Cómo redactar un correo electrónico de rechazo que deje una impresión positiva

Los correos electrónicos de rechazo son una parte inevitable del proceso de contratación, pero eso no significa que tengan que dejar un impacto negativo en el candidato. Con un poco de reflexión y preparación, puede redactar un correo electrónico de rechazo que haga que el candidato se sienta valorado y animado. En este artículo analizaremos la importancia de un correo electrónico de rechazo bien redactado, los elementos clave que debe incluir y algunos errores comunes que debe evitar.

Comprender la importancia de un correo electrónico de rechazo bien redactado

Como responsable de contratación, sabes que una de las partes más difíciles del trabajo es enviar correos electrónicos de rechazo. Puede resultar complicado redactar un mensaje que sea a la vez empático y profesional, y que al mismo tiempo proporcione información valiosa. Sin embargo, enviar un correo electrónico de rechazo bien redactado es crucial por varias razones.

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1: La reputación de su empresa depende de ello

Cuando envía un correo electrónico de rechazo, está representando a su empresa. Un correo electrónico bien escrito puede reflejarse positivamente en su organización, indicando que valora la profesionalidad y la comunicación. Por otro lado, un correo electrónico mal escrito puede dejar una impresión negativa en el candidato, que puede compartir su experiencia con otras personas. Esto puede dañar la reputación de su empresa y dificultar la atracción de los mejores talentos en el futuro.

Si se toma el tiempo necesario para redactar un correo electrónico de rechazo bien pensado, demostrará que su empresa se compromete a tratar a todos los candidatos con respeto y dignidad.

2: Su relación con posibles futuros empleados

El hecho de que un candidato no sea el más adecuado para un puesto concreto no significa que no vaya a ser un activo valioso en el futuro. Si tratas a los candidatos con respeto y les proporcionas información valiosa, puedes fomentar una relación positiva que puede ser beneficiosa en el futuro.

Por ejemplo, si un candidato no consigue el puesto deseado por muy poco, puede animarle a solicitar otros puestos en su empresa. Otra posibilidad es ofrecerle que guarde su dirección currículum para futuras oportunidades. De este modo, mantendrá una buena relación que puede ser beneficiosa para ambas partes.

3: Ánimo para volver a presentarse

Cuando envías un correo electrónico de rechazo, tienes la oportunidad de animar a los candidatos a que consideren volver a solicitar trabajo en tu empresa en el futuro. Esto puede ser especialmente valioso si ves potencial en el candidato, pero no era el adecuado para el puesto actual.

Ofreciendo palabras de ánimo y apoyo, puede ayudar a los candidatos a sentirse más seguros en su búsqueda de empleo. Esto también puede ayudar a establecer su empresa como un lugar deseable para trabajar, lo que puede ser beneficioso para atraer a los mejores talentos en el futuro.

En esencia, enviar un correo electrónico de rechazo bien redactado es una parte esencial del proceso de contratación. Si se toma el tiempo necesario para redactar un mensaje concienzudo, demostrará el compromiso de su empresa con la profesionalidad, mantendrá relaciones positivas con los candidatos y fomentará futuras candidaturas.

4 elementos clave de un correo electrónico de rechazo positivo

Los correos electrónicos de rechazo pueden ser difíciles de escribir, pero son una parte necesaria del proceso de contratación. Si se hace correctamente, un correo electrónico de rechazo puede dejar una impresión positiva en el candidato y dar una buena imagen de su empresa. He aquí algunos detalles adicionales a tener en cuenta al redactar un correo electrónico de rechazo:

1. Personalización

La personalización es algo más que dirigirse al candidato por su nombre. Se trata de reconocer sus habilidades y experiencia únicas y cómo podrían encajar potencialmente en tu organización. Considera la posibilidad de añadir una o dos frases que destaquen un aspecto específico de su candidatura que te haya impresionado. Esto demostrará al candidato que realmente has tenido en cuenta su solicitud y que no es un nombre más en una lista.

2. Empatía y aprecio

Expresar empatía y agradecimiento puede ayudar mucho a suavizar el golpe del rechazo. Considere la posibilidad de añadir una frase que reconozca el esfuerzo y el tiempo que el candidato ha invertido en el proceso de solicitud. También puedes agradecerle su interés por tu empresa y expresar tu admiración por sus aptitudes y experiencia. Este enfoque ayudará al candidato a sentirse valorado y respetado, incluso ante el rechazo.

MÁS INFORMACIÓN: 3 cosas que hay que tener en cuenta antes de enviar un correo electrónico de rechazo

3. Retroalimentación constructiva

Los comentarios constructivos son un componente esencial de un correo electrónico de rechazo bien redactado. Sin embargo, es importante ser específico y evitar comentarios genéricos que puedan parecer poco sinceros. Considera la posibilidad de destacar un área concreta en la que el candidato podría mejorar y ofrece sugerencias sobre cómo podría hacerlo. Asegúrate de formular tus comentarios de forma positiva y alentadora para que el candidato se sienta motivado a mejorar.

4. Ánimo para futuras oportunidades

Es fundamental terminar el correo electrónico de rechazo con una nota positiva. Considera la posibilidad de añadir una frase que anime al candidato a seguir solicitando puestos que le interesen. También puedes sugerir otras oportunidades dentro de tu empresa que podrían encajar mejor con sus habilidades y experiencia. Este enfoque ayudará al candidato a sentirse motivado para continuar su búsqueda de empleo y a mantener a tu empresa en su radar para futuras oportunidades.

Al incorporar estos detalles adicionales en su correo electrónico de rechazo, puede dejar una impresión positiva en el candidato y dar una buena imagen de su empresa. Recuerda que el rechazo nunca es fácil, pero es la forma en que lo gestionas lo que puede marcar la diferencia.

Cómo redactar el correo electrónico de rechazo perfecto

Un correo electrónico de rechazo bien estructurado debe ser claro en su propósito, empático en su tono e informativo. Sigue estos pasos para redactar un correo de rechazo que se ajuste a estos criterios.

Asunto claro y conciso

Empiece su correo electrónico con un asunto conciso y claro que establezca el tono de su mensaje. Evite frases ambiguas o genéricas, y manténgalo sencillo, como:

• Estado de la solicitud de empleo para Ingeniero de Software en Tech Inc.
• Decisión sobre el puesto de auxiliar administrativo en ABC Ltd.
• Gracias por su interés en el puesto de gestor de proyectos en XYZ Co.

Empezar con buen pie

Comience el cuerpo de su correo electrónico agradeciendo al candidato su interés por el puesto y por su empresa. Reconozca el esfuerzo que ha dedicado a su solicitud y mencione cualquier punto fuerte o cualificación que le haya parecido impresionante.

Por ejemplo, si el candidato tiene experiencia en un campo relacionado, podría decir algo como: "Nos ha impresionado su amplia experiencia en [campo relacionado], y agradecemos el tiempo y el esfuerzo que ha dedicado a su solicitud."

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Escribir con empatía

Adopte un enfoque directo pero empático a la hora de dar la mala noticia. Utiliza un lenguaje claro para comunicar que no han sido seleccionados para el puesto y expresa tu pesar por no poder seguir adelante con su solicitud.

Por ejemplo, podría decir algo como: "Después de considerarlo detenidamente, hemos decidido no seguir adelante con su solicitud en este momento. Entendemos que esta noticia pueda ser decepcionante, y queremos expresarle nuestro más sincero pesar por no poder ofrecerle el puesto."

Ofrezca comentarios y sugerencias útiles

Presente sus comentarios de forma informativa y respetuosa. Sea específico en sus comentarios, centrándose en las áreas en las que el candidato puede mejorar o en sugerencias para posicionarse mejor ante futuras oportunidades. Haz que tus comentarios sean concisos y prácticos.

Podría decir algo como: "Aunque sus cualificaciones y experiencia son impresionantes, buscábamos a alguien con más experiencia en [habilidad o área específica]. Te animamos a que sigas desarrollando tus habilidades en esta área, ya que creemos que será una ventaja para tu futura búsqueda de empleo."

Terminar con ánimos y buenos deseos

Concluya el correo electrónico de rechazo animando al candidato a buscar trabajo en el futuro. Si procede, invítele a solicitar otros puestos en su empresa o conserve su información en contacto para futuras oportunidades. Deséele suerte en su búsqueda y agradézcale de nuevo su interés por su organización.

Puede decir algo como: "Le deseamos mucha suerte en su búsqueda de empleo y le animamos a que siga persiguiendo sus objetivos profesionales. Guardaremos tu información en contacto para futuras oportunidades que puedan encajar mejor con tus habilidades y experiencia."

Recuerde que un correo electrónico de rechazo puede ser una valiosa oportunidad para entablar relaciones con los candidatos y dejar una impresión positiva de su empresa. Siguiendo estos pasos, puedes elaborar un correo electrónico de rechazo que sea a la vez informativo y empático, y que ayude a los candidatos a sentirse respetados y valorados. Aprende cómo implementar ChatGPT puede ayudarte a crear emails de rechazo más rápida y eficientemente con esta guía.

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Errores comunes que hay que evitar en los correos electrónicos de rechazo

A la hora de redactar un correo electrónico de rechazo, es esencial ser consciente de los errores más comunes que pueden restar eficacia al mensaje y dejar una impresión negativa en el candidato. Sin embargo, los mensajes de rechazo no tienen por qué ser pesimistas. De hecho, pueden ser una oportunidad para construir una relación positiva con los candidatos y dejarles una buena impresión de tu empresa.

Uso de plantillas genéricas

Evite basarse en plantillas genéricas que carecen de personalización y hacen que el candidato se sienta como un número más. Dedique tiempo a personalizar su mensaje, diríjase al candidato por su nombre e incorpore detalles específicos sobre sus cualificaciones o su solicitud. Esto demuestra al candidato que valoras su tiempo y esfuerzo al solicitar el puesto y que le reconoces como persona.

Por ejemplo, puedes mencionar habilidades o experiencias concretas que te hayan impresionado, aunque no sean exactamente lo que estabas buscando. Esto puede ayudar al candidato a entender qué hizo bien y en qué puede basarse para futuras candidaturas.

Retrasar la respuesta

Es fundamental enviar el correo electrónico de rechazo lo antes posible una vez tomada la decisión. Retrasar la respuesta puede dejar al candidato en el limbo y crear frustración. Intenta enviar el correo electrónico de rechazo en un plazo razonable tras la entrevista o la fecha límite de presentación de la solicitud.

Sin embargo, si necesitas retrasar la respuesta por cualquier motivo, es importante que se lo comuniques claramente al candidato. Dígale cuándo puede esperar una respuesta y a qué se debe el retraso. Esto demuestra que respetas su tiempo y esfuerzo y que te comprometes a mantenerles informados.

Proporcionar falsas esperanzas o información imprecisa

Sea sincero y claro en sus comentarios para evitar dar falsas esperanzas o crear confusión. Utiliza un lenguaje preciso para comunicar las razones del rechazo y ofrecer una guía práctica para mejorar. Evita utilizar un lenguaje genérico o vago que no ofrezca al candidato información valiosa.

En lugar de decir "hemos encontrado un candidato más cualificado", puedes explicar qué cualificaciones específicas tenía el otro candidato que el rechazado no tenía. Esto puede ayudar al candidato a entender en qué tiene que trabajar para futuras candidaturas.

Centrarse únicamente en los aspectos negativos

Equilibre sus críticas con comentarios positivos que reconozcan los puntos fuertes y los logros del candidato. Centrarse exclusivamente en lo negativo puede hacer que el candidato se sienta desanimado, mientras que ofrecer una perspectiva equilibrada puede ayudar a amortiguar el golpe del rechazo y motivarle para continuar su búsqueda de empleo con optimismo.

Por ejemplo, puede mencionar lo impresionado que quedó con las habilidades de comunicación del candidato o su capacidad para trabajar bien bajo presión. Esto puede ayudar al candidato a comprender que posee valiosas habilidades y experiencias que le serán útiles en su futura carrera.

Automatizar el envío con ATS

A la hora de conectar con los candidatos y mantenerlos informados, un ATS puede ayudarle a enviar correos electrónicos a un gran volumen de destinatarios sin problemas gracias a su función de correo masivo.

Dado que más del 44% de los candidatos pueden estar esperando una respuesta de los responsables de selección de personal sobre su progreso en la contratación durante dos semanas, y el 15% de ellos pueden esperar meses para recibir comentarios, dejarlos colgados no daría una impresión positiva. Con Manatal ATS, puede seleccionar rápidamente los destinatarios, crear correos electrónicos y enviar sus campañas con unos pocos clics.

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Conclusión

En conclusión, elaborar un correo electrónico de rechazo que deje una impresión positiva es una combinación de empatía, personalización y comentarios valiosos. Siguiendo las pautas descritas anteriormente y evitando los errores más comunes, puedes fomentar una relación respetuosa y positiva con los candidatos, al tiempo que mantienes la reputación de tu empresa y fomentas futuras candidaturas. Recuerde que el rechazo no tiene por qué ser el final del camino para los candidatos: puede ser una oportunidad para crecer y mejorar.

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