Para asegurarte de que tus correos electrónicos de RR.HH. son eficaces y bien recibidos, es importante seguir ciertas normas y directrices. Si las sigues, aumentarás las posibilidades de que los empleados lean, entiendan y actúen en consecuencia. Tanto si eres un profesional de RR.HH. experimentado como si eres un directivo responsable de las comunicaciones de RR.HH., debes conocer estas reglas para maximizar el impacto de tus correos electrónicos. En este artículo, describiremos 11 reglas para enviar correos electrónicos de RR.HH. a los empleados, que te ayudarán a navegar por este importante aspecto de la comunicación con los empleados.
Buenas prácticas para redactar correos electrónicos de RR.HH.
Independientemente de los motivos que te lleven a comunicarte con todos los empleados, como ponerles al día sobre cambios en las políticas, anunciar eventos o abordar infracciones de las normas, debes elaborar un correo electrónico de RR.HH. eficaz. Al crearlo, debes encontrar el equilibrio entre profesionalismo, claridad y empatía. Echemos un vistazo a las mejores prácticas para escribir buenos correos electrónicos de RRHH:
i) Contenido atractivo y eficaz: El contenido de tu correo electrónico debe ser atractivo y relevante para el destinatario. Utiliza un tono conversacional, formula preguntas e incluye elementos procesables para fomentar la interacción.
ii) Asunto: El asunto es lo primero que ven tus empleados, así que haz que cuente. Debe ser conciso, claro y relevante para el contenido del mensaje. Por ejemplo, "Importante: Cambios en las prestaciones sanitarias" o "Invitación: Reunión de la empresa".
iii) Longitud del correo electrónico: Los correos electrónicos largos pueden resultar abrumadores y es posible que no se lean con detenimiento. Procure que no sean más de dos o tres párrafos cortos.
iv) Legibilidad del texto (puntuación de Flesch): La puntuación de legibilidad de Flesch es una herramienta que puede ayudar a garantizar que tus correos electrónicos sean fáciles de entender. Intenta alcanzar una puntuación de 60-70, que se considera fácilmente comprensible para estudiantes de 13-15 años.
v) Momento óptimo: Evita enviar correos electrónicos importantes el lunes por la mañana o el viernes por la tarde, cuando es probable que los empleados estén ocupados. A mitad de semana, sobre todo el martes o el miércoles, suele ser el mejor momento para enviar correos electrónicos de RRHH.
Correos electrónicos de RR.HH. a los candidatos
Aunque muchos departamentos de RR.HH. pueden depender en gran medida de los correos electrónicos internos para la comunicación con los empleados, hay casos en los que la comunicación externa se hace necesaria, especialmente cuando se trata con candidatos durante el proceso de reclutamiento y selección.
Los correos electrónicos externos permiten a RR.HH. proporcionar información importante a los candidatos sobre el estado de su solicitud, el calendario de entrevistas e incluso las ofertas de empleo. Permite una comunicación clara y directa que ayuda a mantener a los candidatos informados y comprometidos durante todo el proceso de contratación.
Una herramienta que puede ayudar mucho a los equipos de RRHH a enviar correos electrónicos masivos a los candidatos es la función de envío masivo de correos electrónicos de Manatal. Esta función permite crear fácilmente plantillas de correo electrónico, personalizarlas según sea necesario y enviarlas a múltiples destinatarios con sólo unos clics. Esto ahorra un tiempo y un esfuerzo valioso, permitiéndote centrarte en otros aspectos importantes del proceso de contratación.
Buscar candidatos no tiene que ser difícil.
Reglas para redactar un correo electrónico eficaz de RR.HH. a los empleados
Antes de enviar un correo electrónico de RR.HH. a los empleados, es importante conocer y seguir las normas específicas que rigen la comunicación en el lugar de trabajo. Tanto si se trata de un correo electrónico relativo a una evaluación del rendimiento, un ascenso o una medida disciplinaria, entender el lenguaje, el tono y el formato adecuados de un correo electrónico puede marcar la diferencia a la hora de promover una comunicación saludable entre la dirección y los empleados.
En esta sección, exploraremos las reglas esenciales que hay que seguir a la hora de redactar cualquier correo electrónico de RR.HH. a los empleados para garantizar una comunicación eficaz a la vez que se mantiene el decoro profesional.
Regla 1: Presentaciones
En primer lugar, establece una buena relación si eres un nuevo empleado de RR.HH. o no si aun no has interactuado antes con los empleados. Por lo tanto, es una buena idea presentarte brevemente, incluyendo tu función y responsabilidades en la empresa. Cuando redactes tu correo electrónico, haz un saludo amistoso y una introducción clara antes de exponer claramente el propósito del correo electrónico justo al principio, para que el destinatario entienda el contexto y la importancia del mensaje.
Regla 2: Líneas de asunto claras
Ahora que ya sabes qué tono debes utilizar y qué debes evitar en tus correos electrónicos de RR.HH. a los empleados, lo segundo que debes tener en cuenta es el asunto del correo electrónico. El asunto del correo electrónico es lo primero que verá el empleado en su bandeja de entrada. Puedes pensar en la línea de asunto como tu declaración de apertura del correo electrónico, que si se hace bien, determinará si el destinatario abrirá y leerá tu mensaje.
Por lo tanto, es necesario crear un asunto claro y que llame la atención para que los empleados se fijen en tu correo electrónico entre los demás mensajes que llenan sus bandejas de entrada. Dicho esto, si te olvidas de poner una línea de asunto fuerte, puedes esperar que tu mensaje quede sin leer o tal vez marcado como spam. Así que tómate tu tiempo para redactar un asunto claro y llamativo que atraiga la atención del destinatario para que abra el mensaje y se interese por él.
Ejemplo 1: Actualización importante sobre el plazo del nuevo proyecto Esta línea de asunto es clara porque indica al destinatario de qué trata el mensaje y por qué debe abrirlo. También crea una sensación de urgencia al utilizar la palabra "importante" y mencionar la fecha límite.
Ejemplo 2: ¡Felicidades por su ascenso! Esta línea de asunto llama la atención porque utiliza la palabra positiva "felicidades" y apela a las emociones del destinatario. También despierta su curiosidad por conocer los detalles de su ascenso y saber quién le envía el correo electrónico.
Regla 3: Emails personalizados
A menos que te dirijas a todos los empleados en la organización, utilizar sus nombres en tu correo electrónico de RR.HH. puede aumentar la conexión personal y fortalecer la relación profesional entre un empleado y tú. No solo eso, sino que también demuestra que te preocupas por su individualidad y no por un número más en la empresa.
Cuando eres amable en tu correo electrónico, estás estableciendo un tono cómodo y amistoso con los empleados que, en última instancia, puede hacer que la comunicación sea más fluida y eficaz. De este modo, se sentirán más cómodos hablando contigo de cualquier asunto relacionado con RRHH.
Ser amable, por ejemplo utilizando un lenguaje amistoso y expresando preocupación por su bienestar, también puede ayudar a crear confianza y relación entre el empleado y el departamento de RRHH. Es crucial asegurarse de que el empleado se sienta escuchado, comprendido y valorado en cualquier comunicación de RRHH.
Regla 4: Contexto adecuado
El contexto importa. Siempre que desee enviar un correo electrónico de RR.HH. a los empleados, debes proporcionar el contexto y explicar claramente el propósito de tu correo electrónico. De esta forma, los empleados pueden entender por qué les envías el correo electrónico y qué quieres que hagan. Ahora, imagina que no te esfuerzas en proporcionar ningún contexto o explicación, puedes esperar que los empleados confundidos te pidan aclaraciones. Además, corres el riesgo de poner nerviosos a unos empleados que ya pueden estar estresados o presionados por sus tareas habituales.
A partir de aquí, puedes deducir que cuando proporcionas un contexto y explicaciones claras en tu correo electrónico de RR.HH. a los empleados, demuestras que tu departamento valora la transparencia y la comunicación abierta. Esto, a su vez, ayuda a generar confianza y a mejorar la moral de los empleados.
Regla 5: Claridad y detalle
Hay veces en que has dado un contexto y unas explicaciones claras, pero no consigues ninguna acción por parte de los empleados. Así que tienes que preguntarte: "¿Son suficientemente claras las instrucciones que has dado?" o "¿Das suficiente información?".
Por eso, como profesional de RRHH, es importante que te comuniques con tus empleados de forma clara y concisa. Cuando envíes correos electrónicos a tus empleados, asegúrate de proporcionarles instrucciones claras sobre lo que se espera de ellos. Esto puede incluir información sobre próximos eventos, plazos o tareas que deben completarse.
Regla 6: Respeto y empatía
Hablando de tonos y uso del lenguaje, es importante mantener un tono respetuoso y empático al abordar temas delicados en las comunicaciones por correo electrónico a los empleados. Los temas delicados pueden incluir temas como reportes de acoso, discriminación, despidos o problemas de rendimiento. Estos temas pueden evocar emociones fuertes entre los empleados y es importante abordarlos con la máxima profesionalidad.
Una forma de abordar estos temas delicados es reconocer las emociones de los empleados en tu comunicación por correo electrónico. Por ejemplo, puedes empezar expresando empatía por cualquier emoción negativa que puedan estar experimentando. Intenta establecer un nivel de confianza y credibilidad con tus empleados y haz que se sientan más cómodos y abiertos a recibir la información que tienes que compartir.
Es importante utilizar un lenguaje respetuoso y evitar palabras que puedan percibirse como insensibles o despectivas. Intenta utilizar un lenguaje inclusivo y evita el que pueda generar tensión o sugerir estereotipos.
También es importante evitar el uso de términos demasiado técnicos que puedan resultar difíciles de entender para los empleados y, en su lugar, utilizar un lenguaje claro y conciso que sea fácil de comprender. Si te tomas el tiempo necesario para ser respetuoso y empático en tus comunicaciones por correo electrónico, contribuirás a crear un espacio positivo y de apoyo para los empleados.
Regla 7: Energía positiva
Al redactar un correo electrónico de RR.HH., es importante utilizar un lenguaje positivo que transmita agradecimiento por el duro trabajo y la dedicación de sus empleados.
Utilizar un tono positivo puede ayudarte a comprometerte con los empleados durante la comunicación. En lugar de limitarte a decir lo que los empleados hacen mal, un correo electrónico de RR.HH. debería centrarse en lo que hacen bien. Esto no solo ayuda a fomentar la confianza de los empleados, sino que también les anima a seguir rindiendo a un alto nivel.
Regla 8: Evitar la jerga
A la hora de comunicarse con los empleados, es esencial evitar el uso de jerga que pueda no ser fácilmente comprensible para todos. Los profesionales de RR.HH. suelen tratar con políticas, procedimientos y requisitos legales intrincados que pueden hacer que resulte tentador utilizar términos internos y jerga del sector.
Sin embargo, utilizar demasiada jerga puede confundir a los empleados y hacer que se sientan desconectados de las comunicaciones importantes de RR.HH., especialmente si son nuevos en la empresa. Es esencial utilizar un lenguaje que transmita la información de forma clara y concisa, sin recurrir a terminología confusa.
En su lugar, intenta utilizar un lenguaje sencillo y fácil de entender, y asegúrate de definir los términos técnicos o utilizar analogías sencillas cuando sea necesario. Esto garantizará que los empleados entiendan la información que se les comunica y puedan tomar las medidas adecuadas o tomar decisiones con conocimiento de causa. Al evitar la jerga, los profesionales de RR.HH. pueden fomentar una cultura de transparencia, claridad y confianza dentro de sus organizaciones, lo que puede conducir a un mayor compromiso y rendimiento de los empleados.
Regla 9: Corrige antes de enviar
Uno de los aspectos más importantes a la hora de escribir un correo electrónico de RR.HH. a los empleados es asegurarse de que no contenga errores gramaticales ni ortográficos. Si no se corrige un correo electrónico, el mensaje puede resultar poco claro o incluso transmitir un significado diferente, lo que podría dar lugar a confusión y falta de comunicación.
Antes de enviar un correo electrónico de RR.HH., tómate el tiempo necesario para corregirlo a fondo. Léelo de principio a fin, sin perder de vista los errores gramaticales o las frases incómodas. Cuando estés seguro de que el mensaje es claro, pásalo por un corrector gramatical y ortográfico para detectar cualquier error que se te haya pasado por alto.
Recuerda que sus correos electrónicos de RR.HH. representan tu organización, por lo que es importante presentarlos de forma profesional y pulida.
Regla 10: Haz un seguimiento del correo electrónico si es necesario
Es esencial controlar las respuestas y actuar en consecuencia, especialmente si el correo electrónico contiene información importante o crítica que los empleados deben comprender o cumplir. La falta de respuesta o de acción podría tener graves consecuencias para la empresa en términos de productividad, moral y cumplimiento legal.
No bombardees a los empleados con correos electrónicos sin darles tiempo suficiente para responder porque esto va a parecer microgestión.
Regla 11: Envía tu correo electrónico de RR.HH. a los empleados en el momento adecuado
El momento oportuno es un factor importante a la hora de enviar correos electrónicos de RR.HH. a los empleados. Es esencial asegurarse de que los correos electrónicos se envían en el momento adecuado para maximizar su impacto. Por ejemplo, si un correo electrónico se envía en horario laboral, tiene más posibilidades de ser leído rápidamente que si se envía a última hora del día o durante el fin de semana.
Otro aspecto importante a tener en cuenta es la relevancia del correo electrónico. Si se trata de un asunto urgente, es importante enviarlo lo antes posible. Por ejemplo, si se acerca una fecha límite para completar un papeleo, el correo electrónico debe enviarse con suficiente antelación para que los empleados tengan tiempo de completar la tarea.
Conclusión
En conclusión, es necesario mantener una comunicación eficaz para fomentar un entorno de trabajo positivo. Si sigues estas directrices, te asegurarás de que sus comunicaciones sean claras, respetuosas y eficaces. Esto no sólo ayuda a evitar malentendidos o conflictos, sino que también fomenta la transparencia, la confianza y el compromiso de los empleados. Además, los correos electrónicos de RR.HH. bien redactados pueden servir como valiosas herramientas para difundir información importante, abordar las preocupaciones de los empleados y reforzar los valores de la organización.
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