Cómo elegir las mejores herramientas de contratación para poner en marcha su nueva agencia

¿Está pensando en abrir su propia agencia de contratación? Enhorabuena por la nueva empresa. Crear una agencia de contratación es un gran paso en la carrera de un profesional de la contratación. 

Poner en marcha una empresa implica mucha planificación y toma de decisiones. Cada paso del proceso requiere una cuidadosa consideración, un profundo conocimiento de los diversos factores implicados y las herramientas de contratación adecuadas.

Por ejemplo, a la hora de determinar el nicho de su agencia, tendrá que decidir si va a ser una agencia especializada o generalista, así como si va a establecer el negocio como una empresa de trabajo temporal, de contingencia o de búsqueda de directivos. Cada elección es una oportunidad para que evalúe sus puntos fuertes -en relación con las demandas actuales del mercado- y anticipe cuáles podrían ser las necesidades del mercado en el futuro. También le ayudará a saber qué herramientas de contratación necesitará para operar con éxito en este nicho. 

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Hablando de herramientas de contratación, ésta podría ser fácilmente el área de inversión más importante a la hora de poner en marcha una agencia de contratación. Las herramientas de contratación adecuadas ayudarán a la agencia a desarrollar procesos de contratación más ágiles, aumentar la eficiencia y, en última instancia, ayudar a lograr mejores resultados para los clientes. 

A medida que la agencia crezca y se establezca en el sector de la contratación, las herramientas adecuadas también ayudarán a atraer a los mejores talentos para que trabajen con usted. Tampoco está de más que las mejores herramientas de contratación estén diseñadas pensando en la seguridad, lo que te permitirá centrarte en dirigir el negocio sabiendo que la información de clientes, candidatos y empleados está protegida.

Al embarcarse en el viaje empresarial, espere tomar algunas decisiones clave sobre sus inversiones en tecnología. Estas decisiones empresariales sobre las herramientas de contratación que incorpores a tu negocio garantizarán una base sólida para la empresa en el futuro.

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Nativos digitales o baja tecnología

Una consideración clave para los propietarios de empresas -independientemente de su sector- es si empezar como una empresa digital o utilizar métodos más tradicionales para gestionar el negocio. Las organizaciones digital-first se centran principalmente en la prestación de servicios a los clientes a través de medios digitales (por ejemplo, una aplicación o canales en línea), con la estructura modelada para permitir la agilidad a medida que la tecnología evoluciona y las acciones de los clientes cambian.

Las empresas que apuestan por lo digital tienen una forma de pensar y actuar muy diferente a la de las empresas tradicionales del sector de la contratación. Como señaló Matt Watt, co-líder global de EY organización y líder de diseño de transformación de la fuerza de trabajo, los nativos digitales tienen una ventaja porque las "estructuras, roles, capacidades y recursos necesarios para experimentar, aprender y adaptarse continuamente se han integrado en su ADN organizacional". Esto es significativo para las agencias de contratación en el entorno actual, ya que los cambios en las prácticas de contratación en los últimos años han sido frecuentes, drásticos y rápidos.

Por el contrario, las agencias de contratación tradicionales o tradicionales pueden utilizar herramientas de contratación heredadas, como hojas de cálculo de Excel o Google, que deben actualizarse manualmente. Se trata de opciones ampliamente disponibles, fáciles de usar y asequibles para un empresario. Además, las hojas de cálculo pueden formatearse para adaptarse a las necesidades de su empresa. 

El inconveniente, sin embargo, es que sólo permite crear una base de datos con capacidades básicas de análisis de datos. Además, sólo está actualizada hasta la última entrada.

Las herramientas de contratación modernas ofrecen una solución más completa para las agencias de contratación. Las soluciones de software como servicio (SaaS) basadas en la nube incorporan otras facetas del proceso de contratación, como la búsqueda de candidatos, la evaluación de competencias y la programación de entrevistas. 

La combinación de herramientas básicas de contratación, como un sistema de seguimiento de candidatos (ATS) y un CRM de contratación, simplifica la relación con candidatos y clientes, así como el seguimiento y la medición de las actividades dirigidas a estos grupos desde una ubicación central. También le permite personalizarlo todo, desde los anuncios de empleo y los formatos de currículum hasta los indicadores clave de rendimiento (KPI), para que su nueva agencia destaque. Las integraciones con múltiples sitios de publicación vacantes y una gestión más rigurosa de todo el proceso de contratación también ayudarán a una nueva agencia a superar los plazos de contratación de los clientes y a mejorar la experiencia de los candidatos. En última instancia, también es posible agilizar enormemente el proceso de colaboración compartiendo los perfiles y el estado de los candidatos directamente con los clientes a través de un portal invitado , lo que permite a ambas partes comunicarse sin problemas.

Otra ventaja crucial es que los mejores proveedores actualizan su software con frecuencia, por lo que apenas hay que invertir tiempo y recursos en actualizaciones. La seguridad y la protección de la privacidad de los datos de los clientes también son una prioridad para los mejores proveedores de software de reclutamiento , lo que te permite centrarte en dirigir la agencia. Más información sobre el enfoque de Manatal respecto a la seguridad y el cumplimiento de la privacidad de los datos.  

Empezar una agencia de contratación con los procesos empresariales más importantes en la nube indica a los clientes que ya está pensando en el futuro. También proporciona una ventaja competitiva sobre las empresas ya existentes que pueden tener sistemas heredados y herramientas de contratación anticuadas que necesitan actualizaciones, ya que su agencia tendrá la agilidad necesaria para satisfacer las cambiantes demandas del mercado.

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PODCAST: El impacto de la tecnología de RRHH en las prácticas de contratación (con Anita Lettink)

¿Cuál es el coste total de propiedad?

Al evaluar las herramientas de contratación que se utilizarán en su nueva agencia, es probable que haya que tener en cuenta grandes costes iniciales, sobre todo si se tienen en cuenta las compras de hardware y la implantación de software. Lo que a menudo se pasa por alto son los costes de mantenimiento, actualización y reparación de la tecnología. 

Contar con un profesional de TI a tiempo completo en plantilla puede no ser una opción cuando su empresa se encuentra en sus primeras etapas, por lo que merece la pena seleccionar herramientas de contratación que no requieran que su personal reciba formación por parte de empresas que ofrecen un servicio de atención al cliente 24 horas al día, 7 días a la semana.

La peor situación en la que puede encontrarse es que su sistema se caiga y no pueda acceder a proveedores para solucionarlo. Este tiempo de inactividad puede ser costoso para su agencia si ocurre con frecuencia. Además, asegúrese de dedicar tiempo a hablar con otros propietarios de empresas que utilicen las mismas herramientas de contratación para conocer su historial de atención al cliente y cómo tratan a las empresas nuevas y más pequeñas. Otro aspecto de la propiedad de la tecnología es obtener información de los proveedores sobre cuándo y con qué frecuencia se llevan a cabo las actualizaciones de software. De este modo, se sabrá cómo se mantiene el software y cuáles son sus planes de futuro para la tecnología.

Estos son puntos críticos que debe comprender antes de adquirir cualquier software para su agencia, pero especialmente las herramientas de contratación que serán el núcleo de su agencia. Lo último que desearía es que se produjeran costes imprevistos o que sus soluciones quedaran obsoletas ante las nuevas soluciones tecnológicas. Son situaciones que pueden limitar seriamente el crecimiento de su agencia.

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¿Cómo ayudarán estas inversiones a la empresa?

El aspecto más importante que hay que tener en cuenta al pensar en las herramientas de contratación que usted y sus empleados utilizarán es cómo ayudarán a su negocio. Aunque disponer de la última tecnología puede ser un buen argumento de venta, todo será inútil si no ayuda a la agencia a funcionar con eficacia y permite a su equipo prestar mejores servicios a los clientes. Al igual que con cualquier otra tecnología, implantar algo nuevo porque sí no tendrá el impacto deseado.

La contratación de herramientas como un CRM de contratación puede ayudar a los propietarios de agencias a captar clientes potenciales, retener a los actuales y garantizar que todo el equipo ofrece un servicio de primera categoría. Las funciones de colaboración pueden implicar realmente a los clientes en los proyectos de contratación y ayudar a profundizar en las relaciones de la agencia. Las soluciones ATS también pueden agilizar los distintos pasos necesarios para cubrir las vacantes con los mejores talentos y dar tiempo a su equipo para relacionarse con los candidatos a un nivel más personal.

Otra forma de analizar las inversiones en tecnología de su agencia es considerar si las herramientas de contratación que selecciona permiten a las empresas escalar o adaptarse a las nuevas condiciones del mercado sin problemas. Esto es fundamental para el éxito de cualquier empresa hoy en día. 

Un ejemplo de ello es la rapidez con la que muchas organizaciones tuvieron que modificar sus estrategias de contratación durante la pandemia. Los despidos en sectores como el comercio minorista y los servicios de alimentación se produjeron con la misma rapidez que las contrataciones generalizadas en sectores como la sanidad. Si espera a que sus soluciones tecnológicas se pongan al día con las necesidades de su empresa, puede perder oportunidades de innovar o abordar rápidamente este tipo de cambios en el mercado.  

El análisis de datos será uno de los mayores activos de su empresa, así que asegúrese de elegir una solución que facilite la obtención de información sobre lo que funciona y lo que no. Las principales empresas del mundo triunfan no sólo porque ofrecen productos o servicios innovadores, sino también porque disponen de la capacidad de análisis de datos necesaria para anticiparse a las necesidades de sus clientes y actuar en consecuencia.

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Contratar a un técnico proveedores que actuará como socio de confianza

El último factor a tener en cuenta a la hora de crear una agencia es considerar el tipo de proveedores que va a contratar. La empresa con la que elijas trabajar debe preocuparse por proteger los datos de tu empresa y comprometerse a garantizar que su software ayude a tu negocio a ser lo mejor posible. 

Las mejores herramientas de contratación son fáciles de implantar, asequibles y personalizables. También ayuda que la empresa detrás de la solución de software entienda el negocio de la contratación y los retos a los que se enfrentan los empresarios. 

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