiles de los candidatos 

Por muy importantes que sean los candidatos para el éxito de los esfuerzos de captación de talento, parece difícil de creer que cualquier organización deje escapar a uno bueno. 

Sin embargo, en los últimos años los candidatos han ido abandonando los procesos de contratación en mayor número. El Washington Post informó de que antes de que los trastornos laborales de la pandemia aumentaran la brecha entre las ofertas de empleo y los trabajadores desempleados, el número de candidatos que abandonaban los procesos de contratación había aumentado un 20%.

Para los empresarios, la feroz competencia por contratar candidatos cualificados hace inaceptable la pérdida de potenciales trabajadores de alto rendimiento. No se trata de una pérdida que afecte sólo a un día, por lo que los directivos de las empresas se comprometen a aumentar la eficacia de sus esfuerzos. Para garantizar un mayor éxito, las empresas recurren cada vez más a la ayuda de las agencias de contratación. Esto ha aumentado la presión sobre las agencias para que ofrezcan candidatos de alta calidad. 

Lanzar una amplia red para atraer candidatos y dedicar más tiempo a asegurarse de que un candidato encaja culturalmente podría estar teniendo el efecto contrario al que los reclutadores pretenden sin la tecnología moderna. El proceso de contratación ha superado los sistemas tradicionales que los reclutadores internos y las agencias de contratación creaban para almacenar la información de los candidatos. Una vez que la tendencia a la digitalización alcanzó al sector de la contratación, las hojas de cálculo estáticas se convirtieron más en un obstáculo que en una ayuda. 

Para los profesionales de la selección de personal, sus bases de datos son tan relevantes como la última vez que se actualizaron. Con múltiples hojas de cálculo y miles de filas en las bases de datos tradicionales, las actualizaciones requieren un tiempo del que muchos profesionales de la contratación ya no disponen.

Para las agencias de contratación, se trata de un gran problema, ya que el tamaño y la integridad de su base de datos es un argumento de venta crucial para las empresas que buscan sus servicios. Incluso los equipos de contratación más disciplinados pueden retrasarse en la actualización de la información sobre los candidatos. Cuando se realizan actualizaciones, también existe la probabilidad de que se produzcan errores humanos. Los errores dificultan encontrar perfiles específicos en las búsquedas y los perfiles duplicados crean confusión en los equipos de contratación.  

Estas ineficiencias añaden más tiempo a la importante etapa de búsqueda de candidatos y repercuten en la calidad de los candidatos seleccionados. También contribuyen a alargar el tiempo necesario para cubrir las vacantes, que mide el tiempo que se tarda en cubrir un puesto desde el momento en que se publica una oferta de empleo. Si los responsables de la contratación alargan demasiado el proceso de entrevista mientras buscan al candidato adecuado, es posible que los solicitantes le "fantasmen" (es decir, que terminen la comunicación de forma abrupta sin dar explicaciones) o que acepten otra oferta.

Por otro lado, una base de datos de candidatos tradicional y masiva puede dificultar las campañas de correo electrónico regulares y las comunicaciones coherentes durante el proceso de contratación. Esto debilita la relación entre los equipos de contratación y los candidatos, y aumenta las posibilidades de que se rechacen ofertas. Los candidatos que tienen una experiencia negativa también pueden verse disuadidos de presentar su candidatura a otras vacantes con la empresa en el futuro e incluso pueden compartir sus experiencias en línea.

Las ofertas de empleo también son accesibles a más candidatos que en el pasado con la aparición de la contratación en línea. Los reclutadores pueden publicar ofertas optimizadas en más canales para encontrar candidatos entre un mayor número de aspirantes. Además de los portales de empleo de las empresas, los solicitantes de empleo utilizan las redes sociales y las bolsas de trabajo en línea para encontrar un nuevo puesto. Esto da a las pequeñas empresas la capacidad de competir con las grandes organizaciones por los mejores talentos. Las generaciones más jóvenes también recurren más a sitios como LinkedIn y Indeed a la hora de presentar su candidatura a un nuevo puesto de trabajo: vacantes. 

A pesar de estas nuevas fuentes, las referencias de los empleados siguen siendo una fuente importante de nuevas contrataciones que no se puede ignorar. Lea aquí los atributos de cada canal. 

Hacer un seguimiento de los candidatos procedentes de estas diversas fuentes aumenta las posibilidades de que se pierdan en su base de datos. Si los responsables de contratación no encuentran al candidato más adecuado para un puesto de trabajo en organización de forma sistemática, su productividad y sus indicadores clave de rendimiento (KPI) se resienten con el tiempo. Con las herramientas de contratación modernas, los reclutadores pueden preocuparse menos por perderse una gran contratación y obtener más control sobre la velocidad y la eficiencia de los procesos de contratación. 

Cómo protege la tecnología de contratación los perfiles de los candidatos

Para evitar estos resultados no deseados, los reclutadores deben considerar cómo las herramientas modernas de contratación pueden ofrecer una alternativa poderosa a las soluciones tradicionales. Veamos cómo Manatal ayuda a los reclutadores a gestionar mejor a sus candidatos a través de tres elementos clave de las nuevas tecnologías: la nube, la automatización y la seguridad de los datos. 

La nube

La computación en nube ha revolucionado notablemente la forma en que las empresas operan, almacenan información, colaboran y escalan sus negocios. La prestación de servicios a través de Internet, a diferencia de los sistemas locales, ha permitido a las empresas innovar y crecer más rápidamente, así como realizar tareas y asignar recursos de forma más eficiente. 

Las soluciones SaaS han tenido un rápido impacto en las empresas, debido a la facilidad de implantación y al menor coste total de propiedad. Esto ha impulsado el crecimiento plurianual del mercado. Aunque la pandemia perturbó muchos sectores, ha acelerado el crecimiento de todos los servicios en nube en los dos últimos años. Gartner estima que la nube pública cuenta representará el 45% de todo el gasto en TI de las empresas en 2026, frente a sólo el 17% en 2021.

Desde el momento en que se crea un perfil de candidato en un sistema de seguimiento de candidatos o ATS, está ahí para quedarse hasta que usted lo elimine. Manatal usuarios puede importar datos desde cualquier tipo de archivo o software existente. Los reclutadores pueden cargar fácilmente currículos en el sistema para hacer crecer su base de datos. También se gestionan los duplicados, lo que permite a los equipos fusionar perfiles manual o automáticamente sin perder la información de ningún candidato. 

Con Manatal, el perfil de un candidato puede consultarse en cuestión de minutos mediante búsquedas rápidas o avanzadas. El perfil de un candidato también está disponible para todo el equipo simultáneamente. Los candidatos obtenidos de múltiples canales se organizan en un solo lugar, lo que evita que un perfil quede enterrado en una vieja hoja de cálculo. 

Automatización

La inteligencia artificial también está dejando huella en las empresas, a medida que los líderes conocen su potencial para optimizar los procesos empresariales y ofrecer perspectivas basadas en datos para el crecimiento. Más de la mitad de las empresas aceleraron sus planes de adopción de IA en 2020, según una encuesta realizada a empresas de Estados Unidos. En el sector de la contratación, estas ventajas marcan una clara diferencia en el proceso de contratación. 

La tecnología de contratación con funciones basadas en inteligencia artificial acelera la búsqueda de candidatos cotejando los perfiles de la base de datos con las ofertas de empleo pertinentes. Matches se basa en parámetros definidos, como la experiencia laboral o la formación, y no en prejuicios humanos, de modo que se selecciona a las personas más cualificadas. 

Cuando hay miles de perfiles que revisar, los humanos no son match para un motor de IA que no se cansa. Lo que normalmente le llevaría a una persona varias horas o días, se hace con la automatización en una pequeña fracción de tiempo.

Imagínese lo útil que puede ser esto con los candidatos anteriores. Cuando comienza una nueva búsqueda de empleo, los reclutadores pueden iniciar el proceso buscando candidatos fuertes para las nuevas vacantes antes de que empiecen a llegar las solicitudes. La IA ofrece recomendaciones de candidatos y una puntuación basada en su compatibilidad con la vacante. 

Antes de que llegue una solicitud, los equipos de contratación ya tendrán una lista de matches cualificados que han sido examinados previamente. Esta reducción de tiempo simplifica el proceso de contratación, facilitando la identificación de los candidatos más fuertes para las ofertas de empleo. 

proceso de trabajo de Manatal puede personalizarse para satisfacer las necesidades del equipo de contratación y facilita la gestión del progreso de un candidato. El ATS también ayuda a los equipos de contratación a gestionar las actividades para garantizar que no se pasen por alto eventos, comunicaciones o plazos importantes. 

Esto significa que los reclutadores pueden mantener una comunicación más frecuente con los candidatos sobre su estado durante el proceso de contratación y actualizarlos puntualmente. Los equipos de contratación pueden guardar plantillas de las comunicaciones que los candidatos deben recibir en cada fase del proceso para garantizar que la comunicación con cada candidato sea rápida y coherente. 

Eche un vistazo a algunas plantillas de correo electrónico de RR.HH. que puedes adaptar al proceso de tu equipo.

Seguridad de los datos

Otro aspecto esencial función de las nuevas tecnologías es su capacidad para garantizar la seguridad de los datos. A medida que más empresas migran sus datos a sistemas basados en la web, los departamentos de TI dedican más tiempo y dinero a proteger la información valiosa frente a las filtraciones de datos. 

En 2021, los costes mundiales de las violaciones de datos aumentaron hasta un coste medio de 4,24 millones de dólares, el mayor en 17 años. El problema ha crecido hasta niveles récord debido a que cada vez más profesionales trabajan desde casa con una seguridad más débil que las redes empresariales. Los esfuerzos de ciberseguridad de las empresas de todos los sectores tienen una buena razón de ser, ya que en 2021 se produjeron un 68% más de violaciones de datos que el año anterior, según el Identity Theft Resource Center. Este creciente interés por los datos es quizás la razón por la que se les ha llamado el nuevo petróleo. 

Además del coste, las empresas también deben hacer frente a los posibles daños a su reputación. Los clientes pueden perder la confianza en una empresa o agencia de contratación que sufre una filtración si se comprometen datos importantes o no se les notifica a tiempo. La noticia de una filtración de datos también puede disuadir a los solicitantes de empleo de optar a puestos vacantes. 

El problema ha alcanzado tal magnitud que los reclutadores deben tener cuidado al abrir currículos o cartas de presentación que puedan ser una treta para ataques de phishing o ransomware. La tecnología de contratación también debe mantenerse actualizada para eliminar las vulnerabilidades de seguridad. Esto es especialmente importante cuando los equipos de contratación siguen trabajando a distancia.

Manatal ha priorizado constantemente la seguridad para que los reclutadores puedan centrarse en las actividades diarias con la confianza de que sus datos están protegidos. Nuestro equipo se asegura de que sólo usuarios autorizado puede acceder a la información y que todo en el ATS se maneja de forma segura. Manatal también ha obtenido la certificación SOC 2 Tipo I y Tipo II, una certificación de seguridad superior para empresas SaaS, que ha sido verificada por un auditor independiente. 

Las bases de datos de los candidatos están encriptadas y se realizan copias de seguridad diarias del software para garantizar que los datos de los clientes no sólo están protegidos, sino que también pueden recuperarse en caso de un problema de ciberseguridad. Otras funciones que contribuyen al cumplimiento de las normativas nacionales e internacionales son la capacidad de:

• Publique la política de privacidad y las condiciones de cumplimiento de su organizaciónen la página de empleo,
• Obtener el consentimiento para el tratamiento de datos cuando los candidatos presenten su candidatura, 
• Modificar y seguir el estado de consentimiento de los candidatos,
• Compruebe el estado de consentimiento de todos los candidatos,
• Modificar, extraer y suprimir datos cuando lo soliciten los candidatos.

Lea aquí la declaración completa de seguridad y cumplimiento de Manatal.

A medida que estos elementos de las nuevas tecnologías sigan madurando, el sector de la contratación podrá introducir formas más sofisticadas de salvaguardar los perfiles y las bases de datos de los candidatos durante todo el proceso de contratación.

Los sistemas de seguimiento de candidatos son una herramienta de contratación esencial

La contratación moderna requiere herramientas potentes para apoyar los esfuerzos de adquisición de talento. Las contrataciones exitosas se realizan cuando los reclutadores están organizados y el proceso de contratación se mueve más rápido. Con Manatal, usuarios almacena volúmenes masivos de datos que se pueden recuperar en un instante. A medida que aumentan las actividades de contratación o las agencias de contratación amplían sus operaciones, la solución SaaS basada en la nube crece y se actualiza con ella sin problemas. Las copias de seguridad periódicas en servidores seguros también ayudan a los reclutadores a proteger los valiosos datos de los candidatos frente a brechas y ataques de ciberseguridad.

Si su organización no está utilizando un ATS para la contratación y la gestión de candidatos, es posible que también esté publicando anuncios de conexiones perdidas para encontrar al candidato adecuado.

Solicite una prueba gratuita de 14 días para ver cómo un ATS puede optimizar los procesos de contratación y salvaguardar los perfiles de los candidatos.