10 herramientas increíbles para automatizar el flujo de trabajo de RR.HH. en un abrir y cerrar de ojos

Como profesional de RR.HH., probablemente esté pensando en la automatización del flujo de trabajo de RR.HH., pero no sabe muy bien por dónde empezar. Tiene que averiguar cómo integrar las nuevas tecnologías con los sistemas existentes, formar al personal en las nuevas herramientas y garantizar el cumplimiento de políticas obsoletas que a menudo chocan con las prácticas modernas. El objetivo final de todo esto es mejorar la eficiencia y reducir los errores humanos. Desde la selección de candidatos hasta la gestión de registros de empleados, las herramientas de automatización adecuadas pueden aliviar la carga de tareas repetitivas, dejando espacio para iniciativas más estratégicas con los departamentos de RR.HH.

En este artículo, exploraremos las áreas clave para la automatización en RR.HH., las tareas repetitivas comunes y una lista de herramientas eficaces que pueden facilitar una transición más suave hacia un flujo de trabajo automatizado eficiente.

4 áreas clave para la automatización en RRHH

Debido a la gran carga de trabajo y a los complejos retos que supone gestionar los registros de los empleados y supervisar el proceso de incorporación, la automatización del flujo de trabajo de RR.HH. presenta una solución vital, transformando los procesos manuales en flujos de trabajo automatizados y aliviando así las cargas administrativas, mejorando la eficacia de los procesos y permitiéndole centrarse en iniciativas estratégicas. Echemos un vistazo a las áreas clave a continuación.

1. Selección de candidatos para la contratación: Los métodos de selección tradicionales requieren mucho trabajo, pero el software de automatización del flujo de trabajo mejora la eficiencia gestionando las solicitudes, las ofertas de empleo, el seguimiento y la selección inicial de candidatos.
2. Proceso de incorporación de empleados: La incorporación automatizada incluye actualizaciones programadas de notificaciones y del progreso, fomentando un entorno organizado y acogedor que favorece la retención de los empleados al integrar a los recién contratados en la cultura de la empresa.
3. Gestión de registros de empleados: La digitalización y centralización de los datos de los empleados reduce los errores manuales y simplifica la gestión de los registros, garantizando la confidencialidad y el cumplimiento de las políticas de la empresa mediante una base de datos accesible y automatizada.
4. Identificación de tareas repetitivas y manuales: La automatización de tareas como la introducción de datos y el encaminamiento de documentos impulsa la productividad, reduce los retrasos, mejora la rendición de cuentas y transforma las tareas rutinarias en oportunidades estratégicas de crecimiento mediante decisiones basadas en datos.

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Tareas repetitivas habituales en los departamentos de RRHH

Hemos comprobado que los departamentos de RR.HH. se ven atrapados en un montón de responsabilidades manuales y basadas en papel que pueden consumir mucho tiempo y dar lugar a errores. Estas son algunas de las tareas repetitivas más comunes de las que se encarga un profesional de RRHH.

• Gestión de las solicitudes de permisos: Supervisar las solicitudes de tiempo libre de los empleados y garantizar la adecuación de la cobertura.
• Seguimiento de las vacaciones: Llevar un registro exhaustivo de las vacaciones acumuladas y utilizadas.
• Traslados de empleados: Gestión de los aspectos administrativos del traslado de empleados entre departamentos o funciones.
• Seguimiento de la asistencia: Seguimiento y registro de la asistencia de los empleados para mantener datos precisos sobre las nóminas.
• Incorporación de empleados: Introducir a los nuevos empleados en la empresa, lo que incluye un montón de papeleo y procesos.

Las 10 mejores herramientas para automatizar el flujo de trabajo de RR.HH.

1. Manatal

Manatal consolida todos los canales de contratación en una sola plataforma, lo que facilita la búsqueda, el seguimiento y la gestión de candidatos. Con funciones como el análisis automático de currículum , las recomendaciones de candidatos basadas en IA y un sólido sistema de seguimiento de candidatos (ATS), la plataforma le garantiza encontrar a los mejores talentos de forma rápida y eficaz. El software se integra perfectamente con herramientas como LinkedIn y los servicios de correo electrónico más populares, mejorando su flujo de trabajo sin interrupciones.

2. TalentLMS

En pocas palabras, se trata de un sistema de gestión del aprendizaje basado en la nube que podría agilizar su proceso de formación. Puede crear y gestionar cursos fácilmente, y es compatible con varios formatos multimedia, lo que hace que la formación sea más atractiva. El software automatiza muchas de las tareas de gestión de usuario , como las inscripciones y notificaciones. Además, las funciones de elaboración de informes son detalladas, por lo que puede realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento sin muchas complicaciones. Su escalabilidad y capacidad de integración con otras herramientas lo convierten en una solución versátil para organizaciones de todos los tamaños que deseen mejorar sus programas de formación.

3. EverythingBenefits

Gestionar los beneficios de los empleados es mucho más fácil cuando tiene EverythingBenefits como herramienta. Automatiza tareas como la inscripción en las prestaciones, la Ley Ómnibus de Reconciliación Presupuestaria Consolidada (COBRA) administración, y los informes de cumplimiento, lo que ayuda a reducir el papeleo y los errores. También puede integrar el software con otros sistemas de RR.HH., lo que le ahorrará tiempo y le garantizará que todo se hace correctamente.

4. Jornada laboral

Workday es un software basado en la nube que puede ayudarle a gestionar diversas tareas como las nóminas, las prestaciones y los datos de los empleados. Simplifica estos procesos automatizándolos, lo que reduce los errores y ahorra tiempo. Workday también ofrece herramientas para la contratación, la gestión del rendimiento y el aprendizaje, lo que lo convierte en una solución integral para las necesidades de RRHH. Sus capacidades de integración con otros sistemas garantizan un flujo de trabajo fluido, lo que permite a su equipo centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de en tareas administrativas.

5. Pyn

Comunicar mensajes relevantes en momentos importantes como la incorporación, las promociones y los aniversarios es crucial. Pyn es un software diseñado para automatizar y personalizar este proceso. Con los datos de sus sistemas de RR.HH., los envía en el momento oportuno, garantizando que todos los empleados reciben la información adecuada cuando la necesitan. Con una biblioteca de plantillas personalizables, Pyn facilita el apoyo a sus empleados a lo largo de su trayectoria en la empresa. Es algo más que comunicación; se trata de crear una plantilla conectada y comprometida.

6. Cultura Amp

Esta plataforma todo en uno para el compromiso, el rendimiento y el desarrollo de los empleados puede ayudar a su equipo de RRHH a transformar su empresa proporcionando herramientas para el feedback continuo, el seguimiento de objetivos y las revisiones del rendimiento. Su interfaz intuitiva y sus potentes análisis facilitan la comprensión de lo que motiva a los empleados y cómo mantener su compromiso. Al integrarse perfectamente con sus sistemas de RRHH existentes, Culture Amp garantiza un flujo de trabajo fluido y le ayuda a tomar decisiones basadas en datos que mejoran la cultura de su empresa.

7. Fuse Workforce Management

Imagine tener todas sus funciones de RR.HH. y nóminas perfectamente integradas en una plataforma fácil de usar usuario. Fuse Workforce Management hace exactamente eso, consolidando el control horario, las nóminas y la gestión de RR.HH. en un único sistema. Esto elimina la molestia de tener que hacer malabarismos con varios inicios de sesión y software incompatible. Con Fuse, el cumplimiento de las normativas no supone ningún esfuerzo y puede decir adiós a las auditorías y multas que tanto tiempo consumen. El sólido soporte de la plataforma le garantiza que siempre tendrá acceso a la experiencia adecuada, lo que la convierte en un socio de confianza en su viaje de RR.HH.

8. Pingboard

Transforme su lugar de trabajo con Pingboard, su herramienta para mantener a su equipo conectado y comprometido. Los organigramas dinámicos de Pingboard y los perfiles detallados de los empleados facilitan la visualización de la estructura de su empresa y la comprensión de cómo encajan todos. La plataforma se actualiza automáticamente con los cambios de sus sistemas de RR.HH. o TI, garantizando que su organigrama esté siempre al día.

9. firmarAhora

signNow le permite crear, enviar y almacenar documentos de forma segura, con funciones como arrastrar y soltar campos rellenables y recordatorios automáticos. El sólido registro de auditoría de la plataforma le garantiza que siempre sabrá quién firmó qué y cuándo, proporcionándole tranquilidad y cumplimiento. Al integrarse con sus sistemas actuales, la plataforma agiliza su flujo de trabajo y reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas.

10. Asana

Eleva la productividad de tu equipo con Asana, la plataforma de gestión colaborativa del trabajo que convierte el caos en orden. Te permite dividir los proyectos en tareas manejables, asignar responsabilidades y establecer plazos claros. Con funciones como dependencias de tareas, flujos de trabajo automatizados e integración con otras herramientas, Asana garantiza que todos sepan qué hay que hacer y cuándo. Esto reduce la necesidad de reuniones constantes y actualizaciones por correo electrónico, lo que permite a tu equipo centrarse en hacer el trabajo.

Conclusión

Al automatizar todo, desde la contratación hasta la incorporación y la gestión del rendimiento, estas herramientas no sólo optimizan las operaciones diarias, sino que también fomentan una plantilla más comprometida y productiva. A medida que su empresa siga evolucionando en la era digital o que su equipo crezca, adoptar la automatización será vital para seguir siendo competitivo y satisfacer eficazmente las necesidades tanto de los empleados como de los empleadores. Invertir en estas herramientas conduce en última instancia a mejorar las experiencias de los empleados, una mejor asignación de recursos y la agilidad para responder al panorama siempre cambiante de los recursos humanos.